3 avantages d'un logiciel de collaboration par e-mail que vous ne pouvez pas vous permettre de négliger

Collaborer sur des projets dans un monde de plus en plus numérique est un défi. Alors que de plus en plus d'équipes opèrent depuis différents sites distants, le travail d'équipe et la collaboration sont devenus de plus en plus compliqués ; les différences de fuseau horaire à elles seules compliquent la coordination du travail. Bien que les réunions, les conférences téléphoniques et les chats par messagerie instantanée Zoom facilitent la collaboration, de nombreuses équipes recherchent toujours de nouvelles opportunités.

La polyvalence et l'efficacité du courrier électronique en ont fait une forme standard de communication professionnelle. Les mêmes qualités font des logiciels de collaboration par e-mail une valeur inestimable pour les équipes en activant le potentiel du courrier électronique en tant que plateforme collaborative. Cet article définit un logiciel de collaboration par e-mail, explore ses nombreux avantages et décrit comment le mettre en œuvre pour votre équipe.

Qu'est-ce qu'un logiciel de collaboration par e-mail ?

Pour l'interaction avec l'entreprise ou la marque, 74 % des personnes interrogées ont choisi le courrier électronique comme mode de communication préféré. Conçu à l'origine pour les communications individuelles, le courrier électronique a considérablement évolué au fil des ans.

Outre ses utilisations standard, différentes solutions de messagerie offrent également des opportunités de collaboration. À mesure que le courrier électronique continue d'évoluer, des fonctionnalités telles que les boîtes de réception partagées et les listes de distribution gagnent également en popularité. Bien que chacune de ces fonctions puisse avoir un impact commercial positif, les logiciels de collaboration par courrier électronique peuvent améliorer les concepts individuels pour qu'ils fonctionnent ensemble de manière synergique.

Un logiciel de collaboration par e-mail associe le courrier électronique à des fonctionnalités collaboratives pour rationaliser la communication et unifier les opérations de l'équipe. Les équipes peuvent optimiser le travail d'équipe en centralisant la communication sur une seule plateforme. Parmi les exemples, citons une boîte de réception collaborative Google ou une boîte aux lettres partagée Outlook. Les deux options permettent aux équipes de collaborer par e-mail en attribuant des conversations et en consultant les e-mails en un seul endroit.

Avantages des logiciels de collaboration

À quelle fréquence vos équipes rencontrent-elles des problèmes de collaboration ? Cela a-t-il eu une incidence sur la productivité de l'entreprise au point que vous avez envisagé d'investir dans une nouvelle solution logicielle ? Si c'est le cas, la collaboration par e-mail est le point de départ idéal. Logiciel de collaboration par e-mail réduit les problèmes courants sur le lieu de travail tels que les problèmes de communication, la baisse de productivité et la désorganisation des flux de travail.

Les avantages supplémentaires des logiciels de collaboration incluent :

• Une plateforme unique pour une communication centralisée
• Gestion des tâches simplifiée avec moins d'applications à gérer
• Des flux de travail organisés et transparents
• Productivité accrue au sein des équipes à distance ou en présentiel
• Collaboration simple à tout moment et en tout lieu

Bien que les chefs d'équipe disposent de nombreuses options pour favoriser la collaboration au sein d'une équipe dispersée, les avantages d'un logiciel de collaboration par courrier électronique en font un choix évident. Travailler ensemble à partir d'une plateforme partagée est une solution efficace. Au lieu de basculer entre différents comptes de messagerie ou applications de communication, les logiciels de collaboration permettent aux équipes de travailler ensemble à partir de la même plateforme unifiée.

3 raisons d'utiliser Gmelius, une solution de collaboration par e-mail basée sur l'IA pour les équipes

Gmelius aide les équipes à créer une boîte de réception partagée collaborative à l'aide de Gmail. En tant que plateforme de communication et de collaboration au sein de Gmail, Gmelius améliore les fonctionnalités d'une boîte de réception partagée et les étend avec des fonctionnalités collaboratives, telles que des intégrations pour rationaliser la communication, la gestion de projet et les opérations internes.

Voici quelques exemples de la manière dont le logiciel de collaboration par e-mail de Gmelius peut bénéficier à votre équipe.

1. Atteignez une efficacité maximale

Plutôt que de passer d'un compte à l'autre, Gmelius permet à votre groupe de gérer les adresses e-mail de manière collaborative, sans partager de mots de passe ni de connexion. Chaque utilisateur peut se connecter à son compte Gmail individuel, ce qui réduit le besoin de comptes d'entreprise distincts.

Le logiciel de collaboration par e-mail de Gmelius aide les équipes à éliminer les longs fils de discussion, le cc'ing et le transfert en attribuant des e-mails à la place et en partageant des notes contextuelles dans les marges latérales pour des mises à jour en temps réel.

Startups peuvent tirer d'énormes avantages de la mise en œuvre d'un logiciel de messagerie tel que Gmelius, car il s'intègre aux outils quotidiens que votre équipe connaît déjà. Et comme Gmelius se trouve dans votre compte Gmail, une formation minimale est requise. Une architecture de synchronisation bidirectionnelle unique améliore encore des outils tels que Slack, Google Workspace et bien d'autres. Le fait de travailler à partir d'une seule plateforme permet d'optimiser l'efficacité de la boîte de réception de votre entreprise.

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2. Organisez votre boîte de réception

Gmail propose des libellés Gmail pour une meilleure organisation. Gmelius améliore encore cette fonctionnalité en permettant aux membres de l'équipe de partager des étiquettes Gmail entre eux. Il peut être fastidieux de parcourir une boîte de réception pour trouver un e-mail en particulier.

‍Étiquettes Gmail partagées éliminez les boîtes de réception encombrées en permettant aux membres de l'équipe de trier les e-mails entrants selon les étiquettes correspondantes pour une visibilité et une organisation claires. De plus, la plateforme utilise l'intelligence artificielle pour baliser automatiquement les e-mails provenant de différents départements, sujets, clients, etc.

Triez les communications avec les clients en un seul endroit pour éliminer le risque que des e-mails entrants ou des tâches passent entre les mailles du filet. Les opportunités manquées pouvant entraver les activités de l'entreprise, les libellés Gmail partagés réduisent ce risque en renforçant la confiance dans les efforts de correspondance de votre équipe.

3. Rationalisez la gestion de projet

Lors de vos recherches sur les avantages des logiciels de collaboration, vous avez peut-être négligé la gestion de projet. Cet oubli peut être dû à la fréquence à laquelle les entreprises doivent investir dans des outils distincts pour gérer leurs projets. Avec Gmelius, les équipes peuvent toutefois collaborer à l'aide de Gmail Kanban et de tableaux Trello. Les tableaux Kanban proposent des solutions visuelles de gestion de projet pour les équipes et augmentent la transparence pour tous les membres invités.

Les boîtes de réception ou les libellés Gmail peuvent être convertis en tableaux Kanban en permettant à votre équipe de transformer n'importe quelle conversation par e-mail en fiche de tâches. Chaque tâche peut ensuite être déplacée d'une colonne à l'autre, offrant ainsi une transparence quant à l'état de chaque tâche. Cela permet d'économiser des heures à copier-coller des informations sur une plateforme de gestion de projet distincte.

De plus, les tableaux Kanban peuvent être convertis en tableaux Trello, et vice-versa. Les membres de l'équipe peuvent travailler directement depuis Gmail ou Trello, selon leurs préférences, afin de simplifier davantage la gestion de projet.

Conclusion

Au début, il peut sembler difficile de trouver un logiciel de collaboration par e-mail qui fasse tout cela, mais Gmelius offre tout ce dont votre équipe a besoin, et plus encore, depuis votre compte Gmail existant.

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