Pode ser confuso diferenciar entre uma caixa de entrada compartilhada e uma lista de distribuição, pois ambas têm funções semelhantes que permitem que os usuários se dirijam a vários destinatários ao mesmo tempo.
Embora um não seja categoricamente “melhor” do que o outro, é necessário entender as distinções sutis, mas vitais, para saber quando você deve usar uma caixa de entrada compartilhada versus uma lista de distribuição para os e-mails da sua empresa.
Caixa de entrada compartilhada versus lista de distribuição
As caixas de entrada e listas de distribuição compartilhadas compartilham um conceito fundamental, mas, em última análise, usam métodos diferentes de comunicação. Eles ajudam os membros da equipe a organizar, enviar e receber e-mails com mais eficiência, mas suas funcionalidades específicas são diferentes. Pode ser difícil tentar determinar se um é “melhor” do que outro para sua equipe antes de entender suas semelhanças e diferenças.
UM caixa de entrada compartilhada refere-se a um único endereço de e-mail hospedado em uma plataforma com uma gama completa de ações disponíveis para gerenciar os e-mails recebidos e enviados de um grupo ou equipe. Membros de equipes internas, como suporte ao cliente, vendas ou reparos, podem compartilhar uma caixa de entrada com um único endereço, como suporte@, vendas@ ou reparo@.
Os membros da equipe podem acessar a caixa de entrada compartilhada a partir de seus e-mails individuais, ou os líderes da equipe podem atribuir mensagens a membros específicos da equipe para resolução.
Uma caixa de entrada compartilhada permite que vários usuários acessem o mesmo endereço de e-mail sem a necessidade de compartilhar senhas.
O que uma caixa de entrada compartilhada pode fazer?
- Acessível a partir de várias caixas de entrada principais
- Vários usuários podem enviar, ler e atribuir e-mails
- Avalie a carga de trabalho da equipe e distribua as tarefas uniformemente
- Estabeleça um sistema de responsabilidade pela conclusão de tarefas e envio de respostas
Quais são alguns usos de uma caixa de entrada compartilhada?
- Uma equipe de suporte pode responder a vários clientes usando um endereço de e-mail
- As equipes de vendas podem compartilhar informações rapidamente para ajudar a converter leads
- Membros da equipe em diferentes turnos podem acessar as informações para dar continuidade
UM lista de distribuição é um índice de endereços de e-mail.
Quando os membros da equipe inserem o nome de uma lista de distribuição no Seção “Para:” do cabeçalho do e-mail, todos no índice recebem o mesmo e-mail. Por exemplo, se um líder de equipe de recursos humanos quiser garantir que todos os funcionários recém-contratados recebam as mesmas informações, ele pode criar uma lista de distribuição — os endereços de e-mail de todos os novos contratados — chamada “Recém-chegados”.
Depois que o RH redige um e-mail de boas-vindas e anexa todos os documentos necessários, ele pode enviar esse e-mail para a lista de “Recém-chegados” para garantir que todos recebam as mesmas informações.
O que uma lista de distribuição pode fazer?
- Categoriza endereços em grupos
- Economize tempo digitando o nome de uma lista em vez de e-mails individuais
- Garanta que todos os membros do grupo recebam mensagens idênticas
Quais são alguns usos de uma lista de distribuição?
- Use uma lista de distribuição de membros específicos da equipe do projeto para atualizações sobre mudanças no cronograma de produção
- Envie a todos do departamento de desenvolvimento web um convite para o curso de treinamento Network+ (Plus)
- Lembre todos os funcionários de registrar as horas semanais
Enquanto ambos caixas de entrada compartilhadas e as listas de distribuição permitem que os membros da equipe alcancem vários destinatários simultaneamente. As diferenças estão mais em grau do que em espécie. Uma lista de distribuição é mais parecida com uma recurso usado por uma caixa de entrada, compartilhada ou não.
Um endereço de e-mail individual tem uma capacidade maior e pode usar listas de distribuição para enviar algo como uma “explosão de e-mails”. As listas de distribuição, no entanto, são inúteis sem um endereço de e-mail para enviá-las, como uma carta sem operadora.
Por que escolher apenas um?
O Gmelius capacita os membros da equipe a usar caixas de entrada compartilhadas e listas de distribuição, para que você não precise escolher uma função em vez de outra: você pode ter as duas. Afinal de contas, criar uma caixa de entrada compartilhada ou uma lista de distribuição é bem simples. É melhor usar os dois, especialmente se você fizer parte de uma empresa maior. A otimização de ambos oferece controle total sobre o envio e o recebimento de e-mails.
As caixas de entrada compartilhadas permitem que os membros enviem mensagens para grupos específicos ou atribuam conversas únicas a membros individuais da equipe. Os usuários podem responder usando um endereço de caixa de entrada compartilhada, acessar respostas anteriores ou encaminhar mensagens de caixa de entrada compartilhada para listas de distribuição.
Você pode até mesmo adicionar um endereço de e-mail compartilhado a uma lista de distribuição ou enviar uma mensagem para uma lista de distribuição a partir de uma caixa de entrada compartilhada. No entanto, os usuários não conseguem responder a uma mensagem de uma lista de distribuição e esperam responder a todos na lista, da mesma forma que “responder a todos” funciona nas comunicações comerciais regulares.
Embora se assemelhem a listas de distribuição, listas de correio são uma ferramenta separada para externo comunicação usada pelas equipes de vendas para enviar informações do produto a possíveis leads. Vários setores usam listas de e-mail nas quais os clientes podem se inscrever intencionalmente ou, às vezes, receber como agradecimento ou como configuração padrão durante a finalização da compra on-line.
Escolhendo a ferramenta certa: caixa de entrada compartilhada versus lista de distribuição
Embora sua empresa possa preferir um ao outro, em última análise, suas diferenças técnicas tornam cada um mais adequado para alguns cenários do que para outros. Então, em vez de debater entre usar uma caixa de entrada compartilhada versus uma lista de distribuição, o Gmelius oferece a resposta mais fácil: use os dois.
Se sua empresa já usa os dois, como você decide qual método de comunicação é melhor para suas necessidades específicas? Primeiro, responda a algumas perguntas:
- Você está tentando comunicar uma série de mensagens internas da empresa ou enviar mensagens externas?
- Todos os destinatários precisam ver as respostas?
- É para seu uso pessoal ou para um grupo de pessoas usar?
Essas perguntas podem orientar suas escolhas caso a caso.
Se você está tendo dificuldades para determinar se uma caixa de entrada compartilhada ou uma lista de distribuição é a melhor solução para o seu cenário, o Gmelius pode ajudar. Eliminamos a necessidade de escolher uma ou outra e damos às equipes acesso a várias ferramentas para otimizar as comunicações comerciais, tudo de dentro da sua conta do Gmail.
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