Von kleinen Startups bis hin zu Giganten wie Amazon und Netflix haben Unternehmen das Konzept funktionsübergreifender Teams übernommen, um schneller innovativer, produktiver und kostengünstiger zu werden.
Aber was genau ist ein funktionsübergreifendes Team? Und wie führt man eines erfolgreich durch? Lass uns eintauchen.
Was ist ein funktionsübergreifendes Team?
Funktionsübergreifende Teams sind Gruppen von Personen, die in verschiedenen Funktionsbereichen Ihres Unternehmens, wie Vertrieb, Marketing und Kundensupport, und auf verschiedenen Ebenen arbeiten. Diese Personen können sowohl dem funktionsübergreifenden Team als auch ihrer eigenen Abteilung angehören, oder Ihre Unternehmensstruktur kann ausschließlich aus funktionsübergreifenden Teams bestehen.
Funktionsübergreifende Teams können langfristig existieren, aber sie können auch zusammengestellt werden, um bestimmte Projekte abzuschließen und bestimmte Ziele zu erreichen.
5 Gründe, warum Sie funktionsübergreifende Teams fördern müssen
Es wird oft davon ausgegangen, dass kleinere Unternehmen bereits funktionsübergreifend arbeiten, da Abteilungen möglicherweise nur aus einer oder zwei Personen bestehen. Zwar gibt es in solchen Unternehmen möglicherweise eine konsistentere und häufigere Kommunikation zwischen den Funktionsbereichen, aber das ist nicht dasselbe wie ein System, das für eine echte funktionsübergreifende Zusammenarbeit eingerichtet ist.
Im Folgenden finden Sie die Vorteile der Zusammenarbeit mit funktionsübergreifenden Teams, sowohl als Ergänzung zu einer traditionelleren Abteilungsstruktur in einem großen Unternehmen als auch als Kernstruktur für ein kleines Unternehmen.
1. Bessere Ausrichtung auf die Unternehmensziele
Verschiedene Abteilungen haben unterschiedliche Ziele, die alle zu den Gesamtzielen des Unternehmens zu passen scheinen, sich aber manchmal gegenseitig widersprechen. Stellen Sie sich vor, wie eine Marketingabteilung versucht, ein fürsorgliches und kundenorientiertes Markenimage zu etablieren, während die Kundendienstabteilung angewiesen wurde, so viele Supportanfragen wie möglich zu schließen.
Wenn Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen zusammenkommen, um funktionsübergreifend zu arbeiten, beginnen sie, auf ein gemeinsames Ziel hinzuarbeiten. In unserem Beispiel könnte sich ein Marketer mit einem Support-Mitarbeiter zusammensetzen, um zu besprechen, wie sie einen Supportprozess entwickeln können, der effizient, aber vor allem kundenfreundlich ist.
2. Die Fähigkeit, unternehmensweite Abstimmungen, Systeme und Prozesse zu optimieren
Durch die Zusammenarbeit erhalten Mitglieder funktionsübergreifender Teams ein besseres Verständnis dafür, welche Rolle ihre Abteilung in unternehmensweiten Prozessen und der gesamten Customer Journey spielt. Da die Arbeitsabläufe der verschiedenen Funktionsbereiche miteinander verknüpft werden, wird es einfacher, Ineffizienzen zu erkennen und Probleme zu lösen.
Wenn ein Verkäufer erwähnt, dass er viel Zeit benötigt, um qualifizierte Leads zu finden, bietet ein Marketer möglicherweise an, einen Prozess einzurichten, der E-Mail-Abonnenten, die bestimmte Kriterien erfüllen, automatisch markiert. Auf diese Weise würde der Vertriebsmitarbeiter eine gebrauchsfertige Liste von Leads erhalten, mit denen er Kontakt aufnehmen kann.
Die funktionsübergreifende Arbeit ermöglicht umfassendere Lösungen, als es einzelne Abteilungen für sich alleine tun würden.
3. Weit überlegene Qualität der Kundenbetreuung
Stellen Sie sich diese Situation vor: Sie wenden sich an den Kundensupport, um ein Problem mit einem Abonnement zu lösen. Sie fordern Sie auf, sich mit der Rechnungsabteilung in Verbindung zu setzen, da diese sich nicht mit solchen Problemen befasst. Wenn Sie dies tun, teilt Ihnen die Rechnungsabteilung mit, dass Ihr aktueller Tarif gekündigt wird. Sie müssen sich jedoch an die Verkaufsabteilung wenden, um das richtige Abonnement zu erhalten.
Wir haben alle irgendwann so etwas erlebt, und es ist extrem frustrierend. Es ist auch das perfekte Beispiel dafür, was schief gehen kann, wenn Menschen nicht über die Grenzen ihrer eigenen Abteilungen hinausschauen.
Ein funktionsübergreifendes Team hätte in diesem Fall einen Support-, Abrechnungs- und Vertriebsmitarbeiter, die intern zusammenarbeiten würden, um dieses Problem zu lösen, sodass dem Kunden über einen einzigen Ansprechpartner schnell geholfen werden kann.
4. Effizienterer Einsatz von Ressourcen
Funktionsübergreifend zu arbeiten bedeutet auch, funktionsübergreifend auszugeben, was oft bedeutet, weniger auszugeben. Denn anstatt ein Budget für verschiedene Probleme und Projekte in verschiedenen Abteilungen zu benötigen, können Sie sich ansehen, wo sich diese Projekte überschneiden, und ein einziges Budget erstellen, um alles auf einmal in Angriff zu nehmen.
Auf diese Weise ist es auch weniger wahrscheinlich, dass Sie Geld für Lösungen ausgeben, die möglicherweise für eine Abteilung funktionieren, aber mit dem Arbeitsablauf einer anderen Abteilung in Konflikt geraten.
5. Schnellere und effektivere Innovation
In einer traditionellen Organisationsstruktur kann eine neue Produkt- oder Feature-Idee langsam von einer Abteilung zur anderen übertragen werden, was Monate, wenn nicht sogar Jahre dauert, bis sie ausgeliefert wird. Wenn Sie funktionsübergreifend arbeiten, sparen Sie Zeit, da Mitglieder aus verschiedenen Unternehmensbereichen gleichzeitig an der Entwicklung des Produkts arbeiten.
In einer traditionellen Struktur kann ein Produktkonzept beispielsweise vom Zeichenbrett an das Marketingteam übergeben werden, das dann entscheidet, wie es positioniert wird. Es geht dann an das Vertriebsteam, das einen Preis darauf festlegt, bevor es an das Entwicklungsteam geht, das dann vielleicht allen sagt, dass es unmöglich ist, es zum richtigen Preis herzustellen. Zurück zum Zeichenbrett.
In einem funktionsübergreifenden Team war von Anfang an ein Vertreter des Engineering-Teams eingebunden, sodass sie die Alarmglocke läuten konnten, sobald sie ein Problem sahen. An diesem Punkt konnten die Marketing- und Vertriebsmitarbeiter entscheiden, das Produkt anders zu positionieren und einen höheren Preis zu zahlen oder das Konzept so anzupassen, dass es billiger produziert werden konnte.
Selbst in kleinen Unternehmen spart die funktionsübergreifende Arbeit an neuen Projekten Zeit. Da die Teammitglieder ständig darüber informiert sind, was vor sich geht, und sich gegenseitig Feedback geben, vermeiden sie es, viel Zeit mit einer Aufgabe zu verbringen, die sonst in einer späteren Phase des Projekts erledigt würde.
6. Ein Anstieg des Mitarbeiterengagements
Durch funktionsübergreifendes Arbeiten werden die Mitarbeiter ermutigt, sich zu äußern. Sie lernen, dass es geschätzt wird, wenn sie offen kommunizieren und auf Probleme hinweisen, anstatt sich an die Grenzen ihrer Aufgaben zu halten. Das gibt ihnen ein größeres Verantwortungsbewusstsein.
Darüber hinaus ist es weniger wahrscheinlich, dass sich die Mitarbeiter langweilen, da sie gezwungen sind, sich über verschiedene Funktionsbereiche innerhalb des Unternehmens zu informieren und an Problemen arbeiten können, die über ihre Kernaufgaben hinausgehen. Sie entwickeln sich von reinen Spezialisten auf ihrem Gebiet zu Mitarbeitern, die auch als „T-förmige“ Mitarbeiter bezeichnet werden: Mitarbeiter mit einer tief entwickelten Hauptkompetenz und mehreren anderen Fähigkeiten, von denen sie gelernt haben und die sie nun nutzen können, um mit ihren funktionsübergreifenden Teammitgliedern zusammenzuarbeiten.
Da die Zusammenarbeit in Teams, die funktionsübergreifend arbeiten, von entscheidender Bedeutung ist, entwickeln ihre Mitglieder schließlich bessere zwischenmenschliche Fähigkeiten, die ihnen helfen, besser mit ihren Kollegen auszukommen.
Beispiele für funktionsübergreifende Teams
Einige kurze Beispiele für projektbasierte funktionsübergreifende Teams könnten sein:
- Um ein neues Produkt zu entwickeln und auf den Markt zu bringen: Ein Team, das aus einem Vermarkter, einem Verkäufer, einem Produktentwickler, jemandem aus der Logistik und einem Kundenbetreuer besteht.
- Um ein Problem mit Kundenabwanderung zu lösen: Ein Team, das aus einem Datenanalysten, einem Webentwickler, einem Vermarkter, einem Vertriebsmitarbeiter und einem Kundenbetreuer besteht.
- Um eine neue E-Mail-Marketingkampagne zu erstellen: Ein Team, bestehend aus einem Designer, einem Texter und einem E-Mail-Vermarkter.
5 Hauptmerkmale großartiger funktionsübergreifender Teams
Funktionsübergreifende Teams können ein entscheidendes Element bei der Schaffung einer leistungsstarken, innovativen und kollaborativen Umgebung sein. Jedoch ein Studie von Harvard Business Review zeigte, dass nicht weniger als 75% dieser Teams dysfunktional sind.
Was machen die verbleibenden 25%, was andere Teams nicht tun? Wie überwinden sie das Herausforderungen, vor denen funktionsübergreifende Teams stehen?
1. Sie bestehen aus den richtigen Mitgliedern
Bei der Zuweisung von Mitgliedern aus verschiedenen Abteilungen zu einem funktionsübergreifenden Team ist es wichtig, einige Dinge zu berücksichtigen. Sie sind vielleicht versucht, sich für die Mitarbeiter zu entscheiden, die in dem, was sie tun, am besten sind, aber werden sie in der Lage sein, gut mit Kollegen aus anderen Abteilungen zusammenzuarbeiten?
Natürlich ist es wichtig, über das richtige Fachwissen zu verfügen, aber auch funktionsübergreifende Teammitglieder müssen in der Lage sein, mit anderen zusammenarbeiten ohne jemanden zu brauchen, der ihre Hand hält. Sie fühlen sich wohl, wenn sie Ideen entwickeln und können sie klar kommunizieren.
2. Sie stellen die Zusammenarbeit über die Konkurrenz
Stellen Sie sicher, dass funktionsübergreifende Teammitglieder wirklich als Team arbeiten und nicht nur als Sprecher agieren, die die Interessen ihres eigenen Funktionsbereichs verteidigen wollen. In diesem Zusammenhang ist es wichtig, ein klares Ziel zu haben, auf das alle hinarbeiten.
Abgesehen davon muss das Team ein sicherer Ort sein, an dem jeder Ideen diskutieren und unabhängig von seiner Position im Unternehmen gehört werden kann. In einem funktionsübergreifenden Team kann ein Marketingmanager mit einem Kundenbetreuer zusammenarbeiten, und beide sollten den gleichen Input haben.
Um dies zu erreichen, ist es hilfreich, einen klaren Entscheidungsprozess zu haben. Dazu gehört auch die Festlegung von Prioritäten für den Fall, dass eine Wahl zwischen den Interessen zweier Abteilungen getroffen werden muss. Ein Beispiel hierfür könnte die Wahl sein, die Produktionskosten so niedrig wie möglich zu halten und ein besseres Nutzererlebnis zu schaffen. Wenn Sie im Voraus entschieden haben, dass beide wichtig sind, die Benutzererfahrung jedoch immer an erster Stelle steht, ist die Entscheidung kein Argument.
Die Organisation einer Teambuilding-Aktivität ist ebenfalls eine gute Idee, insbesondere wenn sich die Mitglieder des neuen Teams vor dem Beitritt zum Team nicht kannten.
3. Sie haben einen Teamleiter mit ausgezeichneten Kommunikationsfähigkeiten
Zwar haben nicht alle funktionsübergreifenden Teams einen klaren Leiter, aber der Vorteil eines Teamleiters besteht darin, dass er sicherstellen kann, dass alle Beteiligten sowohl in Bezug auf den Zeitplan als auch auf das Budget auf Kurs bleiben. Sie beaufsichtigen das Projektmanagement, weisen Verantwortlichkeiten zu und überwachen den Fortschritt. Gleichzeitig geben sie den Teammitgliedern die Autonomie, die sie benötigen, um ihren Beitrag zu leisten.
Der Teamleiter kann auch der Ansprechpartner für das obere Management und die verschiedenen im Team vertretenen Abteilungen sein und einige der Aufgaben des Teams selbst übernehmen. Idealerweise besteht die funktionsübergreifende Teamleitung aus jemandem, der Erfahrung in der Arbeit in einem solchen Team hat.
4. Sie haben die Autorität und die Ressourcen, um Entscheidungen zu treffen
Damit funktionsübergreifende Teams funktionieren können, müssen alle vertretenen Abteilungen bereit sein, daran teilzunehmen. Es ist ein Problem, wenn der Leiter einer Schlüsselabteilung seinem besten Mitarbeiter nicht erlaubt, dem Team beizutreten, oder sich weigert, die Vorschläge des Teams umzusetzen.
Das Management kann zwar die Bedeutung des funktionsübergreifenden Teams und seiner Ziele hervorheben, aber es gibt keinen besseren Weg, um Zustimmung zu erhalten, als regelmäßig „Außenseiter“ des Teams einzubeziehen. Dies kann durch monatliche Treffen mit Abteilungsleitern geschehen oder sogar, indem die Fortschritte des Teams in die Unternehmensinformationen aufgenommen werden. Sie können diese Momente sogar nutzen, um nach Vorschlägen zu fragen.
5. Sie haben ihre eigenen Kommunikationskanäle und -prozesse
Funktionsübergreifende Teammitglieder sollten in der Lage sein, sowohl direkt miteinander als auch in Gruppen zu kommunizieren. Es ist wichtig, dass sie ihre eigenen Kanäle haben, damit ihre Konversationen nicht mit Nachrichten anderer Teams vermischt werden.
Slack ist dafür ein beliebtes Tool, da du es für das gesamte Unternehmen verwenden und gleichzeitig einen separaten Channel für dein Team erstellen kannst. Um den Überblick über deine Projekte und Workflows zu behalten, eignen sich Trello-Boards hervorragend, und mit Gmelius kannst du deinen Posteingang sogar in einen kollaborativen Arbeitsbereich verwandeln.
Davon abgesehen sind Menschen Gewohnheitstiere, und wenn jemand es gewohnt ist, alle seine Aufgaben in einem Tool zu verwalten, fällt es ihm möglicherweise schwer, zu einem anderen zu wechseln, wenn er einem funktionsübergreifenden Team beitritt.
Gmelius löst dieses Problem, da es einzigartige bidirektionale Integrationen zwischen Gmail und Trello sowie Gmail und Slack bietet, wodurch die Kommunikation mit und Teams verwalten während jeder sein bevorzugtes Tool verwenden kann, ohne Nachrichten oder Updates zu verpassen.
Nehmen wir zum Beispiel an, Sie erstellen ein spezielles Kanban-Board für Ihr Team. Mit Gmelius können Teammitglieder sowohl von Gmail als auch von Trello aus auf dieses Board zugreifen, und alle Aktualisierungen des Aufgabenstatus werden in beiden Tools angezeigt.
Darüber hinaus hat Gmelius eine eigene API und ist in Zapier integriert. Dadurch ist es möglich, noch mehr Tools in Ihrem Stack zu verbinden.
Zum Abschluss: Die Früchte einer funktionsübergreifenden Arbeit ernten
Funktionsübergreifende Teams ermöglichen es Ihrem Unternehmen, Probleme schneller und effizienter zu lösen. Sie fördern die Innovation, da Mitarbeiter aus verschiedenen Funktionsbereichen gleichzeitig an neuen Ideen arbeiten, und verbessern die Ausrichtung des Unternehmens, da Teammitglieder zusammenarbeiten, um dieselben Ziele zu erreichen.
Die in diesem Artikel aufgeführten Tipps helfen Ihnen dabei, ein großartiges funktionsübergreifendes Team zusammenzustellen und zu leiten, und wann Sie melde dich für Gmelius an, haben Sie die perfekte Lösung, um mit Teammitgliedern über verschiedene Tools zu kommunizieren.
