Le guide Gmelius sur le travail à distance

Les entreprises de toutes tailles ont prouvé que le travail à distance peut être un succès. Les informations à ce sujet ne manquent donc pas.

Mais ce guide s'adresse à ceux qui ont dû effectuer le changement rapidement. Un changement hors de notre contrôle qui nous a obligés à repenser notre façon de travailler et de vivre.

Il peut être difficile de s'identifier à des entreprises dont les politiques de télétravail avaient toutes été planifiées à l'avance. Beaucoup d'entre nous n'avaient pas ce luxe. Nos employés sont désormais contraints de s'adapter au télétravail. Et les managers sont contraints d'élaborer un plan pour maintenir leurs équipes et leurs activités à flot.

Sans plan en place, votre équipe a dû s'adapter le plus rapidement possible. Et les enjeux sont importants. La mauvaise gestion de votre stratégie de travail à distance a un coût élevé. Le bien-être de vos employés, la satisfaction de vos clients et de votre entreprise dans son ensemble sont en jeu.

Chez Gmelius, nous avons réussi cette transition. Donc, si vous recherchez un guide pratique sur le travail à distance, c'est ce qu'il vous faut.

Gmelius avant et après le travail à distance

Gmelius a toujours été un outil utilisé par les équipes à distance de toutes tailles, mais ironiquement, en tant qu'équipe, nous n'avions aucun télétravailleur.

Préférant gérer nos opérations au bureau, nous étions fiers de pouvoir compter sur une équipe composée de personnes dévouées à notre mission. Vous ne pouvez pas nier l'intérêt de réunir toute votre équipe dans une même pièce avec un objectif commun, et c'est notre modèle depuis nos débuts.

Les conversations entre les bureaux, les réunions impromptues et la collaboration des membres de l'équipe devant le même écran entraînent une productivité qui ne peut être quantifiée. Sans oublier les liens qui se tissent dans les interactions quotidiennes liées à la croissance d'une entreprise.

Alors, pourquoi changer ce qui fonctionne si bien ? C'était du moins ce que nous pensions.

Sans ce changement forcé provoqué par le coronavirus, nous ne sommes pas sûrs de l'avoir jamais fait.

Mais cela fait maintenant un mois que notre équipe est passée de zéro à 100 % de personnel à distance et nous en avons tiré de précieuses leçons.

Voici quelques points clés qui peuvent vous aider à réussir la transition de votre équipe.

Dans certains cas, il se peut même que votre équipe soit plus heureuse et plus productive qu'elle ne l'était au bureau.

Le travail à distance s'appuie sur les valeurs de l'entreprise

Les valeurs de votre entreprise constituent le point d'ancrage qui permettra à votre équipe de rester connectée.

Les équipes les plus performantes ne sont pas uniquement liées par le travail. La culture de votre entreprise et les valeurs de votre équipe sont plus que jamais nécessaires. Pendant ces périodes où la distance nous sépare et où nous sommes soumis à un stress commun, c'est la culture qui prévaut.

Le fait de devoir passer entièrement à distance peut présenter certaines opportunités d'améliorer les politiques qui unissent votre équipe. Cela peut vous obliger à reformuler ou à compléter les valeurs qui définissent votre mission.

Il est compréhensible que les fondateurs et les managers aient l'impression de ne pas avoir le temps, surtout en ce moment, de rédiger un manifeste sur les valeurs. Mais encore une fois, la simplicité devrait être votre guide. Votre ensemble de valeurs révisé peut être défini dans un document concis d'une page.

Les points principaux sont l'expression et l'inclusion. Un e-mail écrit sincèrement peut avoir plus de valeur qu'un document de plusieurs pages qui reste inactif sur l'ordinateur de tout le monde. Consignez les idées et distribuez-les à vos équipes.

Essentiellement, ils ont besoin de savoir que l'équipe de direction a un plan, que l'entreprise ira bien et que tout ira bien pour eux...

Une fois les valeurs de votre entreprise mises en place, votre équipe dispose d'une base solide pour réussir dans le travail à distance.

La technologie est la clé

Faites preuve de prudence lorsque vous choisissez les outils nécessaires pour équiper votre équipe à distance.

Un travail à distance efficace repose sur le choix de la bonne pile d'outils technologiques.

Une recherche sur Google vous mènera à une liste d'outils innombrables, ce qui ne réduit en rien votre confusion.

Comment êtes-vous censé choisir le meilleur outil, alors que dans tous les cas, votre équipe aura besoin de plusieurs outils ? Les choisir, apprendre à les utiliser et intégrer votre équipe au point qu'elle soit suffisamment à l'aise pour les utiliser est une tâche ardue.

Les objectifs de votre entreprise et la composition du fonctionnement réel de votre équipe devraient vous guider. La simplicité est essentielle ici.

Dans la mesure du possible, les managers et les chefs d'équipe devraient s'appuyer sur leur stack actuel et n'en ajouter que si nécessaire. Il est facile de se familiariser avec tous les outils les plus récents et les plus performants proposés, il est donc conseillé de procéder avec prudence.

Une communication efficace est la base de la collaboration en équipe, d'autant plus lorsqu'il s'agit de travail à distance.

Comment votre équipe reçoit-elle les communications externes ? Et comment votre équipe communique-t-elle en interne ? Comment ces flux de communication sont-ils traduits en flux de travail ?

Chez Gmelius, nous avons constaté que c'était une lacune que nous devions combler. En termes de communications liées aux tâches, Gmelius avait ce qu'il nous fallait. Notes par e-mail combinées à notre Intégration à Slack font un excellent travail pour nous permettre de rester concentrés et connectés au travail à accomplir.

Mais pour reproduire notre environnement collaboratif au bureau, nous avons dû ajouter quelques outils.

Vidéoconférence

Choisissez un outil de visioconférence fiable, facile à utiliser et abordable.

Comme Gmelius est basé sur la suite de produits Google, nous avons naturellement opté pour Google Hangouts et Meet. Zoom est un autre outil de visioconférence bien connu que nous utilisons.

Encore une fois, vous ne trouverez pas de pénurie d'options ici.

Certains de vos outils actuels proposent-ils de la vidéo ou de la voix ? Slack a la possibilité de connecter jusqu'à 15 personnes par voix et vidéo, bien que cela puisse coûter cher. Et si votre équipe utilise Gmail ou G Suite, Hangouts est une excellente option, mais même avec Google, tous les choix sont source de confusion : Google Chat, Google Hangouts, Google Meet et ah oui, Google Duo... ?

Nous pouvons vous épargner du temps et de la frustration ici. Après avoir étudié les différentes options - Zoom sort vainqueur. Facilité d'utilisation, fiabilité et gratuité pour un maximum de 100 personnes, en font l'outil de visioconférence incontournable pour la plupart des équipes travaillant à distance.

La visioconférence est la meilleure solution après la présence en personne. Nos réunions générales hebdomadaires et nos réunions individuelles avec les managers se sont poursuivies normalement sans aucun problème.

La vidéo permet à votre équipe de communiquer efficacement, et lorsque vous ajoutez la possibilité d'avoir des conversations vocales rapides, vous réduisez encore les lacunes causées par le travail à distance.

Chat vocal

Parfois, vous voulez juste avoir une conversation rapide.

L'une des choses que votre équipe manquera lorsqu'elle travaille à distance, ce sont ces conversations secondaires rapides. Les discussions impromptues qui permettent à votre équipe de rester connectée et à faire avancer vos projets.

Comment faites-vous cela lorsque votre équipe est séparée par la distance ? Vous ne pouvez pas attraper une personne dans la salle de pause ou discuter avec elle sur le chemin de votre bureau.

Lorsque vous travaillez à distance, il se peut que vous ne souhaitiez pas planifier d'appel vidéo, car la messagerie instantanée ne permet pas de faire passer votre message. Et vous ne voulez certainement pas envoyer un autre e-mail à ce sujet.

Pour ces cas, notre équipe utilise Discorde. Considérez-le comme un Slack, mais pour les conversations vocales. Au lieu de chaînes, vous avez des chambres. Rencontrez vos collègues dans l'une des pièces, allumez votre micro et commencez à discuter.

Le 'politique « ma porte est toujours ouverte »'fonctionne avec Discord. Si vous voyez quelqu'un actif dans la pièce, vous pouvez littéralement y entrer par la parole.

Discord a été créé à l'origine pour les joueurs, mais il gagne du terrain auprès des équipes professionnelles à la recherche d'une expérience au bureau.

En parlant de jeux, gardez à l'esprit que ces outils de communication ne doivent pas être utilisés uniquement pour le travail. La voix et la vidéo sont d'excellents moyens de maintenir les liens entre vos collègues.

Chez Gmelius, nous avons remplacé nos soirées de jeux de manière virtuelle et nous passons un bon moment à le faire.

Le travail à distance, même avec les meilleurs outils virtuels, nécessite un effort conscient pour créer des interactions significatives.

L'une des choses que j'ai faites personnellement est de me faire un devoir de contacter les membres de mon équipe, individuellement et entre les services, par le biais d'un appel vocal ou vidéo pour une connexion non liée au travail. Prendre contact les uns avec les autres de manière sincère contribue grandement au maintien de la santé mentale de votre équipe, surtout en ces périodes où nous pouvons tous nous sentir isolés.

Redéfinir les politiques relatives au travail à distance

Le travail à distance nécessite un changement de mentalité.

Les valeurs de l'entreprise, une communication efficace et la confiance sont les piliers de la productivité pendant le travail à distance. Ces piliers sont la responsabilité de chacun et il faut une politique clairement définie pour les mettre en œuvre.

En termes simples, le travail à distance est un travail différent.

Les dirigeants doivent relever ce défi et créer un environnement favorable. Et les membres de l'équipe devront repenser leur éthique de travail et le rôle qu'ils jouent dans les objectifs généraux de l'entreprise.

Les individus doivent devenir les « gestionnaires d'une unité », ce qui signifie qu'au-delà de leurs responsabilités directes, ils doivent être maîtres de leurs objectifs. Il est presque impossible de microgérer une équipe à distance et ce sont les politiques redéfinies conçues pour le travail à distance qui structurent cette évolution de la façon de penser et de travailler. Cela dit, vous pouvez mettre en place certains garde-fous pour soutenir ce changement.

Nous avons utilisé les tableaux Gmelius pour mettre en place des environnements qui stimulent l'engagement. Les responsables de tous les départements ont créé des « tableaux de journal quotidiens » qui définissent les tâches et les objectifs de manière flexible et agile. La synchronisation des tableaux avec les boîtes de réception et les étiquettes partagées nous permet de transformer les e-mails en cartes de tâches et de les intégrer à nos actions quotidiennes.

Planches Gmelius vous offrent une représentation visuelle des conversations internes et externes et de leur lien avec les tâches requises. Les managers bénéficient d'une visibilité interne claire, et les membres de l'équipe bénéficient d'une responsabilisation clarifiée.

En outre, nous avons défini une politique de travail à distance dont l'approche est flexible. Les mesures de productivité sont redéfinies pour prendre en compte les différents défis auxquels les membres de notre équipe sont confrontés pour concilier leur vie professionnelle et leur vie personnelle.

Comprendre les défis liés au travail à domicile lorsque les familles sont également mises en quarantaine signifie qu'une vision plus large est nécessaire pour structurer vos directives.

Les politiques à distance devraient définir clairement cette nouvelle façon de travailler. Les points peuvent inclure :

• Temps passé en ligne pour garantir une couverture à l'échelle de l'entreprise
• Délais de réponse attendus, internes et externes
• Meilleures pratiques en matière d'utilisation de la technologie
• Méthodes révisées pour rendre compte des actions
• Sécurité, conformité et confidentialité

Une politique à distance clarifiée éliminera les conjectures et donnera à votre équipe l'assurance qu'elle est en phase avec les objectifs de l'entreprise.

Le travail à distance est-il l'avenir ?

Il ne fait aucun doute que cette expérience actuelle de travail à distance incitera la plupart des entreprises à repenser leurs modèles économiques.

Les fondateurs et les managers se demanderont si la productivité peut suivre le rythme tout en bénéficiant de la réduction des coûts liés au télétravail. L'espace de bureau et sa gestion continuent de représenter la deuxième dépense la plus importante après les salaires. La réduction de ces coûts se traduira naturellement par de meilleurs résultats financiers.

Jusqu'à présent, les statistiques semblent prometteuses. Les employés travaillant à distance se révèlent, à certains égards, plus productifs que lorsqu'ils étaient au bureau :

• En moyenne, les employés travaillant à distance travaillent 1,4 jour de plus par mois.
• Et réduisez les temps de distraction pendant leur journée de travail.
• Tout en ayant 8,5 heures de temps libre supplémentaires par semaine.
• Et d'économiser plus de 4 500$ par an.

* Source : enquête Airtasker 

Les choses reviendront à la normale et, si tout se passe comme prévu, les entreprises devront évaluer comment elles améliorer le travail à distance plutôt que de revenir au statu quo.

En conclusion et une chose est sûre, nous repartirons tous de cette expérience avec les leçons apprises.