Verteilte Teams: Wie und warum man sie zum Laufen bringt

Die aktuelle Pandemie hat nicht nur den Anstieg von beschleunigt Arbeit aus der Ferne und Remote-Teams, aber auch von vollständig verteilten Teams. Da viele Unternehmen nicht ins Büro gehen konnten, stellten sie fest, dass sie mit einer verteilten Belegschaft genauso gut — wenn nicht sogar besser — arbeiten.

Die Verwaltung verteilter Teams bringt jedoch ihre eigenen Herausforderungen mit sich. In diesem Artikel befassen wir uns sowohl mit den Vorteilen geografisch verteilter Teams als auch mit der Frage, wie diese Herausforderungen verhindert und bewältigt werden können.

Was sind verteilte Teams?

Verteilte Teams bestehen aus Teammitgliedern, die alle einzeln von verschiedenen Standorten aus arbeiten. Bei diesen Standorten kann es sich um ihre Häuser, Cafés oder Coworking-Spaces handeln, nicht jedoch um gemeinsam genutzte Büroräume. Per Definition haben verteilte Teams kein gemeinsames Büro, in das sie gehen können.

Remote-Teams vs. verteilte Teams: Gibt es einen Unterschied?

In den oben genannten Punkten unterscheiden sich verteilte Teams von Teams an entfernten Standorten. Während die Mitglieder verteilter Teams alle getrennt voneinander arbeiten und keine gemeinsamen Büroräume haben, in denen sie zusammenkommen können, um zusammenzuarbeiten, bestehen Remote-Teams aus Mitarbeitern, die außerhalb der eigenen physischen Büroräume des Unternehmens arbeiten.

Ein Vertriebsteam könnte aus einem Marketingmanager bestehen, der von zu Hause in Miami aus arbeitet, einem Social-Media-Strategen, der in einem Café in Chiang Mai arbeitet, einem Content-Autor, der von zu Hause in Lissabon aus arbeitet, und einem Designer, der in einem Coworking-Space in London arbeitet.

Als Remote-Team könnte der Marketingmanager das Projekt vom Hauptsitz des Unternehmens in Miami aus beaufsichtigen, während die anderen Teammitglieder remote von Chiang Mai, Lissabon und London aus arbeiten.

Warum verteilte Teams die Zukunft der Arbeit sind

1. Sie erfüllen eine größere Nachfrage nach Flexibilität am Arbeitsplatz

Wenn verteilte Teams flexible Arbeitszeiten ermöglichen — was häufig der Fall ist —, können Mitarbeiter ihre Arbeit besser an ihr Privatleben anpassen. Jemand, der morgens gerne schwimmen geht, aber nichts dagegen hat, etwas später zu arbeiten, kann genau das tun, während ein junger Vater früh mit der Arbeit beginnen kann, damit er seine Kinder am Nachmittag von der Schule abholen kann.

In verteilten Teams können Teammitglieder dann arbeiten, wenn sie am produktivsten sind, und Zeit für Freunde, Familie und Hobbys verwenden, wenn sie es nicht sind. Das bedeutet, dass sie nicht nur mehr in kürzerer Zeit erledigen können, sondern auch glücklicher sind, wenn sie bei der Arbeit sind.

2. Sie erhöhen die Mitarbeiterbindung

Ein glückliches Teammitglied ist eines, das bei uns bleibt. Daher erhöht die Flexibilität, die verteilte Teamarbeit bietet, tendenziell die Mitarbeiterbindung. Wenn niemand gezwungen ist, von einem bestimmten Standort aus zu arbeiten, bedeutet dies außerdem, dass Teammitglieder problemlos im ganzen Land oder sogar international wechseln können, ohne das Unternehmen verlassen zu müssen.

3. Sie ermöglichen den globalen Zugang zu Top-Talenten

Da Teammitglieder überall auf der Welt ansässig sein können, haben verteilte Teams den Vorteil, dass sie aus einem globalen Talentpool rekrutieren können. Zeitzonen und Arbeitswege spielen keine Rolle mehr, was bedeutet, dass sich Unternehmen nicht mit Menschen zufrieden geben müssen, die in der Nähe wohnen. Sie können die beste Person für die Stelle ansprechen, interviewen und auswählen, um ihr Wachstum zu beschleunigen.

4. Sie machen Unternehmen agiler

Und das gilt nicht nur für Mitarbeiter. Da niemand zwischen bestimmten Zeiten in einem Büroraum sein muss, müssen keine Voll- oder Teilzeitbeschäftigten eingestellt werden. Ein Startup kann einen freiberuflichen Social-Media-Manager für nur wenige Stunden pro Woche engagieren. Diese Flexibilität bedeutet, dass die Skalierung sowohl einfacher als auch weniger riskant wird.

Wenn verteilte Teams auf der ganzen Welt verteilt sind und somit über Zeitzonen hinweg arbeiten, können sie Probleme auch schneller lösen und sogar einen 24/7-Kundendienst bieten.

5. Sie können die Gemeinkosten senken

Wenn Sie kein Team von Vollzeitmitarbeitern einstellen müssen, benötigen Sie weniger Budget für die Einstellung. Zwei weitere große Kostenvorteile, die Unternehmen mit dezentralen Standorten haben, sind, dass sie weder für Büroräume und alles, was dazugehört, noch für die Wartung einer IT-Infrastruktur vor Ort bezahlen müssen.

Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass geografisch verteilte Teams immer noch Tools benötigen, mit denen sie arbeiten können. Daher zahlen sie häufig für robuste Cloud-Tools. Und obwohl Sie das Geld, das Sie sparen, wenn Sie kein Büro haben, in eine Skalierung stecken könnten, ist es eine gute Idee, zumindest einen Teil davon für Teambuilding-Aktivitäten zu verwenden.

Schließlich ist es für Teammitglieder ohne Chats mit Wasserkühlern und gemeinsame Mittagspausen schwieriger, sich auf einer persönlicheren Ebene verbunden zu fühlen und zu bleiben.

6. Sie steigern die Produktivität

Wenn Teammitglieder nicht mehr in die Büros des jeweils anderen hineinplatzen können, muss niemand an persönlichen Besprechungen teilnehmen, und auf langen Arbeitswegen geht keine Zeit verloren. Produktivität steigt.

Richtig?

Wenn verteilte Teams optimal arbeiten, steigt zwar die Produktivität, aber die Mitarbeiter lassen sich leicht ablenken und Tools wie E-Mail und Slack sind oft eher Zeitfresser als Zeitsparer. Im Folgenden besprechen wir, wie du als verteiltes Team effizient und effektiv zusammenarbeiten kannst.

Verteilte Teams: Best Practices

In einer großen Studie haben wir rund um Stand der digitalen Zusammenarbeit, bewerteten die Befragten die Qualität der digitalen Zusammenarbeit in ihrem Unternehmen nur mit 6,5/10.

Es stellte sich heraus, dass das größte Problem das falsche Gefühl der Dringlichkeit war, das Teammitglieder verspüren, auch wenn sie nicht ständig verfügbar sein müssen. An zweiter Stelle steht der Mangel an Transparenz innerhalb und zwischen Teams, und das drittgrößte Problem stellte sich heraus, dass die teamübergreifende Zusammenarbeit innerhalb verteilter Teams oft immer noch problematisch ist.

Verschiedene Teams verwenden unterschiedliche Tools, berichten an verschiedene Manager und folgen unterschiedlichen Arbeitsabläufen. Wie können Sie Ihr Team also von diesen Problemen wegführen?

Lesen Sie weiter, um es herauszufinden.

1. Kommunizieren Sie zu viele Ziele und setzen Sie klare Erwartungen

Zuallererst muss jeder auf ein oder mehrere übergreifende Unternehmensziele hinarbeiten, sowohl innerhalb als auch teamübergreifend. Diese Ziele sollten nicht nur einmal kommuniziert werden — zum Beispiel bei der Aufnahme eines neuen Teammitglieds —, sondern regelmäßig überprüft und bei der Überprüfung der Teamleistung und der Festlegung der nächsten Schritte berücksichtigt werden.

Mit Zielen gehen auch Aufgaben und Termine einher, die ebenso klar kommuniziert werden sollten, damit jeder weiß, wie sie arbeiten sollten und wann sie Ergebnisse liefern sollten. Denn eine verteilte Belegschaft ist eine ergebnisorientierte Belegschaft, bei der es wichtiger ist, die Arbeit bis zu einem bestimmten Datum zu erledigen, als die Arbeit von 9 bis 17 Uhr auszuführen.

2. Priorisieren Sie die asynchrone Kommunikation

Um zu verhindern, dass Teammitglieder unter einem falschen Gefühl der Dringlichkeit leiden, sollte glasklar sein, dass asynchrone Kommunikation ist die Standardeinstellung. Lege Teamregeln fest, die festlegen, wie lange es dauern kann, bis jemand auf etwas wie eine E-Mail, eine Slack-Nachricht oder eine Einladung zu einem Videoanruf reagiert, und vermeide es, jemanden anzurufen, es sei denn, es handelt sich um einen echten Notfall. Nimm in die Kommunikationsrichtlinien des Unternehmens auf, was als Notfall gilt.

Es mag übertrieben erscheinen, zu beschreiben, wie schnell (oder langsam) die Leute auf einer bestimmten Plattform reagieren sollten, aber wenn ein Team keine Maßnahmen ergreift, um sicherzustellen, dass jeder weiß, dass es nicht notwendig ist, ständig verfügbar zu sein, behalten die Mitarbeiter ihre Messaging-Tools immer im Auge, während sie stattdessen konzentriert und intensiv arbeiten könnten.

3. Verwenden Sie die richtigen Tools

Apropos Tools, hier ist eine kurze Liste einiger renommierter Kommunikations-, Projektmanagement- und Online-Sicherheitstools für verteilte Teams:

• Tools für Textnachrichten: Slack, Discord, Google Chat.
• Projektmanagement-Tools: Asana, Monday, Trello.
• Tools für Videoanrufe: Zoom, Google Meet, Skype.
• Tools für Videonachrichten: Loom, Vidyard.
• E-Mail: Gmail, Outlook.
• VPNs: ExpressVPN, NordVPN, IPVanish.
  

Wichtiger als welche Tools Sie verwenden, ist, wie Sie sie verwenden. Sie wissen bereits, warum Sie „Einsatzregeln“ für die Teamkommunikation festlegen sollten, aber was tun Sie, wenn Sie teamübergreifend arbeiten müssen?

Es kann schwierig sein, Menschen davon zu überzeugen, von ihrem Lieblingstool zu einem anderen zu wechseln, und manchmal macht es nicht einmal Sinn. Wenn das gesamte Marketingteam in Trello plant, Strategien entwickelt und kommuniziert, muss der Content Writer, der zu diesem Team gehört, Trello trotzdem verwenden, wenn er einem beitritt funktionsübergreifendes Team mit Mitarbeitern aus den Vertriebs- und Kundenservice-Teams, die möglicherweise hauptsächlich in Gmail arbeiten.

Hier kommt Gmelius ins Spiel. Es erleichtert die teamübergreifende und teaminterne Zusammenarbeit, indem es verschiedene Tools in Ihrem Stack miteinander verbindet. Mit Gmelius können Sie:

• synchronisiere Aufgaben zwischen Trello und Gmail.
• Nutze Notizen, um E-Mail-Threads sowohl in deinem Posteingang als auch in Slack zu besprechen.
• erstellen Sie benutzerdefinierte Integrationen mit der öffentlichen API von Gmelius oder Zapier.
  

4. Haben Sie klare Arbeitsabläufe

Während eine verteilte Belegschaft in einigen Fällen schneller reagieren kann, sind sie in anderen Fällen langsamer, da ein Teammitglied möglicherweise auf ein anderes in einer anderen Zeitzone warten muss, um eine Aufgabe zu erledigen. Um nicht aus den Augen zu verlieren, wer was wann erledigen muss, sind klare Arbeitsabläufe unerlässlich.

Projektmanagement-Tools wie die weiter oben in diesem Beitrag genannten machen es einfach, Arbeitsabläufe visuell darzustellen und Aufgaben zuzuweisen, oder Sie können ein Kanban-Board direkt in Gmail erstellen. mit Gmelius.

5. Haben Sie regelmäßige Check-In-Momente

Ziele zu setzen, klare Regeln für die Kommunikation zu haben und effiziente Arbeitsabläufe zu schaffen, ist eine Sache, sicherzustellen, dass sie für alle funktionieren und dass jeder weiß, wie man mit ihnen arbeitet, eine andere.

Da Sie nicht einfach in das Büro einer anderen Person gehen können, wenn Sie ein Problem entdecken oder eine Frage haben, ist es wichtig, regelmäßig einzuchecken. Das können Einzelvideoanrufe oder Teambesprechungen sein, bei denen die Teammitglieder eine Beziehung zueinander aufbauen, Feedback einholen und Feedback geben können.

Es mag verlockend sein, dies per Nachricht und E-Mail zu tun, aber nichts baut eine Verbindung auf, als mit jemandem von Angesicht zu Angesicht sprechen zu können.

6. Planen Sie regelmäßige Teambuilding-Momente ein

Informellere Teambuilding-Momente können jedoch auf viele Arten passieren. Vielleicht hast du einen Watercooler-Chat-Slack-Kanal, planst einen monatlichen Team-Videoanruf, bei dem du nur über lustige Dinge sprechen kannst, oder organisierst ein jährliches Retreat, bei dem dein Team wirklich zusammenarbeitet. Es gibt viele Möglichkeiten, Teammitgliedern das Gefühl zu geben, dazuzugehören, und verteilte Unternehmen, die dies erfolgreich tun, tun dies in der Regel auf unterschiedliche Weise.

Sie können experimentieren, um herauszufinden, was für Ihr Team funktioniert, aber Teambuilding-Momente nicht in bestimmten Zeiträumen zu planen, sollte keine Option sein, wenn Sie möchten, dass die Mitarbeiter engagiert und motiviert bleiben.

7. Feiere Siege

Eine weitere Möglichkeit, sicherzustellen, dass sich jeder engagiert und Teil des Teams fühlt, besteht darin, regelmäßig Siege zu feiern. Du könntest einen wöchentlichen Win-Thread veranstalten, in dem Teammitglieder ihren Sieg der Woche teilen und über deinen internen Newsletter team- oder unternehmensweite Erfolge kommunizieren. Teammanager können auch Teammitglieder loben, die bei etwas großartige Arbeit geleistet haben, solange sie sicherstellen, dass dies nicht zu einer Bevorzugung wird.

Verteilte Teams, gemeinsame Anstrengungen

Verteilte Teams haben viel zu bieten. Sie bieten den Teammitgliedern mehr Flexibilität, um eine gesunde Work-Life-Balance zu schaffen, beseitigen die Ablenkungen, die mit der Zusammenarbeit im Büro einhergehen, und sind oft kostengünstiger zu verwalten. Sie haben zwar ihre eigenen Herausforderungen, die nicht ignoriert werden können, aber jetzt, wo Sie diesen Artikel gelesen haben, sind Sie bereit, sie zu bewältigen.

Bereit loszulegen? Erfahren Sie, wie Gmelius verteilte Teams bei der Zusammenarbeit unterstützt.