Die besten Tools für die Zusammenarbeit für dezentrale und funktionsübergreifende Teams

Telearbeit war bereits seit einigen Jahren auf dem Vormarsch, als 2020 COVID-19 zuschlug und das Arbeiten von zu Hause aus zur neuen Normalität machte. Unternehmen mussten ihre Arbeitsabläufe ändern und neue Tools für die Zusammenarbeit einführen, die es ihnen ermöglichten, Informationen auszutauschen, zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten, während sie physisch getrennt waren.

An solchen Tools für die Teamzusammenarbeit mangelt es auf dem Markt nicht. Woher wissen Sie also, welches für Ihr Team das Richtige ist?

So wählen Sie Ihre Tools für die Zusammenarbeit aus

Bevor du dich für eine Reihe kostenloser Testversionen anmeldest, ist es wichtig, eine Liste der Dinge zu erstellen, die dein Team benötigt, um Projekte zu verwalten und zu erstellen digitale Zusammenarbeit ein Erfolg. Schreiben Sie Ihre Workflows auf, falls Sie dies noch nicht getan haben, und notieren Sie sich jeden Schritt, für den eine Online-Kollaborationssoftware erforderlich ist oder der durch ein Tool ersetzt werden könnte Workflow-Automatisierung. Dies zeigt Ihnen, nach welchen Arten von Tools Sie suchen müssen und welche Funktionen sie haben sollten.

Um Ihnen bei Ihrer Suche zu helfen, haben wir im Folgenden drei der gängigsten Arten von Tools für die Online-Zusammenarbeit für Sie aufgelistet, darunter einige der besten Optionen in jeder Kategorie.

Halte es einfach: wenn Sie bereits einen Tool-Stack haben, mit dem Sie zufrieden sind, aber Ihre Arbeitsprozesse vereinfachen möchten, melde dich für Gmelius an. Mit Gmelius können Sie einen echten gemeinsamen Posteingang erstellen, zwischen Tools wie Gmail und Asana synchronisieren, Ihre Workflows automatisieren und vieles mehr.

Tools für das Wissensmanagement

Wenn Sie remote arbeiten, können Sie sich nicht schnell eine Datei aus dem Büro eines Kollegen ausleihen oder eine physische Kopie der Standardarbeitsanweisungen Ihres Teams haben, die Sie bei Bedarf durchblättern können. Daher sollten alle Informationen, die Ihre Teammitglieder benötigen, gespeichert und ihnen online zugänglich gemacht werden, damit sie sie jederzeit und überall abrufen können.

Geben Sie Tools für das Wissensmanagement ein. Wissensmanagement-Tools sind Tools für die Zusammenarbeit, mit denen Sie Informationen in einer zentralen Online-Umgebung speichern, teilen, bearbeiten und bearbeiten können. Wenn Sie eines dieser Tools für Ihr Team verwenden, gibt es einige Dinge zu beachten:

• ob Sie in der Lage sein müssen, verschiedenen Teammitgliedern unterschiedliche Zugriffs- und Bearbeitungsrechte zu gewähren.
• alle Speicherbeschränkungen (Dateigröße, Gesamtdateigröße, Dateitypen, die gespeichert werden können), die das Tool möglicherweise hat.
• ob Sie Informationen einfach nur ansehen und teilen möchten oder ob Sie sie auch direkt aus dem Tool heraus bearbeiten und kommentieren können müssen.
  

Google Drive

Google DriveAufgrund seiner Einfachheit ist es die perfekte Wissensmanagement-Software für Teams, die nicht viel mehr benötigen, als Dateien an einem zentralen Ort zu teilen, zu bearbeiten, zu versionieren und zu kommentieren. Die integrierten Tabellen, Dokumente und Präsentationen ermöglichen es zwar, direkt in Drive zusammenzuarbeiten und Teammitgliedern Aufgaben zuzuweisen, aber es ist in erster Linie ein Tool zum Teilen von Dateien.

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Dropbox Business

Die besten Tools für die Zusammenarbeit

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Genau wie Google Drive Dropbox ist ein Cloud-basiertes Tool zum Teilen von Dateien, das auf verschiedenen Geräten synchronisiert wird. Die kostenlose Version von Dropbox enthält jedoch nur 2 GB Speicherplatz, wohingegen Google Drive nicht weniger als 15 GB bietet. Das heißt, wenn Sie Dropbox gegenüber Drive bevorzugen, ist ein Upgrade auf den kostenpflichtigen Tarif ein Muss. Dabei erhalten Sie auch Zugriff auf die neue Zeitleistenfunktion des Tools, mit der Sie Projekte sowohl planen als auch verfolgen können.

Scherz

Scherz ermöglicht Teammitgliedern das Teilen, Anzeigen, Versionskontrolle und einfache Zusammenarbeit an verschiedenen Dateitypen und verfügt über eigene Dokumente, Tabellen und Folien, mit denen sie arbeiten können. Es hat auch sowohl eine Gruppen- als auch eine private Chat-Funktion, aber abgesehen davon ist es ein relativ neues Tool und es wird interessant sein zu sehen, ob das Quip-Team seine aktuellen Funktionen weiterentwickeln und/oder neue entwickeln wird.

Xtensio

Xtensio dreht sich alles darum, schöne Dokumente auf kollaborative Weise zu erstellen. Der intuitive Drag-Drop-Seitenersteller ist die Kernfunktion und ermöglicht es Ihnen, Markendokumente und ansprechende Präsentationen zu erstellen. Sie können mit einer leeren Leinwand beginnen oder eine der anpassbaren Vorlagen von Xtensio verwenden.

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Tools für das Projektmanagement

Projektmanagement-Tools ermöglichen es Ihrem Team, Arbeitsabläufe zu rationalisieren und zu automatisieren, den Projektfortschritt zu verfolgen und darüber zu berichten sowie Aufgaben an einem Ort zu verwalten, zuzuweisen und gemeinsam zu bearbeiten. Fragen Sie sich bei der Auswahl eines Aufgabenmanagement-Tools:

• welche Art von Ansichten (Kalender, Timeline, Kanban-Board) für Ihre Projekte am sinnvollsten ist.
• welche Nachverfolgungs- und Berichtsoptionen Sie benötigen, um Projekte zu verwalten.
• welche Aufgaben- und projektspezifischen Nachrichten- und Kommentarfunktionen Sie benötigen.
  

Asana

Asana hat das Projektmanagement immer in den Mittelpunkt gestellt. Jede Funktion hilft Ihnen bei der Verwaltung von Projekten von der Planung über die Ausführung bis hin zur Nachverfolgung.

Aufgaben können auf vielfältige Weise hinzugefügt und angezeigt werden, z. B. in einer Kalenderansicht, in Listen oder auf einem Kanban-Board. Sie können neue Projektansichten von Grund auf neu erstellen oder eine der integrierten Vorlagen von Asana verwenden. Nachrichten und das Teilen von Dateien finden immer im Kontext eines bestimmten Teams, Projekts oder einer bestimmten Aufgabe statt. Durch die Zeiterfassung können Sie Prozesse, die möglicherweise optimiert werden müssen, leicht erkennen. Suchen Sie nach Ressourcenmanagement? Der Workload-Bericht von Asana gibt Ihnen einen visuellen Überblick über die Kapazität Ihres gesamten Teams.

Trello

Wo Asana seine vielfältigen Projektansichten zu einem Verkaufsargument gemacht hat, Trello ist immer noch ein auf Kanban beruhendes Aufgabenmanagement-Tool. Aufgaben werden als anpassbare Karten dargestellt, zu denen Sie alle Arten von Informationen hinzufügen können, von Checklisten über Links bis hin zu Bildern. Arbeitsprozesse können automatisiert werden, und Sie können sich im Tool sowohl Terminerinnerungen als auch E-Mail-Benachrichtigungen zusenden lassen, um sicherzustellen, dass Sie nichts Wichtiges verpassen.

Was das Ressourcenmanagement angeht, zeigt dir die Tabellenansicht von Trello genau, wer an was arbeitet und welches Teammitglied vielleicht etwas zu viel um die Ohren hat.

JIRA

JIRA ist ein Projektmanagement-Tool speziell für die Softwareentwicklung. Zu den Projektmanagementfunktionen gehören Scrum Boards und anpassbare Vorlagen für die Projektverfolgung, mit denen Teams Bugfixes einfach planen und bearbeiten können. Jira gibt dir außerdem mit einem Klick einen Überblick über deinen Backlog, generiert Fortschrittsberichte, verfolgt Releases und ermöglicht es dir, Projekte in Kanban-Boards abzubilden.

Flüssigkeitsplaner

Flüssigkeitsplaner verdient eine Erwähnung aufgrund seiner einzigartigen Prognosefunktion, die Ihnen sagt, wie sich Änderungen an einem Projekt auf alle anderen auswirken. Wenn bei einem Projekt Verzögerungen auftreten oder früher als erwartet abgeschlossen werden, können Sie die Planung für Ihre anderen Projekte auf der Grundlage der Prognose von LiquidPlanner problemlos anpassen.

Tools für die Kommunikation

„Kannst du mich gut hören?“ muss eine der am häufigsten verwendeten Phrasen in digitalen Arbeitsumgebungen der Jahre 2020 und 2021 sein. Videoanrufe sind für Remote-Teams zu einer wichtigen Kommunikationsmethode geworden, aber es gibt auch andere Optionen.

Bei der Suche nach dem perfekten Kommunikationstool für Ihre Teammitglieder sollten Sie Folgendes berücksichtigen:

• für Videokonferenzen: Wie lang sind Ihre Anrufe in der Regel? Wie viele Personen sollten teilnehmen können?
• für das Messaging: Brauchen Sie wirklich etwas anderes als das, was Ihr Projektmanagement-Tool bereits bietet? Wofür würden Sie diese Messaging-App verwenden?
• für Aufnahmen: Bietet das Tool Cloud-Speicher? Beschränkt es die mögliche Dauer deiner Aufnahme?
  

Zoomen

Du wusstest, dass das kommen würde, also lass es uns zuerst erwähnen: Zoomen. Dieses Webkonferenz-Tool ist in vielen Unternehmen dank seiner HD-Video-, Spracherkennungs- und Aufzeichnungsoption und der Fähigkeit, sowohl auf dem Desktop als auch auf dem Handy verwendet zu werden, zum Standard für Online-Besprechungen geworden.

Bei Gruppenanrufen können Sie mit Zoom zwischen einer Lautsprecheransicht im Vollbildmodus oder einer Galerieansicht wählen. Bei jeder Art von Besprechung können Sie die Live-Chat-Funktion verwenden, um Nachrichten oder verschiedene Dateitypen zu senden. Noch ein nettes Feature? Es ist ein Whiteboard, mit dem die Besprechungsteilnehmer auf einfache Weise in Echtzeit zusammenarbeiten können.

Gehe zur Besprechung

Gehe zur Besprechung ist ein Videokonferenz-Tool, das viele der gleichen Funktionen wie Zoom bietet, z. B. HD-Videoanrufe, die Option zum Aufzeichnen von Anrufen, Bildschirmübertragung und eine Whiteboard-Funktion. Was macht es also einzigartig? Dies ist der zusätzliche Vorteil, dass Sie internationale gebührenfreie Nummern einrichten können.

Slack

Die Messaging-App Slack hat sich unter den digitalen Tools für die Teamkommunikation eine starke Position erarbeitet. Es ermöglicht Ihnen, verschiedene Kanäle pro Thema oder Projekt einzurichten, Teammitgliedern direkte Nachrichten zu senden, Dateien innerhalb von Konversationen auszutauschen und Videokonferenzen oder Bildschirmübertragungen abzuhalten.

Du kannst Slack in deinem Webbrowser, auf deinem Desktop oder unterwegs von deinem Handy oder Tablet aus verwenden.

Webstuhl

Webstuhl ist ideal, wenn Sie schnell etwas per Bildschirmübertragung erklären möchten, aber nicht in einen Live-Videoanruf mit jemandem einsteigen können. Damit können Sie sowohl sich selbst als auch (in einem bestimmten Fenster) Ihren Bildschirm aufnehmen, sodass Sie dem Empfänger zeigen können, was nicht funktioniert, was geändert werden muss oder wie er eine bestimmte Aufgabe besser ausführen kann.

Multifunktionale Kollaborationssoftware

Wenn Sie lieber so wenige Tools wie möglich verwenden, sollten Sie erwägen, sich für eines der unten aufgeführten multifunktionalen Tools für die Teamzusammenarbeit anzumelden. Mit diesen Tools kann Ihr Team Projekte verwalten, kommunizieren und Dateien austauschen — alles an einem Ort.

Basislager

Basislager enthält alles, von Message Boards und Gruppenchats bis hin zum Teilen und Speichern von Dateien, Aufgabenlisten und einer praktischen Zeitleiste für Projektaktivitäten, die Sie immer über aktuelle Ereignisse auf dem Laufenden hält.

Das Einzigartige an Basecamp ist, dass du automatische Check-in-Fragen an (eine Auswahl von) Teammitgliedern senden kannst. Das macht es einfach, Status-Updates zu erhalten, die Mitarbeiterzufriedenheit zu messen und alle Beteiligten bei der Stange zu halten.

Montag.com

Integrierte, anpassbare Vorlagen zur Projektverfolgung machen es einfach, den Überblick über die Produktivität Ihres Teams zu behalten, während Sie eine visuelle Darstellung Ihres Fortschritts als Gantt-Diagramm oder direkt im Kanban-Board Ihres Projekts erhalten. Haben Sie Prozesse, die Sie immer wieder wiederholen? Montag.com ermöglicht es Ihnen, sie zu automatisieren. Das benutzerfreundliche Design ist einer von vielen Gründen, warum diese All-in-One-Plattform 2019 den Webby Award für die beste Produktivitätsplattform gewonnen hat.

Ein weiterer Grund ist ihre Flexibilität. Abgesehen davon, dass du Aufgaben verwalten kannst, ermöglicht Monday.com es Teams auch, Dateien zu teilen und sie direkt im Tool zu organisieren, Gruppennachrichten zu senden oder die Aufmerksamkeit einer Person auf sich zu ziehen, indem du sie @mentioning.

Herde

Herde konzentriert sich hauptsächlich auf die Erleichterung der Teamkommunikation mit Funktionen wie Direkt- und Teamnachrichten, automatisch generierten Flock-E-Mail-Listen, Videokonferenzen und Bildschirmübertragung, verfügt aber auch über eine Wissensdatenbank-Komponente, mit der Sie Codefragmente, alle Arten von Dateitypen und Notizen teilen können.

Um all diese Informationen in die Tat umzusetzen, können Sie mit Flock Konversationen in Aufgaben umwandeln, Workflows automatisieren und Erinnerungen einrichten, damit Sie nie wieder eine Frist verpassen.

Gmelius

Gmelius ermöglicht es Teams, direkt in Gmail zusammenzuarbeiten, indem es eine wirklich geteilter Posteingang wo E-Mails auf einem vollwertigen Kanban-Board in Aufgaben umgewandelt werden können. Füge Notizen zur E-Mail-Konversation hinzu, um sie mit Teammitgliedern zu besprechen, Aufgaben automatisch zuzuweisen und alles mit Trello und Slack über die integrierte Integration von Gmelius zu synchronisieren, oder nutze Zapier und die API, um andere Gmelius-Tools mit anderen Tools in deinem Stack zu verbinden.

Neben der Aufgabenverwaltung und den Kommunikationsoptionen hilft Ihnen Gmelius auch dabei, tägliche Prozesse sowie E-Mail-Sequenzen zu automatisieren und die Leistung Ihres Teams zu analysieren, sodass Sie die Arbeitsabläufe bei Bedarf verbessern können.

So benutzt man es

Unsere Liste der besten Tools für die Zusammenarbeit für Teams sollte es einfacher machen, das richtige Tool für Sie zu finden, aber es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass das Tool nur ein Teil der Gleichung ist. Ebenso wichtig ist es, Ihre Arbeitsabläufe zu optimieren, damit Sie das von Ihnen gewählte Tool optimal nutzen können.

Klingt entmutigend? Gmelius ist der Klebstoff, der Ihren Tech-Stack zusammenhält und es allen ermöglicht, mithilfe der Tools, die sie bereits kennen, nahtlos zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten.

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