Es kann verwirrend sein, zwischen einem gemeinsamen Posteingang und einer Verteilerliste zu unterscheiden, da beide ähnliche Funktionen haben, die es Benutzern ermöglichen, mehrere Adressaten gleichzeitig anzusprechen.
Das eine ist zwar nicht grundsätzlich „besser“ als das andere, aber es ist wichtig, die subtilen, aber wichtigen Unterschiede zu verstehen, um zu wissen, wann Sie einen gemeinsamen Posteingang und eine Verteilerliste für Ihre Unternehmens-E-Mails verwenden sollten.
Gemeinsamer Posteingang im Vergleich zu Verteilerliste
Geteilte Posteingänge und Verteilerlisten teilen sich ein grundlegendes Konzept, nutzen aber letztlich unterschiedliche Kommunikationsmethoden. Sie helfen Teammitgliedern dabei, E-Mails effizienter zu organisieren, zu senden und zu empfangen, aber ihre spezifischen Funktionen unterscheiden sich. Es kann überwältigend sein, herauszufinden, ob das eine für Ihr Team „besser“ ist als ein anderes, bevor Sie deren Gemeinsamkeiten und Unterschiede verstehen.
EIN geteilter Posteingang bezieht sich auf eine einzelne E-Mail-Adresse, die auf einer Plattform gespeichert ist und auf der eine ganze Reihe von Aktionen zur Verwaltung der eingehenden und ausgehenden E-Mails einer Gruppe oder eines Teams verfügbar sind. Mitglieder interner Teams wie Kundensupport, Vertrieb oder Reparaturen können sich einen Posteingang mit einer einzigen Adresse teilen, z. B. support@, sales@ oder reparatur@.
Teammitglieder können von ihrer individuellen E-Mail aus auf den gemeinsamen Posteingang zugreifen, oder Teamleiter können bestimmten Teammitgliedern Nachrichten zur Lösung zuweisen.
Ein geteilter Posteingang ermöglicht es mehreren Benutzern, auf dieselbe E-Mail-Adresse zuzugreifen, ohne Passwörter teilen zu müssen.
Was kann ein geteilter Posteingang bewirken?
- Zugriff über mehrere primäre Posteingänge
- Mehrere Benutzer können E-Mails senden, lesen und zuweisen
- Bewerten Sie die Arbeitsbelastung des Teams und verteilen Sie die Aufgaben gleichmäßig
- Richten Sie ein System der Rechenschaftspflicht für die Erledigung von Aufgaben und das Senden von Antworten ein
Was sind einige Verwendungszwecke für einen geteilten Posteingang?
- Ein Support-Team kann mehreren Kunden mit einer E-Mail-Adresse antworten
- Vertriebsteams können Informationen schnell austauschen, um Leads zu konvertieren
- Teammitglieder in verschiedenen Schichten können auf Informationen zugreifen, um Kontinuität zu gewährleisten
EIN Verteilerliste ist ein Index von E-Mail-Adressen.
Wenn Teammitglieder den Namen einer Verteilerliste in das Abschnitt „An:“ Im E-Mail-Header erhält jeder im Index dieselbe E-Mail. Wenn beispielsweise ein Teamleiter der Personalabteilung sicherstellen möchte, dass alle neu eingestellten Mitarbeiter dieselben Informationen erhalten, kann er eine Verteilerliste mit den E-Mail-Adressen aller neu eingestellten Mitarbeiter mit dem Namen „Neuankömmlinge“ erstellen.
Sobald die Personalabteilung eine Willkommens-E-Mail verfasst und alle erforderlichen Dokumente beigefügt hat, kann sie diese E-Mail an die Liste der „Neuankömmlinge“ senden, um sicherzustellen, dass alle die gleichen Informationen erhalten.
Was kann eine Verteilerliste leisten?
- Kategorisiert Adressen in Gruppen
- Sparen Sie Zeit, indem Sie den Namen einer Liste anstelle einzelner E-Mails eingeben
- Stellen Sie sicher, dass alle Gruppenmitglieder identische Nachrichten erhalten
Was sind einige Verwendungszwecke für eine Verteilerliste?
- Verwenden Sie eine Verteilerliste von bestimmten Mitgliedern des Projektteams für Updates zu Änderungen des Produktionsplans
- Senden Sie allen Mitarbeitern der Webentwicklungsabteilung eine Einladung zum Network+ (Plus) -Schulungskurs
- Erinnern Sie alle Mitarbeiter daran, wöchentliche Arbeitszeiten zu protokollieren
Während beide geteilte Posteingänge und Verteilerlisten ermöglichen es den Teammitgliedern, mehrere Empfänger gleichzeitig zu erreichen. Die Unterschiede sind eher vom Grad als von der Art her. Eine Verteilerliste ist eher wie eine Merkmal wird von einem Posteingang verwendet, geteilt oder anderweitig.
Eine einzelne E-Mail-Adresse hat einen größeren Funktionsumfang und kann Verteilerlisten verwenden, um so etwas wie eine „E-Mail-Explosion“ zu versenden. Verteilerlisten sind jedoch nutzlos ohne eine E-Mail-Adresse, um sie zu versenden — wie ein Brief ohne Spediteur.
Warum Just One wählen?
Gmelius ermöglicht es Teammitgliedern, sowohl gemeinsame Posteingänge als auch Verteilerlisten zu verwenden, sodass Sie nicht eine Funktion einer anderen vorziehen müssen: Sie können beide haben. Schließlich einen gemeinsamen Posteingang oder eine gemeinsame Verteilerliste erstellen ist ziemlich einfach. Es ist am besten, beide zu nutzen, insbesondere wenn Sie Teil eines größeren Unternehmens sind. Wenn Sie beide optimieren, haben Sie die ultimative Kontrolle über das Senden und Empfangen von E-Mails.
Geteilte Posteingänge ermöglichen es Mitgliedern, Nachrichten an bestimmte Gruppen zu senden oder einzelne Konversationen einzelnen Teammitgliedern zuzuweisen. Benutzer können mit einer gemeinsamen Posteingangsadresse antworten, auf frühere Antworten zugreifen oder geteilte Posteingangsnachrichten an Verteilerlisten weiterleiten.
Sie können sogar eine geteilte E-Mail-Adresse zu einer Verteilerliste hinzufügen oder aus einem geteilten Posteingang eine Nachricht an eine Verteilerliste senden. Benutzer sind jedoch nicht in der Lage, auf eine Nachricht aus einer Verteilerliste zu antworten und erwarten, dass sie allen auf der Liste stehenden Personen antworten — so wie die Funktion „Allen antworten“ in der normalen Geschäftskommunikation funktioniert.
Sie ähneln zwar Verteilerlisten, Mailinglisten sind ein separates Tool für extern Kommunikation, die von Vertriebsteams verwendet wird, um Produktinformationen an potenzielle Leads zu senden. In verschiedenen Branchen werden Mailinglisten verwendet, für die sich Kunden absichtlich anmelden können. Manchmal erhalten sie sie auch als Dankeschön oder als Standardeinstellung beim Online-Checkout.
Auswahl des richtigen Tools: Gemeinsamer Posteingang oder Verteilerliste
Ihr Unternehmen mag zwar das eine dem anderen vorziehen, aber aufgrund ihrer technischen Unterschiede eignet sich jedes für einige Szenarien letztlich besser als für andere. Anstatt also zwischen der Verwendung eines gemeinsamen Posteingangs und einer Verteilerliste zu diskutieren, bietet Gmelius die einfachste Antwort: benutze beide.
Wenn Ihr Unternehmen bereits beide verwendet, wie entscheiden Sie, welche Kommunikationsmethode für Ihre spezifischen Bedürfnisse am besten geeignet ist? Beantworten Sie zunächst einige Fragen:
- Versuchen Sie, eine Reihe interner Unternehmensnachrichten zu kommunizieren oder externe Nachrichten zu senden?
- Müssen alle Empfänger die Antworten sehen?
- Ist es für Ihren persönlichen Gebrauch oder für eine Gruppe von Personen?
Diese Fragen können Ihre Entscheidungen von Fall zu Fall leiten.
Wenn Sie Schwierigkeiten haben herauszufinden, ob ein geteilter Posteingang oder eine Verteilerliste die beste Lösung für Ihr Szenario ist, kann Gmelius Ihnen helfen. Wir machen es überflüssig, sich für das eine oder andere zu entscheiden, und geben Teams Zugriff auf mehrere Tools zur Optimierung der Geschäftskommunikation — alles von Ihrem Gmail-Konto aus.
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