Pesando os prós e os contras da caixa de entrada compartilhada

O e-mail é, sem dúvida, uma das ferramentas de comunicação mais usadas nos negócios. Apesar da crescente popularidade de outras plataformas de comunicação, como Zoom e mensagens instantâneas, o e-mail ainda é a melhor opção para equipes que precisam se comunicar durante todo o dia de trabalho. Como esse modo de comunicação assíncrona continua tão popular, você pode estar procurando a melhor solução de e-mail possível para sua equipe.

Dada a necessidade de colaboração em equipe à medida que as condições de trabalho remoto e híbrido evoluem, uma solução de caixa de entrada compartilhada pode ser exatamente o que você precisa. Mas é importante avaliar os prós e os contras da caixa de entrada compartilhada antes de decidir implementar uma solução a longo prazo.

Por que caixas de entrada compartilhadas?

Caixas de entrada compartilhadas são ideais para equipes que precisam gerenciar juntas um endereço de e-mail corporativo, por exemplo, uma conta sales@ ou support@. Eles são colaborativos por natureza, oferecendo às equipes muitos benefícios, incluindo comunicação centralizada para grupos de todos os tamanhos. Ler, responder e gerenciar e-mails pode ser uma tarefa complicada e difícil de ser realizada rapidamente. As caixas de entrada compartilhadas permitem que as equipes lidem com a carga de trabalho recebida juntas.

As caixas de entrada de e-mail padrão são insuficientes porque não têm transparência para as equipes que lidam com e-mails de forma colaborativa. Eles geralmente deixam os membros da equipe sem saber a resolução de um e-mail e correm o risco de respostas duplicadas devido à falta de clareza na responsabilidade.

As caixas de entrada compartilhadas ajudam a resolver esses problemas ao capacitar as equipes a colaborar para remover silos, criar transparência e aumentar a produtividade. Cada membro pode ver os mesmos e-mails e, em alguns casos, atribuir mensagens para garantir que a pessoa certa responda aos e-mails em tempo hábil.

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Prós e contras da caixa de entrada compartilhada

As caixas de entrada compartilhadas oferecem muitas vantagens para equipes de todos os tamanhos, mas elas têm inconvenientes, dependendo da configuração de sua solução específica. Cada solução de caixa de entrada compartilhada varia em termos de recursos e ferramentas disponíveis. Talvez sua equipe já esteja usando uma solução de e-mail colaborativo, mas a funcionalidade é insuficiente. Desde gerenciamento de e-mail é fundamental para muitas organizações, usar a plataforma de e-mail certa é essencial.

Algumas qualidades a favor e contra (prós e contras) das caixas de entrada compartilhadas incluem:

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Não faltam benefícios para quem usa uma caixa de entrada compartilhada; no entanto, nem todos os recursos são perfeitos para todas as equipes. Por exemplo, uma caixa de entrada compartilhada pode não ser a solução ideal se você não se sentir confortável com vários membros da equipe tendo acesso ao mesmo endereço de e-mail. Além disso, muitas pessoas não usam as caixas de entrada compartilhadas corretamente, o que pode causar reações negativas a esse tipo de gerenciamento de e-mail.

Aqui estão alguns contras comuns, ou argumentos contra, caixas de entrada compartilhadas:

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As caixas de entrada compartilhadas funcionam muito bem se usadas corretamente. Se você está considerando uma caixa de entrada compartilhada ou descobre que sua organização sofre de uma estrutura desorganizada, aqui estão algumas dicas simples para ajudá-lo a controlar seu gerenciamento de e-mail.

Defina a propriedade imediatamente

Ao configurar uma caixa de entrada compartilhada, defina imediatamente a propriedade entre sua equipe. A gerência pode determinar quem será convidado para usar a caixa de entrada compartilhada. Notificar os membros da equipe sobre suas responsabilidades individuais e definir claramente essas funções por meio de treinamento ajudará a desenvolver uma infraestrutura organizada sem gargalos.

Além de rótulos claros, o Gmelius também oferece uma maneira para as equipes adicionarem status, tags e notas por e-mail para obter mais informações ou contexto. Não há confusão em relação à responsabilidade, e as equipes sempre podem contar com seus colegas para obter suporte adicional. O Gmelius é a plataforma de colaboração definitiva, oferecendo comunicação clara para todos.

Distribua uniformemente a carga de trabalho

O trabalho remoto oferece muitas oportunidades de fazer com que os funcionários se sintam sobrecarregados. Muitas vezes, é difícil para os funcionários se desconectarem quando o escritório também ocupa seu espaço residencial. Embora o aumento da produtividade possa estar no topo da lista de profissionais para cargos de trabalho remoto, o perigo de se sentir sobrecarregado nunca está longe. Usar uma plataforma de e-mail que exiba a distribuição da carga de trabalho de uma equipe pode ajudar a evitar sobrecarregar os funcionários com muitas tarefas.

Análise da equipe pode ser um divisor de águas para algumas organizações. Eles não apenas ajudam os gerentes a ver o número de e-mails atribuídos por usuário, mas também ajudam a ajustar o desempenho com detalhes sobre os pontos fortes e fracos de cada funcionário.

Por exemplo, os gerentes podem ver o número de e-mails fechados e quanto tempo cada membro da equipe levou para fechá-los. Garantir cargas de trabalho uniformes ajuda a gerência a evitar o esgotamento dos funcionários e reduzir o estresse. Também mostra aos funcionários que você se preocupa com o bem-estar deles, criando um ambiente de trabalho mais saudável para todos.

Os gerentes podem filtrar por caixa de entrada compartilhada ou por um rótulo compartilhado. Em seguida, você pode filtrar as análises por espaço de trabalho, período de tempo ou tag. Os gerentes podem visualizar insights acionáveis sobre projetos ou clientes específicos para melhorar as operações internas e atingir as metas do projeto.

Ao realizar pesquisas antes de escolher uma solução de e-mail comercial, você ajuda a preparar sua equipe para o sucesso. Ao usar o Gmelius como sua solução de caixa de entrada compartilhada, você receberá todos os benefícios de uma solução colaborativa.

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