Embora muitos funcionários remotos tenham a liberdade de trabalhar em seus laptops enquanto estão sentados à beira da piscina ou em qualquer outro lugar, a realidade cotidiana de gerenciar um local de trabalho virtual é muito mais complexa do que parece à primeira vista. Gerenciar vários canais de comunicação e maximizar as oportunidades limitadas de colaboração apresentam dois dos maiores desafios para equipes remotas.
O homem por trás da empresa global de software de colaboração, Gmelius, é apaixonado pela colaboração e assumiu como missão ajudar as equipes a otimizar os esforços colaborativos, seja trabalhando em conjunto pessoalmente ou remotamente. É exatamente isso que o Gmelius foi projetado para fazer.
“O importante não é o lugar, mas realmente a tarefa e o projeto em que você está trabalhando.”
O fundador e CEO, Dr. Florian Bersier, enfrenta diariamente testes remotos no local de trabalho. Sua experiência em segurança cibernética, pesquisa econômica digital e colaboração em projetos compreende uma base sólida de experiência necessária para conduzir uma empresa empenhada em moldar o futuro do trabalho virtual para o sucesso. Embora ele descreva a Gmelius como uma empresa “pequena”, hoje ela conta com mais de 10.000 equipes como parceiras — ou “Gmelians”, como Bersier as chama.
Com sede em Genebra, Suíça, a Gmelius emprega equipes de todo o mundo. A empresa tem o que Bersier descreve como “um bom esquema híbrido”, com funcionários locais e alguns da vizinha França que optam por trabalhar no escritório físico. No entanto, “não há nada obrigatório no horário de expediente presencial”, enfatiza Bersier.
Quando perguntado sobre sua definição de “espaço de trabalho virtual”, Bersier responde com entusiasmo: “você pode realmente trabalhar em em qualquer lugar.” Sua intensidade nunca diminui, pois ele detalha parâmetros que ajudam a manter a liberdade do trabalho remoto e também garantem a produtividade. Ele o descreve como uma combinação de processos, ferramentas e hábitos implementados para garantir a replicação da sinergia do escritório em vários locais.
Embora a energia contagiante de Bersier possa facilmente inspirar alguém a fazer a transição de sua empresa para um local de trabalho virtual, alguns fatores-chave exigem uma reflexão séria antes de dar esse salto.
Obstáculos ao gerenciamento de equipes remotas
“O tarefa é o mais importante.”
Bersier relata, a partir de sua experiência em primeira mão com Gmelius, sobre questões que dificultam gerenciando a equipe remotas. Alguns obstáculos comuns incluem:
- Dificuldade em replicar conversas casuais que você possa ter em espaços de escritório
- Coordenar o trabalho com pessoas em diferentes fusos horários e locais
- Falta de comunicação
- Esquecer de mencionar detalhes pequenos, mas vitais, aos membros da equipe
Independentemente da localização, ao gerenciar um local de trabalho virtual, Bersier afirma que comunicar tarefas bem definidas é o objetivo final. “O tarefa é o mais importante. Então ferramentas ajudar você a replicar o processa você precisará implementar para garantir a mesma quantidade de produtividade como se estivesse em um escritório.”
Etapas para superar obstáculos
Quando as pessoas entendem as tarefas e as expectativas de suas funções e têm as ferramentas para apoiar seu fluxo de trabalho, o elemento final de equipes remotas bem-sucedidas é o alinhamento. Tentar obter a adesão de uma equipe a um projeto já é difícil o suficiente em ambientes presenciais. Como afirma Bersier,”Ter um alinhamento entre diferentes equipes e colegas de equipe, esteja você no escritório ou remotamente, é vital. Também é vital garantir que você tenha as ferramentas necessárias para manter todos conectados.”
“Confie em boas pessoas para fazer um bom trabalho.”
Conectar
Para aqueles que esperam detalhes sobre aplicativos de vigilância e controle de tempo de funcionários, esta postagem será decepcionante: o Gmelius usa um estilo de gerenciamento alternativo. Em vez de microgerenciar, Bersier exorta os gerentes a “confiarem em boas pessoas para fazer um bom trabalho”. Ele evangeliza a importância das conexões humanas e promove seu crescimento. Conectar-se com colegas de trabalho, acredita Bersier, é a chave para colaboração bem-sucedida e comunicação para tudo ambientes de trabalho, não apenas híbridos ou remotos.
Bersier acredita que a dificuldade em recriar conversas casuais e “refrigeradoras de água” por e-mail é a maior obstáculo no gerenciamento do local de trabalho virtual. Em vez de criar camaradagem pessoalmente, devemos trabalhar mais para nos conectar com os membros da equipe para nos alinharmos em projetos posteriores.
“Essas conversas casuais são importantes para a sobrevivência e o futuro da empresa porque essas as conversas podem formar a execução de diferentes processos necessários para que a equipe trabalhe de forma eficiente e produtiva.”
Comunicar
Trabalhar remotamente geralmente significa maiores distâncias físicas entre os membros da equipe, mas muitas empresas também permanecem divididas por departamento, função ou status. Os trabalhadores remotos devem estar atentos às diferenças culturais e departamentais para garantir uma comunicação clara entre continentes, empresas externas e até mensagens entre departamentos.
Etapas para uma comunicação clara:
- Avalie as necessidades de cada equipe para garantir que elas sejam atendidas em tempo hábil.
- Verifique se planos claros e confiáveis foram estabelecidos para as principais tarefas.
- Crie descrições claras e bem definidas dos principais projetos, funções e expectativas.
“Na Gmelius, todos sabem que precisam reservar algum tempo todos os dias para se reunir com colegas de equipe. É aqui que você criará impressões, relacionamentos e planos que podem ajudar a levar os projetos adiante. Tentamos manter o fluxo de trabalho virtual organizado e consistente, mas é definitivamente um processo que você precisa impulsionar para se tornar habitual.”
Garanta um ambiente de trabalho remoto positivo
Propósito
Gerentes de equipe remotos enfrentam o desafio assustador de desenvolver planos claros, promover conexões e selecionar ferramentas de colaboração que apoiam as metas da equipe. Mas, parafraseando Bersier, essas tarefas funcionam como coreografia para a música de propósito. Como ele sugere, “É importante que as pessoas se ajustem a diferentes fatores, incluindo questões familiares, econômicas e muito mais”.
“Um fator chave para manter um ambiente de trabalho positivo não é focar em quantas horas você trabalha, mas que trabalho você faz com essas horas.
Em outras palavras, lembre-se de que trabalhamos para viver, e não o contrário. Essa perspectiva de alto nível demonstra a experiência de Bersier como Ph.D. em Sistemas Complexos. Em geral, os sistemas fornecem processos codificados para alcançar metas. Entender a razão por trás de um sistema lhe dá um propósito, respondendo à pergunta: “Por que eu deveria me importar?” Quando as equipes entendem seu propósito, elas desenvolvem um senso de propriedade em seu trabalho.
“Temos que encontrar maneiras de nos reagrupar e ter uma sensação de orgulho da equipe. Deixo tempo na minha agenda para que outras pessoas venham se comunicar comigo sobre diferentes questões. Eu os ajudo a avaliar o que precisa ser feito para que todos possamos ter sucesso e manter a conexão entre as equipes forte.”
“Nós realmente tentamos fazer com que todos tenham alguma conexão humana, apesar de trabalharem em um ambiente virtual.”
Feedback positivo
Bersier comemora com orgulho cada sucesso na Gmelius: “As pessoas precisam de feedback positivo, então diga a elas que são apreciadas.” Bersier incentiva as equipes a elogiarem umas às outras, por menor que seja a vitória, com o canal da empresa no Slack: #YAY.
O feedback positivo e a conexão humana se tornaram cada vez mais importantes para muitos trabalhadores remotos em um mundo pós-COVID. Como afirma Bersier, “o trabalho remoto e híbrido é não o mesmo [de antes da pandemia]. Devemos mudar a forma como percebemos o trabalho e nossos papéis.” Ele é cético em relação aos que romantizam a ideia de “voltar” ao trabalho, como se entrar pelas portas do escritório pudesse apagar o trauma coletivo de uma pandemia global. “É besteira. Muitas pessoas estão profundamente afetadas. É diferente e não há como voltar atrás.”
“Na Gmelius, oferecemos aos nossos funcionários a opção de trabalhar remotamente ou trabalhar no escritório. Isso pode ajudar a resolver alguns problemas que estamos enfrentando. Muitos de nossos trabalhadores vivem em fronteiras diferentes e a economia social é diferente para cada país, e tudo isso enquanto enfrentam a COVID-19. É benéfico ter oportunidades flexíveis para os funcionários, estejam eles no escritório ou remotamente.”
Menos é mais
Colocar os funcionários e suas necessidades antes das tarefas de trabalho pode exigir o ajuste de alguns SOPs. Reclamações de várias reuniões e muitas mensagens trazem sérias implicações. A filosofia de trabalho de Bersier reflete o objetivo de Gmelius: eliminar ou automatizar o tarefas que tiram um tempo de sua vida real trabalhos e simplifique os processos usando uma única fonte confiável para tarefas e comunicação. “Ocupação” não é o mesmo que negócios.
Sobre a minimização de reuniões
Em Gmelius, Bersier mantém as reuniões curtas: máximo de 30 minutos Os membros da equipe se preparam individualmente antes de comparecerem às reuniões. “As reuniões são para alinhamento. Eles são importantes para a reflexão da equipe e do indivíduo. Todos compartilham o que fizeram para garantir que todos estejam na mesma página.” Posteriormente, os participantes recebem uma sinopse das discussões e dos itens de ação.
- Antes: “Siga algum tipo de diretriz de como a reunião será realizada. Ele deve ser finalizado com bastante antecedência para garantir que todos na reunião tenham acesso às informações.”
- Durante: “Não leia apenas a agenda! É preciso que haja uma discussão adequada. Sem comunicação e discussão aberta, a reunião enfrentaria obstáculos.”
- Depois de: O anfitrião deve compartilhar uma visão geral das informações abordadas. Isso ajuda a rastrear os resultados e garante clareza. Também pode ajudar a empresa a avaliar se as reuniões são produtivas ou precisam ser reconfiguradas.
Sobre ferramentas de minimização
“É importante minimizar as ferramentas porque quanto mais ferramentas você tiver, mais dispersão você terá, e fica mais difícil encontrar as informações certas para sua equipe. As ferramentas precisam ser unificadas para que todos os membros usem as mesmas fontes para acessar e inserir informações.”
O e-mail chegou para ficar para o gerenciamento do local de trabalho virtual
Como se autodenomina “fanática por e-mail”, Bersier acredita que a comunicação por e-mail é essencial para o sucesso dos locais de trabalho virtuais e a declara particularmente adequada para determinados fins formais. “Para respostas formais, o e-mail é insubstituível. Sem isso, seria muito difícil preencher a lacuna de comunicação entre as empresas.”
Correções rápidas na caixa de entrada de Florian:
“Uma caixa de entrada, por natureza, é 'barulhenta', então tento manter meu e-mail o menor possível. Precisamos garantir que apenas as conversas importantes estejam visíveis na caixa de entrada.” Suas sugestões:
- Restrinja o número de contatos autorizados a enviar e-mails diretamente para a caixa de entrada principal [para caixas de entrada compartilhadas]. Todos os outros e-mails vão para outras caixas de entrada.
- Se um e-mail demorar menos de três minutos para responder, faça-o imediatamente. Isso evita que os e-mails que precisam de respostas urgentes se multipliquem e diminua suas mensagens. Ele também mantém a caixa de entrada organizada.
- Limite-se a verificar sua caixa de entrada apenas algumas vezes por dia. Isso garante que todas as notificações cheguem ao dispositivo certo e estejam no lugar correto quando você estiver pronto para trabalhar nelas.
Transição para um local de trabalho virtual
O CEO da Gmelius, Dr. Florian Bersier, informa que, a fim de transição para um ambiente remoto, as organizações devem garantir que tudo seja extremamente bem planejado. Ele cita a necessidade de se preparar: “A principal diferença que notei é que as empresas passarão de algo que não é muito formalizado para algo muito formalizado. Você precisa de um senso de transparência e clareza. E você precisa se preparar para a transição.”
Ele admite que nem todas as equipes conseguirão fazer a transição para um formato híbrido. “Definitivamente, há uma compensação. Nem todo mundo é igual. É importante dar liberdade de escolha ao funcionário. Quando você trabalha remotamente, é necessário confiança e transparência em sua equipe.”
Em um ambiente de trabalho virtual bem planejado, planejamento, transparência e confiança se sucedem em uma sucessão lógica. Um bom planejamento cria maior transparência, e essa transparência incentiva o crescimento da confiança entre suas equipes e a gerência.
Também é importante criar uma imagem clara de como um local de trabalho virtual funcionará. É difícil replicar visualmente a transformação de um local de trabalho presencial em um ambiente remoto, mas o planejamento nesse nível é fundamental para o sucesso.
“Isso precisa ser definido para que possamos gerenciar as operações gerais da maneira necessária para o sucesso da empresa. Ao mudar para um ambiente virtual, também precisamos mudar a forma como vemos o futuro da empresa.”
“É um equívoco comum pensar que mudar para um local de trabalho totalmente remoto será fácil e despreocupado. Se você quer ser realmente bem-sucedido, precisa ser pragmático em relação à transição.”
No nível da empresa, você precisará:
- Dê um passo atrás para refletir: Onde está a empresa agora? Onde você quer ir?
- Tenha algumas discussões difíceis, mas necessárias, sobre recursos e expectativas
- Reforçar políticas antigas e novas: essas estruturas oferecem apoio em tempos de incerteza
- Certifique-se de que todos se sintam apoiados durante a transição
O futuro de Gmelius
“As empresas sempre precisarão de aplicativos. [Na Gmelius] Achamos muito importante que, durante sua operação, você tenha acesso às informações da maneira mais tranquila possível. O Gmelius cria uma integração profunda entre esses aplicativos para garantir que todas as informações [da sua empresa] estejam conectadas a todos os aplicativos e plataformas. Queremos integrar constantemente os sistemas para que você saiba que pode obter as informações necessárias no momento certo.”
No geral, o Gmelius oferece um exemplo de gerenciamento bem-sucedido do local de trabalho virtual. Embora o uso remoto ofereça muitas vantagens, também apresenta muitas dificuldades. Felizmente, a Gmelius oferece as soluções para superar esses obstáculos. Ao implementar as ferramentas, os recursos e as análises que o Gmelius fornece, sua equipe pode fazer uma transição perfeita para a força de trabalho virtual.
Comece a aprender como o Gmelius foi criado para melhorar a comunicação e a colaboração da equipe. Pronto para começar? Cadastre-se hoje!
