Chacune de vos équipes dispose probablement de quelques outils. Avec la quantité d'outils de collaboration disponibles, il ne devrait y avoir aucun problème de communication et de collaboration entre les départements.
Pourtant, des problèmes persistent. Les équipes copier-coller des données d'un outil à un autre, passent du temps à rechercher les informations les plus précises et à basculer entre une douzaine d'applications... tandis que d'autres équipes préfèrent travailler dans un outil plutôt qu'un autre... Cela vous semble familier, non ?
Avant de nous plonger en profondeur, commençons par les bases.
Qu'est-ce que la collaboration entre équipes ?
La collaboration entre équipes, également connue sous le nom de collaboration interfonctionnelle, est le processus qui consiste à travailler ensemble au sein d'équipes distinctes (par exemple, les ventes, les finances et le service client). Ces équipes peuvent travailler à partir de sites et d'outils différents, avec des objectifs, des budgets et des lignes hiérarchiques distincts. Qu'est-ce qui les lie ? Ils ont des flux de travail qu'ils doivent exécuter ensemble. Pourtant, plusieurs facteurs peuvent favoriser ou défaire la collaboration entre les équipes.
3 défis auxquels vous serez confrontés lors de la collaboration entre équipes
Examinons 3 des principaux défis et comment vous pouvez les résoudre.
Défi #1 : Communications décentralisées
La technologie permet de communiquer 24 h/24 et 7 j/7. Chaque jour, nous recevons un nombre infini de notifications, d'e-mails et de messages qui perturbent la concentration et le flux de travail.
En particulier, lorsque vous collaborez avec d'autres équipes, chaque équipe peut avoir son outil préféré. Ensuite, il est facile de se sentir bombardé de tonnes de notifications provenant de diverses applications. Ils nous obligent à faire des allers-retours et rendent la concentration extrêmement difficile. Cela nous amène au deuxième problème.
Défi #2 : Informations dispersées
Grâce aux différentes préférences d'outils, tout projet interservices peut être facilement géré dans 3 applications ou plus. Les informations sont copiées-collées et réparties entre les outils, perdant ainsi leur contexte ou risquant de devenir obsolètes. Par conséquent, les membres de l'équipe finissent par perdre leur énergie et leur temps à rechercher les bonnes informations et à se battre pour synchroniser leurs outils et leurs équipes.
Défi #3 : Réticence à adopter de nouveaux outils ou méthodes
Il n'est donc pas surprenant que nous ayons tous des habitudes, des méthodes de travail et des applications préférées pour travailler. Cependant, la collaboration entre équipes apporte souvent de nouveaux outils à notre arsenal.
Un nouvel outil implique l'apprentissage d'une autre plateforme, la migration des informations et la modification de nos habitudes. En plus du temps et de l'investissement que cela représente, nous savons tous qu'un nouvel outil peut susciter de la résistance. Ces problèmes vous semblent familiers ? Si c'est le cas, poursuivez votre lecture car nous avons des solutions.
Commencez à simplifier la collaboration entre équipes avec Gmelius
L'avenir du travail nécessite des solutions modernes. Des solutions qui ouvrent de nouvelles voies de collaboration. Et si vous pouviez minimiser votre arsenal d'outils et laisser chaque membre de l'équipe choisir la plateforme sur laquelle travailler, tout en synchronisant vos équipes, vos applications et vos données ?
À Gmelius, nous construisons un nouveau type de plateforme de collaboration qui vit là où vous travaillez, en s'intégrant de manière native à vos applications quotidiennes telles que Gmail, Slack, Trello, etc. Cela vous intéresse ? Laissez-nous vous expliquer.
Solution #1 : établir une structure propre et transparente pour la collaboration entre équipes
Quelle que soit votre fonction, le courrier électronique joue un rôle important dans votre routine quotidienne. C'est pourquoi nous avons créé un écosystème solide autour de Google Workspace (anciennement G Suite). Gmelius propulse Gmail avec la nouvelle génération collaboration par e-mail capacités. Cela signifie que vos équipes peuvent collaborer sur des projets et des communications avec les clients directement depuis leur boîte de réception personnelle.
Comment ? Vous pouvez organiser et gérer des projets à l'aide de boîtes de réception et d'étiquettes Gmail partagées, et même les transformer en tableaux Kanban visuels. Vous pouvez attribuer des e-mails à un coéquipier ou discuter parallèlement à un fil de discussion pour collaborer à la résolution des problèmes avec les autres membres de l'équipe.
Le partage d'e-mails avec Gmelius fait des transferts d'e-mails et du BCC une chose du passé. Grâce au partage d'e-mails, chaque membre de l'équipe bénéficie d'une visibilité complète sur un fil de discussion, y compris les réponses futures. Par conséquent, vos communications externes et internes sont centralisées, unifiées et transparentes, le tout en un seul endroit.
Mais les choses seraient trop faciles si votre travail se concentrait uniquement sur les e-mails. Trop souvent, les équipes partagent des informations avec d'autres équipes en passant d'une application à l'autre.
Solution #2 : révolutionnez la collaboration entre équipes en connectant vos outils
Gmelius et ses Intégrations bidirectionnelles connectez les équipes et leurs outils quotidiens. Les équipes adorent Gmelius, car il permet à chaque coéquipier de collaborer avec d'autres tout en utilisant les outils qu'il connaît et aime déjà. Toutes vos applications et données restent synchronisées, plus besoin de changer d'application ou d'apprendre à utiliser un autre outil.
À Merserwis, par exemple, Gmelius joue un rôle clé dans la collaboration interfonctionnelle, permettant à ses équipes commerciales et techniques de collaborer de manière fluide les unes avec les autres.
« Tous les membres de l'équipe sont connectés via Gmelius. Le partage d'informations entre tous les départements est très utile, en particulier dans notre environnement hautement technique et dynamique. »
- Damian, PDG de Merserwis
Gmelius et ses intégrations bidirectionnelles facilitent la collaboration interfonctionnelle. Par exemple, en synchronisant Gmail avec Slack, votre service client et vos équipes produit peuvent facilement unir leurs forces pour collaborer sur une nouvelle fonctionnalité.
Alors qu'avec notre Intégration bidirectionnelle entre Gmail et Trello, votre équipe marketing peut facilement collaborer avec des commerciaux ou des agences externes pour réaliser un nouveau projet.
Et cela ne s'arrête pas là. En connectant Gmail à Google Agenda et à vos outils de conférence préférés (tels que Zoom et Google Meet), votre équipe RH peut planifier des entretiens au nom des équipes de recrutement en quelques clics. Ils peuvent enregistrer des modèles de réunion et insérer le calendrier d'un coéquipier dans leurs e-mails afin que les candidats puissent réserver leurs entretiens sans les interminables allers-retours. De plus, avec notre API publique et Intégration à Zapier, vous pouvez personnaliser encore davantage vos flux de travail.
Un dernier mot
Comme vous pouvez le constater, grâce à Gmelius et à nos intégrations bidirectionnelles uniques, vos équipes et leurs outils restent synchronisés. Il n'est donc pas nécessaire de migrer les données vers une autre solution tierce, ni de migrer vos équipes vers une autre application. Il est facile à utiliser et pourrait permettre à vos équipes de travailler plus rapidement, en permettant à tout le monde de rester engagé et concentré sur les tâches à accomplir, en éliminant les goulots d'étranglement habituels que nous associons tous aux équipes disparates qui se réunissent.
Essayez Gmelius dès aujourd'hui, gratuitement.
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