De pequenas startups a gigantes como Amazon e Netflix, as empresas vêm adotando o conceito de equipes multifuncionais para se tornarem mais inovadoras, mais produtivas e mais econômicas com mais rapidez.
Mas o que exatamente é uma equipe multifuncional? E como você executa um com sucesso? Vamos mergulhar.
O que é uma equipe multifuncional?
As equipes multifuncionais são grupos de pessoas que trabalham em diferentes áreas funcionais da sua empresa, como vendas, marketing e suporte ao cliente, e em diferentes níveis. Essas pessoas podem pertencer tanto à equipe multifuncional quanto ao seu próprio departamento, ou a estrutura da sua empresa pode ser composta exclusivamente por equipes multifuncionais.
As equipes multifuncionais podem existir a longo prazo, mas também podem ser montadas para concluir projetos específicos e atingir metas específicas.
5 razões pelas quais você precisa cultivar equipes multifuncionais
Freqüentemente, presume-se que empresas menores já trabalham de forma interfuncional, pois os departamentos podem consistir em apenas uma ou duas pessoas. Embora possa haver uma comunicação mais consistente e frequente entre as áreas funcionais dessas empresas, isso não é o mesmo que ter um sistema configurado para uma verdadeira colaboração interfuncional.
Abaixo, você pode encontrar os benefícios de trabalhar com equipes multifuncionais como adição a uma estrutura departamentalizada mais tradicional em uma grande empresa ou como estrutura central de uma pequena empresa.
1. Melhor alinhamento com as metas da empresa
Departamentos diferentes têm metas diferentes que podem parecer se encaixar nos objetivos gerais da empresa, mas às vezes se contrapõem. Imagine como um departamento de marketing pode tentar estabelecer uma imagem de marca que seja atenciosa e centrada no cliente, enquanto o departamento de suporte ao cliente foi instruído a fechar o máximo de tíquetes de suporte o mais rápido possível.
Quando pessoas de vários departamentos se reúnem para trabalhar de forma multifuncional, elas começam a trabalhar em prol de uma meta mútua. No caso do nosso exemplo, um profissional de marketing pode se reunir com um representante de suporte para discutir como eles podem desenvolver um processo de suporte que seja eficiente, mas antes de tudo amigável ao cliente.
2. A capacidade de otimizar a coordenação, os sistemas e os processos em toda a empresa
Trabalhando juntos, os membros de equipes multifuncionais entendem melhor o papel que seu departamento desempenha nos processos de toda a empresa e na jornada mais ampla do cliente. Como os fluxos de trabalho de diferentes áreas funcionais se conectam, fica mais fácil identificar ineficiências e resolver problemas.
Se um vendedor mencionar que leva muito tempo para obter leads qualificados, um profissional de marketing pode se oferecer para configurar um processo que marque automaticamente os assinantes de e-mail que atendam a determinados critérios. Dessa forma, o vendedor obteria uma lista pronta para uso de leads para entrar em contato.
Trabalhar de forma multifuncional permite soluções mais abrangentes do que departamentos separados criariam sozinhos.
3. Qualidade muito superior de suporte ao cliente
Imagine esta situação: você entra em contato com o suporte ao cliente para resolver um problema com uma assinatura. Eles pedem que você entre em contato com o departamento de cobrança, pois eles não lidam com problemas como esse. Quando você fizer isso, o departamento de cobrança informa que cancelará seu plano atual, mas você precisará entrar em contato com o departamento de vendas para obter o plano de assinatura correto.
Todos nós já passamos por algo assim em algum momento, e é extremamente frustrante. Também é o exemplo perfeito do que pode dar errado quando as pessoas não olham além das fronteiras de seus próprios departamentos.
Uma equipe multifuncional, nesse caso, teria um suporte, um faturamento e um representante de vendas que trabalhariam juntos internamente para resolver esse problema para que o cliente pudesse ser ajudado rapidamente por meio de um único ponto de contato.
4. Uso mais eficiente dos recursos
Trabalhar de forma interfuncional também significa gastar de forma interfuncional, o que geralmente significa gastar menos. Afinal, em vez de precisar de um orçamento para resolver diferentes problemas e projetos em diferentes departamentos, você pode ver onde esses projetos se cruzam e criar um orçamento único para lidar com tudo de uma vez.
Ao fazer isso, também é menos provável que você gaste dinheiro em soluções que podem funcionar para um departamento, mas que entrem em conflito com o fluxo de trabalho de outro.
5. Inovação mais rápida e eficaz
Em uma estrutura organizacional tradicional, uma nova ideia de produto ou recurso pode passar lentamente de um departamento para outro, levando meses, se não anos, até ser enviada. Trabalhar de forma multifuncional permite que você economize tempo, pois membros de diferentes áreas da empresa trabalham juntos simultaneamente para desenvolver o produto.
Por exemplo, em uma estrutura tradicional, um conceito de produto pode ir da prancheta para a equipe de marketing, que então decide como o posicionará. Em seguida, ele vai para a equipe de vendas, que vai colocar um preço, antes de ir para a equipe de engenharia, que pode então dizer a todos que é impossível fazer pelo preço certo. De volta à prancheta de desenho.
Em uma equipe multifuncional, um representante da equipe de engenharia seria incluído desde o início para que eles pudessem tocar a campainha de alarme assim que surgisse um problema, momento em que os representantes de marketing e vendas poderiam decidir posicionar o produto de forma diferente e aumentar o preço, ou adaptar o conceito para que ele pudesse ser produzido de forma mais barata.
Mesmo em pequenas empresas, trabalhar de forma interfuncional em novos projetos economiza tempo. Como os membros da equipe estão constantemente informados sobre o que está acontecendo e dão feedback uns aos outros, eles evitam gastar muito tempo em uma tarefa que, de outra forma, seria interrompida em um estágio posterior do projeto.
6. Um aumento no engajamento dos funcionários
Ao trabalhar de forma multifuncional, os funcionários são incentivados a se manifestar. Eles aprendem que é apreciado quando se comunicam abertamente e apontam problemas, em vez de permanecerem dentro dos limites de suas tarefas. Isso lhes dá um maior senso de responsabilidade.
Além disso, como eles são desafiados a aprender sobre as diferentes áreas funcionais da empresa e podem resolver problemas que vão além de suas tarefas principais, é menos provável que os funcionários fiquem entediados. Eles deixam de ser especialistas puros em sua área para o que também é chamado de trabalhadores “em forma de T”: pessoas com um conjunto de habilidades principais profundamente desenvolvido e várias outras habilidades com as quais aprenderam e agora podem usar para colaborar com os membros da equipe multifuncional.
Por fim, como a colaboração é fundamental em equipes que trabalham de forma interfuncional, seus membros desenvolvem melhores habilidades interpessoais que os ajudam a conviver melhor com seus colegas de trabalho.
Exemplos de equipes multifuncionais
Alguns exemplos rápidos de equipes multifuncionais baseadas em projetos podem ser:
- Para desenvolver e lançar um novo produto: Uma equipe composta por um profissional de marketing, um vendedor, um desenvolvedor de produtos, alguém da área de logística e um representante de suporte ao cliente.
- Para resolver um problema com a rotatividade de clientes: Uma equipe composta por um analista de dados, um desenvolvedor web, um profissional de marketing, um vendedor e um representante de suporte ao cliente.
- Para criar uma nova campanha de marketing por e-mail: Uma equipe composta por um designer, um redator e um profissional de marketing por e-mail.
5 características principais de grandes equipes multifuncionais
Equipes multifuncionais podem ser um elemento crucial ao criar um ambiente de alto desempenho, inovador e colaborativo. No entanto, um estudo da Harvard Business Review mostraram que nada menos que 75% dessas equipes são disfuncionais.
Então, o que os 25% restantes fazem que outras equipes não fazem? Como eles superam o desafios que as equipes multifuncionais enfrentam?
1. Eles são compostos pelos membros certos
Ao designar membros de diferentes departamentos para uma equipe multifuncional, é importante levar algumas coisas em consideração. Você pode se sentir tentado a escolher os funcionários que são melhores no que fazem, mas eles conseguirão trabalhar bem com colegas de outros departamentos?
Ter a experiência certa certamente importa, mas os membros da equipe multifuncional também precisam ser capazes de colabore com outras pessoas sem precisar que ninguém segure sua mão. Eles se sentem à vontade para ter ideias e podem comunicá-las com clareza.
2. Eles colocam a colaboração acima da concorrência
Certifique-se de que os membros da equipe multifuncional estejam realmente trabalhando em equipe e não agindo apenas como porta-vozes que desejam defender os interesses de sua própria área funcional. Nesse sentido, é importante ter uma meta clara pela qual todos estejam trabalhando.
Além disso, a equipe precisa ser um espaço seguro onde todos possam discutir ideias e ser ouvidos, independentemente de sua posição na empresa. Em uma equipe multifuncional, um gerente de marketing pode estar trabalhando ao lado de um representante de suporte ao cliente e ambos devem ter a mesma contribuição.
Para conseguir isso, é útil ter um processo de tomada de decisão claro. Isso inclui definir prioridades para quando uma escolha precisa ser feita entre os interesses de dois departamentos. Um exemplo disso pode ser a escolha entre manter os custos de produção o mais baixos possível e criar uma melhor experiência para o usuário. Se você decidiu de antemão que ambos são importantes, mas a experiência do usuário sempre vem em primeiro lugar, a decisão não é discutível.
Organizar uma atividade de formação de equipe também é uma ótima ideia, especialmente se os membros da nova equipe não se conheciam antes de se juntarem à equipe.
3. Eles têm um líder de equipe com excelentes habilidades de comunicação
Embora nem todas as equipes multifuncionais tenham um líder claro, a vantagem de um líder de equipe é que ele pode garantir que todos permaneçam no caminho certo, tanto em termos de tempo quanto de orçamento. Eles supervisionam o gerenciamento de projetos, atribuem responsabilidades e monitoram o progresso, ao mesmo tempo em que dão aos membros da equipe a autonomia de que precisam para fazer sua parte.
O líder da equipe também pode ser o ponto de comunicação da alta gerência e dos diferentes departamentos representados na equipe e pode assumir algumas das tarefas da equipe sozinho. Idealmente, a liderança da equipe multifuncional é composta por alguém com experiência em trabalhar nessa equipe.
4. Eles têm a autoridade e os recursos para tomar decisões
Para que as equipes multifuncionais funcionem, todos os departamentos representados devem estar dispostos a participar. É um problema se o chefe de um departamento importante não permite que seu melhor funcionário se junte à equipe ou se recusa a implementar as sugestões da equipe.
Embora a gerência possa enfatizar a importância da equipe multifuncional e de suas metas, não há melhor maneira de obter a adesão do que incluir periodicamente “pessoas de fora” da equipe. Isso pode ser feito por meio de reuniões mensais com chefes de departamento ou até mesmo incluindo o progresso da equipe nas atualizações da empresa. Você pode até mesmo usar esses momentos para pedir sugestões.
5. Eles têm seus próprios canais e processos de comunicação
Os membros da equipe multifuncional devem poder se comunicar diretamente uns com os outros e em grupo, e é fundamental que eles tenham seus próprios canais para que suas conversas não se misturem com mensagens de outras equipes.
O Slack é uma ferramenta popular para isso, pois você pode usá-lo para toda a empresa enquanto cria um canal separado para sua equipe. Para ficar por dentro de seus projetos e fluxos de trabalho, os quadros do Trello são ótimos e, com o Gmelius, você pode até mesmo transformar sua caixa de entrada em um espaço de trabalho colaborativo.
Dito isso, as pessoas são criaturas de hábitos e, se alguém está acostumado a gerenciar todas as suas tarefas em uma ferramenta, pode ter dificuldade em mudar para outra ao ingressar em uma equipe multifuncional.
O Gmelius resolve esse problema, pois oferece integrações bidirecionais exclusivas entre o Gmail e o Trello, e o Gmail e o Slack, facilitando a comunicação com e gerenciar equipes enquanto todos podem usar sua ferramenta preferida sem perder nenhuma mensagem ou atualização.
Digamos, por exemplo, que você crie um quadro Kanban dedicado para sua equipe. Com o Gmelius, os membros da equipe podem acessar esse quadro tanto no Gmail quanto no Trello, e qualquer atualização de status da tarefa será refletida nas duas ferramentas.
Além disso, o Gmelius tem sua própria API e se integra ao Zapier. Isso possibilita conectar ainda mais ferramentas em sua pilha.
Para encerrar: Colhendo os frutos de trabalhar de forma multifuncional
Equipes multifuncionais permitem que sua empresa resolva problemas com mais rapidez e eficiência. Eles impulsionam a inovação à medida que funcionários de diferentes áreas funcionais trabalham simultaneamente em novas ideias e aumentam o alinhamento da empresa à medida que os membros da equipe colaboram para alcançar as mesmas metas.
As dicas descritas neste artigo ajudarão você a montar e gerenciar uma ótima equipe multifuncional e quando você inscreva-se no Gmelius, você terá a solução perfeita para se comunicar com os membros da equipe por meio de diferentes ferramentas.
