Datenschutzrichtlinie

Version 2.0 — Veröffentlicht am 10. September 2026 — Gültig ab 12. Oktober 2026. Bis zu diesem Datum gilt die vorherige Fassung. Bei Abweichungen ist die englische Fassung maßgeblich.

1. Wer wir sind und Geltungsbereich

Gmelius SA („Gmelius“, „wir“, „uns“) ist eine Schweizer Gesellschaft (CHE-411.148.873) mit Sitz in Genf, Schweiz. Wir bieten eine Kollaborations- und KI-Plattform für Google Workspace an, die gemeinsame Posteingänge, Workflow-Automatisierung sowie KI-Assistenten und -Agenten umfasst (zusammen die „Dienste“).

Zwei Rollen. Wir verarbeiten personenbezogene Daten in zwei Funktionen, für die unterschiedliche Regeln gelten:

• Als Auftragsverarbeiter im Auftrag unserer Kunden. Der Inhalt Ihrer E-Mails, Entwürfe, Anhänge, Kalendereinträge, Google-Drive-Dateien, Daten aus verbundenen Drittanwendungen sowie alle weiteren Inhalte, die Ihre Organisation und deren Nutzer über die Dienste bereitstellen („Kundeninhalte“), werden auf Weisung der Organisation verarbeitet, die die Dienste abonniert hat (der „Kunde“). Der Kunde ist Verantwortlicher für die Kundeninhalte. Diese Verarbeitung richtet sich nach unserem Auftragsverarbeitungsvertrag („DPA“) und, sofern unterzeichnet, nach unserem HIPAA Business Associate Agreement. Wenn Sie die Dienste innerhalb einer Kundenorganisation nutzen, richten Sie Fragen zu Kundeninhalten bitte an Ihre Organisation.
• Als Verantwortlicher für eigene Zwecke. Wir bestimmen die Verarbeitung der in den Abschnitten 2 und 3 beschriebenen Daten: Konto- und Identitätsdaten, Abrechnungsdaten, Nutzungsdaten, Support- und Marketingkommunikation sowie Website-Daten. Diese Erklärung regelt diese Verarbeitung.

Soweit diese Erklärung und der DPA beide Kundeninhalte betreffen, geht der DPA für Kunden vor, die ihn akzeptiert haben.

2. Erhobene personenbezogene Daten

Konto- und Identitätsdaten

• Name, E-Mail-Adresse, Profilbild oder Gravatar
• Zeitzone und Spracheinstellungen
• Gmail-Signaturen und -Aliase; Liste der Gmail-Labels und Google-Kalender
• Gmelius-Konfiguration (Abonnement, Vorlagen, Notizen, Boards, Automatisierungsregeln, Agentenkonfigurationen)
• Thread-, Entwurfs- und Nachrichten-IDs, die mit Gmelius-Funktionen verknüpft sind (gemeinsame Labels, Sequenzen, Notizen)

Über Google-Workspace-APIs abgerufene Kundeninhalte

• Gmail-Nachrichten, Entwürfe, Labels und E-Mail-Einstellungen
• Google-Kalender-Termine und Kalenderlisten
• Google-Drive-Dateien und Dateimetadaten — optional, nur wenn ein Agent mit Zugriff auf Google Drive erstellt wurde
• Grundlegendes Google-Kontoprofil (Name, E-Mail-Adresse, Profilbild)

Unser Zugriff auf diese Daten und deren Nutzung richten sich nach Abschnitt 5 (Google-Workspace-APIs — Limited Use). Wir erheben nur, was die von Ihnen aktivierten Funktionen erfordern.

Kundeninhalte aus verbundenen Anwendungen

Verbindet Ihre Organisation eine Drittanwendung (z. B. CRM, Messaging oder Automatisierungstool), verarbeiten wir die mit dieser Anwendung ausgetauschten Daten wie in Abschnitt 6 beschrieben.

Funktionsspezifische Daten

• E-Mail-Tracking: Betreff und Empfänger nachverfolgter E-Mails sowie Öffnungs- und Klickereignisse.
• KI-Assistenten und -Agenten: siehe Abschnitt 4.

Nutzungs-, Geräte- und Supportdaten

• Protokolldaten, IP-Adresse, Browser- und Gerätetyp, Funktionsnutzung und Diagnoseereignisse
• Kommunikation mit unseren Support- und Vertriebsteams einschließlich des Inhalts Ihrer Anfragen

Website- und Marketingdaten

• Cookies und ähnliche Technologien gemäß unserer Cookie-Richtlinie
• Angaben, die Sie bei einer Demo-Anfrage, dem Download einer Ressource oder der Anmeldung zu Mitteilungen machen

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

• Bereitstellung der Dienste, Erstellung und Sicherung Ihres Kontos, Bereitstellung der aktivierten Funktionen — Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
• Betrieb, Sicherung und Verbesserung der Dienste, einschließlich Missbrauchs- und Betrugsprävention sowie Erstellung aggregierter, anonymisierter Statistiken — berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f).
• Kundensupport und Beantwortung Ihrer Anfragen — Vertragserfüllung und berechtigtes Interesse.
• Kommunikation über die Dienste, einschließlich Produktaktualisierungen und, soweit zulässig, Marketingmitteilungen, die Sie jederzeit abbestellen können — berechtigtes Interesse oder Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a), wo gesetzlich erforderlich.
• Abrechnung und Erfüllung gesetzlicher Pflichten, insbesondere Buchführung und Steuern — rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c).

Kundeninhalte werden niemals für Marketing, Werbung oder Profiling verwendet, und Google-Workspace-Daten werden ausschließlich gemäß Abschnitt 5 genutzt. Soweit Schweizer Recht gilt, stützen wir uns auf die entsprechenden Rechtfertigungsgründe des Bundesgesetzes über den Datenschutz (DSG).

4. KI-Assistenten und -Agenten

Gmelius bietet KI-Funktionen an, darunter KI-Sortier-, Dispatching- und Antwortassistenten sowie konfigurierbare Agenten („Meli“), die in Ihrem Namen lesen, klassifizieren, entwerfen und handeln können (zusammen die „KI-Funktionen“). Sie werden vom Administrator des Kunden oder von einzelnen Nutzern aktiviert und sind ohne Aktivierung nicht aktiv.

Von KI-Funktionen verarbeitete Daten

• KI-Sortier- und Dispatching-Assistenten verarbeiten Betreff und Text eingehender E-Mails in Echtzeit, um sie zu klassifizieren oder weiterzuleiten. Dieser Inhalt wird von der KI-Funktion nicht gespeichert.
• KI-Antwortassistenten verarbeiten den Text eines E-Mail-Threads, um einen Antwortentwurf zu erstellen. Entwürfe und, sofern aktiviert, aus Ihrem eigenen Konto abgeleitete Stilpräferenzen werden verschlüsselt gespeichert, um künftige Entwürfe zu personalisieren. Sie können diese Daten jederzeit löschen.
• Agenten greifen nur auf die Quellen zu, die der Kunde bei der Erstellung ausgewählt hat (z. B. Gmail, Google Kalender, Google Drive oder eine verbundene Anwendung), und nur als Reaktion auf eine von Ihnen ausgelöste Aufgabe oder einen von Ihnen konfigurierten Workflow. Ihre Ergebnisse (Entwürfe, Labels, Routing-Entscheidungen, Aktionen) werden in einem Prüfprotokoll erfasst, damit Sie nachvollziehen können, was ein Agent getan hat und warum.

Einsatz von KI-Modellen

• KI-Funktionen basieren auf Basismodellen Dritter, die von den in unserer Liste der Unterauftragsverarbeiter genannten Anbietern betrieben werden. Wir nutzen ausschließlich Anbieter, die sich vertraglich zu Zero Data Retention verpflichten: Daten werden zur Erzeugung eines Ergebnisses verarbeitet und vom Anbieter über die unmittelbare Verarbeitung hinaus weder gespeichert noch protokolliert.
• Ihre Daten werden niemals zur Entwicklung, Verbesserung oder zum Training generalisierter KI- oder Machine-Learning-Modelle verwendet, weder unserer noch der eines Anbieters. Jede Personalisierung ist auf Ihr Konto beschränkt.
• Eine Überprüfung von KI-Ein- oder -Ausgaben durch Gmelius-Mitarbeitende erfolgt nur in den unter „Eingeschränkter menschlicher Zugriff“ in Abschnitt 5 beschriebenen Fällen.

Menschliche Aufsicht und automatisierte Entscheidungen

KI-Funktionen unterstützen Menschen; sie treffen keine Entscheidungen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung gegenüber Einzelpersonen. Kunden steuern den Autonomiegrad jedes Agenten, einschließlich der Frage, ob ein Mensch eine Aktion vor ihrer Ausführung freigeben muss (z. B. vor dem Versand einer E-Mail). KI-generierte Inhalte können Fehler enthalten und sollten vor ihrer Verwendung geprüft werden.

Aufbewahrung und Kontrolle

Personalisierungsdaten und Prüfprotokolle der Agenten werden für die Dauer Ihres Abonnements aufbewahrt und bei Löschung des Agenten, des Nutzers oder des Kontos gelöscht, vorbehaltlich Abschnitt 9. Sie können jederzeit den Zugriff eines Agenten ändern, einen Agenten löschen, KI-Funktionen deaktivieren, Google-Berechtigungen widerrufen oder Ihr Konto löschen.

5. Google-Workspace-APIs — Limited Use

Gmelius verbindet sich mit Google-Workspace-APIs (Gmail, Google Kalender und optional Google Drive) sowie mit Ihrem Google-Kontoprofil, um die von Ihnen aktivierten Funktionen bereitzustellen. Berechtigungen werden schrittweise angefordert: Wir bitten nur um den Zugriff, den die tatsächlich genutzten Funktionen erfordern, und zwar zum Zeitpunkt ihrer Aktivierung. Unser Zugriff und unsere Nutzung richten sich nach der Google API Services User Data Policy einschließlich ihrer Limited-Use-Anforderungen.

Die Nutzung und Übertragung von über Google-APIs erhaltenen Informationen an andere Apps durch Gmelius entspricht der Google API Services User Data Policy einschließlich der Limited-Use-Anforderungen.

Die Nutzung von Roh- oder abgeleiteten Nutzerdaten aus Workspace-APIs entspricht der Google User Data Policy einschließlich der Limited-Use-Anforderungen.

Maßgeblicher englischer Originaltext: „Gmelius' use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements. The use of raw or derived user data received from Workspace APIs will adhere to the Google User Data Policy, including the Limited Use requirements.“

Was das konkret bedeutet

• Nur nutzerseitig sichtbare Funktionen. Wir verwenden Google-Nutzerdaten ausschließlich zur Bereitstellung und Verbesserung von Funktionen, die in der Gmelius-Benutzeroberfläche sichtbar und prominent sind.
• Keine Werbung. Wir verwenden Google-Nutzerdaten nicht für Werbung, einschließlich Retargeting sowie personalisierter oder interessenbasierter Werbung.
• Kein Datenverkauf. Wir verkaufen keine Google-Nutzerdaten und übertragen sie nicht an Dritte, außer soweit dies zur Bereitstellung oder Sicherung der Dienste erforderlich ist, an eine verbundene Anwendung auf Ihre ausdrückliche Weisung (Abschnitt 6) oder wenn gesetzlich vorgeschrieben.
• Kein Training generalisierter KI/ML. Wir verwenden Roh- oder abgeleitete Google-Workspace-Daten nicht zur Entwicklung, Verbesserung oder zum Training generalisierter KI- oder Machine-Learning-Modelle und gestatten dies auch unseren KI-Dienstleistern nicht. Soweit Funktionen auf KI-Modellen basieren (Abschnitt 4), werden Daten ausschließlich verarbeitet, um dem anfragenden Nutzer ein Ergebnis zurückzugeben, im Rahmen einer Zero-Data-Retention-Vereinbarung mit dem Modellanbieter.
• Eingeschränkter menschlicher Zugriff. Menschen lesen Google-Nutzerdaten nicht, es sei denn, (i) wir haben Ihre ausdrückliche Einwilligung zum Zugriff auf bestimmte Nachrichten oder Dateien, (ii) dies ist aus Sicherheitsgründen erforderlich, etwa zur Untersuchung von Missbrauch, (iii) dies ist gesetzlich vorgeschrieben oder (iv) die Daten wurden für interne Zwecke aggregiert und anonymisiert.

Angeforderte Berechtigungen und Gründe

• Gmail (Nachrichten lesen, verfassen, senden und verwalten) — für gemeinsame Posteingänge, gemeinsame Labels, E-Mail-Notizen, Vorlagen, Sequenzen und Kampagnen, Öffnungs- und Klick-Tracking sowie KI-Funktionen.
• Gmail-Einstellungen — um Ihre bestehenden Einstellungen einschließlich Aliase und Signaturen zu übernehmen.
• Google Kalender — um Gmelius-Boards mit Ihren Kalendern zu synchronisieren und Karten oder Aufgaben mit Terminen zu verknüpfen.
• Google Drive (optional) — wird nur angefordert, wenn Sie einen Gmelius-Agenten erstellen, dem Sie Zugriff auf Google Drive gewähren. Dieser Zugriff ermöglicht es dem Agenten, Dateien in Ihrem Drive zu finden, zu lesen, zu referenzieren und auf Ihre Anweisung zu erstellen oder zu aktualisieren, um die ihm zugewiesenen Aufgaben zu erledigen. Ohne einen Agenten mit Drive-Zugriff wird diese Berechtigung nie angefordert und Gmelius greift nicht auf Ihr Drive zu.
• Basisprofil und E-Mail-Adresse — zur Erstellung und Identifikation Ihres Gmelius-Kontos.

KI-Agenten und Model Context Protocol (MCP)

Gmelius stellt eine auf dem Model Context Protocol (MCP) basierende Schnittstelle bereit, über die KI-Agenten innerhalb von Gmelius in Ihrem Namen handeln können. Diese Schnittstelle steht ausschließlich von Gmelius entwickelten und betriebenen Agenten zur Verfügung. Wir stellen Ihre Google-Workspace-Daten nicht über MCP KI-Clients oder Agenten Dritter zur Verfügung, die wir nicht betreiben.

Für den Zugriff von Agenten gelten dieselben Regeln. Sie legen bei der Erstellung fest, welche Datenquellen jeder Agent nutzen darf, und alle zusätzlich erforderlichen Google-Berechtigungen werden zu diesem Zeitpunkt von Ihnen angefordert. Ein Agent ruft Google-Nutzerdaten nur als Reaktion auf eine von Ihnen ausgelöste Aufgabe oder einen konfigurierten Workflow ab. Diese Daten dienen der Erzeugung des angeforderten Ergebnisses, werden nicht länger aufbewahrt, als zur Bereitstellung des Ergebnisses und zur Führung eines Prüfprotokolls erforderlich ist, und werden niemals zum Training generalisierter KI-Modelle verwendet.

Sie können den Zugriff von Gmelius auf Ihr Google-Konto jederzeit über die Berechtigungsseite Ihres Google-Kontos widerrufen und Ihr Gmelius-Konto samt zugehöriger Daten über Ihre Kontoseite löschen.

6. Integrationen und Konnektoren von Drittanbietern

Die Dienste können mit Drittanwendungen wie CRM-, Messaging-, Projektmanagement- oder Automatisierungstools verbunden werden („Verbundene Anwendungen“). Eine Verbindung wird nur hergestellt, wenn ein Administrator oder Nutzer des Kunden sie ausdrücklich aktiviert und den entsprechenden Zugriff autorisiert.

• Daten fließen nur gemäß der Konfiguration des Kunden zu und von einer Verbundenen Anwendung, etwa um eine E-Mail an einen CRM-Datensatz anzuhängen oder eine Benachrichtigung in einem Chat-Kanal zu veröffentlichen. Ein Agent mit Zugriff auf eine Verbundene Anwendung nutzt diesen Zugriff nur für die ihm übertragenen Aufgaben.
• Google-Workspace-Daten werden nur dann an eine Verbundene Anwendung übertragen, wenn Sie diesen Datenfluss ausdrücklich konfiguriert haben, im Einklang mit den Limited-Use-Anforderungen in Abschnitt 5.
• Verbundene Anwendungen werden von Dritten unter deren eigenen Bedingungen und Datenschutzerklärungen betrieben. Nach der Übertragung auf Ihre Weisung unterliegt die weitere Verarbeitung diesem Anbieter und Ihrer Organisation, nicht Gmelius. Verbundene Anwendungen sind keine Unterauftragsverarbeiter von Gmelius.
• Sie können eine Verbundene Anwendung jederzeit in Ihren Gmelius-Einstellungen trennen.

7. Weitergabe personenbezogener Daten

Wir verkaufen oder vermieten keine personenbezogenen Daten. Wir geben sie nur weiter:

• An Unterauftragsverarbeiter, die die Dienste hosten, sichern oder bei ihrer Bereitstellung unterstützen (Cloud-Infrastruktur, KI-Modellanbieter, Content Delivery, E-Mail-Zustellung, Zahlungsabwicklung, Support- und CRM-Tools). Jeder ist durch einen Auftragsverarbeitungsvertrag gebunden; die aktuelle Liste ist in unserem DPA veröffentlicht.
• An Verbundene Anwendungen auf Ihre Weisung (Abschnitt 6).
• Innerhalb Ihrer Organisation, wo Ihr Administrator Nutzer, gemeinsame Posteingänge und Agenten verwaltet.
• Aus rechtlichen Gründen, wenn Gesetz, Gerichtsbeschluss oder eine zuständige Behörde dies verlangt oder um unsere Rechte, unsere Nutzer oder die Öffentlichkeit zu schützen. Soweit zulässig, informieren wir den betroffenen Kunden, damit er eine Schutzanordnung beantragen kann.
• Im Rahmen einer Unternehmenstransaktion, etwa einer Fusion oder Übernahme, vorbehaltlich Vertraulichkeit und dieser Erklärung.

8. Internationale Übermittlungen

Gmelius ist in der Schweiz ansässig und unsere Infrastruktur wird auf Google Cloud gehostet. Einige unserer Unterauftragsverarbeiter befinden sich in den USA. Werden personenbezogene Daten aus der Schweiz, dem EWR oder dem Vereinigten Königreich in ein Land ohne Angemessenheitsbeschluss übermittelt, stützen wir uns auf die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission (mit den Schweizer und britischen Ergänzungen) und, sofern der Empfänger zertifiziert ist, auf das EU-U.S., Swiss-U.S. und UK Data Privacy Framework. Die Schweiz wird von der Europäischen Kommission und dem Vereinigten Königreich als Land mit angemessenem Schutzniveau anerkannt.

9. Aufbewahrung

Wir bewahren personenbezogene Daten auf, solange Ihr Konto aktiv ist und soweit dies zur Bereitstellung der Dienste, zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten, zur Beilegung von Streitigkeiten und zur Durchsetzung unserer Vereinbarungen erforderlich ist. Löschen Sie ein individuelles Konto, löschen wir die zugehörigen Daten innerhalb von 30 Tagen. Kündigt ein Kunde sein Abonnement, werden Kundeninhalte innerhalb der in unserem DPA vorgesehenen Fristen zurückgegeben oder gelöscht. In beiden Fällen können bestimmte Daten bis zu 90 Tage in verschlüsselten Backups verbleiben, und Abrechnungsunterlagen werden für die nach Schweizer Recht vorgeschriebene Dauer aufbewahrt. KI-Personalisierungsdaten und Prüfprotokolle der Agenten unterliegen denselben Regeln (Abschnitt 4).

10. Datensicherheit

• Verschlüsselung: Alle Daten werden bei der Übertragung (TLS) und im Ruhezustand verschlüsselt.
• Zugriffskontrollen: Der Zugriff auf personenbezogene Daten ist auf befugtes Personal nach dem Need-to-know-Prinzip beschränkt, wird protokolliert und überprüft.
• Schutzmechanismen für Agenten: Agenten handeln innerhalb der vom Kunden festgelegten Berechtigungsgrenzen, mit konfigurierbaren menschlichen Freigabeschritten und einem vollständigen Prüfprotokoll.
• Nachweis: Unsere Infrastruktur und Praktiken werden kontinuierlich überwacht. Wir sind SOC 2 Type II zertifiziert. Siehe gmelius.com/legal/security und unser Trust Center.

11. Ihre Rechte

Je nach Ihrem Aufenthaltsort haben Sie das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Datenübertragbarkeit, Einschränkung der Verarbeitung und Widerspruch, das Recht, Ihre Einwilligung zu widerrufen, sowie das Recht, nicht einer ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung beruhenden Entscheidung mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung unterworfen zu werden. Einwohner Kaliforniens haben entsprechende Rechte nach CCPA/CPRA; wir verkaufen oder teilen keine personenbezogenen Daten für kontextübergreifende verhaltensbezogene Werbung.

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an privacy@gmelius.com. Sie können Ihr Konto auch über Ihre Gmelius-Kontoseite löschen. Betrifft Ihre Anfrage Kundeninhalte, verweisen wir Sie an Ihre Organisation und unterstützen diese gemäß unserem DPA. Sie haben das Recht, Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzulegen, insbesondere beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB), der Behörde Ihres EWR-Mitgliedstaats oder dem ICO im Vereinigten Königreich.

Unser Datenschutzbeauftragter ist unter dpo@gmelius.com erreichbar.

12. Analyse und Cookies

Auf unserer Website nutzen wir Analysedienste, darunter Google Analytics und Microsoft Clarity mit IP-Anonymisierung, sowie HubSpot, um die Nutzung unserer Website zu verstehen und unsere Vertriebsbeziehungen zu verwalten. Diese Dienste erhalten keine über Google-Workspace-APIs gewonnenen Daten und keine Kundeninhalte. Siehe unsere Cookie-Richtlinie.

13. Zahlungsabwicklung

Zahlungen werden von Stripe, Inc. (PCI DSS Level 1) abgewickelt. Wir speichern keine vollständigen Kartendaten. Siehe die Datenschutzerklärung von Stripe.

14. Links zu anderen Websites

Unsere Dienste können Links zu Websites enthalten, die nicht von Gmelius betrieben werden. Für deren Datenschutzpraktiken sind wir nicht verantwortlich.

15. Minderjährige

Die Dienste sind für die geschäftliche Nutzung bestimmt und richten sich nicht an Kinder unter 16 Jahren. Wir erheben wissentlich keine Daten von ihnen.

16. Änderungen dieser Erklärung

Wir können diese Erklärung aktualisieren, um Änderungen unserer Praktiken widerzuspiegeln oder aus rechtlichen, regulatorischen oder betrieblichen Gründen. Wesentliche Änderungen werden mindestens dreißig (30) Tage vor ihrem Inkrafttreten per E-Mail an Kontoadministratoren und durch einen Hinweis auf unserer Website angekündigt, sofern das Gesetz keine kürzere Frist vorschreibt. Das Gültigkeitsdatum steht am Anfang des Dokuments.

17. Anwendbares Recht, Sprache und Kontakt

Diese Erklärung unterliegt schweizerischem materiellem Recht. Für Streitigkeiten daraus sind die zuständigen Gerichte des Kantons Genf zuständig; der Weiterzug an das Bundesgericht bleibt vorbehalten.

Diese Erklärung ist in englischer Sprache verfasst. Übersetzungen dienen lediglich der Bequemlichkeit; bei Abweichungen ist die englische Fassung maßgeblich.

Gmelius SA, Route de Pré-Bois 14, 1216 Cointrin / Meyrin, Genf, Schweiz — privacy@gmelius.com