Il est fort probable que votre équipe ait dû travailler entièrement à distance, et vous avez dû le faire rapidement. Nous avons dû faire de même à Gmelius et nous l'avons fait à peu près du jour au lendemain.
La communication est essentielle. Non seulement pour garder vos équipes connectées, mais aussi pour que tout se passe bien. Avec tous les changements soudains qui peuvent perturber votre activité, il est important de conserver une impression de contrôle et d'ordre : votre équipe et vos clients comptent sur vous.
La bonne nouvelle, c'est que cela ne doit pas être difficile.
Modèles de courrier électronique vous aideront grandement à systématiser vos communications et vos processus. Ils vous font gagner beaucoup de temps et vous pouvez les utiliser pour tenir vos équipes, vos clients et les parties prenantes externes bien informés et sur la même longueur d'onde.
La création d'une politique de télétravail statique en ces temps de constante évolution ne fera qu'engendrer de la frustration de votre part et de la confusion pour tous les autres.
Jetons un coup d'œil à quelques modèles que vous pouvez utiliser pour couvrir la plupart des cas d'utilisation que vous rencontrerez. Ils vous seront utiles lorsque vous ferez passer vos équipes au travail à distance et que vous devrez communiquer vos politiques, en interne et en externe.
Ces modèles sont partageables, flexibles et très faciles à personnaliser. Ils s'affichent dans votre fenêtre de composition en un clic.
- E-mail d'introduction et de motivation
- Politique en matière de rapports
- Outils de communication et politiques
- Changements de planification des équipes
- Changements de planification entre l'entreprise et le client
E-mail d'introduction et de motivation
La façon dont vous gérez votre équipe influe directement sur les performances et la productivité de l'équipe. Voici un exemple d'e-mail d'introduction et de motivation, mais vous devriez envisager d'envoyer des e-mails encourageants sur une base hebdomadaire, car ils peuvent vous aider maintenez la motivation et l'engagement de votre équipe. Pensez à mentionner les petites et les grandes victoires, à reconnaître le travail de chacun et à partager quelque chose d'amusant.
Sujet : À distance mais toujours ensemble:)
Bonjour l'équipe,
Nous voulions commencer par vous faire savoir que nous sommes tous concernés. Nous savons que c'est une période difficile, mais tant que nous serons en bonne santé et ensemble, tout ira bien.
Au cours des prochains jours, vous recevrez des mises à jour urgentes concernant les modifications apportées à nos procédures opérationnelles.
La priorité absolue est de prendre soin de votre santé et de celle de vos proches.
Je vous souhaite le meilleur,
Politique en matière de rapports
Pour bien travailler à distance, il faut une documentation claire. Dans la mesure du possible, votre équipe doit consolider ses ressources et éviter la complexité. Le fait de travailler avec le moins d'outils requis permettra à votre équipe de gagner du temps et de générer moins de frustration. Sur la base de notre propre expérience, nous recommandons documenter les objectifs et les tâches de votre équipe dans un journal quotidien à l'aide de tableaux Gmelius.
Objet : Politique de reporting quotidien pour le travail à distance :
Maintenant que nous sommes tous entièrement à distance, il sera nécessaire d'adapter notre politique de reporting à une politique conçue pour notre équipe dispersée.
Veuillez continuer à soumettre vos rapports de fin de journée sur notre plateforme. À l'avenir, nous devrons créer une copie et l'ajouter à nos « Daily Dairy Boards ». Nos tableaux constitueront une source centrale d'accès facile à nos activités actuelles.
Nous vous remercions de votre compréhension.
L'équipe {{}}
Outils de communication et politiques
En plus de votre pile d'outils standard, vous pourriez avoir besoin de logiciels et d'applications spéciaux pour aider les membres de votre équipe à rester en contact. Le défi consiste à utiliser le moins d'outils possible tout en tirant le meilleur parti de ceux que votre équipe utilise déjà. Dans ce modèle, nous avons mentionné les outils que nous avons ajoutés à nos flux de travail.
Sujet : Politique de communication et outils à distance
Bonjour à tous,
Afin de rester efficaces et de minimiser le stress, nous présentons quelques modifications à apporter à notre politique de communication.
Outils de communication :
- Pour les appels vidéo, nous avons créé un compte Zoom capable de gérer les visioconférences réunissant plusieurs participants, telles que nos réunions ouvertes à tous.
- Pour les conversations vocales rapides, nous avons désormais un compte Discord. Pensez à Slack, mais pour la voix.
- En parlant de Slack, nous maintiendrons nos chaînes pour ces messages instantanés rapides.
- Et dans le but d'éliminer les e-mails internes, nous continuerons à utiliser Gmelius et à nous envoyer des messages via des notes électroniques.
Nous espérons que ces outils nous aideront à améliorer nos communications pendant cette période de transition.
Je vous présente mes meilleurs vœux,
Changements de planification des équipes
L'un des défis du travail à distance est la perte des habitudes et des rituels communs de votre entreprise. Afin d'aider vos collègues à rester connectés à votre culture et à rester connectés les uns aux autres, il est important de renforcer la culture de votre entreprise.
Objet : Politique de planification du travail à distance de l'entreprise
Bonjour à toute l'équipe,
Pour que tout fonctionne bien, nous avons dû adapter nos politiques de travail au climat actuel du travail à distance.
Les mises à jour de planification suivantes permettront à tout le monde de rester sur la même longueur d'onde.
- Tout le monde : nos réunions générales du lundi matin se poursuivront comme prévu par vidéoconférence. Pour garder les choses en ordre, les chefs de département feront le point sur les activités de leur équipe. Suivi d'une séance ouverte pour les questions et les commentaires.
- Réunions individuelles avec les managers : elles continueront d'avoir lieu en fonction de vos créneaux horaires prévus. Au lieu de Face-2-Face, ils se dérouleront par vidéoconférence.
- Heures d'ouverture : bien que nous soyons dispersés dans différents fuseaux horaires, il est important pour nous de disposer d'une période de quatre heures pendant laquelle nous sommes tous disponibles en ligne. Veuillez aligner les délais sur ceux de vos équipes respectives.
Nous avons hâte d'être encore plus productifs en travaillant à domicile.
Je vous présente mes meilleurs vœux,
Changements de planification entre l'entreprise et le client
Ces temps sont inhabituels pour chacun d'entre nous. Assurez-vous de tenir vos clients informés des changements que vous mettez en œuvre. Cela vous aidera à éviter les commentaires négatifs ou les malentendus.
Objet : {{to.fname}}, Modifications apportées à notre horaire habituel
Cher {{to.fname}},
En raison des récents changements, notre équipe souhaitait vous informer de notre calendrier révisé.
Bien que nos bureaux soient fermés, soyez assurés que notre service et notre engagement envers vous ne s'arrêtent pas.
Pour des sujets spécifiques à un cas, veuillez contacter votre représentant habituel. Il est de service et prêt à vous servir. Pour toute question relative à l'assistance, envoyez-nous un e-mail à {support@}.
Les modifications actuelles sont indéfinies jusqu'à nouvel ordre et nous ne manquerons pas de vous informer de tout changement.
Je vous présente mes meilleurs vœux,
Votre {{team}}
Les modèles ci-dessus peuvent être utilisés comme base pour communiquer vos politiques à distance.
Votre fenêtre de composition Gmelius regorge de modèles pré-créés que vous pouvez facilement ajuster. Et le processus pour en créer un à partir de zéro est simple.
Rejoignez la communauté Gmelius, pour ces conseils et d'autres similaires sur l'adaptation au travail à distance et l'amélioration de la collaboration en équipe en général.
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