Desde pequeñas empresas emergentes hasta gigantes como Amazon y Netflix, las empresas han adoptado el concepto de equipos multifuncionales para ser más innovadoras, productivas y rentables con mayor rapidez.
Pero, ¿qué es exactamente un equipo multifuncional? ¿Y cómo se gestiona uno con éxito? Vamos a sumergirnos.
¿Qué es un equipo multifuncional?
Los equipos multifuncionales son grupos de personas que trabajan en diferentes áreas funcionales de su empresa, como ventas, marketing y atención al cliente, y en diferentes niveles. Estas personas pueden pertenecer tanto al equipo interfuncional como a su propio departamento, o la estructura de la empresa puede estar compuesta únicamente por equipos multifuncionales.
Los equipos multifuncionales pueden existir a largo plazo, pero también se pueden reunir para completar proyectos específicos y cumplir objetivos específicos.
5 razones por las que necesitas fomentar los equipos multifuncionales
A menudo se asume que las empresas más pequeñas ya trabajan de forma interfuncional, ya que los departamentos pueden estar formados por solo una o dos personas. Si bien es posible que haya una comunicación más uniforme y frecuente entre las áreas funcionales de estas empresas, eso no es lo mismo que tener un sistema configurado para una verdadera colaboración interfuncional.
A continuación, puede encontrar los beneficios de trabajar con equipos multifuncionales como complemento de una estructura departamental más tradicional dentro de una gran empresa o como estructura central para una pequeña empresa.
1. Mejor alineación con los objetivos de la empresa
Los diferentes departamentos tienen diferentes objetivos que pueden parecer que se ajustan a los objetivos generales de la empresa, pero a veces van en contra unos de otros. Imagínese cómo un departamento de marketing puede tratar de establecer una imagen de marca solidaria y centrada en el cliente, mientras que el departamento de atención al cliente ha recibido instrucciones de cerrar el mayor número de solicitudes de asistencia lo antes posible.
Cuando las personas de varios departamentos se unen para trabajar de manera interdisciplinaria, comienzan a trabajar para lograr un objetivo común. En el caso de nuestro ejemplo, un especialista en marketing puede reunirse con un representante de soporte para analizar cómo pueden desarrollar un proceso de soporte que sea eficiente pero, ante todo, fácil de usar para el cliente.
2. La capacidad de optimizar la coordinación, los sistemas y los procesos en toda la empresa
Al trabajar juntos, los miembros de los equipos multifuncionales comprenden mejor el papel que desempeña su departamento en los procesos de toda la empresa y en el recorrido más amplio del cliente. Como los flujos de trabajo de las diferentes áreas funcionales están conectados, resulta más fácil identificar las ineficiencias y resolver los problemas.
Si un vendedor menciona que le lleva mucho tiempo encontrar clientes potenciales calificados, un especialista en marketing puede ofrecerle configurar un proceso que etiquete automáticamente a los suscriptores de correo electrónico que cumplen con ciertos criterios. De esa forma, el vendedor obtendría una lista lista para usar de clientes potenciales con los que contactar.
El trabajo interfuncional permite soluciones más completas que las que los departamentos independientes encontrarían por sí solos.
3. Calidad de atención al cliente muy superior
Imagina esta situación: te pones en contacto con el servicio de atención al cliente para resolver un problema con una suscripción. Te dicen que te pongas en contacto con el departamento de facturación, ya que ellos no se ocupan de este tipo de problemas. Cuando lo haces, el departamento de facturación te dice que cancelan tu plan actual, pero tendrás que ponerte en contacto con el departamento de ventas para poner en marcha el plan de suscripción correcto.
Todos hemos experimentado algo así en algún momento y es extremadamente frustrante. También es el ejemplo perfecto de lo que puede salir mal cuando las personas no miran más allá de las fronteras de sus propios departamentos.
Un equipo multifuncional, en este caso, tendría un representante de soporte, facturación y ventas que trabajaría en conjunto internamente para resolver este problema, de modo que el cliente pueda recibir ayuda rápidamente a través de un único punto de contacto.
4. Uso más eficiente de los recursos
Trabajar de manera interfuncional también significa gastar de manera interfuncional, lo que a menudo significa gastar menos. Después de todo, en lugar de necesitar un presupuesto para abordar diferentes problemas y proyectos en diferentes departamentos, puedes ver dónde se cruzan esos proyectos y crear un presupuesto único para abordarlo todo a la vez.
Al hacerlo, también es menos probable que gaste dinero en soluciones que pueden funcionar para un departamento, pero que entran en conflicto con el flujo de trabajo de otro.
5. Innovación más rápida y eficaz
En una estructura organizativa tradicional, una nueva idea de producto o función puede trasladarse lentamente de un departamento a otro, lo que lleva meses, si no años, antes de que se envíe. Trabajar de forma interdisciplinaria permite ahorrar tiempo, ya que los miembros de diferentes áreas de la empresa trabajan juntos de forma simultánea para desarrollar el producto.
Por ejemplo, en una estructura tradicional, el concepto de un producto puede pasar de la mesa de dibujo al equipo de marketing, que luego decide cómo lo posicionará. Luego pasa al equipo de ventas, que le pone un precio, antes de ir al equipo de ingeniería, que puede decir a todo el mundo que es imposible fabricarlo al precio correcto. De vuelta a la mesa de dibujo.
En un equipo multifuncional, se incluiría desde el principio a un representante del equipo de ingeniería para que pudiera hacer sonar la alarma en cuanto vieran que surgía un problema, momento en el que los representantes de marketing y ventas podrían decidir posicionar el producto de manera diferente y ponerle un precio más alto, o adaptar el concepto para que pudiera producirse de forma más económica.
Incluso en las pequeñas empresas, trabajar de forma interdisciplinaria en nuevos proyectos ahorra tiempo. Como los miembros del equipo están constantemente al tanto de lo que sucede y se retroalimentan mutuamente, evitan dedicar una gran cantidad de tiempo a una tarea que, de otro modo, se suspendería en una fase posterior del proyecto.
6. Un aumento en el compromiso de los empleados
Al trabajar de forma interdisciplinaria, se alienta a los empleados a alzar la voz. Aprenden que se aprecia cuando se comunican abiertamente y señalan los problemas, en lugar de mantenerse dentro de los límites de sus tareas. Esto les da un mayor sentido de responsabilidad.
Además, dado que tienen el desafío de aprender sobre las diferentes áreas funcionales de la empresa y pueden resolver problemas que van más allá de sus tareas principales, es menos probable que los empleados se aburran. Pasan de ser meros especialistas en su campo a lo que también se conoce como trabajadores «en forma de T»: personas con un conjunto de habilidades principales muy desarrollado y varias otras habilidades de las que han aprendido y que ahora pueden utilizar para colaborar con los miembros de su equipo multifuncional.
Por último, dado que la colaboración es clave en los equipos que trabajan de forma interfuncional, sus miembros desarrollan mejores habilidades interpersonales que les ayudan a llevarse mejor con sus compañeros de trabajo.
Ejemplos de equipos multifuncionales
Algunos ejemplos rápidos de equipos multifuncionales basados en proyectos podrían ser:
- Para desarrollar y lanzar un nuevo producto: Un equipo formado por un especialista en marketing, un vendedor, un desarrollador de productos, alguien de logística y un representante de atención al cliente.
- Para resolver un problema relacionado con la pérdida de clientes: Un equipo compuesto por un analista de datos, un desarrollador web, un especialista en marketing, un vendedor y un representante de atención al cliente.
- Para crear una nueva campaña de marketing por correo electrónico: Un equipo formado por un diseñador, un redactor y un especialista en marketing por correo electrónico.
5 características clave de los grandes equipos multifuncionales
Los equipos multifuncionales pueden ser un elemento crucial a la hora de crear un entorno colaborativo, innovador y de alto rendimiento. Sin embargo, un estudio de Harvard Business Review demostró que no menos del 75% de estos equipos son disfuncionales.
Entonces, ¿qué hace el 25% restante que no hacen otros equipos? ¿Cómo superan la desafíos a los que se enfrentan los equipos multifuncionales?
1. Están formados por los miembros correctos
Al asignar miembros de diferentes departamentos a un equipo multifuncional, es importante tener en cuenta algunas cosas. Puede que te sientas tentado a elegir a los empleados que son mejores en lo que hacen, pero ¿serán capaces de trabajar bien con colegas de otros departamentos?
No cabe duda de que contar con la experiencia adecuada es importante, pero los miembros de un equipo multifuncional también deben poder colaborar con otros sin necesidad de que nadie les coja la mano. Se sienten cómodos proponiendo ideas y pueden comunicarlas con claridad.
2. Ponen la colaboración por encima de la competencia
Asegúrese de que los miembros del equipo multifuncional trabajen realmente en equipo y no actúen únicamente como portavoces que quieren defender los intereses de su propia área funcional. En este sentido, es importante tener un objetivo claro por el que todos trabajen.
Además de eso, el equipo debe ser un espacio seguro donde todos puedan discutir ideas y ser escuchados, independientemente de su posición dentro de la empresa. Dentro de un equipo multifuncional, un director de marketing puede trabajar junto con un representante de atención al cliente y ambos deben tener la misma participación.
Para lograr esto, es útil contar con un proceso de toma de decisiones claro. Esto incluye definir las prioridades para cuando sea necesario elegir entre los intereses de dos departamentos. Un ejemplo de esto podría ser la elección entre mantener los costos de producción lo más bajos posible y crear una mejor experiencia de usuario. Si has decidido de antemano que ambas cosas son importantes, pero la experiencia del usuario siempre es lo primero, la decisión deja de ser un argumento.
Organizar una actividad de formación de equipos también es una buena idea, especialmente si los miembros del nuevo equipo no se conocían antes de unirse al equipo.
3. Tienen un líder de equipo con excelentes habilidades de comunicación
Si bien no todos los equipos multifuncionales tienen un líder claro, la ventaja de un líder de equipo es que puede asegurarse de que todos se mantengan al día tanto en términos de tiempo como de presupuesto. Supervisan la gestión del proyecto, asignan responsabilidades y supervisan el progreso, al tiempo que dan a los miembros del equipo la autonomía que necesitan para hacer su parte.
El líder del equipo también puede ser el punto de comunicación para la alta dirección y los diferentes departamentos representados en el equipo, y puede asumir algunas de las tareas del equipo por sí mismo. Lo ideal es que la dirección del equipo multifuncional esté compuesta por alguien que tenga experiencia trabajando en un equipo de este tipo.
4. Tienen la autoridad y los recursos para tomar decisiones
Para que los equipos multifuncionales funcionen, todos los departamentos representados deben estar dispuestos a participar. Es un problema si el jefe de un departamento clave no permite que su mejor empleado se una al equipo o se niega a implementar las sugerencias del equipo.
Si bien la gerencia puede enfatizar la importancia del equipo multifuncional y sus objetivos, no hay mejor manera de lograr la aceptación que incluir periódicamente a «personas ajenas» al equipo. Esto se puede lograr mediante reuniones mensuales con los jefes de departamento o incluso incluyendo los avances del equipo en las actualizaciones de la empresa. Incluso puedes aprovechar estos momentos para pedir sugerencias.
5. Tienen sus propios canales y procesos de comunicación
Los miembros del equipo multifuncional deberían poder comunicarse directamente entre sí y en grupo, y es fundamental que tengan sus propios canales para que sus conversaciones no se mezclen con los mensajes de otros equipos.
Slack es una herramienta popular para esto, ya que puedes usarla para toda la empresa mientras creas un canal independiente para tu equipo. Para estar al tanto de tus proyectos y flujos de trabajo, los tableros de Trello son geniales y, con Gmelius, puedes incluso convertir tu bandeja de entrada en un espacio de trabajo colaborativo.
Dicho esto, las personas son criaturas de hábitos y si alguien está acostumbrado a gestionar todas sus tareas en una herramienta, es posible que le resulte difícil cambiar a otra al unirse a un equipo multifuncional.
Gmelius resuelve este problema, ya que ofrece integraciones bidireccionales únicas entre Gmail y Trello, y Gmail y Slack, lo que facilita la comunicación con y administrar equipos mientras que todos pueden usar su herramienta preferida sin perderse ningún mensaje o actualización.
Supongamos, por ejemplo, que creas un tablero Kanban dedicado para tu equipo. Con Gmelius, los miembros del equipo pueden acceder a ese tablero tanto desde Gmail como desde Trello, y cualquier actualización del estado de las tareas se reflejará en ambas herramientas.
Además de eso, Gmelius tiene su propia API y se integra con Zapier. Esto permite conectar incluso más herramientas en tu pila.
Para terminar: Cómo cosechar las recompensas de trabajar de manera interfuncional
Los equipos multifuncionales permiten a su empresa resolver problemas de manera más rápida y eficiente. Impulsan la innovación, ya que los empleados de diferentes áreas funcionales trabajan simultáneamente en nuevas ideas y aumentan la alineación de la empresa a medida que los miembros del equipo colaboran para alcanzar los mismos objetivos.
Los consejos que se describen en este artículo lo ayudarán a formar y gestionar un excelente equipo interfuncional y a cuando regístrate en Gmelius, tendrás la solución perfecta para comunicarte con los miembros del equipo a través de diferentes herramientas.
