Les travailleurs sont submergés par surcharge numérique et l'environnement de travail hyperconnecté 24 h/24 et 7 j/7.
Nous sommes collés à nos téléphones, ordinateurs portables et ordinateurs, à répondre à des courriels, à envoyer des messages et à consulter les mises à jour de statut 24 heures sur 24.
Mais la surcharge ne s'arrête pas là. Lorsque nous ne répondons pas aux messages, nous participons à des réunions consécutives, qui sont souvent inefficaces ou constituent simplement une perte de temps.
Vous serez peut-être surpris d'apprendre que l'employé de bureau moyen :
- reçoit 121 courriels et en envoie environ 40 par jour,
- dépense 25 pour cent de la semaine lors de réunions inutiles ou lors de distractions, et
- vérifie leurs appareils mobiles jusqu'à 150 fois tous les jours.
Mais bien que nous soyons toujours « en ligne », notre productivité, notre engagement et notre moral sont en baisse.
Pourquoi ?
Parce que nous passons notre temps à répondre à des e-mails, à assister à des réunions consécutives ou à gérer les distractions.
Et malgré tout ce travail chargé, il reste très peu de temps pour réfléchir, planifier ou élaborer des stratégies.
Il est clair que notre façon de travailler ne fonctionne plus. Cela réduit la productivité, démotive les employés et coûte cher aux entreprises.
Examinons les principales causes des réunions et des e-mails sur le lieu de travail et quelques solutions simples.
Problème 1 : boîtes de réception encombrées et e-mails non pertinents
L'une des principales causes de la surcharge d'e-mails est la redoutable chaîne de transfert. Nous l'avons tous fait. Vous devez poser une question, mais pour essayer de garder l'ensemble de l'équipe au courant, vous transférez l'e-mail à tous les membres de l'équipe.
Et nous en avons tous été les bénéficiaires. Vous avez reçu une copie d'un e-mail, mais il ne vous est vraiment pas adressé. Vous l'ouvrez rapidement, vous scannez son contenu et vous le supprimez.
Rien de grave, jusqu'à ce que vous vous rendiez compte qu'un troisième de notre semaine est absorbé par ce type de gaspillage et il faut plus de 20 minutes pour revenir sur la bonne voie après une interruption.
La solution : notes par e-mail et discussions internes
Au lieu de faire appel à toute l'équipe, les notes électroniques sont un moyen simple d'ajouter des notes internes au courrier électronique d'un client. Vous pouvez soit ajouter une note pour référence ultérieure, soit @mention un membre de l'équipe demandant de l'aide.
Bien que les notes électroniques soient excellentes pour conserver un historique clair des communications internes et externes et tenir toute l'équipe informée, elles réduisent également considérablement le nombre de courriels et de réunions nécessaires.
Numéro 2 : Réunions de gestion de projet interminables
Les réunions de mise à jour de l'état d'avancement des projets sont l'un des types de réunions les plus courants. Généralement organisées par le chef de projet et impliquant l'ensemble de l'équipe, ces réunions ont pour but de rendre compte des progrès réalisés.
Bien entendu, il est impératif de rester au courant du statut de l'équipe, ainsi que de la résolution des obstacles actuels ou potentiels. Cependant, ce n'est souvent que le chef d'équipe qui profite de ce type de réunion et les autres participants perdent un temps précieux.
La solution : tableaux Kanban et planificateur de réunions
Vous pouvez plutôt utiliser des tableaux Kanban pour éliminer le besoin de réunions de mise à jour de l'état d'avancement en permettant à tous les membres d'une équipe ou d'un projet de voir l'état de chaque tâche.
Par exemple, vous pouvez transformer votre boîte de réception en style Kanban tableau de gestion de projet dans Gmail. En un seul clic, vous pouvez transformer les e-mails en fiches de tâches, affecter des tâches aux membres de l'équipe et fixer des délais d'exécution.
Les tâches de vos tableaux Kanban sont liées à la date et à l'heure de votre ordinateur, ce qui vous permet de définir facilement des délais d'exécution. De plus, toutes les tâches de votre tableau Kanban peuvent être synchronisées avec votre calendrier Google habituel.
En plus d'être un excellent moyen de suivre un projet en évolution rapide, les tableaux Kanban réduisent le besoin d'e-mails et de réunions. En créant un tableau et en le partageant avec votre équipe, chacun peut voir clairement ses tâches et ses responsabilités.
Enfin et surtout, utilisez des invitations à des réunions intelligentes pour planifier des réunions plus productives. Utilisez un application de calendrier de réunions pour intégrer votre disponibilité dans vos e-mails et éviter les allers-retours, avec des questions préalables à la réunion afin que tout le monde puisse se préparer.
Troisième numéro : Distractions et changement d'attention
Gmail et Slack sont l'une des combinaisons les plus couramment utilisées dans les bureaux modernes pour les messages externes et internes. Vous avez probablement un favori, mais en réalité, vous devez à la fois collaborer et communiquer avec succès.
L'utilisation de deux applications ou plus a ses défauts inhérents. Vous passez constamment d'un onglet à l'autre, d'une application ou d'un outil à l'autre ; votre attention est divisée et vous pourriez avoir du mal à vous souvenir de l'endroit où un document ou un message essentiel a été envoyé.
La solution : synchronisez Slack et Gmail pour une communication fluide
Nous comprenons la nécessité de Slack et de Gmail. Ils font tous deux partie intégrante de votre flux de travail.
Ainsi, au lieu de choisir entre une seule application de communication, pensez à utiliser un outil qui intègre Gmail à Slack. Désormais, tous les membres de votre équipe peuvent utiliser leur outil de communication favori et vos messages sont automatiquement mis à jour dans les deux.
Répondez à des e-mails ou laissez des notes sur votre chaîne Slack. Quoi qu'il en soit, une intégration entre Slack et Gmail met automatiquement à jour l'historique de vos communications, afin que vous puissiez toujours avoir un historique clair de toutes vos communications.
Quatrième problème : manque de transparence et manque de résultats
De nos jours, les équipes travaillent ensemble à travers les départements et les sites. Mais le courrier électronique, en tant qu'outil de communication personnalisé, n'a pas évolué au même rythme.
Des boîtes de réception individuelles, des chaînes d'e-mails distinctes destinées à des membres spécifiques de l'équipe et même la multitude d'applications et d'outils de communication signifient que les communications, les documents et les informations peuvent être conservés à de nombreux endroits différents.
Un temps précieux est perdu à rechercher des informations vitales, des réunions sont prévues pour que tout le monde soit sur la même longueur d'onde et des e-mails sont envoyés pour demander des documents.
La solution : boîtes de réception et étiquettes partagées
Les boîtes de réception et les étiquettes partagées vous permettent de collaborer avec votre équipe et de gérer collectivement les communications externes.
Avec boîtes de réception partagées, vous pouvez partager une boîte de réception complète (par exemple, les ventes ou le support client), tandis que les libellés partagés vous permettent de partager uniquement les libellés Gmail avec des membres spécifiques de l'équipe.
Cela permet à votre équipe de travailler ensemble sur des conversations partagées, d'attribuer des tâches, de répondre à des e-mails, etc., tout comme un logiciel d'assistance complexe.
Quelle que soit la personne avec laquelle vous partagez des e-mails, vous pouvez consulter l'historique de toutes les communications internes et externes, évitant ainsi d'envoyer des chaînes de transfert ennuyeuses à toute l'équipe, d'encombrer les boîtes de réception et de vous faire perdre votre temps.
Le dernier mot
Résoudre la surcharge de courriels et de réunions revient à organiser vos flux de travail et à communiquer ouvertement avec les membres de votre équipe.
Pour récapituler, voici quatre techniques faciles à mettre en œuvre pour réduire le nombre de courriels que vous recevez et le nombre de réunions auxquelles vous participez :
- Activez une communication transparente grâce aux notes de réunion et au chat interne.
- Utilisez les outils de gestion de projet pour attribuer des tâches et suivre les progrès de votre équipe.
- Créez un hub central d'informations en intégrant vos principaux canaux de communication tels que Gmail et Slack.
- Partagez des boîtes de réception et des fils de discussion avec les membres concernés de l'équipe afin que chacun puisse facilement consulter, gérer et répondre aux communications externes.
Mettez en œuvre ces techniques pour libérer votre temps précieux et rediriger l'attention vers vos priorités.
