Während viele Telearbeiter die Freiheit genießen, an ihren Laptops zu arbeiten, während sie am Pool — oder an einem anderen Ort — sitzen, ist die tägliche Realität der Verwaltung eines virtuellen Arbeitsplatzes weitaus komplexer, als es auf den ersten Blick scheint. Die Verwaltung mehrerer Kommunikationskanäle und die Maximierung begrenzter Möglichkeiten zur Zusammenarbeit stellen zwei der größten Herausforderungen für Teams an entfernten Standorten dar.
Der Mann hinter dem globalen Softwareunternehmen für Zusammenarbeit, Gmelius, hat eine Leidenschaft für Zusammenarbeit und hat es sich zur Aufgabe gemacht, Teams dabei zu unterstützen, ihre Zusammenarbeit zu optimieren, unabhängig davon, ob sie persönlich oder aus der Ferne zusammenarbeiten. Genau dafür wurde Gmelius entwickelt.
„Das Wichtigste ist nicht der Ort, sondern wirklich die Aufgabe und das Projekt, an dem Sie arbeiten.“
Gründer und CEO Dr. Florian Bersier sieht sich täglich mit Versuchen am Remote-Arbeitsplatz konfrontiert. Sein Hintergrund in den Bereichen Cybersicherheit, digitale Wirtschaftsforschung und Projektzusammenarbeit bietet eine solide Erfahrungsbasis, die notwendig ist, um ein Unternehmen, das die Zukunft der virtuellen Arbeit gestalten soll, zum Erfolg zu führen. Obwohl er Gmelius als „kleines“ Unternehmen beschreibt, zählen sie heute mehr als 10.000 Teams als Partner — oder „Gmelians“, wie Bersier sie nennt.
Gmelius hat seinen Sitz in Genf, Schweiz, und beschäftigt Teams aus der ganzen Welt. Das Unternehmen hat, wie Bersier es beschreibt, „ein nettes Hybridsystem“ mit lokalen Mitarbeitern und einigen aus dem nahe gelegenen Frankreich, die sich dafür entscheiden, im physischen Büro zu arbeiten. „Persönliche Sprechstunden sind jedoch nicht verpflichtend“, betont Bersier.
Auf die Frage nach seiner Definition des „virtuellen Arbeitsplatzes“ antwortet Bersier begeistert: „Man kann tatsächlich darin arbeiten. an jedem Ort.“ Seine Intensität lässt nie nach, da er Parameter detailliert beschreibt, die dazu beitragen, die Freiheit der Telearbeit zu erhalten und gleichzeitig die Produktivität zu gewährleisten. Er beschreibt es als eine Mischung aus Prozessen, Tools und Gewohnheiten, die eingeführt wurden, um sicherzustellen, dass die Synergien im Büro an einer Vielzahl von Standorten repliziert werden.
Bersiers ansteckende Energie könnte zwar leicht jemanden dazu inspirieren, sein Unternehmen auf einen virtuellen Arbeitsplatz umzustellen, aber einige wichtige Faktoren müssen ernsthaft in Betracht gezogen werden, bevor dieser Sprung gewagt wird.
Hindernisse bei der Verwaltung von Remote-Teams
„Die Aufgabe ist das Wichtigste.“
Bersier berichtet aus erster Hand mit Gmelius über Probleme, die hinderlich sind Verwaltung eines Remote-Teamss. Zu den häufigsten Hindernissen gehören:
- Schwierigkeiten beim Replizieren ungezwungener Gespräche, die Sie möglicherweise in Büroräumen führen
- Koordination der Arbeit mit Menschen in verschiedenen Zeitzonen und an verschiedenen Orten
- Mangelnde Kommunikation
- Vergessen, kleine, aber wichtige Details gegenüber den Teammitgliedern zu erwähnen
Unabhängig vom Standort behauptet Bersier bei der Verwaltung eines virtuellen Arbeitsplatzes, dass die Kommunikation klar definierter Aufgaben das ultimative Ziel ist. „Das Aufgabe ist das Wichtigste. Dann Werkzeuge hilft dir, das zu replizieren Prozesse Sie müssen die Implementierung durchführen, um die gleiche Produktivität zu gewährleisten, als ob Sie in einem Büro wären.“
Schritte zur Überwindung von Hindernissen
Sobald die Mitarbeiter die Aufgaben und Erwartungen ihrer Rollen verstanden haben und über die Tools verfügen, um ihren Arbeitsablauf zu unterstützen, ist das letzte Element erfolgreicher Remote-Teams die Abstimmung. Der Versuch, die Zustimmung eines Teams für ein Projekt zu gewinnen, ist in einer persönlichen Umgebung schon schwierig genug. Wie Bersier feststellt:“Eine Abstimmung zwischen verschiedenen Teams und Teamkollegen, unabhängig davon, ob Sie im Büro oder remote sind, ist von entscheidender Bedeutung. Es ist auch wichtig, sicherzustellen, dass Sie über die notwendigen Tools verfügen, um alle in Verbindung zu halten.“
„Vertraue guten Leuten, dass sie gute Arbeit leisten.“
Verbinde
Für diejenigen, die Details zu Apps zur Mitarbeiterüberwachung und Zeiterfassung erwarten, wird dieser Beitrag enttäuschend sein: Gmelius verwendet einen alternativen Führungsstil. Anstatt Mikromanagement zu betreiben, ermahnt Bersier die Manager, „guten Leuten zu vertrauen, dass sie gute Arbeit leisten“. Er verkündet, wie wichtig menschliche Verbindungen sind und wie wichtig es ist, ihr Wachstum zu fördern. Bersier glaubt, dass der Kontakt zu Kollegen der Schlüssel ist erfolgreiche Zusammenarbeit und Kommunikation für alles Arbeitsumgebungen, nicht nur Hybrid- oder Remote-Umgebungen.
Bersier glaubt, dass die Schwierigkeit, ungezwungene, „wasserkühlere“ Konversationen per E-Mail nachzubilden, darin besteht die größtes Hindernis bei der Verwaltung virtueller Arbeitsplätze. Anstatt persönlich Kameradschaft aufzubauen, müssen wir mehr daran arbeiten, mit den Teammitgliedern in Kontakt zu treten, damit wir uns bei späteren Projekten abstimmen können.
„Diese ungezwungenen Gespräche sind wichtig für das Überleben und die Zukunft des Unternehmens, weil diese Gespräche können die Ausführung verschiedener Prozesse sein, die das Team benötigt, um effizient und produktiv zu arbeiten.“
Kommunizieren
Telearbeit bedeutet oft größere physische Entfernungen zwischen den Teammitgliedern, aber viele Unternehmen sind auch weiterhin nach Abteilung, Funktion oder Status unterteilt. Telearbeiter müssen sich der kulturellen und abteilungsspezifischen Unterschiede bewusst sein, um eine klare Kommunikation zwischen Kontinenten, externen Unternehmen und sogar abteilungsübergreifenden Botschaften zu gewährleisten.
Schritte für eine klare Kommunikation:
- Beurteilen Sie die Bedürfnisse jedes Teams, um sicherzustellen, dass sie rechtzeitig erfüllt werden.
- Stellen Sie sicher, dass klare, zuverlässige Pläne für wichtige Aufgaben erstellt wurden.
- Erstellen Sie klare, klar definierte Beschreibungen der wichtigsten Projekte, Rollen und Erwartungen.
„Bei Gmelius weiß jeder, dass er sich jeden Tag etwas Zeit nehmen muss, um sich mit Teamkollegen zu treffen. Hier baust du Eindrücke, Beziehungen und Pläne auf, die dir helfen können, Projekte voranzubringen. Wir versuchen, den virtuellen Arbeitsablauf organisiert und konsistent zu halten, aber es ist definitiv ein Prozess, den Sie vorantreiben müssen, um zur Gewohnheit zu werden.“
Sorgen Sie für eine positive Arbeitsumgebung im Home-Office
Zweck
Teammanager aus der Ferne stehen vor der gewaltigen Herausforderung, klare Pläne zu entwickeln, Verbindungen zu pflegen und auszuwählen Tools für die Zusammenarbeit die die Teamziele unterstützen. Aber, um Bersier zu paraphrasieren, funktionieren solche Aufgaben wie Choreographie zur Musik von Purpose. Er schlägt vor: „Es ist wichtig, dass sich die Menschen an verschiedene Faktoren anpassen, darunter familiäre Probleme, wirtschaftliche Probleme und mehr.“
„Ein Schlüsselfaktor für ein positives Arbeitsumfeld besteht darin, sich nicht darauf zu konzentrieren, wie viele Stunden Sie arbeiten, sondern welche Arbeit machst du mit diesen Stunden.
Mit anderen Worten, denken Sie daran, dass wir arbeiten, um zu leben, nicht umgekehrt. Diese hochrangige Perspektive geht auf Bersiers Expertise als Doktorand in komplexen Systemen zurück. Im Allgemeinen bieten Systeme kodifizierte Prozesse zur Erreichung von Zielen. Den Grund hinter einem System zu verstehen, gibt ihm Sinn und beantwortet die Frage: „Warum sollte es mich interessieren?“ Wenn Teams ihren Zweck verstehen, entwickeln sie ein Gefühl der Eigenverantwortung für ihre Arbeit.
„Wir müssen Wege finden, uns neu zu gruppieren und ein Gefühl von Teamstolz zu bekommen. Ich lasse in meinem Zeitplan Zeit, damit andere mit mir über verschiedene Themen kommunizieren können. Ich helfe ihnen zu beurteilen, was getan werden muss, damit wir alle erfolgreich sein und die Verbindung zwischen den Teams aufrechterhalten können.“
„Wir versuchen wirklich, dafür zu sorgen, dass jeder eine gewisse menschliche Verbindung hat, obwohl er in einer virtuellen Umgebung arbeitet.“
Positives Feedback
Bersier feiert stolz jeden Erfolg bei Gmelius: „Die Leute brauchen positives Feedback, also lass sie wissen, dass sie geschätzt werden.“ Bersier ermutigt Teams, sich gegenseitig zu loben, egal wie klein der Gewinn ist, mit dem Slack-Kanal des Unternehmens: #YAY.
Positives Feedback und menschliche Verbindungen sind für so viele Telearbeiter in einer Welt nach COVID immer wichtiger geworden. Wie Bersier feststellt: „Telearbeit und hybride Arbeit sind nicht das gleiche [wie vor der Pandemie]. Wir müssen die Art und Weise, wie wir Arbeit und unsere Rollen wahrnehmen, ändern.“ Er steht denjenigen skeptisch gegenüber, die die Idee, „wieder zur Arbeit zu gehen“, romantisieren, als ob das Gehen durch Bürotüren das kollektive Trauma einer globalen Pandemie auslöschen könnte. „Es ist Unsinn. So viele Menschen sind tief betroffen... Es ist anders und es gibt kein Zurück.“
„Bei Gmelius geben wir unseren Mitarbeitern die Wahl, ob sie aus der Ferne oder im Büro arbeiten möchten. Dies kann dazu beitragen, einige Probleme zu lösen, mit denen wir konfrontiert sind. Viele unserer Arbeitnehmer leben über verschiedene Grenzen hinweg und die Sozialökonomie ist in jedem Land unterschiedlich, und das alles, obwohl sie mit COVID-19 konfrontiert sind. Es ist von Vorteil, flexible Möglichkeiten für Mitarbeiter zu haben, unabhängig davon, ob sie im Büro oder von zu Hause aus arbeiten.“
Weniger ist mehr
Wenn Mitarbeiter und ihre Bedürfnisse vor Arbeitsaufgaben gestellt werden, müssen möglicherweise einige SOPs angepasst werden. Beschwerden über mehrere Besprechungen und zu viele Nachrichten haben schwerwiegende Folgen. Bersiers Arbeitsphilosophie spiegelt Gmelius' Ziel wider: das zu eliminieren oder zu automatisieren Aufgaben das nimmt dir Zeit weg von deinem echten Arbeit und optimieren Sie Prozesse mithilfe einer einzigen Informationsquelle für Aufgaben und Kommunikation. „Beschäftigtheit“ ist nicht dasselbe wie Geschäft.
Zur Minimierung von Besprechungen
Bei Gmelius, Bersier hält Besprechungen kurz: max. 30 Minuten Die Teammitglieder bereiten sich individuell vor, bevor sie zu den Besprechungen kommen. „Besprechungen dienen der Abstimmung. Sie sind wichtig für die Reflexion des Teams und des Einzelnen. Jeder teilt mit, was er getan hat, um sicherzustellen, dass alle auf derselben Wellenlänge sind.“ Anschließend erhalten die Teilnehmer eine Zusammenfassung der Diskussionen und Aktionspunkte.
- Vorher: „Halten Sie sich an eine Art Richtlinie, wie das Meeting ablaufen wird. Es sollte rechtzeitig im Voraus festgelegt werden, um sicherzustellen, dass alle Teilnehmer der Besprechung Zugriff auf die Informationen haben.“
- Während: „Lesen Sie nicht nur die Tagesordnung! Es muss eine angemessene Diskussion geben. Ohne Kommunikation und offene Diskussion würde das Treffen auf Hindernisse stoßen.“
- Nach: Der Gastgeber sollte einen Überblick über die behandelten Informationen geben. Dies hilft bei der Nachverfolgung der Ergebnisse und sorgt für Klarheit. Es kann dem Unternehmen auch dabei helfen, einzuschätzen, ob Besprechungen produktiv sind oder neu konfiguriert werden müssen.
Über die Minimierung von Tools
„Es ist wichtig, die Anzahl der Werkzeuge zu minimieren, weil je mehr Tools Sie haben, desto mehr Streuung haben Sie, und desto schwieriger ist es, die richtigen Informationen für Ihr Team zu finden. Die Tools müssen vereinheitlicht werden, damit alle Mitglieder dieselben Quellen verwenden, um auf Informationen zuzugreifen und sie einzugeben.“
E-Mail ist da, um für das virtuelle Arbeitsplatzmanagement zu bleiben
Als selbsternannter „E-Mail-Fanatiker“ ist Bersier der Ansicht, dass E-Mail-Kommunikation für den Erfolg virtueller Arbeitsplätze unerlässlich ist, und erklärt, dass sie für bestimmte formelle Zwecke besonders gut geeignet ist. „Für formelle Antworten ist E-Mail unersetzlich. Ohne sie wäre es sehr schwierig, die Kommunikationslücke zwischen Unternehmen zu überbrücken.“
Florians schnelle Posteingangskorrekturen:
„Ein Posteingang ist von Natur aus 'laut', also versuche ich, meine E-Mails so klein wie möglich zu halten. Wir müssen sicherstellen, dass nur die wichtigen Konversationen im Posteingang sichtbar sind..“ Seine Vorschläge:
- Beschränken Sie die Anzahl der Kontakte, die dem primären Posteingang direkt eine E-Mail senden dürfen [für gemeinsam genutzte Posteingänge]. Alle anderen E-Mails werden in andere Postfächer gesendet.
- Wenn die Beantwortung einer E-Mail weniger als drei Minuten dauert, tun Sie dies sofort. Dadurch wird verhindert, dass sich E-Mails, die dringend beantwortet werden müssen, vermehren, und Ihre Anzahl an Nachrichten wird reduziert. Es sorgt auch dafür, dass der Posteingang übersichtlich bleibt.
- Beschränken Sie sich darauf, Ihren Posteingang nur ein paar Mal am Tag zu überprüfen. Dadurch wird sichergestellt, dass jede Benachrichtigung an das richtige Gerät geht und an der richtigen Stelle ist, wenn Sie bereit sind, daran zu arbeiten.
Übergang zu einem virtuellen Arbeitsplatz
Dr. Florian Bersier, CEO von Gmelius, rät dazu, Übergang zu einer Remote-Umgebung, Unternehmen müssen sicherstellen, dass alles extrem gut geplant ist. Er führt die Notwendigkeit an, sich vorzubereiten: „Der Hauptunterschied, den ich festgestellt habe, ist, dass Unternehmen von etwas, das nicht sehr formalisiert ist, zu etwas übergehen, das sehr formalisiert ist. Sie benötigen ein Gefühl von Transparenz und Klarheit. Und Sie müssen sich auf den Übergang vorbereiten.“
Er räumt ein, dass nicht jedes Team in der Lage sein wird, auf ein Hybridformat umzusteigen. „Es gibt definitiv einen Kompromiss. Nicht jeder ist gleich. Es ist wichtig, dem Mitarbeiter die Wahlfreiheit zu geben. Wenn Sie remote arbeiten, muss es Vertrauen und Transparenz in deinem Team.“
An einem gut geplanten virtuellen Arbeitsplatz folgen Planung, Transparenz und Vertrauen in logischer Abfolge aufeinander. Eine gute Planung sorgt für mehr Transparenz, und diese Transparenz fördert das Wachstum des Vertrauens zwischen Ihren Teams und Ihrem Management.
Es ist auch wichtig, sich ein klares Bild davon zu machen, wie ein virtueller Arbeitsplatz funktionieren wird. Die Transformation eines persönlichen Arbeitsplatzes in eine entfernte Umgebung lässt sich — visuell — nur schwer nachvollziehen, aber die Planung auf dieser Ebene ist für den Erfolg von größter Bedeutung.
„Dies muss definiert werden, damit wir den gesamten Betrieb so steuern können, wie es für den Erfolg des Unternehmens erforderlich ist. Durch die Umstellung auf eine virtuelle Umgebung müssen wir auch die Art und Weise ändern, wie wir die Zukunft des Unternehmens sehen.“
„Es ist ein weit verbreitetes Missverständnis, dass der Wechsel zu einem vollständig entfernten Arbeitsplatz einfach und sorglos sein wird. Wenn Sie wirklich erfolgreich sein wollen, müssen Sie den Übergang pragmatisch angehen.“
Auf Unternehmensebene müssen Sie:
- Machen Sie einen Schritt zurück, um nachzudenken: Wo ist das Geschäft jetzt? Wo willst du hin?
- Führen Sie einige schwierige, aber notwendige Diskussionen über Ressourcen und Erwartungen
- Verstärken Sie alte und neue Politiken: Diese Strukturen bieten Unterstützung in unsicheren Zeiten
- Stellen Sie sicher, dass sich alle während des Übergangs unterstützt fühlen
Die Zukunft von Gmelius
„Unternehmen werden immer Bewerbungen benötigen. [Bei Gmelius] Wir finden es sehr wichtig, dass Sie während Ihrer Operation so reibungslos wie möglich auf die Informationen zugreifen können. Gmelius baut eine tiefe Integration zwischen diesen Anwendungen auf, um sicherzustellen, dass alle Informationen [Ihres Unternehmens] mit allen Anwendungen und Plattformen verbunden sind. Wir wollen die Systeme ständig integrieren, damit Sie sicher sein können, dass Sie die benötigten Informationen zum richtigen Zeitpunkt erhalten.“
Insgesamt bietet Gmelius ein Beispiel für erfolgreiches virtuelles Arbeitsplatzmanagement. Das Arbeiten aus der Ferne bietet zwar viele Vorteile, bringt aber auch viele Schwierigkeiten mit sich. Zum Glück bietet Gmelius die Lösungen zur Überwindung solcher Hindernisse. Durch die Implementierung der Tools, Funktionen und Analysen, die Gmelius bietet, kann Ihr Team einen nahtlosen Übergang zur virtuellen Belegschaft vollziehen.
Erfahren Sie, wie Gmelius entwickelt wurde, um die Kommunikation und Zusammenarbeit im Team zu verbessern. Bereit loszulegen? Melde dich an heute!
