Abwägen der Vor- und Nachteile des gemeinsamen Posteingangs

E-Mail ist zweifellos eines der in Unternehmen am häufigsten verwendeten Kommunikationsinstrumente. Trotz der wachsenden Beliebtheit anderer Kommunikationsplattformen wie Zoom und Instant Messaging ist E-Mail immer noch die erste Wahl für Teams, die den ganzen Arbeitstag über kommunizieren müssen. Da dieser asynchrone Kommunikationsmodus nach wie vor so beliebt ist, suchen Sie möglicherweise nach der bestmöglichen E-Mail-Lösung für Ihr Team.

Angesichts der Notwendigkeit der Teamzusammenarbeit im Zuge der Weiterentwicklung der mobilen und hybriden Arbeitsbedingungen könnte eine Lösung für den gemeinsamen Posteingang genau das Richtige für Sie sein. Es ist jedoch wichtig, die Vor- und Nachteile des gemeinsamen Posteingangs abzuwägen, bevor Sie sich für die Implementierung einer langfristigen Lösung entscheiden.

Warum geteilte Posteingänge?

Geteilte Posteingänge eignen sich am besten für Teams, die gemeinsam eine Unternehmens-E-Mail-Adresse verwalten müssen, z. B. ein sales@- oder support@-Konto. Sie sind von Natur aus kollaborativ und bieten Teams viele Vorteile, darunter eine zentrale Kommunikation für Gruppen aller Größen. Das Lesen, Beantworten und Verwalten von E-Mails kann eine mühsame Aufgabe sein, die nur schwer schnell erledigt werden kann. Gemeinsam genutzte Posteingänge ermöglichen es Teams, die eingehende Arbeitslast gemeinsam zu bewältigen.

Standard-E-Mail-Postfächer sind unzureichend, da sie für Teams, die E-Mails gemeinsam bearbeiten, nicht transparent sind. Sie lassen die Teammitglieder oft im Unklaren über die Lösung einer E-Mail und laufen Gefahr, aufgrund unklarer Verantwortlichkeiten doppelte Antworten zu erhalten.

Geteilte Posteingänge helfen dabei, diese Probleme zu lösen, indem Teams in die Lage versetzt werden, zusammenzuarbeiten, um Silos zu beseitigen, Transparenz zu schaffen und die Produktivität zu steigern. Jedes Mitglied kann dieselben E-Mails einsehen und in einigen Fällen Nachrichten zuweisen, um sicherzustellen, dass die richtige Person E-Mails rechtzeitig beantwortet.

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Vor- und Nachteile des gemeinsamen Posteingangs

Gemeinsame Posteingänge bieten viele Vorteile für Teams jeder Größe, aber sie sind nicht ohne Nachteile, abhängig von der Konfiguration Ihrer speziellen Lösung. Jede Lösung für gemeinsam genutzte Posteingänge unterscheidet sich in Bezug auf die verfügbaren Funktionen und Tools. Vielleicht verwendet Ihr Team bereits eine kollaborative E-Mail-Lösung, aber die Funktionalität ist unzureichend. Seit E-Mail-Verwaltung ist für viele Unternehmen von entscheidender Bedeutung, daher ist die Verwendung der richtigen E-Mail-Plattform unerlässlich.

Einige Eigenschaften, die für und gegen (Vor- und Nachteile) gemeinsam genutzter Posteingänge sprechen, sind:

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Es mangelt nicht an Vorteilen für diejenigen, die einen gemeinsamen Posteingang verwenden. Allerdings ist nicht jede Funktion für jedes Team perfekt. Beispielsweise ist ein geteilter Posteingang möglicherweise keine ideale Lösung, wenn Sie nicht damit einverstanden sind, dass mehrere Teammitglieder Zugriff auf dieselbe E-Mail-Adresse haben. Darüber hinaus verwenden viele Personen gemeinsam genutzte Posteingänge nicht korrekt, was zu negativen Reaktionen auf diese Art der E-Mail-Verwaltung führen kann.

Hier sind einige häufige Nachteile oder Argumente gegen gemeinsame Posteingänge:

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Geteilte Posteingänge funktionieren sehr gut, wenn sie richtig verwendet werden. Wenn Sie einen gemeinsamen Posteingang in Betracht ziehen oder feststellen, dass Ihre Organisation unter einer unorganisierten Struktur leidet, finden Sie hier einige einfache Tipps, die Ihnen helfen, Ihr E-Mail-Management in den Griff zu bekommen.

Definieren Sie sofort die Eigentümerschaft

Wenn Sie einen gemeinsamen Posteingang einrichten, legen Sie sofort fest, welche Verantwortung Ihre Mitarbeiter haben. Das Management kann festlegen, wer zur Nutzung des gemeinsamen Posteingangs eingeladen wird. Die Teammitglieder über ihre individuellen Verantwortlichkeiten zu informieren und diese Rollen durch Schulungen klar zu definieren, hilft beim Aufbau einer organisierten Infrastruktur ohne Engpässe.

Neben klaren Beschriftungen bietet Gmelius Teams auch die Möglichkeit, Status, Tags und E-Mail-Notizen für weitere Informationen oder Kontext hinzuzufügen. Es gibt keine Verwirrung in Bezug auf die Verantwortung, und Teams können sich jederzeit auf ihre Kollegen verlassen, um zusätzliche Unterstützung zu erhalten. Gmelius ist die ultimative Kollaborationsplattform, die klare Kommunikation für alle bietet.

Gleichmäßige Verteilung der Arbeitslast

Telearbeit bietet viele Möglichkeiten, Mitarbeiter dazu zu bringen, sich überarbeitet zu fühlen. Oft ist es für Mitarbeiter schwierig, abzuschalten, wenn ihr Büro auch ihren Wohnraum einnimmt. Produktivitätssteigerung steht zwar ganz oben auf der Liste der Vorteile von Telearbeit, doch die Gefahr, sich überlastet zu fühlen, ist nie weit entfernt. Die Verwendung einer E-Mail-Plattform, auf der die Arbeitsverteilung eines Teams angezeigt wird, kann dazu beitragen, die Mitarbeiter nicht mit zu vielen Aufgaben zu überlasten.

Team-Analytik kann für einige Organisationen ein entscheidender Faktor sein. Sie helfen Managern nicht nur dabei, die Anzahl der pro Benutzer zugewiesenen E-Mails zu sehen, sondern sie helfen auch bei der Feinabstimmung der Leistung, indem sie Details zu den Stärken und Schwächen der einzelnen Mitarbeiter enthalten.

Manager können beispielsweise sehen, wie viele E-Mails geschlossen wurden und wie lange jedes Teammitglied gebraucht hat, um sie zu schließen. Die Sicherstellung einer gleichmäßigen Arbeitsbelastung hilft dem Management, Burnout der Mitarbeiter zu vermeiden und Stress abzubauen. Es zeigt den Mitarbeitern auch, dass Ihnen ihr Wohlbefinden am Herzen liegt, und schafft letztendlich ein gesünderes Arbeitsumfeld für alle.

Manager können nach geteiltem Posteingang oder nach geteiltem Label filtern. Anschließend kannst du die Analysen nach Workspace, Zeitraum oder Tag filtern. Manager können sich umsetzbare Erkenntnisse zu bestimmten Projekten oder Kunden ansehen, um interne Abläufe zu verbessern und Projektziele zu erreichen.

Wenn Sie Recherchen anstellen, bevor Sie sich für eine E-Mail-Lösung für Ihr Unternehmen entscheiden, tragen Sie dazu bei, Ihr Team auf Erfolgskurs zu bringen. Wenn Sie Gmelius als Lösung für Ihren gemeinsamen Posteingang verwenden, profitieren Sie von allen Vorteilen einer kollaborativen Lösung.

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