Dans l'environnement de travail actuel, il est essentiel de disposer des bons outils pour favoriser la collaboration et la communication au sein de l'équipe. Et même si les membres de votre équipe peuvent être séparés par la distance, la rapidité des informations et des livrables les oblige à travailler ensemble plus étroitement que jamais.
Heureusement, de nombreux outils sont disponibles pour soutenir votre équipe et la rassembler.
C'est dans cet esprit que nous avons créé une liste des neuf meilleurs outils pour faciliter votre communication interne et la collaboration d'équipe. Les catégories incluent le courrier électronique, la vidéo, les réseaux sociaux, la gestion de projet, etc.
L'objectif est de trouver une solution capable de réunir votre équipe sur une plateforme conviviale afin de communiquer et de collaborer vers un objectif commun. Les outils de cette liste ont été choisis car ils sont faciles à utiliser et vous permettent d'intégrer l'ensemble de votre équipe sans avoir à suivre de longues périodes de formation.
11 outils en ligne pour la collaboration et la communication internes
Il se peut que vous n'ayez besoin que de l'un de ces outils ou que vous trouviez qu'une combinaison d'outils convient mieux à votre flux de travail. Cette liste indique ce qui est disponible afin que vous puissiez créer un ensemble d'outils spécifique répondant à vos besoins particuliers.
1. Gmelius pour la communication et la collaboration en équipe
Si vous êtes sur le réseau Google Gmail ou G Suite, Gmelius est fait pour vous.
Le principal avantage de l'utilisation de Gmelius est qu'il combine plusieurs des fonctionnalités de cette liste d'outils sans vous obliger à passer d'une plateforme à l'autre. Une fois l'installation terminée, toutes les fonctionnalités sont disponibles directement depuis votre boîte de réception Gmail.
Gmelius prend en charge les navigateurs Google Chrome, Opera, Safari et Brave, ainsi que Android et iOS pour les appareils mobiles.
Qu'est-ce qui rend Gmelius génial ?
- Transforme votre boîte de réception Gmail en un centre de travail pour la communication et la collaboration en équipe.
- Gère facilement les boîtes de réception de groupe telles que support@, sales@ ou toute autre boîte de réception partagée directement depuis Gmail.
- Suivez vos e-mails : découvrez qui a ouvert votre e-mail, quand et d'où. Sachez également si votre destinataire a cliqué sur votre lien.
- Crée des modèles d'e-mail partageables pour les messages répétitifs et ajoute des notes privées pour contextualiser vos conversations.
- Transformez vos e-mails en tâches, puis en tableaux Kanban partageables pour suivre les projets.
- Partagez des conversations par e-mail, des libellés Gmail ou l'intégralité de votre boîte de réception.
- Séquences partageables pour automatiser vos campagnes de collecte d'e-mails.
Remarque sur les prix :
Tarification de Gmelius est disponible en quatre niveaux différents avec un plan adapté à chaque taille d'équipe et à ses besoins.
Les niveaux incluent les plans Plus, Growth et Pro :
Le plan Plus commence à 12$ par utilisateur et par mois, ce qui permet de créer jusqu'à 3 espaces de travail, d'attribuer automatiquement des tâches et d'analyser les performances de l'équipe.
Le plan Growth coûte 24$ par utilisateur/mois et est idéal lorsque votre équipe cherche à développer et à optimiser ses opérations quotidiennes avec des espaces de travail illimités, une automatisation des SLA, des séquences d'e-mails et des analyses d'équipe.
Le plan Pro est notre plan le plus robuste, à partir de 36$ par utilisateur/mois, ce qui permet d'accéder à un nombre illimité d'espaces de travail, notamment des boîtes de réception, des étiquettes et des tableaux partagés. Attendez-vous à une assistance prioritaire, à une fenêtre de reporting plus large et à la possibilité de synchroniser avec Google Workspace.
2. Calendrier pour la gestion du temps
Connecter et partager vos calendriers numériques de manière intelligente vous permet d'améliorer votre productivité et votre gestion du temps.
Avec Calendrier vous pouvez partager et synchroniser les horaires avec d'autres utilisateurs. Les fonctionnalités de créneau horaire permettent de créer des événements et des invitations en quelques secondes.
Qu'est-ce qui rend Calendar génial ?
- Vous pouvez utiliser le tableau de bord de l'ordinateur ou de l'application pour accéder à votre calendrier et connecter d'autres calendriers tels que Google, Outlook et Apple.
- La planification intelligente s'appuie sur un algorithme d'apprentissage automatique pour connaître votre calendrier et automatiser la création d'événements, les invitations, les révisions et les annulations.
- Votre calendrier vous protégera contre toute réunion préexistante ou conflictuelle planifiée en même temps.
- Le calendrier transcrit automatiquement chaque réunion.
- Il vous permet de visualiser le temps que vous passez pour chaque type de réunion.
Remarque sur les prix :
Calendar propose un plan gratuit pour les utilisateurs individuels. Les plans d'affaires commencent à 10$ par mois après un essai gratuit de 30 jours.
La personnalisation et les différentes vues du calendrier sont incluses dans le plan de base gratuit. Les versions payantes incluent davantage de fonctionnalités, telles que les transcriptions des réunions et une suite d'outils d'analyse.
3. Zoom pour la vidéo
Le développement du matériel, des logiciels et des réseaux a rendu les communications vidéo plus accessibles. Zoom améliore la collaboration en ligne et les communications d'équipe grâce à la vidéo.
La plateforme cloud de Zoom dispose d'un logiciel de réunion facile à utiliser qui intègre la visioconférence, des réunions en ligne simples et des messages de groupe pour les petites et les grandes organisations.
La facilité d'utilisation, la capacité de partage et le prix font de Zoom un fournisseur de services de conférence hors pair.
Qu'est-ce qui rend Zoom génial ?
- Jusqu'à 100 participants à des vidéos interactives et 10 000 participants en lecture seule peuvent participer à une réunion.
- Tous les participants à la réunion peuvent accéder à leur flux vidéo, contrairement à d'autres services qui limitent le nombre de caméras pouvant être allumées simultanément.
- Les participants peuvent rejoindre une réunion instantanément sur des appareils dotés d'un navigateur avec vidéo HD et voix HD, ainsi qu'une fonctionnalité de détection vocale dynamique.
- Possède de multiples fonctionnalités de partage, notamment des écrans, des ordinateurs de bureau et des applications. Les utilisateurs peuvent également envoyer du texte, des images ou des fichiers audio.
- Peut héberger des réunions programmées et instantanées et les enregistrer avec un stockage local ou cloud avec cryptage SSL et cryptage AES 256 bits.
Remarque sur les prix :
Bien que la version gratuite soit limitée à 40 minutes pour les réunions de groupe, vous pouvez accueillir jusqu'à 100 participants.
À seulement 14,99$ par mois/hôte, la version Pro vous permet également de bénéficier de 100 participants, mais les réunions peuvent durer jusqu'à 24 heures. Les versions Business et Enterprise coûtent 19,99$ chacune, avec l'avantage supplémentaire d'un plus grand nombre d'hôtes, de participants et d'options de personnalisation.
4. Huddle pour la gestion de projet
La gestion de projets transfrontaliers nécessite une plateforme sécurisée et robuste. Brouiller est utilisé par les entreprises mondiales et au plus haut niveau des agences gouvernementales.
Pourtant, les petites organisations peuvent également se permettre les services proposés par l'entreprise.
Huddle se classe parmi les solutions de collaboration les plus sécurisées du secteur.
Qu'est-ce qui rend Huddle génial ?
- Gérez les tâches, le contenu, les approbations et la communication de l'équipe dans un espace accessible avec un tableau de bord personnel des activités en temps réel.
- Contrôle de version automatique pour que tout le monde dispose de la dernière version d'un fichier. Les versions précédentes sont également stockées si vous devez revenir en arrière.
- Chaque document possède son propre flux de commentaires. Grâce à @mention, des individus ou des équipes entières peuvent rester connectés aux conversations.
- Contrôlez l'accès aux fichiers en définissant des autorisations pour les individus et les équipes au sein et en dehors de l'organisation.
- Il est conforme aux cadres de protection des données des États-Unis et de l'UE et de la sphère de sécurité entre les États-Unis et la Suisse pour la collecte et l'utilisation des données personnelles.
Remarque sur les prix :
Huddle a une structure de prix qui commence à 10$ par utilisateur/mois. Chaque niveau nécessite un nombre minimum d'utilisateurs, soit 10 pour le Starter, 15 pour Huddle et 20 pour Huddle Plus.
À chaque niveau, vous bénéficiez d'un espace de stockage, d'une taille de fichier à transférer et d'espaces de travail d'équipe supplémentaires.
5. Workvivo pour une expérience communautaire
Offrir une expérience sociale permettant aux employés de se sentir connectés et engagés est au cœur de la plateforme de communication interne Workvivo.
Workvivo connecte les employés au-delà des frontières géographiques et organisationnelles grâce à une expérience communautaire hautement engageante.
Qu'est-ce qui rend Workvivo exceptionnel ?
- Les flux d'activités personnels intuitifs garantissent que les utilisateurs sont « au courant » et permettent aux employés de publier du contenu, des images et des vidéos dans l'ensemble de l'entreprise.
- Les espaces de collaboration permettent des interactions ciblées et la libre circulation des idées.
- Les « critiques » publiques constituent une large reconnaissance pour un travail bien fait.
- Les enquêtes Pulse permettent aux RH et à l'IC de connaître le sentiment et l'engagement des employés.
- L'intégration aux principales plateformes de communication, de collaboration et de gestion de contenu permet d'obtenir la meilleure combinaison de technologies.
Remarque sur les prix :
Workvivo propose une démo et un essai gratuit, au cours desquels vous pourrez obtenir des informations sur leur version premium.
6. Slack pour la messagerie
En ce qui concerne les applications de messagerie, Slack est au sommet de la chaîne alimentaire. En termes simples, il s'agit d'un salon de discussion pour l'ensemble de votre organisation. Mais c'est bien plus que cela.
Avec Slack vous pouvez organiser votre communication pour les discussions de groupe, partager des informations, envoyer des messages privés et intégrer une multitude d'applications pour gérer l'ensemble de votre flux de travail sur une seule plateforme.
Qu'est-ce qui rend Slack génial ?
- Messagerie privée et à l'échelle de l'organisation qui peut être créée pour les petits et les grands groupes.
- Une fonction glisser-déposer pour partager facilement des fichiers PDF, des images, des documents et des feuilles de calcul.
- Intègre les flux des réseaux sociaux dans les applications et les associe à des conversations sur différents canaux.
- Intégration d'un grand nombre de services tiers.
- Fonction d'archivage robuste pour les messages, les notifications, les fichiers et les projets.
Remarque sur les prix :
Slack propose une version gratuite avec des appels vocaux et vidéo individuels et 10 intégrations. La version payante commence par Standard à 6,67$ par utilisateur/mois avec une intégration illimitée, un historique des recherches et jusqu'à 15 participants pour les appels vocaux et vidéo avec partage d'écran interactif.
Le Plus coûte 12,50$ par utilisateur et par mois et possède les mêmes fonctionnalités que le Standard, plus de stockage, une garantie de disponibilité et une assistance 24h/24 et 7j/7.
7. Même page pour l'intranet
Les organisations utilisent un logiciel Intranet pour contrôler étroitement leur activité. Même page fournit une plate-forme permettant de partager toutes les communications avec tous les membres de cet écosystème.
Les équipes d'une organisation peuvent créer des canaux et utiliser les outils intégrés pour communiquer et collaborer.
Qu'est-ce qui rend Samepage génial ?
- Vous pouvez créer des canaux de communication inter-équipes sous forme d'espaces sécurisés pour organiser les départements, les projets et les personnes.
- Permettez aux membres de collaborer au sein de n'importe quelle équipe ouverte et diffusez en direct les mises à jour des conversations précédentes.
- Recherchez du contenu d'équipe, des conversations et des personnes dans tous les projets sur n'importe quel appareil et partagez-les sur votre bureau ou sur un service de partage de fichiers.
- Communiquez par messagerie instantanée par texte, voix ou vidéo avec les membres ou les invités.
- Faites venir des invités extérieurs à l'organisation dont l'accès est limité.
Remarque sur les prix :
Samepage propose une version gratuite avec des fonctionnalités étendues, notamment 10 équipes, des appels vocal/vidéo directs et plus encore.
La version Pro coûte 7$ par membre et par mois et offre un nombre illimité d'équipes et de sous-équipes, des capacités d'administration étendues et une intégration avancée, pour ne citer que quelques-unes des fonctionnalités.
8. SnapComms pour les notifications push
Les notifications push permettent aux organisations de diffuser des informations rapidement et efficacement à de petits ou grands groupes. La technologie permet de tenir votre personnel informé en temps réel de tout développement d'un projet ou de l'organisation dans son ensemble.
Snap Comms peut même envoyer une notification push visuelle directement sur le bureau, le mobile ou l'affichage numérique avec News Ticker.
Qu'est-ce qui rend SnapComms si génial ?
- Il permet de réduire considérablement les notifications pour atteindre les employés, quel que soit l'appareil qu'ils utilisent.
- Un bouton de panique envoie des alertes d'urgence en plein écran aux ordinateurs, aux appareils mobiles et aux grands écrans.
- Dispose de rapports détaillés avec preuve de livraison pour chaque message et arrête la notification sur les autres appareils une fois qu'elle est reconnue sur un appareil.
- Fournit des vidéos internes aux appareils mobiles.
- Possède des fonctionnalités de gamification mobile.
Remarque sur les prix :
SnapComms propose une version d'essai gratuite de 30 jours. Si vous souhaitez la version premium, le coût des frais de licence dépend du nombre d'utilisateurs, de la solution d'hébergement et des achats effectués sur SnapComms Channel.
9. Dropbox pour le partage de fichiers
Le fait de disposer d'un référentiel fiable pour toutes vos données en un seul endroit central signifie que vous et votre équipe saurez où elles se trouvent à tout moment.
Dropbox est une plateforme éprouvée permettant de stocker ces données et de les rendre disponibles à tout moment et en tout lieu.
Qu'est-ce qui rend Dropbox si intéressant ?
- Il offre une excellente proposition de valeur pour la quantité de stockage qu'il fournit et vous pouvez obtenir autant d'espace que vous le souhaitez.
- Le cryptage AES 256 bits et SSL est utilisé pour garantir la protection de vos données à tout moment. La protection s'étend à la restauration illimitée des fichiers et à l'historique des versions.
- La synchronisation intelligente vous permet d'accéder aux fichiers de votre compte depuis votre bureau sans occuper d'espace sur votre disque dur.
- Partagez votre flux de travail avec vos équipes, vos partenaires et vos clients et suivez la progression de leur engagement.
- Prenez le contrôle à l'aide de la console d'administration pour les journaux d'audit et le nettoyage à distance des appareils.
Remarque sur les prix :
Dropbox propose des forfaits pour les particuliers et les équipes. Le forfait Plus individuel vous offre 1 To de stockage pour 8,25$ par mois et 2 To pour 16,58$ par mois avec le forfait Professional.
Pour les équipes, cela commence par le plan Standard pour 12,50$ par utilisateur/mois pour 3 To et 20$ par utilisateur/mois pour autant d'espace que nécessaire.
10. Evernote Business pour la gestion des connaissances
Toutes les données étant générées, les organisations ont besoin d'un outil de gestion des connaissances dans le cadre de leur solution de communication et de collaboration internes.
Evernote Business garde une trace de toutes vos informations afin qu'elles puissent être partagées de n'importe où, y compris hors ligne.
Qu'est-ce qui fait la force d'Evernote Business ?
- Capture les idées sous forme de notes, d'images et de mémos enregistrés afin que vous puissiez rester organisé où que vous soyez.
- Trouvez des mots dans des notes manuscrites, des images de tableaux blancs, des post-it et des listes de tâches numérisées dans Evernote.
- Partagez les notes avec les clients et les équipes où que vous soyez.
- Il peut gérer des moments personnels ou les projets les plus importants.
- Utilisez votre smartphone comme appareil de numérisation et transformez les images en documents consultables.
Remarque sur les prix :
Evernote Basic est la version gratuite pour prendre des notes simples. Avec Evernote Premium, vous pouvez tout organiser vous-même pour 7,99$ par mois.
Si vous souhaitez ajouter votre équipe, vous aurez besoin d'Evernote Business à partir de 14,99$ par utilisateur/mois.
11. Félicitations pour l'engagement des employés
Pour que les employés se sentent connectés à leur lieu de travail, il faut une communication et un engagement efficaces. Reconnaître leurs réalisations est une façon d'y parvenir.
Félicitations est utilisé par Shell, Marriot, DHL Express et d'autres grandes marques pour partager des commentaires avec leurs employés afin de réduire le chiffre d'affaires et d'améliorer les performances.
Qu'est-ce qui rend Kudos génial ?
- Informations et statistiques faciles à interpréter pour évaluer les performances individuelles grâce à un tableau de bord d'engagement.
- Créez des commentaires continus en temps réel pour savoir ce que pensent les employés tout au long de l'année au lieu de procéder à un examen annuel.
- Apprenez à connaître votre personnel en répondant à des sondages et à des enquêtes pour mesurer l'engagement et le sentiment des employés.
- Utilisez les outils sociaux pour annoncer les réalisations, les profils des employés, publier des bulletins d'information, des messages généraux et des publications de statut.
- Atteignez vos objectifs et augmentez le retour sur investissement de votre entreprise en reconnaissant les membres de l'équipe.
Remarque sur les prix :
Vous vous inscrivez pour bénéficier d'une démo et d'un essai gratuit.
Choisir le bon outil pour la communication interne
N'oubliez pas qu'il n'existe pas d'outil parfait, ni d'outil qui résoudra tous vos problèmes de communication. Lorsque vous choisissez le bon outil, tenez compte de la manière dont votre équipe collabore et des objectifs finaux de votre flux de travail.
Il est fort probable que vous deviez combiner des outils pour trouver une solution adaptée à votre équipe. Dans la mesure du possible, essayez d'utiliser une solution qui combine des fonctionnalités clés et qui présente une faible courbe d'apprentissage afin que votre équipe puisse profiter directement des avantages.
L'objectif est de mettre en œuvre des solutions qui permettent à votre équipe de se concentrer sur ses tâches principales sans avoir à se soucier des outils qui l'aideront à y parvenir.
Découvrez comment Gmelius peut aider votre équipe à maîtriser la communication interne.
