Datenschutzrichtlinie

1. Einführung

Gmelius SA („Gmelius“, „wir“, „uns“ oder „unser“) ist ein in der Schweiz registriertes Unternehmen (CHE-411.148.873), das sich der Transformation von E-Mail-Management und Zusammenarbeit durch innovative Produkte verschrieben hat. Unser Hauptsitz befindet sich in Genf, Schweiz.

2. Informationen, die wir erheben

Wir halten uns an eine Politik der minimalen Datenerfassung. Zu den Informationen, die wir möglicherweise sammeln, gehören:

Personenbezogene Daten:

• Name
• E-Mail-Adresse
• Profilbild für Gravatar
• Zeitzone und Spracheinstellungen
• Gmail-Signaturen und -Aliase
• Liste der Etiketten und Kalender
• Konfiguration und Daten von Gmelius (z. B. Abonnementdetails, Vorlagen, Notizen, Kampagnen)
• Thread-IDs, Entwurfs-IDs, Nachrichten-IDs, die mit Gmelius-Funktionen verknüpft sind (z. B. gemeinsame Labels, Sequenzen)

Wenn E-Mail-Tracking aktiviert ist:

• Betreff und Empfänger von getrackten E-Mails, um Sie über Öffnungen zu informieren und zugehörige Aktivitäten anzuzeigen.

Wenn KI-Antwortassistenten aktiviert sind:

• E-Mail-Inhalt.

3. Wie verwenden wir Ihre Daten

Wir verwenden die gesammelten Informationen, um:

• Personalisieren Sie Ihr Erlebnis und gehen Sie auf Ihre individuellen Bedürfnisse ein.
• Verbessern Sie unsere Dienstleistungen auf der Grundlage Ihres Feedbacks.
• Verbessern Sie den Kundensupport, indem Sie Ihre Anfragen effektiv beantworten.
• Kommunizieren Sie mit Ihnen über unsere Produkte und Dienstleistungen, einschließlich Werbeangebote.

4. KI-Modelle von Drittanbietern

Gmelius nutzt die Gemini-Modelle von Google, um Funktionen wie die E-Mail-Kategorisierung („AI Tagging“, „AI Sorting Assistants“) und die Generierung von Antwortentwürfen („AI Reply Assistants“) zu verbessern.

KI-Sortierassistenten:

• Wir verarbeiten den Betreff und den Text der E-Mail nur in Echtzeit zu Kategorisierungszwecken. Diese Daten werden nicht auf unseren Servern gespeichert.

KI-Antwortassistenten:

• Wir verarbeiten den E-Mail-Text nur, um Antwortentwürfe zu generieren. Diese Daten werden mithilfe fortschrittlicher Verschlüsselung sicher auf unseren Servern gespeichert, um die Personalisierung zu verbessern. Benutzer können ihre Daten jederzeit löschen.

Der gesamte gespeicherte E-Mail-Inhalt ist verschlüsselt. Die Gemini-Modelle von Google speichern nach der Verarbeitung keine Daten; sie werden sofort gelöscht, sobald ihr Zweck erfüllt ist. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zur Erbringung unserer Dienste und wird nicht für andere Zwecke verwendet.

5. Einwilligung des Benutzers und Datenlöschung

Wir benötigen die ausdrückliche Zustimmung der Nutzer, bevor wir Daten mit unseren KI-Modellen verarbeiten. Benutzer haben die Möglichkeit, ihre Daten jederzeit zu löschen, wodurch die vollständige Kontrolle über ihre persönlichen Daten gewährleistet ist.

Wir halten bei unseren KI-Dienstanbietern eine strikte Richtlinie zur Aufbewahrung von Daten ohne Aufbewahrung von Daten ein. Die Gemini-Modelle von Google speichern keine Kundendaten auf ihren Servern, die über die unmittelbaren Verarbeitungsanforderungen hinausgehen. So wird sichergestellt, dass Ihre Daten nach der Verwendung umgehend gelöscht werden. Weitere Informationen finden Sie unter Die Datenverwaltungsrichtlinie von Google.

Dieser Ansatz stellt sicher, dass Ihre E-Mail-Inhalte zwar zur Verbesserung unserer Dienste verwendet werden, aber durch Verschlüsselung geschützt bleiben und nur für den spezifischen, vorgesehenen Zweck verarbeitet werden.

6. Sicherheit der Daten

Wir implementieren robuste Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz Ihrer Daten, darunter:

• Verschlüsselung: Alle Daten, die zwischen Ihrem Gerät und unseren Servern übertragen werden, werden mit TLS verschlüsselt. Daten im Ruhezustand werden ebenfalls verschlüsselt.
• Zugriffskontrollen: Der Zugriff auf Benutzerdaten ist auf autorisiertes Personal beschränkt, sofern dies erforderlich ist.
• Regelmäßige Audits: Unsere Infrastruktur und Praktiken werden rund um die Uhr überwacht. Wir sind SOC2 Typ II zertifiziert. Weitere Informationen finden Sie auf unserer Vertrauenszentrum.

7. Aufbewahrung von Daten

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie es zur Erfüllung der in dieser Datenschutzrichtlinie genannten Zwecke, zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen, zur Beilegung von Streitigkeiten und zur Durchsetzung unserer Vereinbarungen erforderlich ist. Sie können Ihr Gmelius-Konto und die damit verbundenen Daten jederzeit von Ihrer Kontoseite aus löschen. Bitte beachten Sie, dass einige Daten bis zu 90 Tage in unseren Backups verbleiben können.

8. Dienste von Drittanbietern

Wir können Ihre personenbezogenen Daten an vertrauenswürdige Drittanbieter weitergeben, die uns beim Betrieb unserer Website, bei der Durchführung unserer Geschäfte oder bei Dienstleistungen für Sie unterstützen, sofern sie sich bereit erklären, diese Informationen vertraulich zu behandeln. Wir verkaufen oder handeln nicht mit Ihren personenbezogenen Daten.

9. Analytische Dienste

Wir verwenden Analysedienste von Drittanbietern, einschließlich Google Analytics und Microsoft Clarity, die so konfiguriert sind, dass Ihre IP-Adressen anonymisiert werden und keine personenbezogenen Daten (PII) übertragen werden. Wir verwenden auch die Analysedienste von HubSpot, um zu verstehen, wie Sie unsere Dienste nutzen. Weitere Informationen zu den Datenschutzpraktiken von HubSpot finden Sie auf deren Datenschutzrichtlinie.

10. Bearbeitung der Zahlung

Wir verlassen uns bei der Verarbeitung von Kreditkartentransaktionen auf Dritte und speichern Ihre Kreditkartendaten nicht. Derzeit nutzen wir die Dienste von Stripe, Inc. (zertifiziertes PCI-Level 1). Weitere Informationen zu den Datenschutzpraktiken von Stripe finden Sie auf deren Datenschutzrichtlinie.

11. Links zu anderen Websites

Unsere Dienste können Links zu anderen Websites enthalten, die nicht von Gmelius betrieben oder kontrolliert werden. Wir sind nicht verantwortlich für die Datenschutzpraktiken dieser Websites Dritter. Wir empfehlen Ihnen, deren Datenschutzrichtlinien zu überprüfen, bevor Sie personenbezogene Daten angeben.

12. Datenschutz von Kindern

Wir verpflichten uns, die Privatsphäre von Kindern unter 16 Jahren zu schützen. Wenn Sie 16 Jahre oder jünger sind, holen Sie bitte die Erlaubnis Ihrer Eltern oder Erziehungsberechtigten ein, bevor Sie uns personenbezogene Daten zur Verfügung stellen.

13. Änderungen an dieser Datenschutzrichtlinie

Wir können diese Datenschutzrichtlinie von Zeit zu Zeit aktualisieren, um Änderungen unserer Praktiken oder aus anderen betrieblichen, rechtlichen oder regulatorischen Gründen Rechnung zu tragen. Wir werden Sie per E-Mail oder durch Veröffentlichung einer Mitteilung auf unserer Website über wesentliche Änderungen informieren. Wir empfehlen Ihnen, diese Datenschutzrichtlinie regelmäßig zu überprüfen.

14. Anwendbares Recht

Diese Datenschutzrichtlinie unterliegt den materiellen Gesetzen der Schweiz. Alle Streitigkeiten, die sich aus oder im Zusammenhang mit dieser Richtlinie ergeben, unterliegen der Zuständigkeit der zuständigen Gerichte des Kantons Genf, wobei die Zuständigkeit des Schweizer Bundesgerichts ausdrücklich vorbehalten ist.