リモートチームやクロスファンクショナルチームに最適なコラボレーションツール

リモートワークはすでに数年前から増加傾向にあり、2020年に新型コロナウイルスが流行し、在宅勤務が新たな常識に変わりました。企業はワークフローを変え、物理的に離れていても情報の共有、コミュニケーション、共同作業を可能にする新しいコラボレーションツールを採用する必要がありました。

市場にはこのようなチームコラボレーションツールが不足していません。では、どれが自分のチームに適しているかをどうやって判断するのでしょうか。

コラボレーションツールの選択方法

たくさんの無料トライアルにサインアップする前に、チームがプロジェクトを管理し、作成するために必要なもののリストを作成することが重要です。デジタルコラボレーション成功。ワークフローをまだ書き出していない場合は書き出して、オンラインコラボレーションソフトウェアが必要なステップや、ツールに置き換えられるステップをすべて書き留めておきます。ワークフロー自動化。これにより、探すべきツールの種類と、それらに必要な機能がわかります。

検索に役立つように、最も一般的な 3 種類のオンラインコラボレーションツールを、各カテゴリに最適なオプションを含めて、以下にリストしました。

シンプルに: 満足できるツールスタックがすでにあるが、作業プロセスをスムーズにしたい場合、グメリウスにサインアップ。Gmelius では、真の共有受信トレイの作成、Gmail や Asana などのツール間の同期、ワークフローの自動化などを行うことができます。

ナレッジ・マネジメント・ツール

リモートで仕事をしていると、同僚のオフィスからファイルをすぐに借りたり、チームの標準業務手順書の物理的なコピーを必要なときにざっと見たりすることができません。そのため、チームメンバーが必要とする情報はすべて保存し、オンラインでアクセスできるようにしておく必要があります。そうすれば、チームメンバーは必要なときにいつでも、どこからでも参照できるようになります。

ナレッジマネジメントツールを入力してください。ナレッジマネジメントツールは、中央のオンライン環境で情報を保存、共有、操作、編集できるコラボレーションツールです。これらのツールをチームで使う場合、考慮すべきことがいくつかあります。

チームメンバーごとに異なるアクセス権限と編集権限を付与する必要があるかどうか
ツールが持つ可能性のあるストレージ制限 (ファイルサイズ、合計ファイルサイズ、保存できるファイルタイプ)
単に情報を表示して共有したいだけなのか、それともツールから直接情報を編集したりコメントしたりする必要があるのか。

グーグルドライブ

グーグルドライブのシンプルさにより、ファイルの共有、編集、バージョン管理、コメントを一元的に行えるだけで済むチームに最適なナレッジ管理ソフトウェアとなっています。スプレッドシート、ドキュメント、スライドが組み込まれているため、ドライブ内で直接共同作業してチームメンバーにタスクを割り当てることができますが、何よりもまずファイル共有ツールです。

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Dropbox Business

最高のコラボレーションツール

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グーグルドライブと同じように、 Dropbox は、さまざまなデバイス間で同期するクラウドベースのファイル共有ツールです。ただし、無料版の Dropbox には 2 GB のストレージしか含まれていませんが、Google ドライブには 15 GB 以上のストレージしかありません。つまり、ドライブよりも Dropbox の方がお好きな場合は、有料プランへのアップグレードが必須です。そうすると、ツールの新しいタイムライン機能にもアクセスできるようになり、プロジェクトの計画と追跡の両方が可能になります。

キップ

キップチームメンバーがさまざまなファイルタイプを共有、表示、バージョン管理したり、簡単に共同作業したりできます。また、独自のドキュメント、スプレッドシート、スライドを操作できます。また、グループ機能とプライベートチャット機能の両方も備えていますが、それ以外は比較的新しいツールであり、Quip チームが現在の機能をさらに開発したり、新しい機能を開発したりするかどうかは興味深いでしょう。

エクステンシオ

エクステンシオ美しい文書を共同作業で作成することがすべてです。その直感的なドラッグアンドドロップページビルダーはその中核機能であり、ブランド文書やレスポンシブなプレゼンテーションを作成できます。空白のキャンバスから始めることも、Xtensioのカスタマイズ可能なテンプレートを使用することもできます。

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プロジェクト管理ツール

プロジェクト管理ツールを使用すると、チームはワークフローの合理化と自動化、プロジェクトの進捗状況の追跡と報告、タスクの管理、割り当て、コラボレーションを 1 か所で行うことができます。タスク管理ツールを選ぶときは、次のことを自問してください。

どのタイプのビュー (カレンダー、タイムライン、カンバンボード) がプロジェクトに最も適しているか。
プロジェクトの管理にはどのような種類の追跡および報告オプションが必要ですか。
どのようなタスクやプロジェクト固有のメッセージ機能やコメント機能が必要か。

アーサナ

アーサナ常にプロジェクト管理を最前線に置いてきました。計画段階から実行、追跡段階まで、プロジェクトの管理に役立つすべての機能が用意されています。

タスクは、カレンダービュー、リスト、かんばんボードなど、さまざまな方法で追加および表示できます。新しいプロジェクトビューを一から作成することも、Asana の組み込みテンプレートを使用することもできます。メッセージやファイル共有は常に特定のチーム、プロジェクト、またはタスクのコンテキスト内で行われ、タイムトラッキング機能を使えば、最適化が必要なプロセスを簡単に見つけることができます。リソース管理をお探しですか？Asana の仕事量レポートでは、チーム全体のキャパシティを視覚的に把握できます。

トレロ

Asana が幅広いプロジェクトビューをセールスポイントにしているのに対し、トレロは、今でもかんばんファーストのタスク管理ツールです。タスクはカスタマイズ可能なカードとして表示され、チェックリストからリンク、画像まで、あらゆる種類の情報を追加できます。作業プロセスを自動化できるほか、ツール内の期限リマインダーとメール通知の両方を受け取ることができるため、重要な情報を見逃すことはありません。

リソース管理に関しては、Trelloのテーブルビューでは、誰が何に取り組んでいるのか、どのチームメンバーがやりすぎているのかを正確に表示できます。

ジラ

ジラは、ソフトウェア開発専用のプロジェクト管理ツールです。プロジェクト管理機能には、スクラムボードやカスタマイズ可能なプロジェクト追跡テンプレートが含まれており、チームはバグ修正を簡単に計画して処理できます。また、Jira ではバックログをワンクリックで確認したり、進捗レポートを生成したり、リリースを追跡したり、カンバンボードでプロジェクトをマッピングしたりできます。

リキッドプランナー

リキッドプランナーは、あるプロジェクトへの変更が他のすべてのプロジェクトにどのように影響するかを示す独自の予測機能があるため、特筆に値します。プロジェクトが遅れたり、予想よりも早く完了したりした場合でも、LiquidPlanner の予測に基づいて他のプロジェクトの計画を簡単に調整できます。

コミュニケーションツール

「聞こえる？」2020 年と 2021 年のデジタル作業環境で最もよく使われるフレーズの 1 つに違いありません。ビデオ通話はリモートチームにとって重要なコミュニケーション手段となっていますが、他にも選択肢があります。

チームメンバーに最適なコミュニケーションツールを探すときは、次の点を考慮してください。

ビデオ会議の場合:通話時間はどのくらいかかりますか?何人が参加できるべきか?
メッセージ用:プロジェクト管理ツールが既に提供しているもの以外に、本当に必要なものはありますか?このメッセージングアプリは何に使用しますか?
レコーディング用:ツールはクラウドストレージを提供していますか?録画できる時間に制限はありますか？

ズーム

これが来るって知ってたから最初に言っておこうズーム。このWeb会議ツールは、HDビデオ、音声検出、録音オプション、およびデスクトップとモバイルの両方で使用できる機能により、多くの企業のオンライン会議の標準となっています。

グループ通話では、Zoomでフルスクリーンのスピーカービューまたはギャラリービューを選択できます。また、どのタイプの会議でも、ライブチャット機能を使用してメッセージやさまざまな種類のファイルを送信できます。もうひとつ嬉しい機能は？ホワイトボードを使うと、会議の参加者がリアルタイムで簡単に共同作業できます。

ミーティングに行く

ミーティングに行くは、HDビデオ通話、通話を録音するオプション、画面共有、ホワイトボード機能など、Zoomと同じ機能を多数提供するビデオ会議ツールです。では、何がユニークなのでしょうか？国際フリーダイヤル番号を設定できるという利点もあります。

スラック

メッセージングアプリスラックデジタルチームコミュニケーションツールの中で確固たる地位を築いてきました。トピックやプロジェクトごとに異なるチャネルを設定したり、チームメンバーにダイレクトメッセージを送ったり、会話の中でファイルを共有したり、ビデオ会議や画面共有を行ったりすることができます。

Slack はウェブブラウザでもデスクトップでも使えますし、外出先でもモバイルやタブレットから使えます。

織機

織機画面共有ですぐに何かを説明したいが、誰かとのライブビデオ通話に参加できない場合に最適です。自分自身と (特定のウィンドウの) 画面の両方を録画できるので、単に受信者に何が機能していないのか、何を変更する必要があるのか、特定のタスクをより適切に実行する方法を教えるのではなく、あなた自身と (特定のウィンドウに) 自分の画面を録画できます。

多機能コラボレーションソフトウェア

使用するツールをできるだけ少なくしたい場合は、以下の多機能チームコラボレーションツールのいずれかに登録することを検討してください。これらのツールを使うと、チームはプロジェクトの管理、コミュニケーション、ファイルの共有をすべて一か所で行うことができます。

ベースキャンプ

ベースキャンプメッセージボードやグループチャットから、ファイルの共有や保管、To-Do リスト、進捗状況を常に把握できる便利なプロジェクトアクティビティタイムラインまで、あらゆるものが含まれています。

Basecampのユニークな点は、（一部の）チームメンバーに自動チェックインの質問を送信できることです。これにより、ステータスの最新情報を入手したり、従業員の満足度を測定したり、全員のエンゲージメントを維持したりすることが簡単になります。

Monday.com

カスタマイズ可能なプロジェクト追跡テンプレートが組み込まれているため、チームの生産性を簡単に把握できます。また、進捗状況をガントチャートとして視覚的に表示したり、プロジェクトのかんばんボードに直接表示したりできます。プロセスを何度も繰り返したことはありますか? Monday.com それらを自動化できます。このオールインワンプラットフォームが2019年Webbyアワードの最優秀生産性プラットフォーム賞を受賞した多くの理由の1つは、そのユーザーフレンドリーなデザインです。

もう一つの理由は、その柔軟性です。Monday.com では、タスクを管理できるだけでなく、チームがファイルを共有してツール内で直接整理したり、グループメッセージを送信したり、@mentioning で誰かの注意を引いたりすることもできます。

群れ

群れダイレクトメッセージやチームメッセージング、自動生成されたFlockメーリングリスト、ビデオ会議、画面共有などの機能によるチームコミュニケーションの促進に重点を置いていますが、コードスニペット、あらゆる種類のファイルタイプ、メモを共有できるナレッジベースコンポーネントもあります。

こうした情報をすべて実行に移すために、Flockでは会話をタスクに変換したり、ワークフローを自動化したり、リマインダーを設定したりできるので、締め切りに間に合わないことがなくなります。

グメリウス

Gmelius では、チームが Gmail 内から直接共同作業を行うことができます。完全に共有された受信トレイメールを本格的なカンバンボード上のタスクに変えることができます。メールでの会話にメモを追加してチームメンバーと話し合ったり、タスクを自動割り当てしたり、Gmelius の組み込みインテグレーションにより Trello や Slack とすべてを同期したり、Zapier と API を利用して他の Gmelius をスタック内の他のツールに接続したりできます。

タスク管理とコミュニケーションオプションの他に、Gmeliusは毎日のプロセスやメールシーケンスの自動化にも役立ちます。また、チームのパフォーマンスを分析して、必要に応じてワークフローを改善することもできます。