Équipes distribuées : comment et pourquoi les faire fonctionner

La pandémie actuelle n'a pas seulement freiné la hausse de travail à distance et des équipes à distance, mais aussi des équipes entièrement distribuées. Incapables de se rendre au bureau, de nombreuses entreprises se sont rendu compte qu'elles fonctionnaient tout aussi bien, sinon mieux, avec une main-d'œuvre distribuée.

La gestion d'équipes distribuées comporte toutefois ses propres défis. Dans cet article, nous aborderons à la fois les avantages de la répartition géographique des équipes ainsi que la manière de prévenir et de surmonter ces défis.

Que sont les équipes distribuées ?

Les équipes distribuées sont composées de membres de l'équipe qui travaillent tous individuellement à partir de différents endroits. Il peut s'agir de leur domicile, de leurs cafés ou de leurs espaces de coworking, mais pas d'un espace de bureau partagé. Par définition, les équipes distribuées ne disposent pas d'un bureau partagé où elles peuvent se rendre.

Équipes distantes et équipes distribuées : y a-t-il une différence ?

Ce qui précède est la différence entre les équipes distribuées et les équipes distantes. Alors que les membres des équipes distribuées travaillent tous loin les uns des autres et ne disposent pas d'espaces de bureau partagés où ils peuvent travailler ensemble, les équipes distantes sont composées de travailleurs qui travaillent loin des bureaux physiques de l'entreprise.

Une équipe de marketing distribuée peut être composée d'un responsable marketing travaillant depuis son domicile à Miami, d'un stratège des réseaux sociaux travaillant dans un café de Chiang Mai, d'un rédacteur de contenu travaillant depuis son domicile à Lisbonne et d'un designer travaillant dans un espace de travail partagé à Londres.

En tant qu'équipe à distance, le responsable marketing pourrait superviser le projet depuis le siège de l'entreprise à Miami tandis que les autres membres de l'équipe travailleront à distance depuis Chiang Mai, Lisbonne et Londres.

Pourquoi les équipes distribuées sont l'avenir du travail

1. Ils répondent à une demande accrue de flexibilité sur le lieu de travail

Lorsque les équipes distribuées permettent des horaires de travail flexibles, ce qui est souvent le cas, les employés sont en mesure de mieux adapter le travail à leur vie privée. Quelqu'un qui aime aller nager le matin mais qui n'hésite pas à travailler un peu plus tard peut le faire, tandis qu'un jeune père peut commencer à travailler tôt pour pouvoir aller chercher ses enfants à l'école l'après-midi.

Dans les équipes distribuées, les membres de l'équipe peuvent travailler au moment où ils sont les plus productifs et consacrer du temps à leurs amis, à leur famille et à leurs loisirs lorsqu'ils ne le sont pas. Cela signifie qu'ils pourront non seulement en faire plus en moins de temps, mais qu'ils seront également plus heureux au travail.

2. Ils augmentent la rétention des employés

Un membre de l'équipe heureux est un membre qui reste dans les parages. La flexibilité qu'offre le travail d'équipe distribué tend donc à augmenter la rétention des employés. De plus, lorsque personne n'est obligé de travailler à partir d'un endroit spécifique, cela signifie que les membres de l'équipe peuvent facilement se déplacer à travers le pays ou même à l'international sans avoir à quitter l'entreprise.

3. Ils permettent un accès mondial aux meilleurs talents

Comme les membres de l'équipe peuvent être basés n'importe où dans le monde, les équipes distribuées ont l'avantage de pouvoir recruter auprès d'un vivier de talents mondial. Les fuseaux horaires et les trajets domicile-travail n'ont plus d'importance, ce qui signifie que les entreprises n'ont pas besoin de « se contenter » de personnes vivant à proximité. Ils peuvent approcher, interviewer et sélectionner la meilleure personne pour le poste afin d'accélérer leur croissance.

4. Ils rendent les entreprises plus agiles

Et cela ne s'applique pas uniquement aux employés. Comme personne n'a besoin d'être dans un bureau entre certaines heures, il n'est pas nécessaire d'embaucher des employés à temps plein ou même à temps partiel. Une start-up peut engager un responsable des réseaux sociaux indépendant quelques heures par semaine seulement. Cette flexibilité signifie que la mise à l'échelle devient à la fois plus facile et moins risquée.

Lorsque les équipes distribuées sont réparties dans le monde entier et travaillent donc sur différents fuseaux horaires, elles sont également en mesure de traiter les problèmes plus rapidement et peuvent même fournir un service client 24 heures sur 24, 7 jours sur 7.

5. Ils peuvent réduire les frais généraux

Le fait de ne pas avoir à embaucher une équipe d'employés à temps plein signifie une réduction du budget consacré à l'embauche. Deux autres avantages importants en termes de coûts pour les entreprises distribuées sont qu'elles n'ont pas à payer pour l'espace de bureau et tout ce que cela implique, ni pour la maintenance d'une infrastructure informatique sur site.

Cependant, il est important de noter que les équipes géographiquement dispersées ont toujours besoin d'outils pour travailler. Elles devront donc souvent payer pour des outils cloud robustes. Et même si vous pourriez consacrer l'argent économisé en n'ayant pas de bureau à une expansion, il est conseillé d'en consacrer au moins une partie à des activités de team building.

Après tout, sans discussions autour d'une machine à café et sans pauses déjeuner communes, il est plus difficile pour les membres de l'équipe de se sentir connectés et de rester connectés sur un plan plus personnel.

6. Ils stimulent la productivité

Lorsque les membres de l'équipe ne peuvent plus faire irruption dans les bureaux des autres, personne n'a besoin d'assister aux réunions en personne et aucun temps n'est perdu sur les longs trajets, la productivité augmente.

Hein ?

Lorsque les équipes distribuées fonctionnent de manière optimale, la productivité augmente, mais les employés sont facilement distraits et des outils tels que le courrier électronique et Slack font souvent perdre du temps au lieu de leur faire gagner du temps. Nous verrons ci-dessous comment vous pouvez collaborer de manière efficiente et efficace en tant qu'équipe distribuée.

Équipes distribuées : meilleures pratiques

Dans le cadre d'une vaste étude que nous avons menée autour de état de la collaboration numérique, les personnes interrogées ont attribué à la qualité de la collaboration numérique au sein de leur entreprise une note de seulement 6,5/10.

Le principal problème s'est avéré être le faux sentiment d'urgence que ressentent les membres de l'équipe, même lorsqu'ils ne sont pas tenus d'être disponibles en permanence. Ensuite, le manque de transparence au sein des équipes et entre elles, et le troisième problème majeur s'est avéré être que la collaboration entre les équipes au sein d'équipes distribuées reste souvent problématique.

Les différentes équipes utilisent des outils différents, relèvent de différents responsables et suivent des flux de travail différents. Alors, comment pouvez-vous aider votre équipe à résoudre ces problèmes ?

Lisez la suite pour le savoir.

1. Communiquez trop sur les objectifs et définissez des attentes claires

Tout d'abord, tout le monde doit travailler à la réalisation d'un ou de quelques objectifs généraux de l'entreprise, à la fois au sein des équipes et entre elles. Ces objectifs ne doivent pas être communiqués une seule fois, par exemple lors de l'intégration d'un nouveau membre de l'équipe, mais revus périodiquement et pris en compte lors de l'évaluation des performances d'une équipe et de la définition des prochaines étapes.

Les objectifs s'accompagnent de tâches et de délais, qui doivent être communiqués de manière tout aussi claire afin que chacun sache comment il doit travailler et quand il doit obtenir des résultats. Parce qu'une main-d'œuvre distribuée est une main-d'œuvre axée sur les résultats où il est plus important de terminer le travail à une certaine date que de le faire de 9 heures à 17 heures.

2. Priorisez les communications asynchrones

Pour éviter que les membres de l'équipe ne ressentent un faux sentiment d'urgence, il doit être parfaitement clair que communication asynchrone est la valeur par défaut. Définissez des règles d'équipe indiquant le temps nécessaire pour répondre à un e-mail, à un message Slack ou à une invitation à un appel vidéo, et évitez d'appeler quelqu'un à moins qu'il ne s'agisse d'une véritable urgence. Incluez ce qui constitue une urgence dans les directives de communication de l'entreprise.

Il peut sembler exagéré de définir la rapidité (ou la lenteur) à laquelle les utilisateurs doivent réagir sur une plateforme donnée, mais lorsqu'une équipe ne met pas en place de mesures pour s'assurer que tout le monde sait qu'il n'est pas nécessaire d'être constamment disponible, les utilisateurs surveillent toujours à moitié leurs outils de messagerie alors qu'ils pourraient plutôt effectuer un travail approfondi et ciblé.

3. Utilisez les bons outils

En parlant d'outils, voici une liste rapide d'outils de communication, de gestion de projet et de sécurité en ligne réputés pour les équipes distribuées :

• Outils de messagerie texte : Slack, Discord, Google Chat.
• Outils de gestion de projet : Asana, Monday, Trello.
• Outils d'appel vidéo : Zoom, Google Meet, Skype.
• Outils de messagerie vidéo : Loom, Vidyard.
• Courrier électronique : Gmail, Outlook.
• VPN : ExpressVPN, NordVPN, IPVanish.
  

Plus important que les outils que vous utilisez, c'est la façon dont vous les utilisez. Vous savez déjà pourquoi définir des « règles d'engagement » pour la communication d'équipe, mais que faites-vous lorsque vous devez travailler en équipe ?

Convaincre les gens de passer de leur outil favori à un autre peut être difficile et parfois cela n'a même pas de sens. Si l'ensemble de l'équipe marketing planifie, élabore des stratégies et communique dans Trello, le rédacteur de contenu qui fait partie de cette équipe devra toujours utiliser Trello lorsqu'il rejoint un équipe interfonctionnelle avec des membres des équipes commerciales et du service client qui peuvent travailler principalement dans Gmail.

C'est là que Gmelius est utile. Il facilite la collaboration entre les équipes et au sein de l'équipe en connectant différents outils au sein de votre stack. Avec Gmelius, vous pouvez :

• synchroniser les tâches entre Trello et Gmail.
• utilisez des notes pour discuter des fils de discussion dans votre boîte de réception et dans Slack.
• créez des intégrations personnalisées avec l'API publique de Gmelius ou Zapier.
  

4. Disposer de flux de travail clairs

Si une main-d'œuvre distribuée peut réagir plus rapidement dans certains cas, elle est plus lente dans d'autres, car un membre de l'équipe peut avoir besoin d'attendre un autre dans un fuseau horaire différent pour terminer une tâche. Pour ne pas perdre de vue qui doit faire quoi et quand, des flux de travail clairs sont essentiels.

Les outils de gestion de projet tels que ceux mentionnés plus haut dans cet article facilitent la représentation visuelle des flux de travail et l'attribution des tâches, ou vous pouvez créer un tableau Kanban directement dans Gmail en utilisant Gmelius.

5. Instaurez des horaires d'enregistrement réguliers

Fixer des objectifs, établir des règles claires en matière de communication et créer des flux de travail efficaces est une chose, mais s'assurer qu'ils fonctionnent pour tout le monde et que chacun sait comment travailler avec eux en est une autre.

Comme vous ne pouvez pas simplement entrer dans le bureau de quelqu'un lorsque vous rencontrez un problème ou que vous avez une question, il est essentiel de prévoir des horaires d'enregistrement réguliers. Il peut s'agir d'appels vidéo individuels ou de réunions d'équipe au cours desquelles les membres de l'équipe peuvent établir des relations entre eux, obtenir des commentaires et donner leur avis.

Il peut être tentant de le faire par message et e-mail, mais rien ne permet de créer un lien comme le fait de pouvoir parler à quelqu'un en face à face.

6. Planifiez des moments de team building périodiques

Des moments de team building plus informels peuvent toutefois se produire de nombreuses manières. Vous avez peut-être une chaîne de discussion sur les refroidisseurs d'eau sur Slack, programmez-vous un appel vidéo mensuel avec votre équipe où vous ne pourrez parler que de choses amusantes, ou organisez-vous une retraite annuelle pour que votre équipe crée de véritables liens. Il existe de nombreuses façons de donner aux membres de l'équipe un sentiment d'appartenance et les entreprises distribuées qui le font avec succès ont tendance à le faire de différentes manières.

Vous pouvez faire des essais pour déterminer ce qui fonctionne pour votre équipe, mais ne pas planifier des moments de team building de manière ponctuelle ne devrait pas être une option si vous voulez que les gens restent engagés et motivés.

7. Célébrez vos victoires

Une autre façon de s'assurer que tout le monde se sent investi et fait partie de l'équipe est de célébrer régulièrement les victoires. Vous pourriez organiser un fil de discussion hebdomadaire où les mèmes de l'équipe partagent leur victoire de la semaine et communiquent les victoires de l'équipe ou de l'entreprise par le biais de votre newsletter interne. Les chefs d'équipe peuvent également féliciter les membres de l'équipe qui ont fait un excellent travail sur un sujet, à condition de s'assurer que cela ne dégénère pas en favoritisme.

Des équipes distribuées, des efforts unifiés

Les équipes distribuées ont beaucoup à offrir. Ils offrent aux membres de l'équipe plus de flexibilité pour créer un équilibre sain entre vie professionnelle et vie privée, éliminer les distractions liées à la collaboration au bureau et sont souvent moins coûteux à gérer. Bien qu'ils présentent leurs propres défis qui ne peuvent être ignorés, vous êtes prêt à les surmonter maintenant que vous avez lu cet article.

Prêt à démarrer ? Découvrez comment Gmelius aide les équipes distribuées à collaborer.