La Croix-Rouge française est à la fois une association de 60'000 bénévoles engagés depuis près de 150 ans sur de nombreux fronts dans la lutte contre la précarité et une entreprise à but non lucratif comptant 20'000 employés dans plus de 700 établissements.
Comme vous pouvez l'imaginer, il y a beaucoup de communication par courrier électronique et de coordination en interne et en externe pour cette Société nationale qui est la plus grande entité humanitaire du monde.
Le problème
Le courrier électronique n'est pas conçu pour la collaboration
Alors que la Croix-Rouge française migrait 10'000 e-mails de groupe de Microsoft Outlook vers Google Workspace, elle recherchait une plateforme à ajouter à Gmail avec davantage de fonctionnalités de collaboration, en attribuant des conversations par e-mail, en ajoutant des balises et en collaborant à l'aide de notes électroniques.
Frédéric Bousson, directeur des systèmes d'information, et Juliette Valains, responsable de la transformation numérique, recherchaient également un moyen simple de transférer des informations en toute sécurité d'un volontaire ou d'un membre du personnel à un autre lors des transitions professionnelles ou des changements d'équipe. Ils avaient besoin d'un moyen de transférer le flux de communication par e-mail avec une transparence, une appropriation et une délégation de charge de travail accrues entre des milliers d'initiatives et de travailleurs.
Gmelius propose des fonctionnalités de boîte de réception partagée qui leur permettent de conserver leurs boîtes aux lettres partagées pendant la migration et de créer de nouvelles utilisations collaboratives, de transférer des informations de manière plus sécurisée et de répartir la charge de travail plus efficacement.
Nous avons dû migrer 10 000 e-mails de groupe de Microsoft Outlook vers Google Workspace. Gmelius nous a aidés à les convertir en Boîtes de réception partagées qui avait davantage de capacités de collaboration.
\. Juliette, responsable de la transformation numérique
La solution
Un déploiement simple de Gmelius
L'intégration de plus de 40 000 personnes est aussi difficile que cela en a l'air, mais l'équipe de la Croix-Rouge française était déterminée à créer un espace plus collaboratif et sécurisé non seulement pour ses 15 000 membres du personnel, mais aussi pour plus de 30 000 bénévoles dynamiques.
La caractéristique la plus intéressante de Gmelius est qu'il est automatiquement intégré dans la boîte de réception Gmail de chaque utilisateur pour un déploiement simple. Il n'y a pas de nouvel outil à adopter et son installation ne prend que quelques secondes.
\. Juliette, responsable de la transformation numérique
Pour garantir une intégration réussie, le plan consistait à commencer par l'une de nos fonctionnalités principales, les boîtes de réception partagées, en limitant les utilisateurs à l'attribution et au statut des e-mails uniquement. C'était le point de départ pour former progressivement plus de 40 000 personnes afin d'adapter une nouvelle méthode de travail collaborative.
Aujourd'hui, la Croix-Rouge française utilise 8 000 boîtes de réception partagées pour trois usages principaux :
- Boîte de réception de l'entreprise : lié au rôle spécifique d'une personne
- Boîte de réception de l'équipe pour un usage externe : par exemple, une boîte de réception mondiale partagée pour une équipe d'assistants d'un hôpital ou une équipe de secouristes d'un bureau local de la Croix-Rouge qui ont besoin de communiquer avec les autorités locales
- Boîte de réception de l'équipe à usage interne : par exemple, l'équipe informatique chargée du déploiement de Google Workspace, répondant aux questions internes ; ou pour le service de communication du siège de la Croix-Rouge française
Le résultat
Sécurité accrue et temps de réponse rapides
Vous vous demandez peut-être comment une simple fonctionnalité pourrait améliorer les conditions de travail de plus de 40 000 personnes ?
Voici les avantages que la Croix-Rouge française a constatés à l'échelle de l'entreprise depuis la mise en œuvre des boîtes de réception partagées avec Gmelius :
- Distribution du travail facilitée au sein des équipes et boîtes de réception personnelles plus légères (auparavant, les e-mails étaient transférés vers des boîtes de réception personnelles)
- Temps de réponse plus rapide car il est plus facile de voir ce qui est en attente
- Accès aux boîtes de réception partagées sur des appareils distants
- Accès aux boîtes de réception de l'entreprise pour des rôles spécifiques, utilisées par les personnes qui ont quitté l'entreprise, permettant la transmission des connaissances
- Sécurité accrue : les boîtes de réception partagées ne sont plus basées sur le partage de mots de passe, mais sont désormais partagées avec des personnes spécifiques qui peuvent perdre leur droit d'accès si l'administrateur le décide
C'est peut-être le début de leur nouvelle façon de travailler, mais ils ont encore bien plus à attendre. Cette initiative a débuté dans le but de créer un environnement collaboratif asynchrone, plus efficace et plus cohérent pour des milliers de travailleurs, afin de les aider à consacrer plus de temps à avoir un impact social plus important.
Les boîtes de réception partagées ont permis à notre organisation de déléguer le travail plus rapidement et de permettre un accès sécurisé et rapide aux boîtes aux lettres, quel que soit le rôle ou la transition d'équipe.
\. Juliette, responsable de la transformation numérique
