A Cruz Vermelha Francesa é uma associação de 60.000 voluntários comprometidos há quase 150 anos em várias frentes na luta contra a insegurança e uma empresa sem fins lucrativos com 20.000 funcionários em mais de 700 estabelecimentos.
Como você pode imaginar, há muita comunicação e coordenação por e-mail acontecendo interna e externamente nesta Sociedade Nacional da maior entidade humanitária do mundo.
O problema
O e-mail não foi criado para colaboração
Quando a Cruz Vermelha Francesa migrou 10.000 e-mails em grupo do Microsoft Outlook para o Google Workspace, eles estavam procurando uma plataforma para adicionar ao Gmail com mais recursos de colaboração por meio da atribuição de conversas por e-mail, adição de tags e colaboração usando notas de e-mail.
Frédéric Bousson, diretor de informações, e Juliette Valains, diretora de transformação digital, também estavam procurando uma maneira simples de transferir informações com segurança de um voluntário ou funcionário para outro durante transições de emprego ou mudanças de turno. Eles precisavam de uma forma de transferir o fluxo de comunicação por e-mail com maior transparência, propriedade e delegação da carga de trabalho em milhares de iniciativas e funcionários.
O Gmelius oferece recursos de caixa de entrada compartilhada que permitem que eles mantenham suas caixas de correio compartilhadas com a migração e criem novos usos colaborativos, transfiram informações com mais segurança e distribuam a carga de trabalho com mais eficiência.
Precisávamos migrar 10.000 e-mails de grupo do Microsoft Outlook para o Google Workspace. Gmelius nos ajudou a convertê-los em Caixas de entrada compartilhadas que tinham mais recursos de colaboração.
\. Juliette, diretora de transformação digital
A solução
Uma implantação simples do Gmelius
Integrar mais de 40.000 pessoas é tão desafiador quanto parece, mas a equipe da Cruz Vermelha Francesa estava determinada a criar um espaço mais colaborativo e seguro não apenas para seus 15.000 funcionários, mas também para mais de 30.000 voluntários dinâmicos.
O recurso mais atraente do Gmelius é que ele é automaticamente integrado à caixa de entrada do Gmail de cada usuário para facilitar a implantação. Não há nenhuma ferramenta nova a ser adotada e a instalação leva alguns segundos.
\. Juliette, diretora de transformação digital
Para garantir uma integração bem-sucedida, o plano era começar com um de nossos principais recursos, as caixas de entrada compartilhadas, mas limitando os usuários a atribuir e classificar apenas e-mails. Esse foi o ponto de partida para treinar progressivamente mais de 40.000 pessoas para adaptar uma nova forma colaborativa de trabalhar.
Hoje, a Cruz Vermelha Francesa usa 8.000 caixas de entrada compartilhadas para três usos principais:
- Caixa de entrada da empresa: vinculado à função específica de alguém
- Caixa de entrada da equipe para uso externo: por exemplo, caixa de entrada compartilhada global para uma equipe de assistentes em um hospital ou uma equipe de socorristas em um escritório local da Cruz Vermelha que precisam se comunicar com as autoridades locais
- Caixa de entrada da equipe para uso interno: por exemplo, equipe de TI responsável pela implantação do Google Workspace, respondendo perguntas internas; ou pelo departamento de comunicação na sede da Cruz Vermelha Francesa
O resultado
Maior segurança e tempos de resposta rápidos
Você pode estar pensando: bem, como apenas um recurso simples pode melhorar as condições de trabalho de mais de 40.000 pessoas?
Aqui estão os benefícios que a Cruz Vermelha Francesa obteve em toda a empresa desde a implementação das caixas de entrada compartilhadas com o Gmelius:
- Distribuição mais fácil do trabalho dentro das equipes e caixas de entrada pessoais mais leves (anteriormente, os e-mails eram transferidos para caixas de entrada pessoais)
- Tempo de resposta mais rápido, pois é mais fácil ver o que está pendente
- Acesso a caixas de entrada compartilhadas em dispositivos remotos
- Acesso às caixas de entrada da empresa para funções específicas, usadas por pessoas que deixaram a empresa, permitindo a transmissão de conhecimento
- Maior segurança: as caixas de entrada compartilhadas não são mais baseadas no compartilhamento de senhas, mas agora são compartilhadas com pessoas específicas que podem perder o direito de acesso se decidido pelo administrador
Esse pode ser o começo de sua nova forma de trabalhar, mas eles têm muito mais pelo que esperar. Essa iniciativa começou com o objetivo de criar um ambiente colaborativo mais eficiente, coeso e assíncrono para milhares de trabalhadores, o que, em última análise, os ajuda a concentrar mais tempo em causar um maior impacto social.
As caixas de entrada compartilhadas permitiram que nossa organização delegasse trabalho com mais rapidez e permitisse acesso seguro e rápido às caixas de correio com qualquer função ou transição de turno.
\. Juliette, diretora de transformação digital
