Qu'il s'agisse de petites startups ou de géants tels qu'Amazon et Netflix, les entreprises ont adopté le concept d'équipes interfonctionnelles pour devenir plus innovantes, plus productives et plus rentables plus rapidement.
Mais qu'est-ce qu'une équipe interfonctionnelle exactement ? Et comment en faire fonctionner un avec succès ? Plongeons-nous dans le vif du sujet.
Qu'est-ce qu'une équipe interfonctionnelle ?
Les équipes interfonctionnelles sont des groupes de personnes qui travaillent dans différents domaines fonctionnels de votre entreprise, tels que les ventes, le marketing et le support client, et à différents niveaux. Ces personnes peuvent appartenir à la fois à l'équipe interfonctionnelle et à leur propre département, ou la structure de votre entreprise peut être composée uniquement d'équipes interfonctionnelles.
Des équipes interfonctionnelles peuvent exister à long terme, mais elles peuvent également être constituées pour mener à bien des projets spécifiques et atteindre des objectifs spécifiques.
5 raisons pour lesquelles vous devez développer des équipes interfonctionnelles
On suppose souvent que les petites entreprises travaillent déjà de manière transversale, car les départements peuvent ne compter qu'une ou deux personnes. Bien qu'il puisse y avoir une communication plus cohérente et plus fréquente entre les domaines fonctionnels de ces entreprises, cela n'est pas la même chose que de mettre en place un système pour une véritable collaboration interfonctionnelle.
Vous trouverez ci-dessous les avantages de travailler avec des équipes interfonctionnelles, à la fois en complément d'une structure départementalisée plus traditionnelle au sein d'une grande entreprise ou en tant que structure de base pour une petite entreprise.
1. Meilleur alignement avec les objectifs de l'entreprise
Les différents départements ont des objectifs différents qui peuvent tous sembler correspondre aux objectifs généraux de l'entreprise, mais qui vont parfois à l'encontre des autres. Imaginez comment un service marketing peut essayer de créer une image de marque attentionnée et centrée sur le client, alors que le service client a été chargé de clôturer autant de tickets d'assistance que possible le plus rapidement possible.
Lorsque des personnes de différents services se réunissent pour travailler de manière interfonctionnelle, elles commencent à travailler vers un objectif commun. Dans le cas de notre exemple, un responsable marketing peut s'asseoir avec un représentant du support pour discuter de la manière dont il peut développer un processus de support efficace mais avant tout convivial pour les clients.
2. La capacité d'optimiser la coordination, les systèmes et les processus à l'échelle de l'entreprise
En travaillant ensemble, les membres des équipes interfonctionnelles peuvent mieux comprendre le rôle que joue leur service dans les processus à l'échelle de l'entreprise et dans l'ensemble du parcours client. Comme les flux de travail des différents domaines fonctionnels sont connectés, il devient plus facile d'identifier les inefficacités et de résoudre les problèmes.
Si un vendeur explique qu'il lui faut beaucoup de temps pour trouver des prospects qualifiés, un responsable marketing peut proposer de mettre en place un processus qui étiquette automatiquement les abonnés aux e-mails qui répondent à certains critères. De cette façon, le vendeur obtiendrait une liste prête à l'emploi de prospects à contacter.
Le travail interfonctionnel permet de trouver des solutions plus complètes que celles que des départements distincts trouveraient seuls.
3. Une qualité de support client bien supérieure
Imaginez cette situation : vous contactez le service client pour résoudre un problème lié à un abonnement. Ils vous demandent de contacter le service de facturation car il ne gère pas de tels problèmes. Lorsque vous le faites, le service de facturation vous indique qu'il annule votre plan actuel, mais vous devrez contacter le service commercial pour obtenir le bon plan d'abonnement.
Nous avons tous vécu quelque chose comme ça à un moment donné, et c'est extrêmement frustrant. C'est également l'exemple parfait de ce qui peut mal tourner lorsque les gens ne regardent pas au-delà des frontières de leurs propres services.
Dans ce cas, une équipe interfonctionnelle disposerait d'un support, d'un responsable de la facturation et d'un représentant commercial qui travailleraient ensemble en interne pour résoudre ce problème afin que le client puisse être aidé rapidement via un point de contact unique.
4. Utilisation plus efficace des ressources
Travailler de manière interfonctionnelle signifie également dépenser de manière interfonctionnelle, ce qui signifie souvent dépenser moins. Après tout, au lieu d'avoir besoin d'un budget pour résoudre différents problèmes et projets dans différents départements, vous pouvez examiner où ces projets se recoupent et créer un budget unique pour tout résoudre en même temps.
Ce faisant, vous êtes également moins susceptible de dépenser de l'argent pour des solutions qui peuvent fonctionner pour un service, mais entrer en conflit avec le flux de travail d'un autre.
5. Une innovation plus rapide et plus efficace
Dans une structure organisationnelle traditionnelle, un nouveau produit ou une nouvelle idée de fonctionnalité peut passer lentement d'un département à l'autre, ce qui prend des mois, voire des années, avant d'être expédié. Le travail interfonctionnel vous permet de gagner du temps car des membres de différents secteurs de l'entreprise travaillent ensemble simultanément pour développer le produit.
Par exemple, dans une structure traditionnelle, un concept de produit peut passer de la table à dessin à l'équipe marketing, qui décide ensuite de la manière dont elle le positionnera. Il sera ensuite envoyé à l'équipe commerciale, qui en fixera le prix, avant d'être envoyé à l'équipe d'ingénierie, qui pourra ensuite dire à tout le monde qu'il est impossible de le fabriquer au bon prix. Revenons à la table à dessin.
Dans une équipe interfonctionnelle, un représentant de l'équipe d'ingénierie serait inclus dès le départ afin que l'équipe puisse tirer la sonnette d'alarme dès qu'un problème survient. Les représentants du marketing et des ventes pourraient alors décider de positionner le produit différemment et de le fixer plus cher, ou d'adapter le concept pour qu'il soit fabriqué à moindre coût.
Même au sein des petites entreprises, travailler de manière transversale sur de nouveaux projets permet de gagner du temps. Comme les membres de l'équipe sont constamment au courant de ce qui se passe et se transmettent des commentaires, ils évitent de consacrer beaucoup de temps à une tâche qui serait autrement rejetée à un stade ultérieur du projet.
6. Une hausse de l'engagement des employés
En travaillant de manière transversale, les employés sont encouragés à prendre la parole. Ils apprennent qu'il est apprécié de communiquer ouvertement et de signaler des problèmes, plutôt que de rester dans les limites de leurs tâches. Cela leur donne un plus grand sens des responsabilités.
De plus, étant donné qu'ils ont du mal à se renseigner sur les différents domaines fonctionnels de l'entreprise et qu'ils peuvent travailler sur des problèmes qui vont au-delà de leurs tâches principales, les employés sont moins susceptibles de s'ennuyer. Ils passent de purs spécialistes dans leur domaine à ce que l'on appelle aussi des travailleurs « en T » : des personnes possédant une compétence principale profondément développée et plusieurs autres compétences qu'ils ont apprises et peuvent désormais utiliser pour collaborer avec les membres de leur équipe interfonctionnelle.
Enfin, la collaboration étant essentielle au sein des équipes qui travaillent de manière transversale, leurs membres développent de meilleures compétences interpersonnelles, ce qui les aide à mieux s'entendre avec leurs collègues.
Exemples d'équipes interfonctionnelles
Voici quelques exemples rapides d'équipes interfonctionnelles basées sur des projets :
- Pour développer et lancer un nouveau produit : Une équipe composée d'un responsable marketing, d'un vendeur, d'un développeur de produits, d'un responsable de la logistique et d'un représentant du service client.
- Pour résoudre un problème de perte de clients : Une équipe composée d'un analyste de données, d'un développeur Web, d'un responsable marketing, d'un vendeur et d'un représentant du service client.
- Pour créer une nouvelle campagne de marketing par e-mail : Une équipe composée d'un designer, d'un rédacteur publicitaire et d'un spécialiste du marketing par e-mail.
5 caractéristiques clés des meilleures équipes interfonctionnelles
Les équipes interfonctionnelles peuvent jouer un rôle crucial dans la création d'un environnement performant, innovant et collaboratif. Cependant, un étude de la Harvard Business Review a montré que pas moins de 75 % de ces équipes sont dysfonctionnelles.
Alors, que font les 25 % restants que les autres équipes ne font pas ? Comment surmontent-ils les les défis auxquels sont confrontées les équipes interfonctionnelles?
1. Ils sont composés des bons membres
Lorsque vous affectez des membres de différents départements à une équipe interfonctionnelle, il est important de prendre en compte certains éléments. Vous pourriez être tenté de choisir les employés qui sont les meilleurs dans leur domaine, mais seront-ils capables de bien travailler avec des collègues d'autres départements ?
Il est certes important de disposer de la bonne expertise, mais les membres de l'équipe interfonctionnelle doivent également être en mesure de collaborer avec d'autres tout en n'ayant pas besoin que quelqu'un leur tienne la main. Ils se sentent à l'aise pour proposer des idées et peuvent les communiquer clairement.
2. Ils font passer la collaboration avant la concurrence
Assurez-vous que les membres de l'équipe interfonctionnelle travaillent réellement en équipe et n'agissent pas uniquement en tant que porte-parole désireux de défendre les intérêts de leur propre domaine fonctionnel. À cet égard, il est important d'avoir un objectif clair vers lequel tout le monde travaille.
En outre, l'équipe doit être un espace sûr où chacun peut discuter d'idées et être entendu, quel que soit son poste au sein de l'entreprise. Au sein d'une équipe interfonctionnelle, un responsable marketing peut travailler aux côtés d'un représentant du service client et les deux devraient avoir la même contribution.
Pour y parvenir, il est utile de mettre en place un processus décisionnel clair. Cela inclut la définition des priorités lorsqu'un choix doit être fait entre les intérêts de deux départements. Un exemple de cela pourrait être le choix entre maintenir les coûts de production aussi bas que possible et créer une meilleure expérience utilisateur. Si vous avez décidé à l'avance que les deux sont importants mais que l'expérience utilisateur passe toujours en premier, la décision devient un non-argument.
L'organisation d'une activité de team building est également une bonne idée, surtout si les membres de la nouvelle équipe ne se connaissaient pas avant de rejoindre l'équipe.
3. Ils ont un chef d'équipe doté d'excellentes compétences en communication
Bien que toutes les équipes interfonctionnelles n'aient pas de leader clair, l'avantage d'un chef d'équipe est qu'elle peut s'assurer que tout le monde reste sur la bonne voie en termes de calendrier et de budget. Ils supervisent la gestion du projet, attribuent les responsabilités et suivent les progrès, tout en donnant aux membres de l'équipe l'autonomie dont ils ont besoin pour faire leur part.
Le chef d'équipe peut également être le point de communication entre la haute direction et les différents départements représentés au sein de l'équipe, et peut assumer lui-même certaines tâches de l'équipe. Idéalement, la direction de l'équipe interfonctionnelle est composée d'une personne ayant de l'expérience au sein d'une telle équipe.
4. Ils ont l'autorité et les ressources nécessaires pour prendre des décisions
Pour que les équipes interfonctionnelles fonctionnent, tous les départements représentés doivent être prêts à participer. C'est un problème si le responsable d'un département clé n'autorise pas son meilleur employé à rejoindre l'équipe ou refuse de mettre en œuvre les suggestions de l'équipe.
Bien que la direction puisse souligner l'importance de l'équipe interfonctionnelle et de ses objectifs, il n'y a pas de meilleur moyen d'obtenir l'adhésion que d'inclure périodiquement des « personnes extérieures » à l'équipe. Cela peut se faire par le biais de réunions mensuelles avec les chefs de département ou même en incluant les progrès de l'équipe dans les mises à jour de l'entreprise. Vous pouvez même profiter de ces moments pour demander des suggestions.
5. Ils disposent de leurs propres canaux et processus de communication
Les membres de l'équipe interfonctionnelle doivent être en mesure de communiquer directement entre eux ainsi qu'en groupe, et il est essentiel qu'ils disposent de leurs propres canaux afin que leurs conversations ne soient pas mélangées aux messages des autres équipes.
Slack est un outil populaire à cet égard, car vous pouvez l'utiliser pour l'ensemble de l'entreprise tout en créant un canal distinct pour votre équipe. Pour garder le contrôle de vos projets et de vos flux de travail, les tableaux Trello sont excellents, et avec Gmelius, vous pouvez même transformer votre boîte de réception en un espace de travail collaboratif.
Cela dit, les gens ont des habitudes et si quelqu'un a l'habitude de gérer toutes ses tâches dans un seul outil, il peut avoir du mal à passer à un autre lorsqu'il rejoint une équipe interfonctionnelle.
Gmelius résout ce problème en proposant des intégrations bidirectionnelles uniques entre Gmail et Trello, et Gmail et Slack, ce qui facilite la communication avec et gérer des équipes tandis que chacun peut utiliser son outil préféré sans manquer de messages ou de mises à jour.
Supposons, par exemple, que vous créiez un tableau Kanban dédié à votre équipe. Avec Gmelius, les membres de l'équipe peuvent accéder à ce tableau à la fois depuis Gmail et depuis Trello, et toutes les mises à jour de l'état des tâches seront reflétées dans les deux outils.
En plus de cela, Gmelius possède sa propre API et s'intègre à Zapier. Cela permet de connecter encore plus d'outils sur votre stack.
En conclusion : Récolter les fruits d'une collaboration interfonctionnelle
Les équipes interfonctionnelles permettent à votre entreprise de résoudre les problèmes plus rapidement et plus efficacement. Ils stimulent l'innovation car les employés de différents domaines fonctionnels travaillent simultanément sur de nouvelles idées, et améliorent l'alignement de l'entreprise, les membres de l'équipe collaborant pour atteindre les mêmes objectifs.
Les conseils présentés dans cet article vous aideront à constituer et à gérer une excellente équipe interfonctionnelle et à déterminer quand inscrivez-vous à Gmelius, vous disposerez de la solution idéale pour communiquer avec les membres de l'équipe à l'aide de différents outils.
