L'intégration d'un nouveau membre de l'équipe à distance est difficile. Vous devez coordonner les différents membres de l'équipe, leurs agendas, prendre en compte la charge de travail existante, les tâches et les projets en cours.
Les statistiques montrent que 9 employés sur 10 décider dans les six premiers mois s'ils vont rester dans l'entreprise à long terme.
Par conséquent, lorsque vous intégrez un nouveau membre de l'équipe à distance, il est impératif qu'il reçoive un accueil chaleureux, fluide et efficace.
L'importance d'une intégration efficace pour les membres de l'équipe travaillant à distance
Les problèmes de communication, de collaboration et de confiance entre les employés et les dirigeants sont présents dans tous les types de lieux de travail, mais ils sont considérablement amplifiés dans les équipes virtuelles.
Heureusement, de plus en plus de recherches montrent comment les équipes virtuelles efficaces résolvent ces problèmes. Et l'une des tactiques les plus importantes est l'intégration efficace.
Il est facile de comprendre pourquoi.
Pour un télétravailleur, le processus d'intégration est une introduction à l'entreprise. Il s'agit de créer de nouvelles relations, de définir les attentes, de définir les rôles et de donner le ton à la culture de l'entreprise.
De plus, comme un employé virtuel n'interagit pas quotidiennement ou en personne avec les membres de son équipe, c'est une occasion vitale pour lui de rencontrer des collègues pertinents et de découvrir le fonctionnement de l'entreprise.
Lisez la suite pour découvrir nos meilleurs conseils pour intégrer efficacement un membre de l'équipe à distance.
1. Soyez efficace avec la paperasse
Les premières impressions comptent.
Assurez-vous que tous vos documents de bienvenue sont traités efficacement. Qu'il s'agisse de lettres d'offres, de contrats ou de tout autre document juridique requis, envoyez-les dans les meilleurs délais.
Assurez-vous que tous les documents peuvent être traités numériquement, envoyez les contrats et les formulaires par voie électronique et demandez des signatures électroniques. Répondez aux questions du nouveau membre de l'équipe le plus rapidement possible.
2. Utiliser des outils de communication et de gestion de projet
Votre communication pendant le processus d'intégration et la manière dont vous déléguez et gérez les projets ou tâches initiaux donnent le ton à la communication et à la collaboration futures. Il est donc important de bien faire les choses.
C'est encore plus important lorsque les membres de votre équipe sont répartis. Il est impératif d'utiliser les bons outils de gestion de projet et de communication, car ils vous permettent de communiquer clairement et de gérer efficacement un membre de l'équipe à distance.
La plupart des équipes distantes s'appuient sur un ensemble d'outils pour collaborer et communiquer virtuellement. Gmail pour les e-mails externes, Slack pour les discussions internes, Trello pour la gestion de projet, Zoom pour les appels vidéo, etc.
Cela fonctionne, mais cela peut entraîner d'autres problèmes, tels qu'un changement d'attention (rebond constant entre les outils), des données déconnectées réparties entre ces outils et une courbe d'apprentissage qui leur prendra du temps pour devenir efficace.
D'autre part, votre boîte de réception, transformée en solution de collaboration, facilitera l'intégration des membres de l'équipe à distance, permettant à chacun de travailler ensemble et de gérer efficacement les projets.
3. Envisagez de vous rencontrer en personne
En fonction de votre budget, de votre localisation et de la disponibilité des membres de votre équipe, envisagez de vous rencontrer une seule fois en personne. Ce n'est pas tout à fait nécessaire, mais si vous pouvez le faire, c'est un bon point de départ pour une relation à distance, qui vous permettra de construire une relation significative, offrant appartenance et inclusion.
4. Divisez votre entraînement en plusieurs parties
Démarrer une nouvelle entreprise est une tâche difficile pour la plupart des gens. Cependant, pour les nouveaux membres de l'équipe travaillant à distance, c'est encore plus difficile.
En règle générale, une personne recrutée à distance devra suivre toutes les formations avant de pouvoir commencer à travailler. Par conséquent, il est important de diviser votre entraînement en plusieurs étapes, par exemple :
- Présentation de l'entreprise : L'histoire, les missions et les objectifs de l'entreprise
- Présentation du département : Comment fonctionne chaque département, comment les membres de l'équipe collaborent, flux de travail communs, personnes clés, rôles clés
- Présentation de l'outil : Les outils nécessaires et la manière dont ils sont tous utilisés, les informations de connexion, les ressources et les documents de formation
- Présentation du rôle : Le rôle et les responsabilités du nouveau membre de l'équipe, à qui il rend compte, comment il met à jour ou communique avec son équipe, et quand
- Présentation du projet : Le ou les projets sur lesquels le membre de l'équipe travaillera et son rôle spécifique
5. Restez connectés
N'oubliez pas de continuer à établir des relations bien après la période d'intégration initiale. Cela devrait continuer pendant des semaines et des mois après que le nouveau membre de l'équipe aura rejoint votre équipe.
Incluez les membres de votre équipe à distance aux réunions annuelles (si possible), via exercices de team building en présentiel ou à distance, des invitations à des fêtes d'entreprise, ainsi que des appels hebdomadaires réguliers, des évaluations mensuelles et une communication ouverte continue.
