Para entregar mensagens rápidas e precisas, as empresas recorrem ao e-mail. O e-mail pode melhorar a comunicação e agilizar o fluxo de trabalho. No entanto, muitas equipes não utilizam o e-mail em todo o seu potencial.
Muitas vezes, as equipes usam contas de e-mail individuais para atender às solicitações da empresa. Isso significa que os endereços de e-mail da empresa, como support@ e contact@, estão sendo encaminhados para vários funcionários. Isso pode criar desorganização, pois as equipes precisam saber quais e-mails se aplicam a elas e quais precisam de uma resposta.
Sua equipe precisa de uma solução de caixa de correio compartilhada para agilizar os tempos de resposta e melhorar a produtividade. As caixas de correio compartilhadas são mais eficazes se várias pessoas da sua equipe precisarem acessar a mesma caixa de entrada com informações da empresa, solicitações de suporte e outros assuntos internos críticos.
Este artigo ajudará você a determinar se sua equipe está pronta para se converter em uma caixa de correio compartilhada e os muitos benefícios que essa conversão pode oferecer à sua empresa.
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O problema com o e-mail
A comunicação faz parte de todas as funções, e o e-mail geralmente é o principal concorrente. Embora o e-mail seja um componente vital da maioria das posições, geralmente leva mais tempo para ser abordado do que o necessário.
UM Pesquisa Zapier de 1.000 trabalhadores descobriram que 90% relataram que até cinco horas de sua jornada de trabalho são gastas em coordenação. No entanto, 18% disseram que gastam menos de uma hora por dia nas principais funções do trabalho. Como resultado, o e-mail se torna uma tarefa complicada que pode tirar o foco de outras responsabilidades críticas. Se sua equipe passa mais tempo coordenando do que concluindo tarefas, talvez seja hora de uma solução melhor.
Alguns sinais de que talvez seja hora de converter para uma caixa de correio compartilhada:
- a caixa de entrada da sua empresa está ficando desordenada
- os e-mails estão se perdendo na tradução
- e-mails ficam sem resposta
- sua equipe está sempre fazendo CC'ing, BCC'ing e encaminhando e-mails
- sua equipe está recebendo respostas duplas
- você está compartilhando senhas de e-mail para gerenciar uma caixa de entrada
A falta de organização e a falta de comunicação são os principais problemas associados às caixas de entrada individuais. Mas, para sua sorte, há muitos benefícios que uma caixa de correio compartilhada pode oferecer para corrigir esses desafios comuns e criar um fluxo de trabalho melhor para sua equipe.
O que é uma caixa de correio compartilhada?
UM caixa de correio compartilhada é uma caixa de entrada de e-mail que permite que mais de uma pessoa da sua equipe envie, receba e gerencie e-mails do mesmo endereço de e-mail. Os gerentes podem compartilhar permissões com determinados membros da equipe para gerenciar a caixa de entrada da equipe juntos. As caixas de correio compartilhadas comuns serão parecidas com; support@ [companyname] .com, sales@ [companyname] .com ou accounting@ [companyname] .com.
Benefícios de uma caixa de correio compartilhada
O gerenciamento adequado de e-mails pode economizar tempo, aumentar a produtividade e estabelecer uma comunicação clara entre a equipe. Aqui estão alguns dos principais benefícios se você estiver pensando em atualizar seu e-mail de equipe para uma caixa de correio compartilhada.
Um local central para todos os e-mails
Gerenciar todos os esforços de comunicação a partir de um local central é uma ótima prática comercial. Sua empresa não apenas economizará dinheiro investindo em vários serviços de terceiros, mas uma caixa de correio compartilhada também aumentará a produtividade entre os funcionários para reduzir o risco de erros dispendiosos causados por falhas de comunicação.
Ter um local para todos os e-mails da empresa mantém o material confidencial seguro para todos os usuários acessarem. Em vez de os membros da equipe usarem vários endereços de e-mail com várias senhas, eles podem usar seu login pessoal para acessar sua conta de caixa de correio compartilhada. Isso economiza tempo e evita riscos de segurança, pois não há vários logins ou compartilhamento de senhas.
Linha clara de comunicação
Uma linha de comunicação pode ser interrompida por meio de inúmeras conversas de e-mail ou de membros da equipe que negligenciam o contato com o colega certo. As caixas de correio compartilhadas ajudam a corrigir esse problema comum, eliminando a necessidade de usar Cc, Bcc ou encaminhar e-mails. Todos na sua equipe podem ler e gerenciar e-mails na mesma caixa de entrada, permitindo um histórico claro de comunicação, sem respostas duplicadas ou mensagens não lidas.
As equipes também podem compartilhar e delegar e-mails a outras pessoas para estabelecer a responsabilidade entre a equipe. Uma caixa de correio compartilhada pode garantir transparência e incentivar a colaboração entre uma equipe que contas individuais não conseguem. Isso é particularmente benéfico se sua equipe opera remotamente à medida que a colaboração se torna mais fácil e aumenta a produtividade entre uma equipe dispersa.
fluxo de trabalho automatizado
Automação é a chave para um fluxo de trabalho organizado. Embora uma caixa de correio compartilhada possa ajudar sua equipe a colaborar melhor, a automação pode ajudar a garantir que sua caixa de entrada permaneça organizada e responda prontamente a todos os e-mails.
Ao definir regras de automação em sua caixa de correio compartilhada, as equipes podem automatizar as respostas por e-mail, classificar os e-mails recebidos e definir filtros para uma melhor organização. Simplifique o trabalho pesado para que sua equipe passe menos tempo lidando com uma caixa de entrada desordenada e mais tempo em tarefas específicas de cada função.
Converta em uma caixa de correio compartilhada com o Gmelius
Se você é uma das milhões de empresas que usam o Gmail para suas comunicações comerciais, o Gmelius tem a solução perfeita para você. Gmelius oferece um solução de caixa de entrada compartilhada projetado com uma abordagem que prioriza a colaboração.
As equipes podem aproveitar os vários recursos de uma caixa de correio compartilhada diretamente no Gmail. A caixa de entrada compartilhada do Gmelius permite que as equipes gerenciem qualquer e-mail da equipe a partir do Gmail, deleguem e-mails aos membros da equipe, transformem e-mails em tickets acionáveis, deixem notas e conduzam conversas internas diretamente ao lado de um e-mail.
Gmelius também se integra com outros Extensões do Google Workspace bem como Slack, Trello, Zapier, Zoom e Loom. Você pode aprimorar a colaboração da sua equipe comunicando e-mails diretamente do Gmail para um canal do Slack ou um quadro do Trello.
Pronto para começar?
O processo é simples se você estiver pronto para converter em uma caixa de correio compartilhada com Gmelius.
1. Inscrever-se para Gmelius.
2. Adicione o endereço de e-mail que você deseja compartilhar.
3. Selecione com quais membros da sua equipe você gostaria de compartilhar a caixa de entrada.
4. Clique em “compartilhar com” (você também pode adicionar automaticamente futuros membros da equipe).
5. Selecione “Concluído”.
6. Instale o Extensão do navegador Gmelius e/ou aplicativo móvel.
Após a conclusão, todos os membros relevantes da equipe receberão automaticamente uma notificação por e-mail para se juntarem à sua equipe.
A forma como uma equipe trabalha em conjunto pode produzir resultados positivos que estimulam o crescimento de uma empresa. Sua equipe pode criar um ambiente colaborativo diretamente do e-mail, convertendo-o em uma caixa de correio compartilhada.
Se você ainda não tiver certeza se está pronto para converter em uma caixa de correio compartilhada, você pode experimente o Gmelius gratuitamente! O Gmelius oferece um teste gratuito de 14 dias, para que você possa ver se uma caixa de correio compartilhada é a opção perfeita para sua equipe.
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