Höchstwahrscheinlich musste Ihr Team komplett remote arbeiten — und Sie mussten es schnell erledigen. Wir mussten dasselbe bei Gmelius tun und wir haben es geschafft so ziemlich über Nacht.
Kommunikation ist der Schlüssel. Nicht nur, um Ihre Teams in Verbindung zu halten, sondern auch, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Bei all den plötzlichen Veränderungen, die Ihr Unternehmen auf den Kopf stellen können, ist es wichtig, den Eindruck von Kontrolle und Ordnung zu bewahren — Ihr Team und Ihre Kunden verlassen sich auf Sie.
Die gute Nachricht ist, dass es nicht schwierig sein muss.
E-Mail-Vorlagen leisten einen großen Beitrag zur Systematisierung Ihrer Kommunikation und Prozesse. Sie sparen Ihnen jede Menge Zeit und Sie können sie nutzen, um Ihre Teams, Kunden und externen Stakeholder gut zu informieren und auf derselben Wellenlänge zu halten.
Das Erstellen einer statischen Fernrichtlinie in diesen sich ständig ändernden Zeiten wird nur zu Frustration auf Ihrer Seite und Verwirrung bei allen anderen führen.
Schauen wir uns einige Vorlagen an, mit denen Sie die meisten Anwendungsfälle abdecken können, auf die Sie stoßen werden. Sie werden sich als nützlich erweisen, wenn Sie Ihre Teams auf Telearbeit umstellen und Ihre Richtlinien kommunizieren müssen — intern und extern.
Diese Vorlagen können gemeinsam genutzt werden, sind flexibel, extrem einfach anzupassen — und sie werden mit einem Klick in Ihrem Erstellungsfenster angezeigt.
- Intro-Motivationsmail
- Richtlinie zur Berichterstattung
- Kommunikationsinstrumente und Richtlinien
- Änderungen an der Teamplanung
- Terminänderungen vom Unternehmen zum Kunden
Intro-Motivationsmail
Wie Sie Ihr Team verwalten, wirkt sich direkt auf die Teamleistung und Produktivität aus. Hier ist ein Beispiel für eine motivierende Einführungs-E-Mail, aber Sie sollten erwägen, wöchentlich aufmunternde E-Mails zu versenden, da diese helfen können Sorgen Sie dafür, dass Ihr Team motiviert und engagiert bleibt. Denken Sie daran, kleine und große Gewinne zu erwähnen, die Arbeit aller zu würdigen und etwas Lustiges zu teilen.
Betreff: Abgelegen aber immer noch zusammen:)
Hallo Team,
Wir wollten Sie zunächst wissen lassen, dass wir alle zusammen dabei sind. Wir wissen, dass dies eine schwierige Zeit ist, aber solange wir gesund und zusammen sind, wird es uns gut gehen.
Im Laufe der nächsten Tage erhalten Sie zeitkritische Updates, die sich auf Änderungen unserer Betriebsabläufe beziehen.
Oberste Priorität hat es, sich um Ihre Gesundheit und die Ihrer Nächsten zu kümmern.
Ich wünsche dir das Beste,
Richtlinie zur Berichterstattung
Für eine gute Arbeit aus der Ferne ist eine klare Dokumentation erforderlich. Wann immer möglich, sollte Ihr Team Ressourcen konsolidieren und Komplexität vermeiden. Wenn Sie mit der geringsten Anzahl an benötigten Tools arbeiten, spart Ihr Team Zeit und verursacht weniger Frustration. Aufgrund unserer eigenen Erfahrung empfehlen wir Dokumentiere die Ziele und Aufgaben deines Teams in einem täglichen Tagebuch mit Gmelius-Boards.
Betrifft: Richtlinien zur täglichen Berichterstattung für Telearbeit:
Da wir jetzt alle vollständig remote arbeiten, wird es notwendig sein, unsere Berichtsrichtlinien so anzupassen, dass sie für unser verteiltes Team entwickelt wurden.
Bitte senden Sie weiterhin Ihre Tagesabschlussberichte auf unserer Plattform ein. Und in Zukunft müssen wir eine Kopie erstellen und sie zu unseren „Daily Dairy Boards“ hinzufügen. Unsere Foren werden als zentrale Quelle für den einfachen Zugang zu unseren aktuellen Aktivitäten dienen.
Wir danken Ihnen für Ihr Verständnis.
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Kommunikationsinstrumente und Richtlinien
Zusätzlich zu Ihren Standardtools benötigen Sie möglicherweise spezielle Software und Apps, damit Ihre Teammitglieder in Kontakt bleiben können. Die Herausforderung besteht darin, die geringstmögliche Anzahl an Tools zu verwenden und gleichzeitig das Beste aus den Tools herauszuholen, die Ihr Team bereits verwendet. In dieser Vorlage haben wir die Tools erwähnt, die wir zu unseren Workflows hinzugefügt haben.
Betrifft: Kommunikationspolitik und Remote-Tools
Hallo an alle,
Um effektiv zu bleiben und Stress zu minimieren, skizzieren wir einige Änderungen in unserer Kommunikationspolitik.
Kommunikationsinstrumente:
- Für Videoanrufe haben wir ein Zoom-Konto eingerichtet, das Videokonferenzen mit mehreren Teilnehmern, wie z. B. unsere All-Hands-Meetings, abwickeln kann.
- Für schnelle Sprachgespräche haben wir jetzt ein Discord-Konto. Denken Sie an Slack, aber für Spracheingabe.
- Apropos Slack, wir werden unsere Kanäle für diese schnellen Sofortnachrichten beibehalten.
- Und um internen E-Mail-Versand zu vermeiden, werden wir weiterhin Gmelius verwenden und uns gegenseitig per E-Mail-Notiz anpingen.
Wir hoffen, dass diese Tools dazu beitragen, unsere Kommunikation in dieser Übergangsphase zu verbessern.
Alles Gute,
Änderungen an der Teamplanung
Eine der Herausforderungen bei der Telearbeit ist der Verlust der gemeinsamen Gewohnheiten und Rituale Ihres Unternehmens. Um Ihren Teamkollegen zu helfen, mit Ihrer Kultur und untereinander in Verbindung zu bleiben, ist es wichtig, Ihre Unternehmenskultur zu stärken.
Betrifft: Richtlinie für die Planung von Telearbeit im Unternehmen
Hallo Team,
Um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, mussten wir unsere Arbeitsrichtlinien an das aktuelle Klima der Telearbeit anpassen.
Mit den folgenden Planungsupdates bleiben alle auf dem Laufenden.
- Alle Beteiligten: Unsere Hauptversammlungen am Montagmorgen werden wie geplant per Videokonferenz fortgesetzt. Um die Dinge in Ordnung zu halten, leiten die Abteilungsleiter die Zusammenfassung der Aktivitäten ihres Teams. Gefolgt von einer offenen Etage für Fragen und Kommentare.
- Einzelgespräche mit Managern: finden weiterhin gemäß Ihren geplanten Terminen statt. Anstelle von Face-2-Face werden sie per Videokonferenz abgehalten.
- Öffnungszeiten: Obwohl wir in verschiedenen Zeitzonen verteilt sind, ist es wichtig, dass wir einen Zeitraum von vier Stunden haben, in dem wir alle online verfügbar sind. Bitte stimmen Sie die Zeitrahmen mit Ihren jeweiligen Teams ab.
Ich freue mich darauf, noch produktiver zu sein, wenn wir von zu Hause aus arbeiten.
Alles Gute,
Terminänderungen vom Unternehmen zum Kunden
Diese Zeiten sind für uns alle ungewöhnlich. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Kunden über die Änderungen, die Sie vornehmen, auf dem Laufenden halten. Es hilft Ihnen, negatives Feedback oder Missverständnisse zu vermeiden.
Betreff: {{to.fname}}, Änderungen zu unserem üblichen Zeitplan
Sehr geehrte (r) {{to.fname}},
Aufgrund der jüngsten Änderungen wollte unser Team Sie über unseren überarbeiteten Zeitplan informieren.
Obwohl unser Büro geschlossen ist, können Sie sicher sein, dass unser Service und unser Engagement für Sie nicht aufhören.
Für fallspezifische Themen wenden Sie sich bitte an Ihren gewohnten Ansprechpartner — dieser ist im Einsatz und einsatzbereit. Für Support-Anfragen senden Sie uns eine E-Mail an {support@}.
Die aktuellen Änderungen sind bis auf weiteres unbefristet und wir werden Sie auf jeden Fall über alle Änderungen auf dem Laufenden halten.
Alles Gute,
Dein {{team}}
Die oben genannten Vorlagen können als Grundlage für die Kommunikation Ihrer Remote-Richtlinien verwendet werden.
Ihr Gmelius Compose-Fenster ist voll von vorgefertigten Vorlagen, die Sie einfach anpassen können. Und der Prozess für eine von Grund auf neu erstellen ist einfach.
Treten Sie der Gmelius-Community bei, für diese und andere Tipps wie diesen zur Anpassung an die Telearbeit und zur Verbesserung der Teamzusammenarbeit im Allgemeinen.
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