Algunos días, tu bandeja de entrada parece una fiesta a la que nunca has confirmado tu asistencia: mensajes interminables, conversaciones perdidas y un caos constante. Ahora multiplícalo por la cantidad de personas de tu equipo que intentan mantenerse sincronizadas. Es entonces cuando el correo electrónico pasa de ser una herramienta a convertirse en algo confuso.
Entra en Keeping, una herramienta diseñada para llevar la funcionalidad de Gmail a las bandejas de entrada compartidas. Desde su lanzamiento en 2016, más de 2000 empresas la han utilizado para gestionar el soporte a través de interfaces conocidas, incorporar la automatización y evitar la duplicación de respuestas, todo ello desde su bandeja de entrada.
Es sencillo, pero la sencillez tiene sus límites. Los equipos pequeños rápidamente llegan a su límite: solo hay dos automatizaciones en el plan inicial, no hay flujos de trabajo de IA integrados, integraciones limitadas y, además, no hay ninguna aplicación móvil. Por eso, los equipos ahora están explorando opciones más completas y escalables.
En esta guía, profundizaremos en:
- Cómo Keeping ofrece lo esencial de la bandeja de entrada compartida
- Puntos en los que podría resultar insuficiente para los equipos en crecimiento
- La dinámica de precios que necesita entender
- Cinco alternativas viables (GMelius, Fyxer, Hiver, Superhuman y Front) que se comparan con Keeping para descubrir las fortalezas, las brechas y el ROI real
¿Qué es Keeping?
Mantener es un solución de bandeja de entrada compartida integrada en Gmail.
Se diseñó para permitir a los pequeños equipos de soporte o ventas administrar cuentas de correo electrónico grupales (como support@ o info@) sin salir de Gmail. Los usuarios instalan un complemento de Chrome (o utilizan un portal web) para que los correos electrónicos entrantes se conviertan en «tickets» en una vista de equipo compartida.
Cada entrada puede ser asignado a un agente, etiquetadas y rastreadas a través de varios estados. Los miembros del equipo pueden añadir notas privadas y @menciones para poder colaborar interno el hilo de correo electrónico.
El usuario objetivo de Keeping es un equipo de soporte pequeño o mediano que ya usa Gmail y que necesita funciones básicas de venta de entradas sin tener que migrar a un sistema independiente. Por lo tanto, resuelve los problemas más comunes: el equipo obtiene un buzón compartido Al ver, los agentes pueden recopilar y asignar correos electrónicos, y hay un registro sencillo de quién gestionó cada consulta.
Características de Keeping analizadas
Las funciones de Keeping incluyen:
- Bandeja de entrada compartida: Keeping te permite tratar una o más direcciones de correo electrónico de soporte (como support@, info@) de forma unificada bandeja de entrada compartida visible para todo tu equipo. Todos los compañeros de equipo ven el mismo conjunto de mensajes y estados de tickets en Gmail, sin necesidad de reenviarlos ni hacer CC de un lado a otro.
- Detección de colisiones: Para evitar el doble trabajo, Keeping le avisa cuando otro agente ya está respondiendo a un correo electrónico. Su interfaz marcará o bloqueará un ticket que otra persona tenga abierto.
- Análisis de correo electrónico: Si bien Keeping no es una plataforma de análisis, sí incluye informes básicos. El plan Essentials ofrece informes estándar sobre los tiempos de respuesta por buzón de correo y agentes. El plan Advanced incluye informes avanzados: los agentes pueden ver las horas de mayor actividad, el uso de las etiquetas y el cumplimiento de los acuerdos de nivel de servicio.
- Asignación por turnos: Cuando llegan nuevos correos electrónicos, Keeping puede asignarlos automáticamente a los agentes en un orden de turnos. En el plan Advanced, solo tiene que activar todos contra todos, y el sistema distribuye automáticamente las entradas de manera uniforme.
- Etiquetado y etiquetas: Mantener etiquetas de soporte y etiquetas de correo electrónico para que puedas clasificar las entradas (por ejemplo, «Facturación», «Informe de error», etc.). Puedes asignar etiquetas manualmente o mediante reglas. Luego, estas etiquetas se incorporan a los informes (puedes desglosar el volumen de tickets por etiqueta).
- Asignación automática: Keeping admite reglas de flujo de trabajo sencillas. Incluso el plan Essentials incluye dos flujos de trabajo, es decir, reglas para enrutar o etiquetar automáticamente el correo entrante. Por ejemplo, podrías decir: «Si el asunto del correo electrónico contiene X, asígnalo automáticamente a la persona A y añade la etiqueta Y.» El plan Advanced elimina ese límite para tener flujos de trabajo ilimitados.
Mantener los pros y los contras
Al evaluar las alternativas de Keeping, tenga en cuenta sus ventajas y desventajas.
Mantener a los profesionales
- Fácil de configurar: Como está creado sobre Gmail, la mayoría de los equipos pueden empezar en cuestión de minutos. No existe un sistema de asistencia independiente para aprender: si conoces Gmail, ya conoces Keeping.
- Plan Affordable Essentials: El nivel básico de Keeping tiene un precio competitivo. El plan Essentials comienza en 14$ por usuario/mes cuando se factura mensualmente (o 12 USD al mes con facturación anual). Esto es bastante bajo en comparación con muchas herramientas de servicio de asistencia.
- Funciones sencillas, sin curva de aprendizaje: Keeping concéntrate en los aspectos básicos básicos de la venta de entradas en Gmail. No hay módulos complicados ni pasos de configuración complejos. Esta simplicidad significa que los agentes dedican tiempo a resolver problemas, no a aprender a usar software.
- Soporte rápido: Si bien los planes avanzados incluyen soporte por chat, incluso el nivel Essentials incluye soporte por correo electrónico, lo que garantiza que puedas comunicarte con nosotros si surge algún problema. Muchos críticos señalan que el equipo de Keeping ayuda rápidamente con la configuración y la solución de problemas.
Mantener las desventajas
- Automatizaciones limitadas en el plan de entrada: El plan Essentials permite solo 2 flujos de trabajo de automatización. En un contexto de bandeja de entrada compartida, esto es bastante restrictivo. Si tu equipo quiere más de dos acciones basadas en reglas (por ejemplo, asignar automáticamente diferentes remitentes, filtrar los boletines, etc.), debes actualizar. Por el contrario, muchos competidores ofrecen ofertas más generosas o incluso ilimitadas automatizaciones de correo electrónico desde el nivel básico, como Gemelius.
- Canales de soporte restringidos: Keeping de nivel básico solo ofrece soporte por correo electrónico. En el nivel Essentials no hay chat en vivo ni ayuda telefónica. Si tu equipo necesita asistencia en tiempo real, tendrás que pasar a la versión Avanzada.
- Sin IA avanzada: A diferencia de algunos competidores más nuevos, Keeping prácticamente no cuenta con asistencia impulsada por la IA. Solo tiene una simple «detección de agradecimiento» que puede cerrar automáticamente o etiquetar los agradecimientos obvios. No hay borradores de respuesta basados en inteligencia artificial ni funciones inteligentes de priorización. En un mercado en el que incluso las herramientas de IA gratuitas de Gmail están mejorando, Keeping carece de IA de escritura de correo electrónico es un inconveniente.
- Integraciones nativas limitadas: Keeping tiene muy pocas integraciones directas de aplicaciones. Listo para usar, solo se conecta de forma nativa a un par de CRM (HubSpot, Shopify, etc., como se indica en su sitio) y depende de Zapier para vincular a «cientos» de otros.
- Mínimo de 2 usuarios: Incluso el nivel Essentials tiene un Mínimo de 2 usuarios. Si eres un emprendedor en solitario o acabas de crear un equipo de soporte, no puedes usar Keeping para un usuario; igual pagarás por dos. Este mínimo rígido puede ser un desperdicio para equipos muy pequeños.
- Funciones faltantes: Lo hace no tienen vistas de proyectos o tareas, como tableros Kanban, para gestionar los tickets de forma visual, ni ofrecen una biblioteca de plantillas de correo electrónico o una base de conocimientos compartidas (algo que algunos equipos podrían desear).
¿Cuánto cuesta Keeping?
Keeping ofrece tres niveles de precios. Los precios son por usuario y requieren al menos 2 usuarios (10 para Enterprise).
- Imprescindibles: 14 USD por usuario al mes (facturación mensual) o 12 USD por usuario al mes si se factura anualmente. Essentials incluye 2 buzones compartidos, notas compartidas, detección de colisiones, informes básicos (SLA, tiempo de primera respuesta, etc.) y 2 flujos de trabajo.
- Avanzado: 24 USD por usuario al mes (al mes) o 20 USD por usuario al mes anualmente. Avanzado te eleva a ilimitado buzones de entrada y flujos de trabajo compartidos, agrega asignaciones por turnos, acuerdos de nivel de servicio (SLA), informes avanzados (incluidas exportaciones y métricas personalizadas), borradores de correos electrónicos compartidos, soporte por chat y todas las integraciones nativas.
- Empresa: 49 USD por usuario al mes (facturación anual, mínimo de 10 usuarios). Este nivel incluye el inicio de sesión único (SSO), el cumplimiento de la HIPAA, un gestor dedicado al éxito de los clientes, la incorporación e integraciones personalizadas y un soporte premium.
Cuando analizas el valor por dólar, destacan algunos puntos. El plan Essentials es económico pero muy limitado (2 flujos de trabajo, 2 buzones de correo). Si tu equipo puede vivir dentro de esos límites, es una solución rentable en Entre 12 y 14 USD por usuario. Pero en el momento en que necesitas más automatización o asientos, el precio sube.
El plan Advanced, de 20 a 24 dólares por usuario, ofrece el conjunto completo de funciones. En comparación con las alternativas, a menudo puedes obtener una funcionalidad más rica por ese precio. Por ejemplo, el plan de crecimiento de Gmelius (entre 20 y 24 dólares) incluye todo lo anterior más Asistentes de IA, tableros Kanban y más (ver más abajo).
En resumen, para necesidades simples, los precios de Keeping son atractivos; para necesidades más avanzadas, su costo aumenta rápidamente, y otras herramientas comienzan a parecer más rentables a precios similares.
¿Cuáles son las mejores alternativas de conservación?
Varias herramientas ofrecen funciones superpuestas con Keeping (bandejas de entrada compartidas en Gmail), pero con diferentes puntos fuertes. Entre los principales competidores se encuentran:
1. Gmelius
Gmelius es quizás la alternativa más directa para los equipos basados en Gmail. Al igual que Keeping, funciona dentro de Gmail (y Google Workspace), pero añade muchas funciones de colaboración modernas.
Proporciona Asistentes impulsados por IA (para redactar automáticamente las respuestas, ordenar y clasificar los correos electrónicos, etc.), Tableros Kanban (convierte los correos electrónicos en tarjetas para arrastrarlos entre columnas), un sólido sistema de plantillas de correo electrónico y un verdadero mercado de integración (Slack, Trello, Salesforce, Zapier, Make/Integromat y más).
Los precios comienzan en 24 USD por usuario al mes (al año) para el plan Growth, que incluye bandejas de entrada compartidas, reglas de automatización, respuestas y clasificación mediante IA, plantillas y análisis. El plan Pro, de 36$, incluye funciones avanzadas, como el envío mediante IA, la integración de CRM, los webhooks y el análisis personalizado.
Gmelius es ampliamente elogiado por su desarrollo y soporte activos, y es ideal para los equipos que buscan una solución centrada en Gmail con todos los detalles (especialmente la IA generativa) integrados.
2. Fyxer
Fyxer es un asistente de correo electrónico basado en inteligencia artificial dirigido más a individuos o equipos pequeños. A diferencia de Keeping, no es un sistema de bandeja de entrada compartida en sí mismo. En cambio, Fyxer utiliza la inteligencia artificial para gestionar la bandeja de entrada de una persona: clasifica los correos electrónicos en etiquetas de prioridad, redacta las respuestas en un tono personal, programa los seguimientos e incluso actúa como anotador de una reunión.
Básicamente, es como tener un asistente ejecutivo de Gmail. Fyxer requiere que conectes tu cuenta de Gmail o Outlook; luego aprende continuamente tu estilo de escritura.
Ofrece un Plan estándar (30 USD por usuario al mes o 270 USD al año) que cubre un buzón y un calendario por usuario, con clasificación por IA, redacción de respuestas y toma de notas de reuniones. A Plan Pro (50 USD al mes o 450 USD al año) añade un número ilimitado de bandejas de entrada y calendarios conectados, integración con HubSpot CRM y un anotador con la marca personalizada.
3. Hiver
Hiver es otra herramienta de bandeja de entrada compartida basada en Gmail. Ofrece muchas funciones similares: bandejas de entrada compartidas, detección de colisiones, notas internas, plantillas y asignación automática por turnos.
Hiver añade algunos extras de los que Keeping carece en cualquier nivel; por ejemplo, su plan Lite (19$ por usuario al mes) ya incluye un portal de base de conocimientos, integración con Slack (notificaciones) y reglas básicas de automatización. También incluye widgets de chat en directo (convierte tu correo electrónico de soporte en una interfaz de chat), algo que Keeping no ofrece.
El plan Pro de Hiver (49$ por usuario al mes) incluye análisis avanzados y un asistente de inteligencia artificial llamado «Harvey» que puede sugerir respuestas por correo electrónico, cerrar los tickets de los correos electrónicos de agradecimiento y resumir los mensajes largos.
4. Superhuman
Superhuman es fundamentalmente un correo electrónico nativo de la IA cliente, no es un sistema de bandeja de entrada compartida, pero a menudo se lo menciona como una «alternativa» porque mejora considerablemente la experiencia del correo electrónico personal. Superhuman ofrece una interfaz extremadamente rápida basada en el teclado con funciones de inteligencia artificial de vanguardia.
Por ejemplo, tiene Búsqueda de IA (puedes hacer preguntas en tu bandeja de entrada en lenguaje natural) y Flujos de trabajo de (responder automáticamente, archivar automáticamente o reenviar ciertos correos electrónicos según reglas personalizadas).
Superhuman se centra en la velocidad (atajos de teclado extensos) y la productividad. Es bastante caro, aproximadamente 30$ por usuario al mes (sin descuento anual), y está pensado más para usuarios avanzados individuales o equipos de ventas que para abrir bandejas de entrada compartidas. Aun así, algunos equipos lo tienen en cuenta cuando buscan potenciar los flujos de trabajo del correo electrónico.
5. Front
Front es una plataforma de correo electrónico y comunicación de nivel empresarial con todas las funciones. Admite bandejas de entrada compartidas (correo electrónico, SMS, WhatsApp, chat, Twitter, etc.) en una sola interfaz. El plan Starter de Front cuesta 19 USD por asiento al mes (anual, hasta 10 asientos) e incluye correo electrónico, chat y análisis.
El plan Growth (59$) añade automatización del flujo de trabajo e informes avanzados, y el plan Scale (99$) incluye funciones premium como funciones personalizadas, SSO y reglas de enrutamiento. A diferencia de Keeping (que se encuentra dentro de Gmail), Front es una aplicación web independiente con su propia interfaz y aplicaciones móviles.
En esencia, Front está dirigido a empresas que necesitan una suite completa de comunicación con el cliente (correo electrónico y canales de mensajería).
¿Por qué Gmelius es una poderosa alternativa a Keeping?
Gmelius se destaca como una de las mejores alternativas al ampliar considerablemente lo que ofrece Keeping, a menudo a precios similares. Estas son las principales razones por las que muchos equipos eligen Gmelius en lugar de Keeping:
1. Biblioteca de integración más grande
Gmelius se integra ampliamente con las herramientas que los equipos usan todos los días. Ofrece conexiones nativas a Google Calendar/Meet, Google Groups, Slack, Trello, Salesforce, HubSpot, Nicereply (CSAT), Zapier y Make (Integromat), entre otros.
Puedes sincronizar el trabajo de front-end en Gmail con las herramientas de ventas, gestión de proyectos o chat. Las integraciones directas de Keeping son mucho más limitadas: su sitio solo menciona las aplicaciones directas de HubSpot y Shopify (todo lo demás tiene que pasar por Zapier o por correo electrónico).
2. Mejor valor para su inversión
Debido a que los planes de nivel básico e intermedio de Gmelius tienen precios competitivos, a menudo obtienes más funcionalidad por dólar. El plan básico de Gmelius incluye bandejas de entrada compartidas ilimitadas, mientras que Keeping's Essentials solo admite 2 buzones y 2 flujos de trabajo.
Incluso en los niveles más altos, Gmelius ofrece más por el mismo precio: por ejemplo, incluye potentes funciones de IA y no tiene límites de flujo de trabajo. Si comparamos las funciones desbloqueadas por dólar, Gmelius suele salir ganando.
3. IA de generación intuitiva
Gmelius incorpora la IA Gemini de Google para ayudar con las tareas de correo electrónico. Ofrece asistentes de inteligencia artificial que pueden redactar respuestas, ordenar y clasificar nuevos correos electrónicos e incluso enviar mensajes automáticamente al agente o la carpeta correctos. No es necesario que escribas instrucciones, ya que puede generar borradores de respuestas corteses con tu propio estilo y sugerirlos automáticamente.
Por ejemplo, el «Asistente de respuesta» y el «Asistente de clasificación» impulsados por IA pueden gestionar la creación y priorización rutinarias del correo electrónico. Gmelius actualiza sus modelos semanalmente para mantenerse actualizado. Keeping, por el contrario, prácticamente no tiene inteligencia artificial.
4. Funciones de productividad más sólidas
Gmelius mejora Gmail con funciones de colaboración de las que carece Keeping. En particular, Gmelius ofrece tableros Kanban para el correo electrónico: puedes convertir los correos electrónicos en tarjetas y moverlos a través de tableros personalizables (por ejemplo, «Nuevo ➔ En progreso ➔ Listo»).
También proporciona bibliotecas de plantillas compartidas y administración de fragmentos (los equipos pueden seleccionar las respuestas predefinidas de forma centralizada), mientras que Keeping solo tiene plantillas básicas. Otras mejoras incluyen el correo electrónico compartido «Notas» y @mentions en los borradores, lo que simplifica Gmail pero permite que tu equipo colabore como si estuvieras en una plataforma de servicio de asistencia.
5. Automatización más avanzada
Gmelius incluye automatizaciones sólidas de flujo de trabajo y divulgación. Más allá de la simple clasificación, ofrece Automation Architects, donde puedes arrastrar y soltar los activadores y las acciones (como asignarlos a un canal de Slack, añadir etiquetas, pasar a una etiqueta, etc.), todo ello sin necesidad de programar. Incluso puedes pedirle a la IA que configure la automatización por ti.
Es importante destacar que Gmelius también incluye automatización de la divulgación: puedes configurar secuencias de correo electrónico y campañas de goteo directamente desde tu bandeja de entrada. Por ejemplo, los equipos de ventas suelen utilizar Gmelius para enviar secuencias de seguimiento automatizadas a los clientes potenciales. Keeping no tiene ninguna función de marketing de divulgación.
6. Atención al cliente en vivo en todos los planes
Otra ventaja práctica es el apoyo de Gmelius. Todos los planes incluyen soporte por chat las 24 horas del día, los 7 días de la semana (asistido por IA) y recursos de incorporación. Incluso una cuenta de un solo usuario tiene acceso al chat en vivo si es necesario. El plan Essentials de Keeping, por el contrario, solo ofrece soporte por correo electrónico.
Comparación de Keeping con Gmelius uno al lado del otro
La siguiente tabla destaca las diferencias clave entre Keeping y Gmelius en todas las categorías:
Cambiar a una alternativa de mantenimiento
Si Keeping se te ha quedado pequeño o necesitas más potencia (por ejemplo, inteligencia artificial, mejores automatizaciones o soporte más allá de Gmail), el cambio tiene sentido. Herramientas como Gmelius ofrecen integraciones más profundas, flujos de trabajo más inteligentes y una mejor relación calidad-precio, especialmente a medida que tu equipo crece.
La mudanza es fácil. La mayoría de las alternativas de Keeping ofrecen la incorporación guiada, la importación de archivos CSV y la sincronización en tiempo real con tu configuración actual de Gmail. De este modo, no perderás tus datos (ni la cabeza) al cambiarte.
👉 En resumen: elige una herramienta que crezca contigo, no una que te encierra. Prueba Gmelius gratis.
