In ein geteiltes Postfach umwandeln: So erfahren Sie, ob Ihr Team bereit ist

Um schnelle und genaue Nachrichten zu übermitteln, setzen Unternehmen auf E-Mails. E-Mail kann für eine bessere Kommunikation sorgen und Arbeitsabläufe optimieren. Viele Teams nutzen E-Mail jedoch nicht in vollem Umfang.

Oft verwenden Teams individuelle E-Mail-Konten, um Unternehmensanfragen zu bearbeiten. Das heißt, Unternehmens-E-Mail-Adressen wie support@ und contact@ werden an zahlreiche Mitarbeiter weitergeleitet. Dies kann zu Unordnung führen, da Teams herausfinden müssen, welche E-Mails für sie gelten und welche beantwortet werden müssen.

Ihr Team benötigt eine gemeinsame Postfachlösung, um die Reaktionszeiten zu verkürzen und die Produktivität zu verbessern. Gemeinsame Postfächer sind am effektivsten, wenn mehrere Personen in Ihrem Team Zugriff auf denselben Posteingang mit Unternehmensinformationen, Support-Anfragen und anderen wichtigen internen Angelegenheiten benötigen.

In diesem Artikel erfahren Sie, ob Ihr Team für die Umstellung auf ein gemeinsam genutztes Postfach bereit ist und welche vielen Vorteile diese Umstellung für Ihr Unternehmen bieten kann.

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Das Problem mit der E-Mail

Kommunikation ist Teil jeder Rolle, und E-Mail ist oft der Hauptanwärter. Obwohl E-Mails ein wichtiger Bestandteil der meisten Positionen sind, nimmt die Bearbeitung in der Regel mehr Zeit in Anspruch als nötig.

EIN Zapier-Umfrage von 1.000 Arbeitnehmern gaben an, dass 90% angaben, bis zu fünf Stunden ihres Arbeitstages für die Koordination aufzuwenden. 18% gaben jedoch an, weniger als eine Stunde am Tag mit Kernaufgaben zu verbringen. Infolgedessen wird E-Mail zu einer umständlichen Aufgabe, die den Fokus von anderen wichtigen Aufgaben ablenken kann. Wenn Ihr Team mehr Zeit mit der Koordination als mit der Erledigung von Aufgaben verbringt, ist es möglicherweise an der Zeit für eine bessere Lösung.

Einige Anzeichen dafür, dass es an der Zeit sein könnte, zu einem gemeinsam genutzten Postfach zu wechseln:

• Ihr Unternehmens-Posteingang wird unübersichtlich
• E-Mails gehen in der Übersetzung verloren
• E-Mails bleiben unbeantwortet
• Ihr Team ist ständig am CC'ing, BCC'ing und leitet E-Mails weiter
• dein Team bekommt doppelte Antworten
• Sie teilen E-Mail-Passwörter, um einen Posteingang zu verwalten

Mangelnde Organisation und schlechte Kommunikation sind die Hauptprobleme, die mit einzelnen Posteingängen verbunden sind. Aber zum Glück gibt es viele Vorteile, die ein gemeinsames Postfach bieten kann, um diese häufig auftretenden Herausforderungen zu lösen und einen besseren Arbeitsablauf für Ihr Team zu schaffen.

Was ist ein geteiltes Postfach?

EIN geteiltes Postfach ist ein E-Mail-Posteingang, der es mehr als einer Person in Ihrem Team ermöglicht, E-Mails von derselben E-Mail-Adresse aus zu senden, zu empfangen und zu verwalten. Manager können Berechtigungen mit bestimmten Teammitgliedern teilen, um gemeinsam einen Team-Posteingang zu verwalten. Gemeinsame Postfächer sehen etwa so aus: support@ [Firmenname] .com, sales@ [Firmenname] .com oder accounting@ [Firmenname] .com.

Vorteile eines gemeinsamen Postfachs

Richtiges E-Mail-Management kann Zeit sparen, die Produktivität steigern und eine klare Kommunikation innerhalb eines Teams sicherstellen. Hier sind einige wichtige Vorteile, wenn Sie erwägen, Ihre Team-E-Mail auf ein gemeinsam genutztes Postfach hochzustufen.

Ein zentraler Ort für alle E-Mails

Die Verwaltung aller Kommunikationsbemühungen von einem zentralen Standort aus ist eine hervorragende Geschäftspraxis. Ihr Unternehmen spart nicht nur Geld durch Investitionen in zahlreiche Dienste von Drittanbietern, sondern ein gemeinsam genutztes Postfach erhöht auch die Produktivität der Mitarbeiter, sodass das Risiko kostspieliger Fehler aufgrund von Kommunikationsfehlern verringert wird.

Ein einziger Ort für alle Unternehmens-E-Mails sorgt dafür, dass vertrauliches Material für alle Benutzer sicher zugänglich ist. Anstatt dass Teammitglieder mehrere E-Mail-Adressen mit zahlreichen Passwörtern verwenden müssen, können sie ihr persönliches Login verwenden, um auf ihr gemeinsames Postfachkonto zuzugreifen. Das spart Zeit und verhindert Sicherheitsrisiken, da keine Mehrfachanmeldungen oder das Teilen von Passwörtern erforderlich sind.

Klare Kommunikationslinie

Eine Kommunikationslinie kann durch unzählige E-Mail-Threads unterbrochen werden oder Teammitglieder versäumen, den richtigen Kollegen zu kontaktieren. Gemeinsam genutzte Postfächer helfen dabei, dieses häufig auftretende Problem zu beheben, da E-Mails nicht mehr per Cc, Bcc oder Weiterleiten von E-Mails erforderlich sind. Jeder in Ihrem Team kann E-Mails aus demselben Posteingang lesen und verwalten, sodass ein übersichtlicher Kommunikationsverlauf ohne doppelte Antworten oder ungelesene Nachrichten möglich ist.

Teams können E-Mails auch teilen und an andere delegieren, um die Rechenschaftspflicht innerhalb eines Teams festzulegen. Ein gemeinsames Postfach kann für Transparenz sorgen und die Zusammenarbeit innerhalb eines Teams fördern, was einzelne Konten nicht können. Dies ist besonders vorteilhaft, wenn Ihr Team aus der Ferne arbeitet, da die Zusammenarbeit einfacher wird und die Produktivität eines verteilten Teams erhöht wird.

Automatisierter Arbeitsablauf

Automatisierung ist der Schlüssel zu einem organisierten Arbeitsablauf. Ein geteiltes Postfach kann Ihrem Team zwar helfen, besser zusammenzuarbeiten, aber die Automatisierung kann dazu beitragen, dass Ihr Posteingang organisiert bleibt und alle E-Mails umgehend bearbeitet werden.

Durch die Festlegung von Automatisierungsregeln in Ihrem gemeinsamen Postfach können Teams E-Mail-Antworten automatisieren, eingehende E-Mails sortieren und Filter für eine bessere Organisation einrichten. Optimieren Sie die Routinearbeit für Ihr Team, sodass Sie weniger Zeit mit der Bearbeitung eines überfüllten Posteingangs verbringen und mehr Zeit mit rollenspezifischen Aufgaben verbringen können.

Mit Gmelius in ein geteiltes Postfach umwandeln

Wenn Sie zu den Millionen von Unternehmen gehören, die Gmail für Ihre Geschäftskommunikation verwenden, hat Gmelius die perfekte Lösung für Sie. Gmelius bietet eine Lösung für gemeinsam genutzten Posteingang entworfen mit einem Ansatz, bei dem die Zusammenarbeit an erster Stelle steht.

Teams können die vielen Funktionen eines gemeinsamen Postfachs direkt in ihrem Gmail nutzen. Der gemeinsame Posteingang von Gmelius ermöglicht es Teams, alle Team-E-Mails von Gmail aus zu verwalten, E-Mails an Teammitglieder zu delegieren, E-Mails in umsetzbare Tickets umzuwandeln, Notizen zu hinterlassen und interne Konversationen direkt neben einer E-Mail zu führen.

Gmelius lässt sich auch in andere integrieren Google Workspace-Erweiterungen sowie Slack, Trello, Zapier, Zoom und Loom. Du kannst die Zusammenarbeit im Team verbessern, indem du E-Mails direkt aus Gmail in einen Slack-Kanal oder ein Trello-Board sendest.

Bereit loszulegen?

Der Vorgang ist einfach, wenn Sie dazu bereit sind in ein geteiltes Postfach konvertieren mit Gmelius.

1. Anmeldung für Gmelius.

2. Fügen Sie die E-Mail-Adresse hinzu, die Sie teilen möchten.

3. Wählen Sie aus, mit welchen Mitgliedern Ihres Teams Sie den Posteingang teilen möchten.

4. Klicken Sie auf „Teilen mit“ (Sie können auch automatisch zukünftige Teammitglieder hinzufügen).

5. Wählen Sie „Fertig“.

6. Installieren Sie den Gmelius-Browsererweiterung und/oder mobile Anwendung.

Nach Abschluss des Vorgangs erhalten alle relevanten Teammitglieder automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung, um Ihrem Team beizutreten.

Die Art und Weise, wie ein Team zusammenarbeitet, kann zu positiven Ergebnissen führen, die einem Unternehmen Wachstum bescheren. Ihr Team kann direkt von der E-Mail aus eine Umgebung für die Zusammenarbeit aufbauen, indem es sie in ein gemeinsames Postfach umwandelt.

Wenn Sie sich immer noch nicht sicher sind, ob Sie bereit sind, in ein gemeinsam genutztes Postfach zu konvertieren, können Sie Gmelius kostenlos testen! Gmelius bietet eine 14-tägige kostenlose Testversion an, damit Sie sehen können, ob ein geteiltes Postfach die perfekte Option für Ihr Team ist.

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