Das Französische Rote Kreuz ist sowohl ein Zusammenschluss von 60.000 Freiwilligen, die sich seit fast 150 Jahren an vielen Fronten im Kampf gegen die Unsicherheit engagieren, als auch ein gemeinnütziges Unternehmen mit 20.000 Mitarbeitern in mehr als 700 Einrichtungen.
Wie Sie sich vorstellen können, findet für diese nationale Gesellschaft, die größte humanitäre Organisation der Welt, intern und extern eine Menge E-Mail-Kommunikation und -Koordination statt.
Das Problem
E-Mail ist nicht für die Zusammenarbeit konzipiert
Als das Französische Rote Kreuz 10.000 Gruppen-E-Mails von Microsoft Outlook zu Google Workspace migrierte, war das Unternehmen auf der Suche nach einer Plattform für Gmail mit mehr Funktionen zur Zusammenarbeit, indem E-Mail-Konversationen zugewiesen, Tags hinzugefügt und E-Mail-Notizen verwendet werden konnten.
Frédéric Bousson, der Chief Information Officer, und Juliette Valains, die Leiterin der digitalen Transformation, suchten ebenfalls nach einer einfachen Möglichkeit, Informationen bei Beschäftigungswechseln oder Schichtwechseln sicher von einem Freiwilligen oder Mitarbeiter zum anderen zu übertragen. Sie brauchten eine Möglichkeit, den Fluss der E-Mail-Kommunikation mit mehr Transparenz, Eigenverantwortung und Übertragung der Arbeitslast auf Tausende von Initiativen und Mitarbeitern zu übertragen.
Gmelius bietet Shared Inbox-Funktionen, die es ihnen ermöglichen, ihre gemeinsam genutzten Postfächer während der Migration beizubehalten und neue kollaborative Nutzungen zu schaffen, Informationen sicherer zu übertragen und die Arbeitslast effizienter zu verteilen.
Wir mussten 10.000 Gruppen-E-Mails von Microsoft Outlook zu Google Workspace migrieren. Gmelius hat uns geholfen, diese umzuwandeln in Geteilte Posteingänge das hatte mehr Möglichkeiten für die Zusammenarbeit.
\. Juliette, Leiterin der digitalen Transformation
Die Lösung
Ein einfacher Einsatz von Gmelius
Das Onboarding von über 40.000 Personen ist so herausfordernd, wie es sich anhört, aber das Team des Französischen Roten Kreuzes war entschlossen, nicht nur für die 15.000 Mitarbeiter, sondern auch für die über 30.000 dynamischen Freiwilligen einen sichereren und kollaborativeren Raum zu schaffen.
Das attraktivste Feature von Gmelius war, dass es zur einfachen Bereitstellung automatisch in den Gmail-Posteingang jedes Benutzers integriert wird. Es gibt kein neues Tool, das eingeführt werden müsste, und die Installation dauert Sekunden.
\. Juliette, Leiterin der digitalen Transformation
Um ein erfolgreiches Onboarding sicherzustellen, war geplant, mit einer unserer Kernfunktionen, den geteilten Posteingängen, zu beginnen, die Benutzer jedoch darauf zu beschränken, nur E-Mails zuzuweisen und ihnen den Status zuzuweisen. Dies war der Ausgangspunkt, um schrittweise über 40.000 Personen darin zu schulen, sich an eine neue kollaborative Arbeitsweise anzupassen.
Heute verwendet das Französische Rote Kreuz 8.000 gemeinsame Posteingänge für drei Hauptzwecke:
- Posteingang des Unternehmens: verknüpft mit der spezifischen Rolle einer Person
- Team-Posteingang für den externen Gebrauch: zum Beispiel ein globaler gemeinsamer Posteingang für ein Team von Assistenten in einem Krankenhaus oder ein Team von Erste-Hilfe-Mitarbeitern in einem örtlichen Büro des Roten Kreuzes, die mit den lokalen Behörden kommunizieren müssen
- Team-Posteingang für den internen Gebrauch: zum Beispiel das IT-Team, das für die Bereitstellung von Google Workspace zuständig ist und interne Fragen beantwortet; oder für die Kommunikationsabteilung in der Zentrale des Französischen Roten Kreuzes
Das Ergebnis
Höhere Sicherheit und schnelle Reaktionszeiten
Sie denken vielleicht, nun ja, wie könnte nur eine einfache Funktion die Arbeitsbedingungen für über 40.000 Menschen verbessern?
Hier sind die Vorteile, die das Französische Rote Kreuz seit der Implementierung von Shared Inboxes mit Gmelius unternehmensweit gesehen hat:
- Einfachere Arbeitsverteilung innerhalb von Teams und weniger persönliche Postfächer (Bisher wurden E-Mails in persönliche Postfächer übertragen)
- Schnellere Reaktionszeit, da einfacher zu erkennen ist, was noch aussteht
- Zugriff auf geteilte Posteingänge auf Remote-Geräten
- Zugriff auf die Posteingänge des Unternehmens für bestimmte Rollen, die von Personen verwendet werden, die das Unternehmen verlassen haben, um die Weitergabe von Wissen zu ermöglichen
- Höhere Sicherheit: Geteilte Posteingänge basieren nicht mehr auf gemeinsamen Passwörtern, sondern werden jetzt mit bestimmten Personen geteilt, die das Zugriffsrecht verlieren können, wenn der Administrator dies entscheidet
Dies mag der Beginn ihrer neuen Arbeitsweise sein, aber sie haben noch so viel mehr, auf das sie sich freuen können. Diese Initiative begann mit dem Ziel, eine effizientere, kohärentere und asynchrone Arbeitsumgebung für Tausende von Arbeitnehmern zu schaffen, was ihnen letztendlich hilft, mehr Zeit darauf zu verwenden, eine größere soziale Wirkung zu erzielen.
Gemeinsame Posteingänge haben es unserer Organisation ermöglicht, Arbeit schneller zu delegieren und einen sicheren und schnellen Zugriff auf Postfächer bei jedem Rollen- oder Schichtwechsel zu ermöglichen.
\. Juliette, Leiterin der digitalen Transformation
