Cómo automatizar el trabajo en despachos de abogados

La ley se rige por plazos ajustados. Aun así, los abogados pasan sus días clasificando los hilos de los casos, buscando las actualizaciones de los clientes y buscando documentos que deberían estar a su alcance. ¿El resultado? Menos horas facturables, más estrés y un riesgo constante de perder información crítica.

Los números cuentan la historia: según un Informe de tendencias legales de Clio, la mayoría de los abogados tienen un promedio solo 2,9 horas facturables por día. El resto de la jornada laboral se dedica a las tareas administrativas, la principal de ellas, el correo electrónico. Clasificar, etiquetar, reenviar y archivar manualmente los mensajes dedica un tiempo valioso a la estrategia legal, al servicio de atención al cliente y a la preparación de los tribunales.

Por qué los equipos legales necesitan flujos de trabajo de correo electrónico automatizados

Este problema se agrava a medida que las empresas crecen. Más abogados significan más bandejas de entrada, más hilos relacionados con los casos y más posibilidades de que se pierdan comunicaciones importantes. Para las firmas que ya están bajo presión para cumplir con los plazos y mantener el cumplimiento de los estrictos marcos regulatorios, este enfoque manual simplemente no es escalable.

Es por eso que la automatización se ha convertido en un punto de inflexión. Al usar una plataforma de administración de correo electrónico, los bufetes de abogados pueden transformar las tareas repetitivas de la bandeja de entrada en flujos de trabajo automatizados. En lugar de buscar en bandejas de entrada desordenadas, los abogados obtienen la información correcta en el momento adecuado: de forma organizada, compatible y segura.

6 maneras en las que una plataforma de administración de correo electrónico puede automatizar los flujos de trabajo legales

1. Reglas basadas en activadores: automatización de tareas con la lógica de «si esto, entonces eso»

En el centro de la automatización del correo electrónico se encuentran los desencadenantes, que son condiciones que inician automáticamente un flujo de trabajo. Plataformas como Gmelius permiten configurar reglas como:

• Cuando llegue una nueva consulta de un cliente, asígnela automáticamente al asistente legal de admisión.
• Cuando el abogado contrario responda a un hilo del caso, notifique al abogado principal al instante.
• Cuando un mensaje esté etiquetado como «urgente», envíelo al compañero del grupo de práctica.

Este enfoque garantiza que todos los correos electrónicos se envíen a la persona adecuada sin demora. En la práctica, elimina el tiempo que transcurre entre la recepción de un mensaje y la decisión sobre qué hacer con él, un retraso que a menudo conlleva la pérdida de oportunidades o riesgos de cumplimiento.

2. Filtrar para mayor precisión: aplique reglas contextuales

No todos los correos electrónicos se crean de la misma manera, y los equipos legales no pueden darse el lujo de perder tiempo en hilos de baja prioridad. Los filtros te permiten refinar la automatización mediante la aplicación de condiciones contextuales como el remitente, la línea de asunto, las palabras clave del cuerpo o la hora de recepción.

Considera algunos ejemplos:

• Envíe todos los correos electrónicos que contengan la palabra «presentación urgente» en el asunto al socio litigante de turno.
• Asigne correspondencia de un dominio gubernamental específico al equipo de cumplimiento.
• Etiquete automáticamente los correos electrónicos de los clientes clave para que sean fáciles de localizar durante las revisiones de los casos.

Estas reglas contextuales significan que los abogados no están enterrados en correos electrónicos irrelevantes, sino que solo ven lo que realmente importa para sus casos y clientes.

3. Automatización de acciones: asigne, etiquete, archive y responda sin usar las manos

La automatización no se detiene en el enrutamiento y el filtrado. Las plataformas como Gmelius permiten a las empresas aplicar acciones automáticamente, como:

• Asignación de correos electrónicos a abogados específicos, ya sea a través de todos contra todos o balanceo de carga.
• Cambio de estado o agregar etiquetas para facilitar la categorización.
• Traslado de correos electrónicos en Tableros Kanban o espacios de trabajo específicos para cada caso para mayor visibilidad.
• Agregar notas internas para que los colegas vean el contexto sin cadenas de reenvío.
• Envío de respuestas con plantillas para reconocer las consultas de los clientes.
• Archivar mensajes no críticos por lo que las bandejas de entrada permanecen ordenadas.

Por ejemplo, cuando llega una nueva solicitud de admisión, el sistema puede asignarla automáticamente al coordinador de admisión, enviar una plantilla de mensaje de «Gracias, revisaremos su solicitud» y archivar el correo electrónico en «Clientes potenciales». Todo ello sin que nadie toque la bandeja de entrada.

4. Reglas de acción múltiple y automatización de los SLA: eficiencia de escalado

Los flujos de trabajo legales suelen requerir varios pasos a la vez. ¿Con reglas de acción múltiple, un único disparador puede realizar una serie de acciones simultáneamente. Imagine recibir un correo electrónico de un secretario judicial:

• El sistema asigna el mensaje al abogado principal.
• Lo etiqueta como «Aviso judicial».
• Lo añade al espacio de trabajo de litigios.
• Envía un acuse de recibo al cliente confirmando la recepción.

Todo en un único flujo de trabajo.

Además de eso, los temporizadores del acuerdo de nivel de servicio (SLA) imponen los tiempos de respuesta. Por ejemplo, las empresas pueden exigir que todas las consultas de los clientes reciban una respuesta en un plazo de 2 horas. Si nadie responde dentro de ese plazo, el sistema puede remitir el correo electrónico a un socio. Esto no solo mejora la satisfacción del cliente, sino que también garantiza que los equipos rindan cuentas.

5. Eficiencia entre equipos: flujos de trabajo unificados en bandejas de entrada compartidas

Muchas firmas operan con múltiples grupos de práctica: litigios, planificación patrimonial, derecho corporativo, derecho de familia. Cada grupo tiene flujos de trabajo únicos, pero se enfrenta a los mismos desafíos de sobrecarga en la bandeja de entrada.

Con plataformas como Gmelius, reglas de varios espacios de trabajo garantizar una automatización uniforme en todos los departamentos. Esto crea:

• Procesos estandarizados en todas las áreas de práctica.
• Visibilidad sobre quién está manejando qué, reduciendo los silos.
• Garantías de cumplimiento consistentes independientemente del departamento.

Por ejemplo, todos los correos electrónicos «urgentes» de los clientes podrían activar automáticamente el mismo flujo de trabajo de escalamiento en toda la empresa, lo que garantizaría que ningún problema crítico pasara desapercibido.

6. Apoyar el cumplimiento y la seguridad en la gestión del correo electrónico legal

La eficiencia es fundamental, pero en la práctica legal, el cumplimiento y la seguridad no son negociables. La automatización ayuda a las empresas a cumplir con estos estándares al:

• Archivar automáticamente los mensajes para cumplir con las políticas de retención.
• Aplicación de reglas de clasificación para la información confidencial.
• Registrar cada acción con pistas de auditoría.

Con protocolos de seguridad de nivel suizo, Gmelius garantiza que las comunicaciones de los clientes estén cifradas y que solo los miembros autorizados del equipo puedan acceder a ellas. Esta combinación de automatización y seguridad brinda a las empresas la confianza necesaria para gestionar la correspondencia legal de alto riesgo sin poner en riesgo el privilegio entre abogado y cliente.

Qué pueden obtener los bufetes de abogados con la automatización del correo electrónico

Los beneficios de los flujos de trabajo de correo electrónico automatizados van más allá de la comodidad. Para los bufetes de abogados, tienen un impacto directo en la productividad, la satisfacción del cliente y los ingresos finales.

• Más horas facturables: Al reducir el tiempo dedicado a la administración manual de la bandeja de entrada, los abogados pueden centrarse en el trabajo con los clientes que genera ingresos.
  
  
• Reducción de errores: Las reglas y plantillas garantizan la precisión y minimizan el riesgo de que se pasen por alto las comunicaciones o no se cumplan los plazos.
  
  
• Mejor experiencia del cliente: La automatización garantiza que los clientes reciban confirmaciones instantáneas, actualizaciones oportunas y recordatorios proactivos.
  
  
• Cumplimiento simplificado: El archivado, el etiquetado y los registros de auditoría se gestionan automáticamente, lo que reduce el riesgo durante las auditorías o las suspensiones en litigios.
  
  
• Equipos más felices: Con menos carga administrativa, los abogados y el personal experimentan menos interrupciones y más tiempo para concentrarse.

En un panorama legal competitivo, estas mejoras no solo son «agradables de tener», sino que pueden definir la reputación y la trayectoria de crecimiento de una empresa.

Empiece a automatizar los flujos de trabajo de correo electrónico con Gmelius

El correo electrónico no tiene por qué ser un cuello de botella. Al combinar la experiencia legal con la automatización inteligente, los bufetes de abogados pueden convertir el caos de la bandeja de entrada en flujos de trabajo estructurados que ahorran tiempo, mejoran el cumplimiento y fortalecen la confianza de los clientes.

Gmelius hace posible esta transformación. Gracias a la clasificación basada en la inteligencia artificial, las bandejas de entrada compartidas y la automatización multiacción, se integra directamente en Gmail para agilizar la comunicación sin necesidad de añadir otra herramienta a tu pila.

Ya sea que su bufete tenga dos o doscientos abogados, Gmelius lo equipa para gestionar correos electrónicos de gran volumen que distinguen mayúsculas y minúsculas con precisión y seguridad, justo donde su equipo ya trabaja.

¿Está listo para recuperar horas valiosas y agilizar la comunicación de su empresa?
Empiece a automatizar sus flujos de trabajo con Gmelius hoy.

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