Optimieren Sie Ihren E-Mail-Thread: Best Practices für 2025

E-Mail-Threading ist ein Algorithmus, den Gmail verwendet, um Ihren Posteingang zu organisieren. Obwohl Sie diesen Vorgang automatisch abschließen können, sollten Sie einige wichtige bewährte Methoden für E-Mail-Threads berücksichtigen, die Ihnen helfen können, die Nutzung dieses Algorithmus vollständig zu optimieren.

Was ist ein E-Mail-Thread und wie funktioniert er?

Ein E-Mail-Thread beginnt normalerweise mit einer einzelnen E-Mail und wächst durch E-Mail-Threading. Beim E-Mail-Threading werden einzelne E-Mails anhand von Faktoren wie Kopfzeilen, Betreff, Anhängen, Absendern und Schlüsselwörtern in Kategorien gruppiert. Diese Gruppierung von E-Mails ist der E-Mail-Thread.

Obwohl Gmail E-Mails automatisch kategorisieren kann, kannst du deine Gruppierungen auch manuell individualisieren, indem du „Spaces“ auswählst.“ auf der linken Seite Ihrer Workstation. Auf diese Weise können Sie einen Thread in einem vorhandenen oder neuen Bereich erstellen.

Wenn Sie beim automatischen Threading bleiben möchten, stellen Sie sicher, dass Sie es in Ihren Gmail-Einstellungen aktiviert haben. Unter „Allgemein“ Auf der Registerkarte finden Sie eine Einstellung für „Konversationsansicht“ wodurch Sie das E-Mail-Threading ein- oder ausschalten können.

Für automatisches E-Mail-Threading müssen die E-Mails identifiziert werden, um kategorisiert zu werden. Die beiden Arten von E-Mails, die identifiziert werden können, sind inklusive E-Mails und E-Mails, die nicht inklusiv sind.

Inklusive E-Mails

• E-Mails, die keine Antworten haben
• E-Mails, die noch überprüft werden müssen
• Die letzte E-Mail in einem Thread
• Füge den E-Mail-Text der vorherigen E-Mails in den Thread ein
• Kann nicht inklusiv werden, wenn es beantwortet oder weitergeleitet wird

E-Mails, die nicht inklusiv sind

• E-Mails, auf die Sie bereits geantwortet oder weitergeleitet haben
• Im Thread einer inklusiven E-Mail

Wenn Sie eine neue E-Mail öffnen, lesen Sie eine inklusive E-Mail. Wenn Sie die E-Mail erweitern, um alle vorherigen E-Mails zu sehen, sehen Sie jetzt E-Mails ohne Einschluss. Es ist wichtig, diese Unterscheidung zu verstehen, da E-Mail-Threading die Reihenfolge identifiziert, in der diese E-Mails erstellt wurden, um Ihre Informationen organisiert und chronologisch zu halten.

Woran erkennt Gmail eine E-Mail mit oder ohne Inhalt? Es gibt einige wichtige Faktoren, anhand derer die Unterschiede identifiziert werden können.

Identifizieren Sie die Kopfzeilen 

Der erste Schritt besteht darin, die Header zu identifizieren. Threading verwendet drei Header-Felder, um die E-Mails zu identifizieren, die zu einem Thread gehören:

• Nachrichten-ID: Die Nachrichten-ID ist ein eindeutiger Zeichensatz, der jeder E-Mail zugewiesen wird, um sie zu identifizieren. Du findest sie, indem du auf die drei vertikalen Punkte in der oberen rechten Ecke einer E-Mail klickst und „Original anzeigen“ auswählst. Die Nachrichten-ID ist sowohl auf der Seite des Absenders als auch auf der Seite des Empfängers identisch
• Referenzen: Die Verweise beziehen sich auf die Nachrichten-IDs für die E-Mails ohne Inklusivität, die Sie in der inklusiven E-Mail erweitern können.
• Als Antwort auf: Dies ist eine Art von Nachrichten-ID, die angibt, dass es sich bei einer Nachricht um eine Antwort auf eine frühere E-Mail handelt.

Identifizieren Sie die Körper

• Der zweite Schritt bei der Kategorisierung der E-Mails in einem Thread besteht darin, den Text zu identifizieren, um festzustellen, ob dieser Text inklusiv oder nicht inklusiv ist.
• Der Text besteht aus den Wörtern, dem Betreff und den Anhängen der E-Mail.
• Wenn der Text nicht inklusiv ist, sollte es leicht sein, die anderen Textteile der E-Mails davor und danach zu finden. Wenn es inklusiv ist, ist es die letzte E-Mail im Thread.

Es ist wichtig zu verstehen, wie dieser Algorithmus funktioniert, damit Sie wissen, wie Sie ihn zu Ihrem Vorteil manipulieren und die bewährten Standardmethoden für E-Mail-Threads befolgen können.

Was sind die Best Practices für Standard-E-Mail-Threads?

Es gibt einige standardisierte Methoden, um Ihren E-Mail-Thread am besten zu optimieren. Nach der Implementierung dieser Praktiken werden Sie feststellen, dass Ihr Posteingang effizienter ist.

3 E-Mail-Regel

Die 3-E-Mail-Regel ist wohl der Hauptanwärter auf die Aggregation von Best Practices für E-Mail-Threads. Sie besagt, dass, wenn Sie nichts in eine Reihe von drei E-Mails passen können, Sie zu einer verschiedene Kommunikationsmittel. E-Mail soll professionell und effizient sein. Sowohl der Empfänger als auch der Absender sollten die 3-E-Mail-Regel befolgen, um die Effizienz zu gewährleisten und die Posteingänge übersichtlich zu halten.

Soll ich einen Thread starten?

Gmail versendet zwar automatisch E-Mails, aber das System ist nicht perfekt. Wenn der Absender beabsichtigt, auf eine E-Mail zu antworten, aber stattdessen eine neue Nachricht sendet, leitet Gmail die Nachricht nicht in den bevorzugten Bereich ein. Es kann daher sein, dass Sie E-Mails in einem Thread verpassen und später Informationen verlieren. Dieser Vorgang kann für den Empfänger und den Absender verwirrend sein. Dies ist einer der vielen Gründe, einen E-Mail-Thread manuell zu erstellen.

Es gibt jedoch einige Fälle, in denen Sie möglicherweise keinen E-Mail-Thread erstellen möchten. Wenn bereits ein Thread zu einem bestimmten Thema existiert, gibt es Sie müssen keinen neuen Thread erstellen. Wenn Sie mehrere Threads zum gleichen Thema haben, wird der Zweck der Verwendung von Threads von vornherein zunichte gemacht.

Einen E-Mail-Thread organisieren

Wenn Sie einen E-Mail-Thread erstellen, beachten Sie einige unausgesprochene Organisationsregeln.

• Der „Alles Antworten“ -Button ist dein bester Freund: Mit Reply-All sind E-Mails miteinander verknüpft, sodass Gmail leichter erkennen kann, welche E-Mails miteinander verknüpft sind.

• Threads stummschalten: Sie behalten die wichtigsten Threads in Ihrem Posteingang und löschen gleichzeitig weniger relevante Threads, ohne sie tatsächlich zu löschen.

• Beschriftungen an Fäden anbringen: Beschriftungen wird dazu beitragen, die Threads noch besser zu organisieren.

• So verwenden Sie Labels, um Threads effektiv zu kategorisieren:
  
  • Projekt-Labels: Weisen Sie einen Projektnamen zu, um alle verwandten Diskussionen an einem Ort zu gruppieren.
  • Labels für Kunden: Kennzeichnen Sie Konversationen mit dem Namen eines Kunden, um Kundeninteraktionen und Informationen zu organisieren.

Es ist wichtig, E-Mails in Threads zu organisieren und die Threads selbst zu organisieren. Auf diese Weise sparen Sie Zeit, da Ihre Informationen genau dort sind, wo Sie sie erwarten. Die Implementierung dieser bewährten Methoden für E-Mail-Threads erleichtert Ihnen das Leben und erspart Ihnen unnötige Probleme.

Wenn Sie Ihren E-Mail-Posteingang und Ihre E-Mail-Threads vollständig optimieren möchten, schauen Sie sich an Gmelius!