Les meilleurs outils de collaboration pour les équipes distantes et interfonctionnelles

Le télétravail était en plein essor depuis quelques années déjà lorsque, en 2020, la COVID-19 a frappé et a fait du télétravail la nouvelle norme. Les entreprises ont dû modifier leurs flux de travail et adopter de nouveaux outils de collaboration leur permettant de partager des informations, de communiquer et de travailler ensemble tout en étant physiquement séparées.

De tels outils de collaboration d'équipe ne manquent pas sur le marché, alors comment savoir lequel convient le mieux à votre équipe ?

Comment sélectionner vos outils de collaboration

Avant de vous inscrire à une série d'essais gratuits, il est important de dresser une liste des éléments dont votre équipe a besoin pour gérer des projets et créer collaboration numérique un succès. Écrivez vos flux de travail si ce n'est pas déjà fait et notez chaque étape qui nécessite un logiciel de collaboration en ligne ou qui pourrait être remplacée par un outil via automatisation des flux de travail. Cela vous indiquera les types d'outils à rechercher et les fonctionnalités qu'ils devraient avoir.

Pour vous aider dans votre recherche, nous avons répertorié ci-dessous trois des types d'outils de collaboration en ligne les plus courants, y compris certaines des meilleures options dans chaque catégorie.

Simplifiez-vous les choses : si vous disposez déjà d'une gamme d'outils qui vous convient mais que vous souhaitez simplifier vos processus de travail, inscrivez-vous à Gmelius. Gmelius vous permet de créer une véritable boîte de réception partagée, de synchroniser des outils tels que Gmail et Asana, d'automatiser vos flux de travail, et bien plus encore.

Outils de gestion des connaissances

Le travail à distance signifie que vous ne pouvez pas emprunter rapidement un fichier au bureau d'un collègue ou avoir une copie physique des procédures opérationnelles standard de votre équipe à feuilleter en cas de besoin. Par conséquent, toutes les informations dont les membres de votre équipe ont besoin doivent être stockées et mises à leur disposition en ligne afin qu'ils puissent les consulter à tout moment et en tout lieu.

Entrez dans les outils de gestion des connaissances. Les outils de gestion des connaissances sont des outils de collaboration qui vous permettent de stocker, de partager, de manipuler et de modifier des informations dans un environnement en ligne central. Lorsque vous utilisez l'un de ces outils pour votre équipe, il y a quelques points à prendre en compte :

• si vous devez être en mesure d'accorder différents droits d'accès et de modification aux différents membres de l'équipe.
• toutes les limites de stockage (taille du fichier, taille totale du fichier, types de fichiers pouvant être stockés) que l'outil peut avoir.
• que vous souhaitiez simplement consulter et partager des informations, ou que vous souhaitiez également pouvoir les modifier et les commenter directement depuis l'outil.
  

Google Drive

Google DriveSa simplicité en fait le logiciel de gestion des connaissances idéal pour les équipes qui n'ont besoin que de pouvoir partager, modifier, contrôler les versions et commenter des fichiers depuis un emplacement central. Bien que ses Sheets, Docs et Slides intégrés permettent de collaborer directement dans Drive et d'attribuer des tâches aux membres de l'équipe, il s'agit avant tout d'un outil de partage de fichiers.

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Dropbox Business

Les meilleurs outils de collaboration

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Tout comme Google Drive, Dropbox est un outil de partage de fichiers basé sur le cloud qui se synchronise sur différents appareils. Cependant, la version gratuite de Dropbox ne comprend que 2 Go de stockage, alors que Google Drive n'en propose pas moins de 15 Go. Cela signifie que si vous préférez Dropbox à Drive, il est indispensable de passer au forfait payant. Ce faisant, vous avez également accès à la nouvelle fonctionnalité de chronologie de l'outil, qui vous permet à la fois de planifier et de suivre les projets.

Quipo

Quipo permet aux membres de l'équipe de partager, de consulter, de contrôler les versions et de collaborer facilement sur différents types de fichiers et dispose de ses propres documents, feuilles de calcul et diapositives avec lesquels travailler. Il dispose également d'une fonction de discussion en groupe et privée, mais à part cela, il s'agit d'un outil relativement nouveau et il sera intéressant de voir si l'équipe Quip développera davantage ses fonctionnalités actuelles et/ou en développera de nouvelles.

Xtensio

Xtensio consiste à créer de beaux documents de manière collaborative. Son générateur de pages intuitif par glisser-déposer est sa principale fonctionnalité et vous permet de créer des documents de marque et des présentations réactives. Vous pouvez commencer avec un canevas vierge ou utiliser l'un des modèles personnalisables de Xtensio.

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Outils de gestion de projet

Les outils de gestion de projet permettent à votre équipe de rationaliser et d'automatiser les flux de travail, de suivre l'avancement des projets et d'en rendre compte, ainsi que de gérer, d'attribuer et de collaborer sur des tâches en un seul endroit. Lorsque vous choisissez un outil de gestion des tâches, posez-vous les questions suivantes :

• quel type de vue (calendrier, chronologie, tableau Kanban) convient le mieux à vos projets.
• le type d'options de suivi et de reporting dont vous avez besoin pour gérer des projets.
• les types de fonctionnalités de messagerie et de commentaires spécifiques aux tâches et aux projets dont vous avez besoin.
  

Asana

Asana a toujours placé la gestion de projet au premier plan. Chaque fonctionnalité est là pour vous aider à gérer les projets, de la planification à l'exécution et au suivi.

Les tâches peuvent être ajoutées et affichées de multiples manières, par exemple dans un calendrier, dans des listes ou sur un tableau Kanban. Vous pouvez créer de nouvelles vues de projet en partant de zéro ou utiliser l'un des modèles intégrés d'Asana. La messagerie et le partage de fichiers se font toujours dans le contexte d'une équipe, d'un projet ou d'une tâche spécifique, et le suivi du temps vous permet de repérer facilement les processus qui peuvent avoir besoin d'être optimisés. Vous recherchez une solution de gestion des ressources ? Le rapport sur la charge de travail d'Asana vous donne un aperçu visuel des capacités de l'ensemble de votre équipe.

Trello

Là où Asana a fait de son large éventail de vues de projets un argument de vente, Trello est toujours un outil de gestion des tâches basé sur Kanban. Les tâches sont représentées sous forme de cartes personnalisables auxquelles vous pouvez ajouter toutes sortes d'informations, des listes de contrôle aux liens et aux images. Les processus de travail peuvent être automatisés et vous pouvez recevoir à la fois des rappels d'échéance intégrés à l'outil et des notifications par e-mail pour vous assurer de ne rien manquer d'important.

En termes de gestion des ressources, la vue tabulaire de Trello vous indique exactement qui travaille sur quoi et quel membre de l'équipe a peut-être un peu trop de travail à faire.

JIRA

JIRA est un outil de gestion de projet spécialement conçu pour le développement de logiciels. Ses fonctionnalités de gestion de projet incluent des tableaux Scrum et des modèles de suivi de projet personnalisables qui permettent aux équipes de planifier et de traiter facilement les corrections de bogues. Jira vous donne également un aperçu de votre backlog en un clic, génère des rapports d'avancement, assure le suivi des versions et vous permet de cartographier les projets dans des tableaux Kanban.

Planificateur liquide

Planificateur liquide mérite une mention en raison de sa fonction de prévision unique qui vous indique comment les modifications apportées à un projet affecteront tous les autres. Si un projet rencontre des retards ou est finalisé plus tôt que prévu, vous pouvez facilement ajuster la planification de vos autres projets en fonction des prévisions de LiquidPlanner.

Outils de communication

« Tu m'entends bien ? » doit être l'une des phrases les plus utilisées dans les environnements de travail numériques en 2020 et 2021. Les appels vidéo sont devenus un moyen de communication essentiel pour les équipes distantes, mais il existe également d'autres options.

Lorsque vous recherchez l'outil de communication idéal pour les membres de votre équipe, tenez compte des éléments suivants :

• pour les visioconférences : quelle est la durée de vos appels en général ? Combien de personnes devraient pouvoir participer ?
• pour la messagerie : avez-vous vraiment besoin d'autre chose que ce que propose déjà votre outil de gestion de projet ? À quelles fins utiliseriez-vous cette application de messagerie ?
• pour les enregistrements : l'outil propose-t-il un stockage dans le cloud ? Est-ce que cela limite la durée possible de votre enregistrement ?
  

Zoom

Vous saviez que celui-ci allait arriver, alors mentionnons-le d'abord : Zoom. Cet outil de conférence Web est devenu la norme pour les réunions en ligne dans de nombreuses entreprises grâce à sa vidéo HD, à sa détection vocale, à son option d'enregistrement et à sa capacité à être utilisé à la fois sur ordinateur et mobile.

Lors des appels de groupe, Zoom vous permet de choisir entre une vue du haut-parleur en plein écran ou une vue de la galerie. Lors de tout type de réunion, vous pouvez utiliser sa fonction de chat en direct pour envoyer des messages ou différents types de fichiers. Une autre fonctionnalité intéressante ? Son tableau blanc qui permet aux participants à une réunion de collaborer facilement en temps réel.

Aller à la réunion

Aller à la réunion est un outil de visioconférence qui offre à peu près les mêmes fonctionnalités que Zoom, telles que les appels vidéo HD, la possibilité d'enregistrer les appels, le partage d'écran et une fonction de tableau blanc. Qu'est-ce qui le rend unique ? C'est l'avantage supplémentaire de vous permettre de configurer des numéros internationaux gratuits.

Slack

L'application de messagerie Slack s'est taillé une place de choix parmi les outils numériques de communication d'équipe. Il vous permet de configurer différentes chaînes par sujet ou projet, d'envoyer des messages directs aux membres de l'équipe, de partager des fichiers dans le cadre de conversations et de faire de la vidéoconférence ou du partage d'écran.

Vous pouvez utiliser Slack dans votre navigateur Web, sur votre ordinateur de bureau ou lors de vos déplacements depuis votre mobile ou votre tablette.

Métier à tisser

Métier à tisser est idéal lorsque vous souhaitez expliquer rapidement quelque chose par le biais d'un partage d'écran, mais que vous ne pouvez pas participer à un appel vidéo en direct avec quelqu'un. Il vous permet à la fois de vous enregistrer et (dans une fenêtre spécifique) de votre écran afin de montrer, au lieu de simplement dire au destinataire ce qui ne fonctionne pas, ce qui doit être modifié ou comment il peut améliorer l'exécution d'une tâche donnée.

Logiciel de collaboration multifonctionnel

Si vous préférez utiliser le moins d'outils possible, pensez à vous inscrire à l'un des outils de collaboration d'équipe multifonctionnels ci-dessous. Ces outils permettent à votre équipe de gérer des projets, de communiquer et de partager des fichiers en un seul endroit.

Camp de base

Camp de base inclut tout, des forums de discussion et des discussions de groupe au partage et au stockage de fichiers, en passant par des listes de tâches et un calendrier pratique des activités du projet qui vous tient toujours informé de ce qui se passe.

La particularité de Basecamp est qu'il vous permet d'envoyer des questions d'enregistrement automatisées à (une sélection de) membres de l'équipe. Cela permet d'obtenir facilement des mises à jour de statut, d'évaluer la satisfaction des employés et de maintenir l'engagement de tout le monde.

Monday.com

Les modèles de suivi de projet personnalisables intégrés vous permettent de contrôler facilement la productivité de votre équipe, tout en obtenant une représentation visuelle de vos progrès sous forme de diagramme de Gantt ou directement dans le tableau Kanban de votre projet. Avez-vous des processus que vous répétez encore et encore ? Monday.com vous permet de les automatiser. Sa conception conviviale est l'une des nombreuses raisons pour lesquelles cette plateforme tout-en-un a remporté le Webby Award 2019 de la meilleure plateforme de productivité.

Une autre raison est sa flexibilité. En plus de vous permettre de gérer les tâches, Monday.com permet également aux équipes de partager des fichiers et de les organiser directement dans l'outil, d'envoyer des messages de groupe ou d'attirer l'attention de quelqu'un en le @mentioning.

Troupeau

Troupeau se concentre principalement sur la facilitation de la communication en équipe grâce à des fonctionnalités telles que la messagerie directe et d'équipe, les listes de courrier électronique Flock générées automatiquement, la visioconférence et le partage d'écran, mais il dispose également d'un composant de base de connaissances qui vous permet de partager des extraits de code, toutes sortes de types de fichiers et des notes.

Pour transformer toutes ces informations en actions, Flock vous permet de convertir les conversations en tâches, d'automatiser les flux de travail et de définir des rappels pour ne plus jamais manquer une date limite.

Gmelius

Gmelius permet aux équipes de collaborer directement depuis Gmail en créant un boîte de réception véritablement partagée où les e-mails peuvent être transformés en tâches sur un tableau Kanban complet. Ajoutez des notes à la conversation par e-mail pour en discuter avec les membres de l'équipe, attribuez automatiquement des tâches et synchronisez le tout avec Trello et Slack via l'intégration intégrée de Gmelius, ou utilisez Zapier et l'API pour connecter d'autres Gmelius à d'autres outils de votre stack.

Outre la gestion des tâches et les options de communication, Gmelius vous aide également à automatiser les processus quotidiens ainsi que les séquences d'e-mails, et analyse les performances de votre équipe afin d'améliorer les flux de travail si nécessaire.

C'est la façon dont vous l'utilisez

Notre liste des meilleurs outils de collaboration pour les équipes devrait vous permettre de trouver plus facilement l'outil qui vous convient, mais il est important de se rappeler que cet outil n'est qu'une partie de l'équation. Il est tout aussi important de rationaliser vos flux de travail afin de pouvoir utiliser de manière optimale l'outil de votre choix.

Cela vous semble intimidant ? Gmelius est le ciment qui lie votre infrastructure technologique et permet à chacun de communiquer et de collaborer de manière fluide en utilisant les outils qu'il connaît déjà.

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