Alors que de nombreux travailleurs à distance apprécient la liberté de travailler sur leur ordinateur portable au bord de la piscine, ou n'importe où ailleurs, la réalité quotidienne de la gestion d'un lieu de travail virtuel est bien plus complexe qu'il n'y paraît à première vue. La gestion de plusieurs canaux de communication et l'optimisation des opportunités limitées de collaboration constituent deux des plus grands défis pour les équipes travaillant à distance.
L'homme à l'origine de la société mondiale de logiciels de collaboration, Gmelius, est passionné par la collaboration et s'est donné pour mission d'aider les équipes à rationaliser les efforts de collaboration, qu'il s'agisse de travailler ensemble en personne ou à distance. C'est exactement ce pour quoi Gmelius est conçu.
« L'important n'est pas le lieu, mais plutôt la tâche et le projet sur lesquels vous travaillez. »
Le fondateur et PDG, le Dr Florian Bersier, fait face quotidiennement aux essais du télétravail. Son expérience en cybersécurité, en recherche économique numérique et en collaboration de projets constitue une solide base d'expérience nécessaire pour mener à bien une entreprise dont la mission est de façonner l'avenir du travail virtuel. Bien qu'il décrive Gmelius comme une « petite » entreprise, elle compte aujourd'hui plus de 10 000 équipes en tant que partenaires, ou « Gmelians », comme les appelle Bersier.
Basée à Genève, en Suisse, Gmelius emploie des équipes du monde entier. L'entreprise propose ce que Bersier décrit comme « un joli programme hybride », avec des employés locaux et certains de la France voisine qui choisissent de travailler dans le bureau physique. Cependant, « les heures de bureau en présentiel n'ont rien d'obligatoire », souligne Bersier.
Lorsqu'on lui demande sa définition de « l'espace de travail virtuel », Bersier répond avec enthousiasme : « Vous pouvez réellement travailler dans n'importe quel endroit. » Son intensité ne faiblit jamais lorsqu'il détaille les paramètres qui contribuent à préserver la liberté du travail à distance et à garantir la productivité. Il le décrit comme une combinaison de processus, d'outils et d'habitudes mis en place pour garantir la reproduction de la synergie des bureaux sur divers sites.
Bien que l'énergie contagieuse de Bersier puisse facilement inciter quelqu'un à faire la transition de son entreprise vers un lieu de travail virtuel, certains facteurs clés nécessitent une réflexion approfondie avant de franchir le pas.
Les obstacles à la gestion des équipes à distance
« Les tâche est le plus important. »
Bersier raconte son expérience directe avec Gmelius sur les problèmes qui entravent gestion d'une équipe à distances. Parmi les obstacles courants, mentionnons les suivants :
- Difficulté à reproduire les conversations informelles que vous pourriez avoir dans les bureaux
- Coordonner le travail avec des personnes de différents fuseaux horaires et lieux
- Manque de communication
- Oublier de mentionner des détails mineurs mais essentiels aux membres de l'équipe
Quel que soit le lieu, lorsqu'il gère un lieu de travail virtuel, Bersier affirme que la communication de tâches bien définies est l'objectif ultime. « Les tâche est la plus importante. Puis outils vous aider à reproduire le les processus vous devrez les mettre en œuvre pour garantir le même niveau de productivité que si vous étiez au bureau. »
Étapes pour surmonter les obstacles
Une fois que les employés comprennent les tâches et les attentes liées à leurs rôles et disposent des outils nécessaires pour prendre en charge leur flux de travail, l'élément final de la réussite des équipes à distance est l'alignement. Essayer d'obtenir l'adhésion d'une équipe à un projet est déjà assez difficile en face à face. Comme le déclare Bersier, »Il est essentiel d'établir un alignement entre les différentes équipes et les différents coéquipiers, que vous soyez au bureau ou à distance. Il est également essentiel de s'assurer que vous disposez des outils nécessaires pour que tout le monde reste connecté. »
« Faites confiance à de bonnes personnes pour faire du bon travail. »
Connecter
Pour ceux qui attendent des détails sur les applications de surveillance des employés et de suivi du temps, cet article sera décevant : Gmelius utilise un style de gestion alternatif. Plutôt que de microgérer, Bersier exhorte les dirigeants à « faire confiance à de bonnes personnes pour faire du bon travail ». Il prône l'importance des liens humains et favorise leur croissance. Selon Bersier, établir des liens avec ses collègues est la clé pour une collaboration réussie et communication pour tous environnements de travail, et pas seulement hybrides ou distants.
Bersier pense que la difficulté de recréer des conversations informelles « rafraîchissantes » par e-mail est le principal obstacle à la gestion de l'espace de travail virtuel. Au lieu de renforcer la camaraderie en personne, nous devons redoubler d'efforts pour établir des liens avec les membres de l'équipe afin de les aligner sur les projets ultérieurs.
« Ces conversations informelles sont importantes pour la survie et l'avenir de l'entreprise, car les conversations peuvent donner lieu à l'exécution de différents processus nécessaires au travail efficace et productif de l'équipe. »
Communiquez
Le travail à distance implique souvent de plus grandes distances physiques entre les membres de l'équipe, mais de nombreuses entreprises restent également divisées par département, fonction ou statut. Les télétravailleurs doivent être attentifs aux différences culturelles et départementales afin de garantir une communication claire entre les continents, les entreprises externes et même les messages interservices.
Étapes pour une communication claire :
- Évaluez les besoins de chaque équipe pour vous assurer qu'ils sont satisfaits en temps opportun.
- Vérifiez que des plans clairs et fiables ont été établis pour les tâches clés.
- Créez des descriptions claires et bien définies des principaux projets, rôles et attentes.
« Chez Gmelius, tout le monde sait qu'il doit prendre du temps chaque jour pour rencontrer ses coéquipiers. C'est là que vous créerez des impressions, créerez des relations et établirez des plans qui pourront vous aider à faire avancer les projets. Nous essayons de maintenir l'organisation et la cohérence du flux de travail virtuel, mais il s'agit certainement d'un processus que vous devez encourager pour qu'il devienne habituel. »
Garantir un environnement de travail à distance positif
Finalité
Les chefs d'équipe à distance sont confrontés au défi redoutable d'élaborer des plans clairs, de favoriser les connexions et de sélectionner outils de collaboration qui soutiennent les objectifs de l'équipe. Mais, pour paraphraser Bersier, de telles tâches fonctionnent comme une chorégraphie sur la musique d'un but. Comme il le suggère, « il est important que les gens s'adaptent à différents facteurs, notamment les problèmes familiaux, les problèmes économiques, etc. »
« L'un des facteurs clés pour maintenir un environnement de travail positif n'est pas de se concentrer sur le nombre d'heures de travail, mais quel travail tu fais avec ces horaires.
En d'autres termes, n'oubliez pas que nous travaillons pour vivre, et non l'inverse. Cette perspective de haut niveau témoigne de l'expertise de Bersier en tant que doctorant en systèmes complexes. En général, les systèmes fournissent des processus codifiés pour atteindre les objectifs. Comprendre la raison d'être d'un système lui donne une raison d'être, en répondant à la question « pourquoi devrais-je m'en soucier ? » Lorsque les équipes comprennent leur objectif, elles développent un sentiment d'appartenance à leur travail.
« Nous devons trouver des moyens de nous regrouper et de ressentir la fierté de l'équipe. Dans mon emploi du temps, je laisse du temps à d'autres personnes pour communiquer avec moi sur différentes questions. Je les aide à évaluer ce qui doit être fait pour que nous puissions tous réussir et maintenir un lien solide entre les équipes. »
« Nous essayons vraiment de faire en sorte que tout le monde ait un lien humain, même s'il travaille dans un environnement virtuel. »
Feedback positif
Bersier célèbre fièrement chaque succès de Gmelius : « Les gens ont besoin de commentaires positifs, alors faites-leur savoir qu'ils sont appréciés. » Bersier encourage les équipes à se féliciter mutuellement, même si la victoire est minime, grâce à la chaîne Slack de l'entreprise : #YAY.
Les commentaires positifs et les liens humains sont devenus de plus en plus importants pour de nombreux travailleurs à distance dans un monde post-COVID. Comme le déclare Bersier, « le travail à distance et hybride est pas le même [qu'avant la pandémie]. Nous devons changer la façon dont nous percevons le travail et nos rôles. » Il est sceptique à l'égard de ceux qui idéalisent l'idée de « retourner » au travail comme si le fait de franchir les portes des bureaux pouvait effacer le traumatisme collectif d'une pandémie mondiale. « C'est BS. Tellement de personnes sont profondément touchées... C'est différent et il n'y a pas de retour en arrière possible. »
« Chez Gmelius, nous donnons à nos employés le choix de travailler à distance ou de travailler au bureau. Cela peut aider à résoudre certains problèmes auxquels nous sommes confrontés... Beaucoup de nos travailleurs vivent à travers des frontières différentes et l'économie sociale est différente pour chaque pays, et tout cela en raison de la COVID-19. Il est avantageux de proposer des opportunités flexibles aux employés, qu'ils soient au bureau ou à distance. »
Moins c'est plus
Faire passer les employés et leurs besoins avant les tâches professionnelles peut nécessiter d'ajuster certaines procédures opérationnelles normalisées. Les plaintes relatives à de multiples réunions et à un trop grand nombre de messages ont de graves implications. La philosophie de travail de Bersier reflète l'objectif de Gmelius : éliminer ou automatiser les tâches qui vous éloignent de votre réalité travail et rationalisez les processus en utilisant une source unique de données fiables pour les tâches et la communication. L' « activité » n'est pas la même chose que le monde des affaires.
À propos de la réduction des réunions
Chez Gmelius, Bersier permet de raccourcir les réunions: 30 minutes maximum Les membres de l'équipe se préparent individuellement avant de participer aux réunions. « Les réunions sont destinées à l'alignement. Ils sont importants pour le reflet de l'équipe et de l'individu. Tout le monde partage ce qu'il a fait pour s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde. » Les participants reçoivent ensuite un résumé des discussions et des mesures à prendre.
- Avant : « Suivez une sorte de directive concernant le déroulement de la réunion. Il devrait être finalisé bien à l'avance pour garantir que tous les participants à la réunion aient accès à l'information. »
- Pendant : « Ne vous contentez pas de lire l'ordre du jour ! Il doit y avoir une discussion appropriée. Sans communication et sans discussion ouverte, la réunion se heurterait à des obstacles. »
- Après : L'hôte doit donner un aperçu des informations couvertes. Cela permet de suivre les livrables et garantit la clarté. Cela peut également aider l'entreprise à évaluer si les réunions sont productives ou doivent être reconfigurées.
À propos des outils de minimisation
« Il est important de minimiser les outils car plus vous avez d'outils, plus vous avez de dispersion, et plus il est difficile de trouver les bonnes informations pour votre équipe. Les outils doivent être unifiés afin que tous les membres utilisent les mêmes sources pour accéder aux informations et les saisir. »
Le courrier électronique est là pour rester en matière de gestion de l'espace de travail virtuel
En tant que « fanatique du courrier électronique », Bersier estime que la communication par e-mail est essentielle au succès des lieux de travail virtuels et déclare qu'elle convient particulièrement à certaines fins formelles. « Pour les réponses formelles, le courrier électronique est irremplaçable. Sans cela, il serait très difficile de combler le fossé de communication entre les entreprises. »
Corrections rapides de la boîte de réception de Florian :
« Par nature, une boîte de réception est « bruyante », alors j'essaie de réduire au maximum la taille de mes e-mails. Nous devons nous assurer que seules les conversations importantes sont visibles dans la boîte de réception. » Ses suggestions :
- Limitez le nombre de contacts autorisés à envoyer des e-mails directement dans la boîte de réception principale [pour les boîtes de réception partagées]. Tous les autres e-mails sont envoyés vers d'autres boîtes de réception.
- Si la réponse à un e-mail prend moins de trois minutes, faites-le immédiatement. Cela empêche les e-mails nécessitant des réponses urgentes de se multiplier et réduit le nombre de messages. Cela permet également de garder la boîte de réception épurée.
- Limitez-vous à consulter votre boîte de réception quelques fois par jour seulement. Cela garantit que chaque notification est envoyée au bon appareil et se trouve au bon endroit lorsque vous êtes prêt à y travailler.
Transition vers un lieu de travail virtuel
Le PDG de Gmelius, le Dr Florian Bersier, indique que pour transition vers un environnement distant, les organisations doivent s'assurer que tout est extrêmement bien planifié. Il évoque la nécessité de se préparer : « La principale différence que j'ai remarquée, c'est que les entreprises vont passer de quelque chose de peu formalisé à quelque chose de très formalisé. Vous avez besoin de transparence et de clarté. Et vous devez vous préparer à la transition. »
Il concède que toutes les équipes ne seront pas en mesure de passer à un format hybride. « Il y a certainement un compromis. Tout le monde n'est pas pareil. Il est important de laisser la liberté de choix à l'employé. Lorsque vous travaillez à distance, il doit y avoir confiance et transparence dans votre équipe. »
Dans un espace de travail virtuel bien planifié, planification, transparence et confiance se succèdent logiquement. Une bonne planification crée une plus grande transparence, et cette transparence favorise le renforcement de la confiance au sein de vos équipes et de votre direction.
Il est également important de créer une image claire du fonctionnement d'un lieu de travail virtuel. La transformation d'un lieu de travail en présentiel en un environnement à distance est difficile à reproduire visuellement, mais la planification à ce niveau est essentielle pour réussir.
« Cela doit être défini afin que nous puissions gérer l'ensemble des opérations de la manière nécessaire au succès de l'entreprise. En passant à un environnement virtuel, nous devons également changer la façon dont nous envisageons l'avenir de l'entreprise. »
« On pense souvent à tort que le passage à un lieu de travail entièrement à distance sera facile et sans soucis. Si vous voulez vraiment réussir, vous devez faire preuve de pragmatisme en ce qui concerne la transition. »
Au niveau de l'entreprise, vous devrez :
- Prenez du recul pour réfléchir : où en est l'entreprise aujourd'hui ? Où veux-tu aller ?
- Ayez des discussions difficiles mais nécessaires sur les ressources et les attentes
- Renforcer les anciennes et les nouvelles politiques : ces structures offrent un soutien en période d'incertitude
- Assurez-vous que tout le monde se sente soutenu pendant la transition
L'avenir de Gmelius
« Les entreprises auront toujours besoin d'applications. [Chez Gmelius] Nous trouvons très important que vous ayez accès aux informations le plus facilement possible pendant votre opération. Gmelius établit une intégration approfondie entre ces applications pour garantir que toutes les informations [de votre entreprise] sont connectées à toutes les applications et plateformes. Nous voulons intégrer constamment les systèmes afin que vous sachiez que vous pouvez obtenir les informations nécessaires au bon moment. »
Dans l'ensemble, Gmelius offre un exemple de gestion réussie de l'espace de travail virtuel. Bien que le télétravail présente de nombreux avantages, il présente également de nombreuses difficultés. Heureusement, Gmelius propose des solutions pour surmonter ces obstacles. En mettant en œuvre les outils, les fonctionnalités et les analyses fournis par Gmelius, votre équipe peut effectuer une transition fluide vers la main-d'œuvre virtuelle.
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