Si bien muchos trabajadores remotos disfrutan de la libertad de trabajar en sus portátiles mientras están sentados junto a la piscina (o en cualquier otro lugar), la realidad cotidiana de administrar un lugar de trabajo virtual es mucho más compleja de lo que parece. La gestión de múltiples canales de comunicación y la maximización de las limitadas oportunidades de colaboración presentan dos de los mayores desafíos para los equipos remotos.
El hombre detrás de la empresa global de software de colaboración, Gmelius, siente pasión por la colaboración y se ha propuesto ayudar a los equipos a optimizar los esfuerzos de colaboración, ya sea que trabajen juntos en persona o de forma remota. Eso es exactamente para lo que se diseñó Gmelius.
«Lo importante no es el lugar, sino la tarea y el proyecto en el que estás trabajando».
El Dr. Florian Bersier, fundador y director ejecutivo, se enfrenta a pruebas en lugares de trabajo remotos a diario. Su experiencia en ciberseguridad, investigación económica digital y colaboración en proyectos constituye una sólida base de experiencia necesaria para dirigir una empresa dedicada a configurar con éxito el futuro del trabajo virtual. Aunque describe a Gmelius como una empresa «pequeña», en la actualidad cuenta con más de 10 000 equipos entre sus socios, o «gmelianos», como los llama Bersier.
Con sede en Ginebra (Suiza), Gmelius emplea equipos de todo el mundo. La empresa cuenta con lo que Bersier describe como «un buen plan híbrido», en el que empleados locales y algunos de la cercana Francia eligen trabajar en la oficina física. Sin embargo, «el horario de oficina presencial no tiene nada de obligatorio», enfatiza Bersier.
Cuando se le pregunta por su definición de «espacio de trabajo virtual», Bersier responde con entusiasmo: «De hecho, puedes trabajar en cualquier lugar». Su intensidad nunca decae cuando detalla los parámetros que ayudan a mantener la libertad del trabajo remoto y también a garantizar la productividad. Lo describe como una combinación de procesos, herramientas y hábitos implementados para garantizar la replicación de la sinergia de las oficinas en una variedad de ubicaciones.
Si bien la energía contagiosa de Bersier podría inspirar fácilmente a alguien a hacer la transición de su empresa a un lugar de trabajo virtual, algunos factores clave requieren una seria consideración antes de dar ese salto.
Obstáculos para la gestión de equipos remotos
«El tarea es lo más importante».
Bersier relata desde su experiencia de primera mano con Gmelius sobre temas que dificultan administrar un equipo remotos. Algunos obstáculos comunes incluyen:
- Dificultad para reproducir las conversaciones casuales que puedas tener en las oficinas
- Coordinar el trabajo con personas en diferentes zonas horarias y ubicaciones
- Falta de comunicación
- Olvidarse de mencionar detalles pequeños, pero vitales, a los miembros del equipo
Independientemente de la ubicación, al administrar un lugar de trabajo virtual, Bersier afirma que el objetivo final es comunicar tareas bien definidas. «El tarea es lo más importante. Entonces herramientas le ayudan a replicar el procesos tendrá que implementarlo para garantizar la misma cantidad de productividad que si estuviera en una oficina».
Pasos para superar los obstáculos
Una vez que las personas comprenden las tareas y las expectativas de sus funciones y disponen de las herramientas para respaldar su flujo de trabajo, el elemento final del éxito de los equipos remotos es la alineación. Tratar de conseguir la aceptación de un equipo en un proyecto ya es bastante difícil en entornos presenciales. Como afirma Bersier,»Tener una alineación entre los diferentes equipos y compañeros de equipo, ya sea que estés en la oficina o de forma remota, es vital. También es vital asegurarse de tener las herramientas necesarias para mantener a todos conectados».
«Confía en las buenas personas para hacer un buen trabajo».
Conectar
Para aquellos que esperan detalles sobre las aplicaciones de vigilancia y seguimiento del tiempo de los empleados, esta publicación será decepcionante: Gmelius utiliza un estilo de gestión alternativo. En lugar de microgestionar, Bersier exhorta a los gerentes a «confiar en que las personas buenas harán un buen trabajo». Evangeliza la importancia de las conexiones humanas y fomenta su crecimiento. Bersier cree que conectarse con los compañeros de trabajo es la clave para colaboración exitosa y comunicación para todo entornos de trabajo, no solo híbridos o remotos.
Bersier cree que la dificultad de recrear conversaciones casuales y «refrescantes» por correo electrónico es la el mayor obstáculo en la gestión del lugar de trabajo virtual. En lugar de fomentar la camaradería en persona, debemos esforzarnos más para conectarnos con los miembros del equipo a fin de alinearnos en proyectos posteriores.
«Estas conversaciones informales son importantes para la supervivencia y el futuro de la empresa porque las conversaciones pueden conformar la ejecución de diferentes procesos necesarios para que el equipo trabaje de manera eficiente y productiva».
Comunícate
Trabajar de forma remota a menudo implica mayores distancias físicas entre los miembros del equipo, pero muchas empresas también permanecen divididas por departamento, función o estado. Los trabajadores remotos deben tener en cuenta las diferencias culturales y departamentales para garantizar una comunicación clara entre continentes, empresas externas e incluso mensajes interdepartamentales.
Pasos para una comunicación clara:
- Evalúe las necesidades de cada equipo para asegurarse de que se cumplan de manera oportuna.
- Verifique que se hayan establecido planes claros y confiables para las tareas clave.
- Crea descripciones claras y bien definidas de los proyectos, funciones y expectativas clave.
«En Gmelius todos saben que necesitan tener algo de tiempo todos los días para reunirse con sus compañeros de equipo. Aquí es donde crearás impresiones, relaciones y planes que pueden ayudarte a hacer avanzar tus proyectos. Intentamos mantener el flujo de trabajo virtual organizado y coherente, pero sin duda es un proceso que hay que impulsar para que se convierta en algo habitual».
Garantice un entorno de trabajo remoto positivo
Propósito
Los gerentes de equipos remotos se enfrentan al abrumador desafío de desarrollar planes claros, fomentar las conexiones y seleccionar herramientas de colaboración que apoyan los objetivos del equipo. Pero, parafraseando a Bersier, esas tareas funcionan como coreografías con la música de un propósito. Como sugiere, «es importante que las personas se adapten a diferentes factores, incluidos los problemas familiares, los problemas económicos y más».
«Un factor clave para mantener un ambiente de trabajo positivo no es centrarse en la cantidad de horas que trabajas, sino qué trabajo haces con esas horas.
En otras palabras, recuerda que trabajamos para vivir, no al revés. Esta perspectiva de alto nivel demuestra la experiencia de Bersier como doctor en Sistemas Complejos. En general, los sistemas proporcionan procesos codificados para alcanzar los objetivos. Comprender la razón detrás de un sistema le da un propósito, respondiendo a la pregunta: «¿por qué debería importarme?» Cuando los equipos entienden su propósito, desarrollan un sentido de propiedad en su trabajo.
«Tenemos que encontrar formas de reagruparnos y sentirnos orgullosos del equipo. Dejo tiempo en mi agenda para que otras personas vengan a comunicarse conmigo sobre diferentes temas. Les ayudo a evaluar lo que hay que hacer para que todos podamos tener éxito y mantener una fuerte conexión entre los equipos».
«Realmente intentamos que todos tengan alguna conexión humana a pesar de trabajar en un entorno virtual».
Feedback positivo
Bersier celebra con orgullo todos los éxitos de Gmelius: «Las personas necesitan comentarios positivos, así que hazles saber que los apreciamos». Bersier anima a los equipos a elogiarse unos a otros, sin importar lo pequeña que sea la victoria, con el canal de Slack de la empresa: #YAY.
La retroalimentación positiva y la conexión humana se han vuelto cada vez más importantes para muchos trabajadores remotos en un mundo posterior a la COVID. Como afirma Bersier, «el trabajo remoto e híbrido es no lo mismo [que antes de la pandemia]. Debemos cambiar la forma en que percibimos el trabajo y nuestras funciones». Se muestra escéptico con respecto a quienes idealizan la idea de «volver» al trabajo como si entrar por las puertas de las oficinas pudiera borrar el trauma colectivo de una pandemia mundial. «Es una tontería. Muchas personas están profundamente afectadas... es diferente y no hay vuelta atrás».
«En Gmelius damos a nuestros empleados la opción de trabajar de forma remota o trabajar en la oficina. Esto puede ayudar a resolver algunos de los problemas a los que nos enfrentamos. Muchos de nuestros trabajadores viven en diferentes fronteras y la economía social es diferente en cada país, y todo ello mientras nos enfrentamos a la COVID-19. Es beneficioso tener oportunidades flexibles para los empleados, ya sea que estén en la oficina o de forma remota».
Menos es más
Anteponer a los empleados y sus necesidades a las tareas laborales puede requerir ajustar algunos procedimientos operativos estándar. Las quejas sobre la celebración de múltiples reuniones y el exceso de mensajes tienen graves implicaciones. La filosofía de trabajo de Bersier refleja el objetivo de Gmelius: eliminar o automatizar la tareas que alejan tiempo de tu vida real trabajo y agilice los procesos utilizando una única fuente de información fiable para las tareas y la comunicación. «Estar ocupado» no es lo mismo que hacer negocios.
Sobre la minimización de las reuniones
En Gmelius, Bersier mantiene las reuniones breves: 30 minutos como máximo. Los miembros del equipo se preparan individualmente antes de asistir a las reuniones. «Las reuniones son para alinearse. Son importantes para la reflexión del equipo y del individuo. Todos comparten lo que han hecho para asegurarse de que todos estén en sintonía». Posteriormente, los asistentes reciben una sinopsis de las discusiones y los puntos de acción.
- Antes de: «Siga algún tipo de pauta sobre cómo se desarrollará la reunión. Debe finalizarse con suficiente antelación para garantizar que todos los asistentes a la reunión tengan acceso a la información».
- Durante: «¡No te limites a leer la agenda! Es necesario que haya una discusión adecuada. Sin comunicación y sin un debate abierto, la reunión tropezaría con obstáculos».
- Después de: El anfitrión debe compartir una descripción general de la información cubierta. Esto ayuda a realizar un seguimiento de las entregas y garantiza la claridad. También puede ayudar a la empresa a evaluar si las reuniones son productivas o si es necesario reconfigurarlas.
Sobre la minimización de herramientas
«Es importante minimizar las herramientas porque cuantas más herramientas tengas, más dispersión tendrás, y más difícil será encontrar la información correcta para tu equipo. Las herramientas deben estar unificadas para que todos los miembros utilicen las mismas fuentes para acceder a la información e ingresarla».
El correo electrónico ha llegado para quedarse para la gestión del lugar de trabajo virtual
Como autodenominado «fanático del correo electrónico», Bersier cree que la comunicación por correo electrónico es esencial para el éxito de los lugares de trabajo virtuales y declara que es particularmente adecuada para ciertos fines formales. «Para las respuestas formales, el correo electrónico es irremplazable. Sin él, sería muy difícil cerrar la brecha de comunicación entre las empresas».
Las rápidas soluciones de Florian en la bandeja de entrada:
«Una bandeja de entrada por naturaleza es 'ruidosa', así que intento mantener mi correo electrónico lo más pequeño posible. Debemos asegurarnos de que solo las conversaciones importantes estén visibles en la bandeja de entrada.». Sus sugerencias:
- Restrinja el número de contactos que pueden enviar correos electrónicos directamente a la bandeja de entrada principal [para bandejas de entrada compartidas]. Todos los demás correos electrónicos van a otras bandejas de entrada.
- Si un correo electrónico tarda menos de tres minutos en responderse, hazlo de inmediato. Esto evita que los correos electrónicos que necesitan respuestas urgentes se multipliquen y reduce tus mensajes. También mantiene la bandeja de entrada despejada.
- Limítate a revisar tu bandeja de entrada solo unas cuantas veces al día. Esto garantiza que todas las notificaciones lleguen al dispositivo correcto y estén en el lugar correcto cuando estés listo para trabajar en ellas.
Transición a un lugar de trabajo virtual
El director ejecutivo de Gmelius, el Dr. Florian Bersier, aconseja que para transición a un entorno remoto, las organizaciones deben asegurarse de que todo esté muy bien planificado. Cita la necesidad de prepararse: «La principal diferencia que he notado es que las empresas pasarán de ser algo poco formalizado a algo muy formalizado. Necesitas un sentido de transparencia y claridad. Y hay que prepararse para la transición».
Reconoce que no todos los equipos podrán hacer la transición a un formato híbrido. «Definitivamente hay una compensación. No todos somos iguales. Es importante dar libertad de elección al empleado. Cuando trabajas de forma remota, es necesario que confianza y transparencia en tu equipo».
En un lugar de trabajo virtual bien planificado, la planificación, la transparencia y la confianza se suceden en una sucesión lógica. Una buena planificación genera una mayor transparencia, y esa transparencia fomenta el crecimiento de la confianza entre los equipos y la dirección.
También es importante crear una imagen clara de cómo funcionará un lugar de trabajo virtual. Es difícil replicar visualmente la transformación de un lugar de trabajo presencial en un entorno remoto, pero la planificación a este nivel es fundamental para el éxito.
«Esto tiene que definirse para que podamos gestionar las operaciones generales de la manera necesaria para el éxito de la empresa. Al cambiar a un entorno virtual, también necesitamos cambiar la forma en que vemos el futuro de la empresa».
«Es un error común pensar que cambiarse a un lugar de trabajo totalmente remoto será fácil y sin preocupaciones. Si quieres tener un verdadero éxito, debes ser pragmático en la transición».
A nivel empresarial, necesitará:
- Dé un paso atrás para reflexionar: ¿dónde está el negocio ahora? ¿A dónde quieres ir?
- Tenga algunas discusiones difíciles, pero necesarias, sobre los recursos y las expectativas
- Reforzar las políticas antiguas y nuevas: estas estructuras ofrecen apoyo en tiempos de incertidumbre
- Asegúrese de que todos se sientan apoyados durante la transición
El futuro de Gmelius
«Las empresas siempre necesitarán aplicaciones. [En Gmelius] Nos parece muy importante que, durante su operación, tenga acceso a la información de la forma más fluida posible. Gmelius crea una integración profunda entre estas aplicaciones para garantizar que toda la información [de su empresa] esté conectada a todas las aplicaciones y plataformas. Queremos integrar constantemente los sistemas para que sepas que puedes obtener la información que necesitas en el momento adecuado».
En general, Gmelius ofrece un ejemplo de gestión exitosa del lugar de trabajo virtual. Si bien la telegestión ofrece muchas ventajas, también presenta muchas dificultades. Afortunadamente, Gmelius ofrece las soluciones para superar estos obstáculos. Al implementar las herramientas, las funciones y los análisis que ofrece Gmelius, su equipo puede realizar una transición sin problemas a la fuerza laboral virtual.
Empieza a aprender cómo Gmelius está diseñado para mejorar la comunicación y la colaboración en equipo. ¿Estás listo para empezar? Inscríbase ¡hoy!
