¿Cómo utilizar los asistentes de IA para trabajar? Consejos de expertos

¿Quiere implementar asistentes de inteligencia artificial en su lugar de trabajo, pero no sabe por dónde empezar? No estás solo. Con tantas herramientas y casos de uso (¡más! El año pasado se lanzaron 4.000 aplicaciones de productividad de IA) saber cómo integrar la IA en el trabajo diario puede resultar abrumador. Afortunadamente, no es necesario revisar todo para ver los resultados. En esta guía, repasaremos los detalles para entender, implementar y aprovechar al máximo los asistentes de inteligencia artificial en el lugar de trabajo.

¿Qué son los asistentes de IA?

Los asistentes de IA son herramientas de software impulsadas por inteligencia artificial que ayudan a los usuarios a automatizar las tareas, proporcionar información y agilizar la comunicación. Pueden procesar el lenguaje natural, comprender el contexto y ofrecer sugerencias o acciones inteligentes. Estos asistentes van desde chatbots de uso general, como ChatGPT, hasta herramientas especializadas integradas en plataformas de productividad como Gmail o Microsoft Teams.

Ya sea que necesites ayuda para redactar un correo electrónico, resumir una reunión, analizar un informe o investigar un tema, los asistentes de IA están diseñados para gestionar el trabajo cognitivo pesado, de modo que puedas concentrarte en trabajos más desafiantes o que añadan valor.

Tipos comunes de asistentes de IA para el trabajo

Los asistentes de IA se presentan de muchas formas, según la tarea o el flujo de trabajo que intentes mejorar:

• Asistentes de correo (por ejemplo, Gmelius, Superhuman): Le ayudan a escribir, organizar y automatizar su comunicación por correo electrónico.
• Asistentes de investigación (por ejemplo, Perplexity): extraiga información de fuentes confiables y resuma los hallazgos.
• Herramientas de automatización de tareas (por ejemplo, Zapier con integraciones de IA, Make): automatiza las tareas repetitivas y conecta aplicaciones.
• Asistentes de reuniones (por ejemplo, Fireflies, Otter.ai): transcriba, resuma y extraiga los elementos de acción de las reuniones.
• Asistentes de gestión de proyectos y conocimientos (por ejemplo, Notion, ClickUp): ayude a los equipos a organizar la documentación, gestionar tareas y colaborar en proyectos con plantillas, resúmenes y herramientas de planificación impulsadas por IA.

Beneficios de usar asistentes de inteligencia artificial en el trabajo

Desde la administración del correo electrónico hasta la colaboración en tiempo real, así es como la IA puede aumentar la eficiencia de su lugar de trabajo.

Aumentar la productividad y la eficiencia

Uno de los beneficios más inmediatos de los asistentes de IA es el ahorro de tiempo. La IA puede automatizar tareas repetitivas y de bajo valor, como ordenar correos electrónicos, programar reuniones y generar respuestas rutinarias. Esto permite a los profesionales redirigir su atención hacia el pensamiento de alto nivel y la resolución creativa de problemas.

Por ejemplo, un asistente de IA como Gmelius puede automatizar el seguimiento del correo electrónico y clasificar los mensajes entrantes según las palabras clave o el contexto, lo que te ayuda a mantener una bandeja de entrada limpia sin mover un dedo. Del mismo modo, las herramientas de Copilot de plataformas como Microsoft 365 pueden resumir documentos largos o ayudarte a generar informes en cuestión de segundos.

Mejora de la comunicación y la colaboración

La IA también está redefiniendo la forma en que los equipos se comunican. Herramientas como Gmelius incorporan la IA directamente en Gmail, lo que ayuda a los equipos a coordinarse más rápido con respuestas inteligentes, bandejas de entrada compartidas y flujos de trabajo automatizados, todo ello sin cambiar de plataforma.

Las herramientas de transcripción y toma de notas basadas en inteligencia artificial garantizan que no se pierda ningún detalle de una reunión. Incluso pueden asignar tareas en función del contexto de la conversación, lo que garantiza que los proyectos sigan avanzando. Esto reduce los malentendidos, ahorra tiempo en las reuniones y permite una colaboración más transparente.

Automatización de tareas rutinarias

Desde la generación de notas de las reuniones hasta la programación de los seguimientos, la IA puede encargarse del trabajo administrativo que normalmente consume horas de la semana. Herramientas como Notion permiten que los activadores impulsados por la inteligencia artificial transfieran datos entre plataformas, envíen alertas o creen tickets basados en eventos.

Imagina recibir una consulta de un cliente por correo electrónico. Con el asistente de IA adecuado, se puede clasificar, responder e iniciar sesión en su CRM, todo de forma automática. Estos flujos de trabajo, una vez creados, ahorran horas a tu equipo cada semana y reducen las posibilidades de que se produzcan errores humanos. Para ahorrar tiempo en correos electrónicos repetitivos, descubre cómo crear y usar plantillas de correo electrónico de Gmail que funcionan perfectamente con asistentes de IA como Gmelius.

Los 5 mejores asistentes de IA

Estas son nuestras 5 mejores opciones para ayudarlo a optimizar la comunicación, aumentar la productividad y concentrarse en el trabajo.

Gmelius: colaboración y automatización del correo electrónico

Gmelius es una plataforma de colaboración y correo electrónico basada en inteligencia artificial integrada directamente en Gmail. Diseñada para equipos, combina la automatización inteligente del correo electrónico con funciones como bandejas de entrada compartidas, plantillas de flujo de trabajo y notas internas. Su asistente de inteligencia artificial no necesita instrucciones y ayuda a los usuarios a escribir más rápido, automatizar el seguimiento y reducir el desorden de la bandeja de entrada sin salir de Gmail. Es especialmente útil para los equipos que desean agilizar la comunicación sin tener que añadir otra plataforma.

Explorar populares asistentes de IA de Gmail para ver cómo se compara Gmelius con otras soluciones de correo electrónico impulsadas por IA.

Gemini: IA integrada en Google Workspace

Gemini es el asistente de inteligencia artificial de Google diseñado para funcionar en Gmail, Docs, Sheets y más. Ayuda a redactar correos electrónicos, resumir documentos, crear presentaciones e incluso generar fórmulas en Hojas de cálculo. Al estar integrado en el ecosistema de Google, Gemini es perfecto para los equipos que ya utilizan Workspace y desean una asistencia rápida y adaptada al contexto sin tener que cambiar de aplicación.

Claude: asistente de escritura y conocimiento de IA

Claude by Anthropic es un asistente de IA de uso general conocido por su enfoque reflexivo y conversacional. Es particularmente bueno para escribir, editar y responder a consultas matizadas teniendo en cuenta el contexto. Claude es ideal para los equipos que necesitan un asistente fiable para intercambiar ideas, escribir o redactar contenido estructurado. Su tono está más alineado con el razonamiento humano, lo que lo convierte en una opción popular para quienes priorizan la claridad y la coherencia en su apoyo a la IA.

Otter.ai: Transcripción y seguimiento de la reunión

Otter.ai es un asistente de reuniones basado en inteligencia artificial que graba, transcribe y resume las conversaciones en tiempo real. Es perfecto para equipos remotos o híbridos que desean mantenerse alineados sin tomar notas manuales. Otter puede destacar los momentos clave, etiquetar a los ponentes e incluso generar elementos de acción, por lo que es imprescindible para las reuniones productivas y el seguimiento posterior a las llamadas.

Notion: Gestión de proyectos y conocimiento del equipo

Notion combina notas, wikis y tableros de tareas en un espacio de trabajo flexible y todo en uno. Es ideal para los equipos que desean centralizar la documentación, planificar proyectos y gestionar tareas en un entorno altamente personalizable. Los equipos remotos se benefician especialmente de su estructura modular, que se adapta fácilmente a los diferentes flujos de trabajo, desde los calendarios de contenido hasta la planificación de sprints.

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Asistentes de IA en el trabajo: primeros pasos

Si acabas de empezar, comienza con una herramienta y una tarea específica. Intentar hacer todo a la vez con la IA puede resultar abrumador muy rápidamente. Estos son algunos consejos para principiantes:

• Comienza con algo pequeño: Identifica una tarea que realizas con frecuencia y que pueda automatizarse, como responder a los correos electrónicos de los clientes o programar reuniones.
• Elige una herramienta de confianza: Busque una solución que se adapte a su oferta tecnológica actual. Si tu equipo usa Gmail, Gmelius es la opción ideal.
• Experimenta: Utiliza la herramienta durante unas semanas y evalúe su rendimiento. ¿Le está ahorrando tiempo? ¿Es preciso?
• Ajusta tu flujo de trabajo: No tengas miedo de modificar tu forma de trabajar. Las herramientas de IA suelen brillar cuando se combinan con pequeños cambios en el proceso.

Consejos de expertos para maximizar el potencial de los asistentes de IA

Hemos recopilado algunas opiniones de los líderes del sector sobre cómo sacar el máximo partido a los asistentes de IA, y esto es lo que nos han dicho.

1. Fomentar la adopción de la IA en todo su equipo

Cuando los trabajadores ven que sus habilidades se utilizan para entrenar a la IA sin reconocimiento ni recompensa, pueden erosionar la motivación. Para evitarlo, las empresas deben compensar o recompensar de manera justa a los empleados que colaboran con los sistemas de IA. Esto genera confianza y convierte a los equipos en participantes activos en el proceso de innovación.

«Las empresas deben incentivar a sus empleados a compartir sus conocimientos y trabajar con la tecnología, o compensarlos por hacerlo. Como resultado, es más probable que los empleados quieran participar activamente en el proceso de intercambio de información».
— Danielle Li, profesora de MIT Sloan

2. Usar la inteligencia artificial, pero manteniendo la creatividad humana

Si bien la colaboración con la IA generativa mejora significativamente la calidad de las tareas, algunos usuarios informaron de una menor motivación al volver a trabajar en solitario. Esto pone de relieve la necesidad de diseñar flujos de trabajo que equilibren el apoyo de la IA con la autonomía creativa. Con una integración cuidadosa, la IA puede liberar espacio cognitivo para pensar más profundamente y realizar un trabajo más significativo.

«La solución no es abandonar la generación de inteligencia artificial. Más bien, se trata de rediseñar las tareas y los flujos de trabajo para preservar la motivación intrínseca de los seres humanos y, al mismo tiempo, aprovechar los puntos fuertes de la IA».
— Harvard Business Review

3. Predicar con el ejemplo

La adopción de herramientas de IA a menudo comienza desde arriba. Cuando los gerentes y los líderes de equipo utilizan activamente la IA para optimizar su propio trabajo, se genera confianza y se establece la pauta para una cultura de experimentación e innovación.

«Los gerentes utilizan cada vez más los asistentes de inteligencia artificial, y eso es bueno».
— Enrique Dans, profesor de Innovación en IE Business School

4. Adoptar la IA como una inversión estratégica a largo plazo

La IA no es solo una tendencia, es un cambio fundamental en la forma en que se hace el trabajo. Las empresas que inviertan ahora en comprender e integrar las herramientas de inteligencia artificial en los equipos obtendrán una ventaja significativa a medida que la tecnología madure y adquiera aún más capacidad.

«Tenemos la firme convicción de que los agentes de inteligencia artificial cambiarán la forma en que todos trabajamos y vivimos».
— Andy Jassy, director ejecutivo de Amazon

Desafíos Usuales y Cómo Superarlos

Incluso las mejores herramientas vienen con algunas limitaciones. Al adoptar asistentes de inteligencia artificial en el trabajo, es importante abordar las inquietudes desde el principio y generar confianza en todo el equipo. A continuación, te explicamos cómo superar los desafíos más comunes:

Preocupaciones de privacidad y seguridad de los datos

Los asistentes de IA suelen necesitar acceso a sus datos para funcionar de forma eficaz. Esto plantea preocupaciones sobre la privacidad, especialmente en sectores como el financiero, el sanitario o el legal. Para mitigar los riesgos:

• Elija herramientas con certificaciones de seguridad sólidas (por ejemplo, SOC 2, cumplimiento del RGPD)
• Evite conectar cuentas personales o confidenciales a menos que sea necesario
• Comprenda cómo se almacenan, procesan y comparten sus datos

Dependencia excesiva de la IA

La IA debe apoyar, no reemplazar, el juicio humano. Establezca límites claros sobre las tareas que la IA puede automatizar. En la comunicación con los clientes, por ejemplo, usa la IA para los borradores, pero es necesario revisarlos manualmente antes de enviarlos. Esto garantiza que el tono, los matices y la voz de la marca se mantengan consistentes.

Gestión del cambio y la adopción por parte de los usuarios

El cambio puede ser difícil, especialmente si los equipos se sienten cómodos con sus flujos de trabajo actuales. Introduce la IA de forma gradual, empezando por las tareas de bajo riesgo. Destaque los logros, recopile comentarios y brinde apoyo para fomentar la adopción. El objetivo no es forzar el cambio, sino mostrar cómo la IA facilita el trabajo.

Tendencias Futuras de los Asistentes de IA para el Trabajo

¿Qué sigue? Manténgase a la vanguardia explorando las tendencias emergentes de los asistentes de inteligencia artificial que determinarán la forma en que los equipos colaboran, automatizan e innovan.

Aumento en la personalización de la IA

Las herramientas de IA son cada vez más sensibles al contexto y aprenden los hábitos y preferencias de los usuarios individuales para ofrecer recomendaciones personalizadas. Los asistentes de correo electrónico, por ejemplo, pueden adaptarse a tu estilo de escritura con el tiempo o sugerir respuestas basadas en tu comportamiento anterior.

Integración con tecnologías emergentes

A medida que la IA madure, espere integraciones más profundas con las plataformas AR/VR, los dispositivos portátiles y las herramientas de colaboración en tiempo real. Imagina un asistente de inteligencia artificial que no solo programe tus reuniones, sino que también prepare sesiones informativas envolventes en realidad virtual.

Expansión de los casos de uso en todos los sectores

Los asistentes de IA ya no se limitan a las empresas emergentes conocedoras de la tecnología. Las firmas legales usan la IA para revisar los contratos, los educadores la usan para generar planes de lecciones y los investigadores médicos la usan para resumir los datos clínicos. A medida que la IA sea más accesible, más industrias encontrarán casos de uso que mejoren la velocidad, la precisión y la productividad.

Conclusión

Para aprovechar al máximo los asistentes de IA, la clave es crear tu propio kit, un conjunto de herramientas a medida que se adapte a tu flujo de trabajo y objetivos únicos.

Empieza poco a poco, elige herramientas que se integren con tu flujo de trabajo actual y céntrate en resolver un problema a la vez. Con un uso constante y una implementación cuidadosa, los asistentes de inteligencia artificial pueden ayudarte a hacer más con menos esfuerzo, reducir el agotamiento, mejorar la toma de decisiones y darte más tiempo para concentrarte en lo que realmente importa.

¿Estás listo para crear tu kit de asistente de IA? Si tu equipo ya usa Gmail, Gemelius es el lugar perfecto para empezar, la colaboración inteligente por correo electrónico, justo en tu bandeja de entrada.

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