Certains jours, votre boîte de réception ressemble à une fête à laquelle vous n'avez jamais répondu : des messages interminables, des conversations manquées et un chaos constant. Multipliez ce chiffre par le nombre de membres de votre équipe qui essaient de rester synchronisés. C'est alors que le courrier électronique passe du statut d'outil à celui de bouleversement.
Entrez Keeping, un outil conçu pour intégrer les fonctionnalités de Gmail dans les boîtes de réception partagées. Depuis son lancement en 2016, plus de 2 000 entreprises l'ont utilisé pour gérer l'assistance via des interfaces familières, intégrer l'automatisation et éviter les réponses dupliquées, le tout depuis leur boîte de réception.
C'est simple, mais la simplicité a ses limites. Les petites équipes ont rapidement atteint leurs limites : seulement deux automatisations sur le plan d'entrée, aucun flux de travail d'IA intégré, des intégrations limitées et aucune application mobile pour démarrer. C'est pourquoi les équipes explorent désormais des options plus riches et plus évolutives.
Dans ce guide, nous allons approfondir les points suivants :
- Comment Keeping fournit les éléments essentiels des boîtes de réception partagées
- Points où cela pourrait être insuffisant pour les équipes en pleine croissance
- La dynamique des prix que vous devez comprendre
- Cinq alternatives viables (Gmelius, Fyxer, Hiver, Superhuman et Front), les comparer à Keeping pour découvrir les points forts, les lacunes et le retour sur investissement réel
Qu'est-ce que Keeping ?
Garder est un solution de boîte de réception partagée intégrée à Gmail.
Il a été conçu pour permettre aux petites équipes d'assistance ou de vente de gérer des comptes de messagerie de groupe (tels que support@ ou info@) sans quitter Gmail. Les utilisateurs installent un plug-in Chrome (ou utilisent un portail Web) afin que les e-mails entrants deviennent des « tickets » dans une vue d'équipe partagée.
Chaque billet peut être attribué à un agent, balisés et suivis à travers différents statuts. Les membres de l'équipe peuvent ajouter des notes privées et des @mentions, afin de pouvoir collaborer à l'intérieur le fil de discussion.
L'utilisateur cible de Keeping est une petite ou moyenne équipe d'assistance qui utilise déjà Gmail et qui a besoin de fonctionnalités de billetterie de base sans avoir à migrer vers un système distinct. Par conséquent, il résout des problèmes courants : l'équipe obtient un boîte aux lettres partagée , les agents peuvent récupérer et attribuer des e-mails, et il existe un enregistrement simple des personnes qui ont traité chaque demande.
Analyses des caractéristiques de Keeping
Les fonctionnalités de Keeping incluent :
- Boîte de réception partagée: Keeping vous permet de traiter une ou plusieurs adresses e-mail d'assistance (telles que support@, info@) comme une adresse unifiée boîte de réception partagée visible pour l'ensemble de votre équipe. Tous les membres de l'équipe voient le même ensemble de messages et le même statut des tickets dans Gmail, sans transfert ni aller-retour.
- Détection de collision: Pour éviter les doubles tâches, Keeping vous alerte lorsqu'un autre agent répond déjà à un e-mail. Son interface signalera ou bloquera un ticket ouvert par quelqu'un d'autre.
- Analyse des e-mails: Bien que Keeping ne soit pas une plateforme d'analyse, elle inclut des rapports de base. Le plan Essentials propose des rapports standard sur les temps de réponse par boîte aux lettres et par agent. Le plan Advanced ajoute des rapports avancés : les agents peuvent consulter les heures de pointe, l'utilisation des balises et la conformité aux SLA.
- Mission à la ronde: Lorsque de nouveaux e-mails arrivent, Keeping peut les attribuer automatiquement aux agents dans un ordre circulaire. Dans le plan Avancé, il vous suffit d'activer tournoi à la ronde, et le système distribue automatiquement les billets de manière uniforme.
- Marquage et étiquettes: Conserver les étiquettes des supports et étiquettes de courrier électronique afin que vous puissiez classer les tickets (par exemple « Facturation », « Rapport de bogue », etc.). Vous pouvez attribuer des balises manuellement ou via des règles. Ces balises sont ensuite intégrées dans les rapports (vous pouvez ventiler le volume de tickets par tag).
- Attribution automatique : Keeping supporte des règles de flux de travail simples. Même le plan Essentials inclut deux flux de travail, à savoir des règles si/alors pour acheminer ou étiqueter automatiquement le courrier entrant. Par exemple, vous pourriez dire : « Si l'objet de l'e-mail contient X, attribuez-le automatiquement à la personne A et ajoutez le tag Y. » Le plan Advanced supprime cette limite pour avoir des flux de travail illimités.
Les avantages et les inconvénients de Keeping
Lorsque vous évaluez les alternatives de Keeping, tenez compte à la fois de leurs avantages et de leurs inconvénients.
Les avantages
- Facile à configurer : Comme il est conçu juste au-dessus de Gmail, la plupart des équipes peuvent démarrer en quelques minutes. Il n'existe pas de système d'assistance distinct pour apprendre. Si vous connaissez Gmail, vous connaissez déjà Keeping.
- Forfait Abordable Essentials : Le niveau d'entrée de gamme de Keeping est proposé à un prix compétitif. Le plan Essentials commence à 14$ par utilisateur/mois en cas de facturation mensuelle (ou 12 $/mois avec facturation annuelle). Ce chiffre est assez faible par rapport à de nombreux outils d'assistance.
- Des fonctionnalités simples, aucune courbe d'apprentissage : Concentrez-vous sur les principes de base de la billetterie dans Gmail. Il n'y a pas de modules alambiqués ni d'étapes de configuration complexes. Cette simplicité signifie que les agents passent du temps à résoudre des problèmes, et non à apprendre des logiciels.
- Assistance rapide : Alors que les forfaits avancés bénéficient d'une assistance par chat, même le niveau Essentials inclut une assistance par e-mail, ce qui vous permet de nous contacter en cas de problème. De nombreux évaluateurs remarquent que l'équipe de Keeping est rapide pour les aider à la configuration et à la résolution des problèmes.
Les inconvénients
- Automatisations limitées sur le plan d'entrée : Le plan Essentials permet simplement 2 flux de travail d'automatisation. Dans un contexte de boîte de réception partagée, cela est assez restrictif. Si votre équipe souhaite effectuer plus de deux actions basées sur des règles (par exemple, l'attribution automatique de différents expéditeurs, le filtrage des newsletters, etc.), vous devez effectuer une mise à niveau. En revanche, de nombreux concurrents proposent des offres plus généreuses, voire illimitées automatisations des e-mails à partir du niveau de base, comme Gmelius.
- Canaux d'assistance restreints : Entry-level Keeping propose uniquement une assistance par e-mail. Il n'y a pas de chat en direct ni d'aide téléphonique sur le niveau Essentials. Si votre équipe a besoin d'une assistance en temps réel, vous devrez passer à la version avancée.
- Pas d'IA avancée : Contrairement à certains concurrents plus récents, Keeping ne dispose pratiquement d'aucune assistance pilotée par l'IA. Il ne dispose que d'une simple « détection de remerciement » qui peut fermer automatiquement ou baliser les remerciements évidents. Il n'existe pas de brouillons de réponses basés sur l'IA ni de fonctionnalités de priorisation intelligentes. Sur un marché où même les outils d'IA gratuits de Gmail s'améliorent, Keeping manque de IA de rédaction d'e-mails est un inconvénient.
- Intégrations natives limitées : Keeping propose très peu d'intégrations directes d'applications. Prêt à l'emploi, il ne se connecte nativement qu'à quelques CRM (HubSpot, Shopify, etc., comme indiqué sur leur site) et s'appuie sur Zapier pour créer des liens vers des « centaines » d'autres.
- Minimum de 2 utilisateurs : Même le niveau Essentials possède un Minimum de 2 utilisateurs. Si vous êtes un entrepreneur indépendant ou si vous commencez tout juste à créer une équipe d'assistance, vous ne pouvez pas utiliser Keeping pour un seul utilisateur. Vous devrez tout de même payer pour deux. Ce minimum strict peut être une perte de temps pour les très petites équipes.
- Caractéristiques manquantes : C'est le cas pas propose des vues de projets/tâches, telles que des tableaux Kanban pour gérer les tickets visuellement, et ne propose pas de bibliothèque de modèles d'e-mails partagés ou de base de connaissances (ce que certaines équipes peuvent souhaiter).
Combien coûte Keeping ?
Keeping propose trois niveaux de tarification. Les prix sont par utilisateur et nécessitent au moins 2 utilisateurs (10 pour Enterprise).
- Essentiels : 14$ par utilisateur/mois (facturation mensuelle) ou 12 $/utilisateur/mois en cas de facturation annuelle. Essentials comprend 2 boîtes aux lettres partagées, des notes partagées, la détection des collisions, des rapports de base (SLA, temps de première réponse, etc.) et 2 flux de travail.
- Avancé : 24 $/utilisateur/mois (mensuel) ou 20 $/utilisateur/mois chaque année. Advanced vous fait grimper jusqu'à illimité boîtes de réception et flux de travail partagés, ajoute des affectations circulaires, des accords de niveau de service (SLA), des rapports avancés (y compris des exportations et des mesures personnalisées), des brouillons d'e-mails partagés, une assistance par chat et toutes les intégrations natives.
- Entreprise : 49 $/utilisateur/mois (facturation annuelle, 10 utilisateurs minimum). Ce niveau ajoute l'authentification unique (SSO), la conformité HIPAA, un responsable de la réussite client dédié, une intégration et des intégrations personnalisées, ainsi qu'un support premium.
Lorsque vous analysez la valeur par dollar, quelques points ressortent. Le plan Essentials est bon marché mais très limité (2 flux de travail, 2 boîtes aux lettres). Si votre équipe peut vivre dans ces limites, il s'agit d'une solution rentable chez 12 à 14$ par utilisateur. Mais dès que vous avez besoin de plus d'automatisation ou de sièges, le prix augmente.
Le plan Advanced de 20 à 24$ par utilisateur offre l'ensemble complet des fonctionnalités. Par rapport aux alternatives, vous pouvez souvent obtenir des fonctionnalités plus riches pour ce prix. Par exemple, le plan de croissance de Gmelius (entre 20 et 24 dollars) comprend tout ce qui précède plus Assistants IA, tableaux Kanban et bien plus encore (voir ci-dessous).
Bref, pour des besoins simples, les prix de Keeping sont intéressants ; pour les besoins plus avancés, ses coûts augmentent rapidement, et d'autres outils commencent à donner l'impression d'un meilleur rapport qualité-prix à des prix similaires.
Quelles sont les meilleures alternatives de conservation ?
Plusieurs outils offrent des fonctionnalités qui se chevauchent avec Keeping (boîtes de réception partagées dans Gmail), mais avec des atouts différents. Les principaux concurrents sont les suivants :
1. Gmelius
Gmelius est peut-être l'alternative la plus directe pour les équipes basées sur Gmail. Comme Keeping, il fonctionne dans Gmail (et Google Workspace), mais il ajoute de nombreuses fonctionnalités de collaboration modernes.
Il fournit Assistants alimentés par IA (pour la rédaction automatique des réponses, le tri et le tri des e-mails, etc.), Tableaux Kanban (transformez les e-mails en cartes à faire glisser entre les colonnes), un système de modèles d'e-mail robuste et une véritable place de marché d'intégration (Slack, Trello, Salesforce, Zapier, Make/Integromat, etc.).
Le prix commence à 24$ par utilisateur/mois (annuel) pour le plan Growth, qui comprend des boîtes de réception partagées, des règles d'automatisation, des réponses/un tri par IA, des modèles et des analyses. Un plan Pro à 36$ ajoute des fonctionnalités avancées telles que la répartition par IA, les intégrations CRM, les webhooks et les analyses personnalisées.
Gmelius est largement apprécié pour son développement et son support actifs, et est idéal pour les équipes à la recherche d'une solution centrée sur Gmail intégrant toutes les fonctionnalités (en particulier l'IA générative).
2. Fyxer
Fyxer est un assistant de messagerie piloté par l'IA qui cible davantage les individus ou les petites équipes. Contrairement à Keeping, il ne s'agit pas d'un système de boîte de réception partagée en soi. Fyxer utilise plutôt l'IA pour gérer la boîte de réception d'un individu : il trie les e-mails selon des étiquettes prioritaires, rédige les réponses sur votre ton personnel, planifie les suivis et fait même office de preneur de notes lors des réunions.
En gros, c'est comme avoir un assistant exécutif Gmail. Fyxer vous demande de connecter votre compte Gmail ou Outlook ; il apprend ensuite en permanence votre style d'écriture.
Il propose une Plan standard (30 $/utilisateur/mois ou 270 $/an) qui couvre une boîte aux lettres et un calendrier par utilisateur, avec tri par IA, rédaction des réponses et prise de notes de réunion. UNE Forfait Pro (50$ par mois ou 450$ par an) ajoute un nombre illimité de boîtes de réception/calendriers connectés, l'intégration de HubSpot CRM et un bloc-notes personnalisé.
3. Hiver
Hiver est un autre outil de boîte de réception partagée basé sur Gmail. Il propose de nombreuses fonctionnalités similaires : boîtes de réception partagées, détection des collisions, notes internes, modèles et attribution automatique à tour de rôle.
Hiver ajoute quelques fonctionnalités qui font défaut à Keeping à tous les niveaux. Par exemple, son plan Lite (19 $/utilisateur/mois) comprend déjà un portail de base de connaissances, l'intégration de Slack (notifications) et des règles d'automatisation de base. Il fournit également des widgets de chat en direct (transformez votre e-mail d'assistance en interface de chat), ce que Keeping ne propose pas.
Le plan Pro d'Hiver (49 $/utilisateur/mois) introduit des analyses avancées et un assistant intelligent appelé « Harvey » qui peut suggérer des réponses par e-mail, clôturer les tickets sur les e-mails de remerciement et résumer les longs messages.
4. Superhuman
Superhuman est fondamentalement un e-mail natif de l'IA client, qui n'est pas un système de boîte de réception partagée, mais il est souvent mentionné comme une « alternative » car il améliore considérablement l'expérience personnelle de messagerie. Superhuman propose une interface extrêmement rapide pilotée par clavier avec des fonctionnalités d'IA de pointe.
Par exemple, il a Recherche par IA (vous pouvez poser des questions dans votre boîte de réception en langage naturel) et Flux de travail IA (répondez automatiquement, archivez automatiquement ou transférez certains e-mails en fonction de règles personnalisées).
Superhuman met l'accent sur la vitesse (raccourcis clavier étendus) et la productivité. C'est assez cher, à peu près 30 $/utilisateur/mois (pas de réduction annuelle) — et il est davantage destiné aux utilisateurs expérimentés individuels ou aux équipes de vente plutôt que d'ouvrir des boîtes de réception partagées. Pourtant, certaines équipes y tiennent compte lorsqu'elles cherchent à dynamiser les flux de travail de messagerie.
5. Front
Front est une plateforme de messagerie et de communication complète et de niveau professionnel. Il prend en charge les boîtes de réception partagées (e-mail, SMS, WhatsApp, chat, Twitter, etc.) dans une seule interface. Le plan Starter de Front coûte 19$ par siège et par mois (annuel, jusqu'à 10 sièges) et comprend le courrier électronique, le chat et les analyses.
Le plan Growth (59$) ajoute l'automatisation des flux de travail et des rapports avancés, tandis que le plan Scale (99$) inclut des fonctionnalités premium telles que les rôles personnalisés, le SSO et les règles de routage. Contrairement à Keeping (qui se trouve dans Gmail), Front est une application Web autonome dotée de sa propre interface et de ses propres applications mobiles.
Front s'adresse essentiellement aux entreprises qui ont besoin d'une suite complète de communication client (e-mail et canaux de messagerie).
Pourquoi Gmelius est-il une alternative puissante à Keeping ?
Gmelius se distingue comme l'une des meilleures alternatives en élargissant considérablement l'offre de Keeping, souvent à des prix similaires. Voici les principales raisons pour lesquelles de nombreuses équipes choisissent Gmelius plutôt que Keeping :
1. Une bibliothèque d'intégrations plus importante
Gmelius s'intègre largement aux outils que les équipes utilisent au quotidien. Il propose des connexions natives à Google Calendar/Meet, Google Groups, Slack, Trello, Salesforce, HubSpot, Nicereply (CSAT), Zapier et Make (Integromat), entre autres.
Vous pouvez synchroniser le travail de Gmail avec les outils de vente, de gestion de projet ou de chat. Les intégrations directes de Keeping sont beaucoup plus étroites : son site ne mentionne que les applications directes HubSpot et Shopify (tout le reste doit passer par Zapier).
2. Meilleur rapport qualité-prix pour votre investissement
Comme les forfaits d'entrée et de milieu de gamme de Gmelius sont proposés à des prix compétitifs, vous bénéficiez souvent de plus de fonctionnalités par dollar. Le plan d'entrée de gamme de Gmelius comprend un nombre illimité de boîtes de réception partagées, tandis que Keeping Essentials ne prend en charge que 2 boîtes aux lettres et 2 flux de travail.
Même à des niveaux plus élevés, Gmelius propose davantage pour le même prix : par exemple, il inclut de puissantes fonctionnalités d'IA et aucune limite de flux de travail. Lorsque l'on compare les fonctionnalités débloquées par dollar, Gmelius arrive généralement en tête.
3. IA de génération intuitive
Gmelius intègre l'IA Gemini de Google pour faciliter les tâches liées aux e-mails. Il propose des assistants intelligents capables de rédiger des réponses, de trier et de trier les nouveaux e-mails et même d'envoyer automatiquement les messages au bon agent ou au bon dossier. Vous n'avez pas besoin de rédiger des instructions : cela peut générer des brouillons de réponses polis dans votre propre style et les suggérer automatiquement.
Par exemple, « l'assistant de réponse » et l' « assistant de tri » alimentés par l'IA peuvent gérer la rédaction et la hiérarchisation des e-mails de routine. Gmelius met à jour ses modèles chaque semaine pour rester à la pointe. Keeping, en revanche, ne dispose pratiquement pas d'IA.
4. Des fonctionnalités de productivité renforcées
Gmelius complète Gmail avec des fonctionnalités de collaboration qui font défaut à Keeping. Gmelius propose notamment des tableaux Kanban pour les e-mails : vous pouvez convertir les e-mails en cartes et les déplacer dans des tableaux personnalisables (par exemple, « Nouveau ➔ En cours ➔ Terminé »).
Il fournit également des bibliothèques de modèles partagés et une gestion des extraits (les équipes peuvent organiser des réponses prédéfinies de manière centralisée), tandis que Keeping ne propose que des modèles de base. Parmi les autres améliorations, citons le partage des e-mails « Notes » et @mentions dans les brouillons, qui simplifient Gmail tout en permettant à votre équipe de collaborer comme si elle était sur une plateforme d'assistance.
5. Automatisation plus avancée
Gmelius inclut des automatisations robustes de flux de travail et de sensibilisation. Au-delà du simple triage, il propose des architectes d'automatisation, qui vous permettent de glisser-déposer des déclencheurs et des actions (comme les attribuer à une chaîne Slack, ajouter des balises, passer à une étiquette, etc.), le tout sans codage. Vous pouvez même demander à l'IA de configurer l'automatisation pour vous.
Il est important de noter que Gmelius comprend également automatisation de la sensibilisation: vous pouvez configurer des séquences d'e-mails et des campagnes au goutte-à-goutte directement depuis votre boîte de réception. Par exemple, les équipes commerciales utilisent souvent Gmelius pour envoyer des séquences de suivi automatisées aux prospects. Keeping n'a aucune fonctionnalité de marketing de proximité.
6. Support client en direct pour tous les forfaits
Un autre avantage pratique est le support de Gmelius. Chaque plan comprend une assistance par chat 24h/24 et 7j/7 (assistée par l'IA) et des ressources d'intégration. Même un compte monoplace bénéficie d'un accès au chat en direct si nécessaire. Le forfait Keeping Essentials, en revanche, propose uniquement une assistance par e-mail.
Keeping et Gmelius comparés côte à côte
Le tableau ci-dessous met en évidence les principales différences entre Keeping et Gmelius selon les catégories :
Passer à une alternative à Keeping
Si vous avez dépassé la taille de Keeping ou si vous avez besoin de plus de puissance (pensez à l'IA, à de meilleures automatisations ou à une assistance au-delà de Gmail), il est logique de changer. Des outils tels que Gmelius offrent des intégrations plus approfondies, des flux de travail plus intelligents et un meilleur rapport qualité-prix, en particulier à mesure que votre équipe évolue.
La migration est facile. La plupart des alternatives à Keeping proposent une intégration guidée, des importations au format CSV et des synchronisations en temps réel avec votre configuration Gmail existante. Ainsi, vous ne perdrez ni vos données, ni votre esprit, lors du changement.
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