Fonctionnalités cachées de Gmail pour améliorer votre gestion des e-mails

La plupart des gens adoptent facilement de nouveaux hacks ou raccourcis pour faire avancer les choses avec plus d'efficacité et la gestion des e-mails ne fait pas exception. Le nombre croissant de messages qui envahissent votre boîte de réception quotidienne peut faire de la recherche du bon outil d'organisation un défi impossible, surtout lorsque vous n'avez même pas le temps de répondre à votre boîte de réception.

Outre l'apprentissage comment organiser votre boîte de réception, voici les principales fonctionnalités cachées de Gmail qui peuvent vous aider à devenir un expert de la messagerie et à éviter définitivement l'encombrement de votre boîte de réception.

Pourquoi utiliser Gmail ?

Avec plus de 1,5 milliard de dollars actifs, gratuits et premium Gmail utilisateurs de comptes, les raisons de choisir Gmail comme service de messagerie principal ne manquent pas. Certains avantages incluent :

• Filtres anti-spam. Gmail filtre automatiquement les spams dans un dossier distinct.
• Options de compte. Google propose des comptes Gmail personnels et professionnels.
• Domaines personnalisés. Gmail vous permet d'utiliser des domaines personnalisés tels que [votrenom] @ [votreentreprise.com].
• Intégrations robustes. Les utilisateurs peuvent profiter d'intégrations Google gratuites telles que Google Meet, Google Chat et Google Agenda lorsqu'ils créent un compte.
• Suggestions intelligentes. Gmail propose des réponses intelligentes, une composition intelligente et des suggestions grammaticales pour simplifier l'expérience utilisateur.
• Sécurité de qualité. Gmail bloque 99,9 % du spam, du phishing et des programmes malveillants destinés aux utilisateurs.

Outre ces avantages évidents, les utilisateurs peuvent également implémenter de nombreux autres caché Gmail intègre des fonctionnalités à leur routine quotidienne pour simplifier la gestion des e-mails.

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Fonctionnalités cachées de Gmail que vous devez connaître

De nombreuses fonctionnalités de Gmail ne sont pas évidentes pour tous les utilisateurs. Si vous faites partie de ceux qui ne connaissent pas ces trésors cachés, c'est que vous n'utilisez pas la plateforme la plus populaire de Google à son plein potentiel, ni à votre avantage. Voici sept fonctionnalités cachées de Gmail pour enrichir votre expérience de messagerie.

Tout comme votre réveil matinal, un réveil caché inestimable La fonctionnalité Gmail est la possibilité de suspendre les messages. Avant de vous inquiéter de devoir suspendre un message pour ne plus jamais le revoir, le principe qui sous-tend le bouton de répétition est que l'e-mail reviendra en haut de votre boîte de réception au moment qui vous convient le mieux. L'e-mail ne disparaît que temporairement, ce qui vous permet de vous concentrer sur des sujets critiques sans être distrait.

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Pour mettre un e-mail en attente, cliquez sur l'horloge sur le côté droit de l'e-mail lorsque vous l'affichez dans votre boîte de réception. Cette option vous permettra de choisir une date et une heure ultérieures pour recevoir le même e-mail au moment qui vous convient le mieux pour votre emploi du temps.

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Le courrier électronique en lui-même est une source de distraction. Lorsque vous ajoutez plusieurs notifications par e-mail tout au long de la journée à partir de longs fils de discussion, vous disposez d'une solution idéale pour vous éloigner d'un travail ciblé.

Pour désactiver un fil de discussion dans votre boîte de réception, suivez ces instructions.

1. Cochez la case à côté de la conversation que vous souhaitez désactiver.
2. Ensuite, sélectionnez les trois points en haut de la boîte de réception intitulés plus.
3. Sélectionnez muet.

Cela vous permet de désactiver plusieurs conversations à la fois. Il est important de noter qu'une fois que vous désactivez un fil de discussion, celui-ci disparaît de l'affichage principal de votre boîte de réception. Pour trouver un fil de discussion désactivé, utilisez le champ de recherche en haut et saisissez est : muet. Vous verrez une étiquette intitulée « muet » à côté de la ligne d'objet, puis vous pouvez sélectionner le bouton « Plus » et cliquer sur activer le son.

Conseil de pro : Si vous en avez assez des fils de discussion encombrés et des transferts de messages entre collègues tout au long de la journée, télécharger Gmelius — une solution de messagerie collaborative pour les équipes. Gmelius propose une solution de boîte de réception partagée dans votre compte Gmail personnel. Il n'est pas nécessaire de partager des identifiants ou des mots de passe. Les utilisateurs peuvent consulter les mêmes e-mails dans Gmail pour éviter les fils de discussion longs et distrayants.

La personnalisation de l'affichage de votre boîte de réception est essentielle pour créer un espace personnalisé pour gérer le courrier électronique. Étant donné que de nombreuses personnes utilisent le courrier électronique quotidiennement, personnaliser la façon dont vous affichez vos e-mails est une pratique courante que tout le monde devrait connaître. La configuration que vous choisissez pourrait améliorer l'efficacité de la gestion de vos e-mails. Pour ajuster le volet de lecture de votre compte Gmail, sélectionnez molette de réglage.

Après avoir cliqué sur paramètres, faites défiler l'écran vers le bas pour afficher le paramètres du volet de lecture. À partir de là, sélectionnez la vue que vous souhaitez. Par exemple, à droite de la boîte de réception permet aux utilisateurs de consulter les conversations par e-mail sur le côté droit de l'interface pour trier les e-mails tout en visualisant les conversations. La même fonctionnalité s'applique à affichage de la boîte de réception ci-dessous, qui affiche la même option sous la boîte de réception. Cette fonctionnalité cachée de Gmail peut améliorer l'efficacité du tri des e-mails.

Les utilisateurs peuvent également ajuster leur compte Gmail pour afficher d'abord les e-mails importants, non lus ou marqués d'un favori afin de les accuser réception immédiatement. Les options personnalisées supplémentaires incluent l'ajustement du thème de la boîte de réception ou de la densité d'affichage des e-mails.

L'avance automatique permet aux utilisateurs de personnaliser la façon dont ils gèrent chaque message (lire, répondre ou supprimer) sans être renvoyés à l'affichage principal de la boîte de réception.

Par exemple, si un agent du service client reçoit plusieurs e-mails non lus qui nécessitent tous des réponses, chaque réponse peut prendre 3 à 5 minutes (moins si l'agent utilise modèles de courrier électronique). Au lieu d'être redirigé vers l'affichage principal de la boîte de réception après chaque réponse, l'agent peut utiliser l'avance automatique pour que le prochain e-mail de sa boîte de réception apparaisse immédiatement après avoir adressé le dernier message.

Cela permet de gagner du temps en éliminant la navigation supplémentaire pour afficher le message suivant. Le paramètre d'avance automatique profite également aux utilisateurs qui souhaitent supprimer plusieurs conversations à la fois mais qui souhaitent d'abord les parcourir.

Pour activer les paramètres d'avance automatique, procédez comme suit.

1. Cliquez sur voir tous les paramètres
2. Sélectionnez Avancé
3. À côté de avance automatique, sélectionnez activer 

Bien que cela puisse sembler être une petite innovation, en matière de courrier électronique, même la plus petite action peut faire la différence dans votre flux de travail.

Nous connaissons tous la sensation de pression envoyer pour vous rendre compte que l'e-mail contient une erreur critique, ou vous regrettez immédiatement de l'avoir envoyé. Bonne nouvelle : les utilisateurs actuels de Gmail peuvent annuler un e-mail envoyé dans les cinq secondes suivant son envoi. Voici comment prolonger ce délai par défaut, ce qui pourrait vous éviter d'être gêné par un e-mail envoyé par erreur.

1. Cliquez sur voir tous les paramètres 
2. En dessous annuler l'envoi, augmentez la période d'annulation à 10, 20 ou 30 secondes.

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L'allongement de ce délai offre de nombreuses possibilités d'annuler vos actions au lieu du délai par défaut de cinq secondes automatiquement défini par Google.

Les nudges effectuent une action similaire à leur nom ; au lieu de vous bousculer physiquement, ils vous « donnent un coup de pouce » avec un rappel numérique concernant des e-mails spécifiques. Par exemple, si vous gérez la boîte de réception d'une grande entreprise, il est facile qu'un e-mail passe entre les mailles du filet. Les e-mails perdus peuvent nuire à une réputation, car toute conversation restée sans réponse a une mauvaise image de l'entreprise. À l'aide du coups de pouce le paramètre de Gmail rappelle aux utilisateurs de répondre aux e-mails ou de demander une réponse de suivi.

Les nudges sont accessibles en sélectionnant Afficher tous les paramètres > Général > coups de pouce.

Si votre entreprise échange des e-mails avec des clients basés dans différents pays qui parlent des langues étrangères à la vôtre, Gmail permet aux utilisateurs de traduire des messages en un clic. Alors que les utilisateurs peuvent copier et coller du contenu directement sur le site Web de Google Translate, Gmail propose cette fonctionnalité directement dans votre boîte de réception. Gmail peut détecter automatiquement un message qui diffère de votre langue par défaut ; toutefois, vous pouvez également sélectionner les trois points situés à proximité du répondre bouton sur votre e-mail et sélectionnez traduire le message depuis le menu déroulant.

Le mode confidentiel de Gmail est idéal pour les administrateurs d'entreprise qui utilisent Gmail pour leur travail. Les utilisateurs peuvent protéger les informations sensibles contre les utilisateurs non autorisés ou le partage accidentel en activant le mode confidentiel de Gmail. Ce paramètre n'autorise pas les utilisateurs à transférer, copier, imprimer ou télécharger des messages ou des pièces jointes.

1. Dans la console d'administration, accédez à Menu
2. Sélectionnez Apps > Google Workspace > Gmail > Paramètres utilisateur
3. Dans les paramètres utilisateur, faites défiler jusqu'à Mode confidentiel
4. Décochez ou cochez la case Activer le mode confidentiel.
5. Enregistrer vos modifications

L'utilisation de cette fonctionnalité protège les informations sensibles de l'entreprise. De nombreuses organisations investissent dans des outils ou des applications supplémentaires pour protéger leurs données. Avec Gmail, les utilisateurs peuvent bénéficier d'une boîte de réception bien organisée et protégée pour tout type d'échange de messages.

Bien que la mise en œuvre de ces fonctionnalités cachées de Gmail puisse sembler une petite victoire, de telles solutions amélioreront votre expérience utilisateur et augmenteront l'efficacité des utilisateurs personnels ou des équipes de toutes tailles.

Avec Gmelius, les équipes peuvent profiter de toutes les fonctionnalités cachées de Gmail proposées par Google, en plus des avantages d'une boîte de réception partagée collaborative pour votre équipe.
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