La Cruz Roja Francesa es tanto una asociación de 60 000 voluntarios comprometidos durante casi 150 años en muchos frentes de la lucha contra la inseguridad como una empresa sin fines de lucro con 20 000 empleados en más de 700 establecimientos.
Como se puede imaginar, hay mucha comunicación y coordinación por correo electrónico interna y externamente para esta Sociedad Nacional de la entidad humanitaria más grande del mundo.
El problema
El correo electrónico no está diseñado para la colaboración
Cuando la Cruz Roja Francesa migró 10 000 correos electrónicos grupales de Microsoft Outlook a Google Workspace, estaban buscando una plataforma para agregar a Gmail con más capacidades de colaboración mediante la asignación de conversaciones de correo electrónico, la adición de etiquetas y la colaboración mediante notas de correo electrónico.
Frédéric Bousson, director de información, y Juliette Valains, directora de transformación digital, también buscaban una forma sencilla de transferir información de forma segura de un voluntario o miembro del personal a otro durante las transiciones laborales o los cambios de turno. Necesitaban una forma de transferir el flujo de la comunicación por correo electrónico con mayor transparencia, propiedad y delegación de la carga de trabajo entre miles de iniciativas y trabajadores.
Gmelius ofrece funciones de bandeja de entrada compartida que les permiten conservar sus buzones compartidos durante la migración y crear nuevos usos colaborativos, transferir información de forma más segura y distribuir la carga de trabajo de forma más eficiente.
Necesitábamos migrar 10 000 correos electrónicos grupales de Microsoft Outlook a Google Workspace. Gmelius nos ayudó a convertirlos en Buzones de entrada compartidos que tenía más capacidades de colaboración.
\. Juliette, directora de transformación digital
La solución
Un despliegue sencillo de Gmelius
La incorporación de más de 40 000 personas es tan difícil como parece, pero el equipo de la Cruz Roja Francesa estaba decidido a crear un espacio más colaborativo y seguro no solo para sus 15 000 miembros del personal, sino también para más de 30 000 voluntarios dinámicos.
La característica más atractiva de Gmelius es que se integra automáticamente en la bandeja de entrada de Gmail de cada usuario para un despliegue sencillo. No hay ninguna herramienta nueva que adoptar y su instalación lleva unos segundos.
\. Juliette, directora de transformación digital
Para garantizar una incorporación exitosa, el plan consistía en comenzar con una de nuestras funciones principales, las bandejas de entrada compartidas, pero limitando a los usuarios a solo asignar y archivar los correos electrónicos. Este fue el punto de partida para capacitar progresivamente a más de 40 000 personas para que pudieran adaptar una nueva forma de trabajo colaborativo.
En la actualidad, la Cruz Roja Francesa utiliza 8.000 bandejas de entrada compartidas para tres usos principales:
- Buzón de la empresa: vinculado al rol específico de alguien
- Bandeja de entrada del equipo para uso externo: por ejemplo, una bandeja de entrada global compartida para un equipo de asistentes de un hospital o un equipo de socorristas de una oficina local de la Cruz Roja que necesitan comunicarse con las autoridades locales
- Bandeja de entrada del equipo para uso interno: por ejemplo, el equipo de TI responsable de la implementación de Google Workspace, que responde a las preguntas internas; o para el departamento de comunicación de la sede de la Cruz Roja Francesa
El resultado
Mayor seguridad y tiempos de respuesta rápidos
Puede que estés pensando: bueno, ¿cómo podría una simple función mejorar las condiciones laborales de más de 40 000 personas?
Estos son los beneficios que la Cruz Roja Francesa ha obtenido en toda la empresa desde que implementó las bandejas de entrada compartidas con Gmelius:
- Distribución del trabajo más sencilla dentro de los equipos y bandejas de entrada personales más ligeras (anteriormente, los correos electrónicos se transferían a bandejas de entrada personales)
- Tiempo de respuesta más rápido, ya que es más fácil ver lo que está pendiente
- Acceso a bandejas de entrada compartidas en dispositivos remotos
- Acceso a las bandejas de entrada de la empresa para funciones específicas, utilizadas por personas que abandonaron la empresa, lo que permite la transmisión de conocimientos
- Mayor seguridad: las bandejas de entrada compartidas ya no se basan en compartir contraseñas, sino que ahora se comparten con personas específicas que pueden perder el derecho de acceso si el administrador lo decide
Puede que este sea el comienzo de su nueva forma de trabajar, pero tienen mucho más que esperar. Esta iniciativa comenzó con el objetivo de crear un entorno de colaboración más eficiente, cohesivo y asincrónico para miles de trabajadores que, en última instancia, les ayude a dedicar más tiempo a lograr un mayor impacto social.
Las bandejas de entrada compartidas han permitido a nuestra organización delegar el trabajo más rápidamente y permitir un acceso rápido y seguro a los buzones de correo con cualquier transición de rol o turno.
\. Juliette, directora de transformación digital
