As melhores ferramentas de colaboração para equipes remotas e multifuncionais

O trabalho remoto já estava em alta há alguns anos quando, em 2020, a COVID-19 chegou e transformou o trabalho em casa no novo normal. As empresas tiveram que mudar seus fluxos de trabalho e adotar novas ferramentas de colaboração que lhes permitissem compartilhar informações, se comunicar e trabalhar juntas enquanto estavam fisicamente separadas.

Essas ferramentas de colaboração em equipe não faltam no mercado, então como saber qual é a certa para sua equipe?

Como selecionar suas ferramentas de colaboração

Antes de se inscrever em vários testes gratuitos, é importante fazer uma lista das coisas que sua equipe precisa gerenciar projetos e criar. colaboração digital um sucesso. Escreva seus fluxos de trabalho, caso ainda não tenha feito isso, e anote cada etapa que exija um software de colaboração on-line ou que possa ser substituída por uma ferramenta por meio de automação do fluxo de trabalho. Isso mostrará quais tipos de ferramentas procurar e os recursos que elas devem ter.

Para ajudá-lo com sua pesquisa, listamos abaixo três dos tipos mais comuns de ferramentas de colaboração on-line, incluindo algumas das melhores opções em cada categoria.

Mantenha as coisas simples: se você já tem uma pilha de ferramentas com a qual está satisfeito, mas quer simplificar seus processos de trabalho, inscreva-se no Gmelius. O Gmelius permite que você crie uma verdadeira caixa de entrada compartilhada, sincronize ferramentas como Gmail e Asana, automatize seus fluxos de trabalho e muito mais.

Ferramentas de gerenciamento de conhecimento

Trabalhar remotamente significa que você não pode pegar emprestado rapidamente um arquivo do escritório de um colega ou ter uma cópia física dos Procedimentos Operacionais Padrão da sua equipe para folhear quando necessário. Consequentemente, todas as informações de que os membros da sua equipe precisam devem ser armazenadas e disponibilizadas on-line para que possam consultá-las sempre que precisarem, de onde precisarem.

Insira as ferramentas de gerenciamento de conhecimento. As ferramentas de gerenciamento de conhecimento são ferramentas de colaboração que permitem armazenar, compartilhar, manipular e editar informações em um ambiente on-line central. Quando se trata de uma dessas ferramentas para sua equipe, há algumas coisas a considerar:

• se você precisa ser capaz de conceder diferentes direitos de acesso e edição a diferentes membros da equipe.
• quaisquer limitações de armazenamento (tamanho do arquivo, tamanho total do arquivo, tipos de arquivo que podem ser armazenados) que a ferramenta possa ter.
• se você quiser simplesmente visualizar e compartilhar informações ou se também precisar editá-las e comentá-las diretamente da ferramenta.
  

Google Drive

Google DriveA simplicidade do faz dele o software de gerenciamento de conhecimento perfeito para equipes que não precisam de muito mais do que poder compartilhar, editar, controlar versões e comentar arquivos em um local central. Embora suas planilhas, documentos e slides integrados possibilitem colaborar diretamente no Drive e atribuir tarefas aos membros da equipe, ela é, acima de tudo, uma ferramenta de compartilhamento de arquivos.

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Dropbox Business

Melhores ferramentas de colaboração

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Assim como o Google Drive, Dropbox é uma ferramenta de compartilhamento de arquivos baseada em nuvem que sincroniza em diferentes dispositivos. No entanto, a versão gratuita do Dropbox inclui apenas 2 GB de armazenamento, enquanto o Google Drive oferece nada menos que 15 GB. Isso significa que, se você preferir o Dropbox ao Drive, é essencial fazer o upgrade para o plano pago. Ao fazer isso, você também obtém acesso ao novo recurso de cronogramas da ferramenta, que permite planejar e acompanhar os projetos.

Quip

Quip permite que os membros da equipe compartilhem, visualizem, controlem versões e colaborem facilmente em diferentes tipos de arquivo, além de ter seus próprios documentos, planilhas e slides para trabalhar. Ele também tem um recurso de bate-papo em grupo e privado, mas, além disso, é uma ferramenta relativamente nova e será interessante ver se a equipe do Quip desenvolverá ainda mais seus recursos atuais e/ou desenvolverá novos.

Extension

Extension tem tudo a ver com a criação de documentos bonitos de forma colaborativa. Seu criador intuitivo de páginas de arrastar e soltar é seu principal recurso e permite que você crie documentos de marca e apresentações responsivas. Você pode começar com uma tela em branco ou usar um dos modelos personalizáveis do Xtensio.

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Ferramentas de gerenciamento de projetos

As ferramentas de gerenciamento de projetos permitem que sua equipe simplifique e automatize fluxos de trabalho, acompanhe e reporte o progresso do projeto, além de gerenciar, atribuir e colaborar em tarefas em um só lugar. Ao escolher uma ferramenta de gerenciamento de tarefas, pergunte a si mesmo:

• quais tipos de visualizações (calendário, cronograma, quadro Kanban) fazem mais sentido para seus projetos.
• que tipo de opções de rastreamento e geração de relatórios você precisa para gerenciar projetos.
• quais tipos de recursos de mensagens e comentários específicos para tarefas e projetos você precisa.
  

Asana

Asana sempre manteve o gerenciamento de projetos em primeiro plano. Cada recurso está disponível para ajudá-lo a gerenciar projetos, desde o planejamento até a fase de execução e acompanhamento.

As tarefas podem ser adicionadas e visualizadas de várias maneiras, como em uma visualização de calendário, em listas ou em um quadro Kanban. Você pode criar novas visualizações de projetos do zero ou usar um dos modelos integrados da Asana. O compartilhamento de mensagens e arquivos sempre acontece dentro do contexto de uma equipe, projeto ou tarefa específica, e o controle de tempo permite que você identifique facilmente os processos que talvez precisem ser otimizados. Procurando gerenciamento de recursos? O relatório de carga de trabalho da Asana oferece uma visão geral da capacidade de toda a sua equipe.

Trello

Onde a Asana transformou sua ampla variedade de pontos de vista de projetos em um ponto de venda, Trello ainda é uma ferramenta de gerenciamento de tarefas pioneira no Kanban. As tarefas são representadas como cartões personalizáveis aos quais você pode adicionar todos os tipos de informações, desde listas de verificação até links e imagens. Os processos de trabalho podem ser automatizados e você pode receber lembretes de prazos e notificações por e-mail na ferramenta para garantir que nunca perca nada importante.

Em termos de gerenciamento de recursos, a visualização em tabela do Trello mostra exatamente quem está trabalhando em quê e qual membro da equipe pode ter muita coisa para fazer.

JIRA

JIRA é uma ferramenta de gerenciamento de projetos específica para desenvolvimento de software. Seus recursos de gerenciamento de projetos incluem painéis de scrum e modelos personalizáveis de acompanhamento de projetos que permitem que as equipes planejem e processem facilmente as correções de erros. O Jira também oferece uma visão de sua lista de pendências com um clique, gera relatórios de progresso, acompanha os lançamentos e permite mapear projetos em quadros Kanban.

Planejador de líquidos

Planejador de líquidos merece uma menção por causa de seu recurso exclusivo de previsão que mostra como as mudanças em um projeto afetarão todos os outros. Se um projeto encontrar atrasos ou for finalizado antes do esperado, você poderá ajustar facilmente o planejamento de seus outros projetos com base na previsão do LiquidPlanner.

Ferramentas de comunicação

“Você pode me ouvir bem?” deve ser uma das frases mais usadas nos ambientes digitais de trabalho de 2020 e 2021. A videochamada se tornou uma forma crucial de comunicação para equipes remotas, mas também existem outras opções.

Ao procurar a ferramenta de comunicação perfeita para os membros da sua equipe, leve em consideração o seguinte:

• para videoconferência: quanto tempo suas chamadas tendem a durar? Quantas pessoas deveriam poder participar?
• para mensagens: você realmente precisa de algo diferente do que sua ferramenta de gerenciamento de projetos já oferece? Para que você usaria esse aplicativo de mensagens?
• para gravações: a ferramenta oferece armazenamento em nuvem? Isso limita a duração possível da sua gravação?
  

Zoom

Você sabia que esse estava chegando, então vamos mencioná-lo primeiro: Zoom. Essa ferramenta de webconferência se tornou o padrão para reuniões on-line em muitas empresas, graças ao vídeo em HD, detecção de voz, opção de gravação e capacidade de ser usada em computadores e dispositivos móveis.

Em chamadas em grupo, o Zoom permite que você escolha entre a visualização do alto-falante em tela cheia ou a visualização da galeria e, durante qualquer tipo de reunião, você pode usar o recurso de bate-papo ao vivo para enviar mensagens ou diferentes tipos de arquivo. Outro recurso interessante? É um quadro branco que permite que os participantes da reunião colaborem facilmente em tempo real.

Vá para a reunião

Vá para a reunião é uma ferramenta de videoconferência que oferece muitas das mesmas coisas que o Zoom oferece, como videochamadas em HD, a opção de gravar chamadas, compartilhamento de tela e um recurso de quadro branco. Então, o que o torna único? É o benefício adicional de permitir que você configure números internacionais gratuitos.

Slack

O aplicativo de mensagens Slack conquistou uma posição forte entre as ferramentas digitais de comunicação de equipes. Ele permite que você configure canais diferentes por tópico ou projeto, envie mensagens diretas aos membros da equipe, compartilhe arquivos em conversas e faça videoconferências ou compartilhamento de tela.

Você pode usar o Slack em seu navegador, desktop ou em qualquer lugar usando seu celular ou tablet.

Tear

Tear é ótimo para quando você quer explicar algo rapidamente por meio de um compartilhamento de tela, mas não consegue fazer uma videochamada ao vivo com alguém. Ele permite que você grave a si mesmo e (uma janela específica na) sua tela para que você possa mostrar, em vez de simplesmente dizer ao destinatário, o que não está funcionando, o que precisa ser alterado ou como ele pode realizar melhor uma determinada tarefa.

Software de colaboração multifuncional

Se você preferir usar o mínimo de ferramentas possível, considere se inscrever em uma das ferramentas multifuncionais de colaboração em equipe abaixo. Essas ferramentas permitem que sua equipe gerencie projetos, se comunique e compartilhe arquivos em um só lugar.

Acampamento base

Acampamento base inclui tudo, desde painéis de mensagens e bate-papos em grupo até compartilhamento e armazenamento de arquivos, listas de tarefas e um prático cronograma de atividades do projeto que sempre mantém você informado sobre o que está acontecendo.

A singularidade do Basecamp é que ele permite que você envie perguntas de check-in automatizadas para (uma seleção de) membros da equipe. Isso facilita a obtenção de atualizações de status, a avaliação da satisfação dos funcionários e a participação de todos.

Monday.com

Os modelos de acompanhamento de projetos personalizáveis integrados facilitam o controle da produtividade da sua equipe, enquanto você obtém uma representação visual do seu progresso como um gráfico de Gantt ou diretamente no quadro Kanban do seu projeto. Tem processos que você repete repetidamente? Monday.com permite que você os automatize. Seu design fácil de usar é uma das muitas razões pelas quais essa plataforma tudo-em-um ganhou o Prêmio Webby de 2019 de Melhor Plataforma de Produtividade.

Outro motivo é sua flexibilidade. Além de permitir que você gerencie tarefas, o Monday.com também permite que as equipes compartilhem arquivos e os organizem diretamente na ferramenta, enviem mensagens em grupo ou chamem a atenção de alguém com @mentioning.

Rebanho

Rebanho concentra-se principalmente em facilitar a comunicação da equipe com recursos como mensagens diretas e de equipe, listas de e-mail Flock geradas automaticamente, videoconferência e compartilhamento de tela, mas também tem um componente de base de conhecimento que permite compartilhar trechos de código, todos os tipos de arquivos e notas.

Para transformar todas essas informações em ação, o Flock permite converter conversas em tarefas, automatizar fluxos de trabalho e definir lembretes para que você nunca mais perca um prazo.

Gmelius

O Gmelius permite que as equipes colaborem diretamente do Gmail, criando um caixa de entrada verdadeiramente compartilhada onde e-mails podem ser transformados em tarefas em um quadro Kanban completo. Adicione notas à conversa por e-mail para discuti-las com os membros da equipe, atribua tarefas automaticamente e sincronize tudo com o Trello e o Slack por meio da integração integrada do Gmelius, ou use o Zapier e a API para conectar outros Gmelius a outras ferramentas em sua pilha.

Além das opções de gerenciamento de tarefas e comunicação, o Gmelius também ajuda a automatizar processos diários, bem como sequências de e-mail, e analisa o desempenho de sua equipe para melhorar os fluxos de trabalho quando necessário.

É como você o usa

Nossa lista das melhores ferramentas de colaboração para equipes deve facilitar a localização da ferramenta certa para você, mas é importante lembrar que a ferramenta é apenas parte da equação. É igualmente importante otimizar seus fluxos de trabalho para que você possa usar de forma otimizada qualquer ferramenta que escolher.

Parece assustador? O Gmelius é a cola que une sua pilha de tecnologia e permite que todos se comuniquem e colaborem sem problemas usando as ferramentas que já conhecem.

Saiba mais sobre Gmelius e impulsione seu trabalho em equipe.