O que é uma caixa de entrada compartilhada e como criar uma no Gmail?

Com mais 370 bilhões de e-mails trocada em todo o mundo todos os dias, uma caixa de entrada compartilhada ajuda a facilitar a carga. Se você é novato no termo ou quer apenas uma atualização, comece do início. Não se preocupe, é uma leitura rápida.

Neste artigo, abordaremos:

• O que é uma caixa de entrada compartilhada?
• Por que sua equipe deve usar um software de caixa de entrada compartilhada?
• Qual é a melhor caixa de correio compartilhada para equipes?
• Quais são alguns casos de uso típicos de uma caixa de entrada compartilhada?
• E algumas outras perguntas frequentes sobre caixas de entrada e caixas de correio compartilhadas?

Se você já está familiarizado com o conceito de caixa de entrada compartilhada você pode vá direto para a seção “por que sua equipe deveria usar um”, ou confira alguns 'casos de uso típicos' para que você possa ver as caixas de entrada compartilhadas em ação. Vamos começar agora mesmo!

O que é uma caixa de entrada compartilhada?

Você já deve ter ouvido esses termos antes: Caixa de entrada compartilhada. Caixa de entrada colaborativa. E-mail de grupo. E-mail da equipe.

Ou talvez você não tenha. Mas se você trabalha em um ambiente de equipe e a maioria de suas comunicações está centrada no e-mail, a ideia de uma caixa de entrada compartilhada por si só dará à sua equipe sentimentos de esperança e possibilidade.

As caixas de entrada compartilhadas, quando realmente projetadas para equipes, são a ferramenta ideal para uma colaboração eficaz. Sua empresa pode criar caixas de entrada compartilhadas para endereços de e-mail específicos, convidar membros relevantes da equipe e permitir que eles as gerenciem juntos usando recursos colaborativos, como notas, tarefas e automação.

Um endereço de e-mail sales @yourcompany para sua equipe de vendas; support @yourcompany para sua equipe de suporte. As equipes de atendimento ao cliente também podem se beneficiar das caixas de entrada compartilhadas gerenciando com eficiência as comunicações recebidas e integrando-se aos sistemas de CRM.

Um para info@, jobs@, billing@ — ou o que quer que o fluxo de trabalho da sua empresa exija.

Procurando uma maneira simples de colaborar com sua equipe? Experimente Gmelius de graça.

Como funciona uma caixa de entrada compartilhada?

Gerenciar um e-mail em grupo como uma equipe sem a estrutura adequada pode levar a muitas advinhação (quem viu/abriu esse e-mail? alguém já está nele), frustração (já que manter todos informados envolve muitos encaminhamentos e mensagens, inundando a caixa de entrada de todos) ou, pior ainda, erros (ah, espere, dois membros da equipe responderam à mesma solicitação do cliente!).

Caixas de entrada compartilhadas permita que todos trabalhem juntos e lidem com a carga de trabalho recebida sabendo quem está trabalhando em quê. O compartilhamento e a delegação de e-mails se tornam claros e simples.

Chega de CCs internos, encaminhamentos e caixas de entrada desordenadas.

E com todas as atividades totalmente sincronizadas em tempo real, você pode ter certeza de que todos estão na mesma página. Isso significa que a responsabilidade seria clara sem mais confusão. Chega de erros ou oportunidades perdidas.

Como você configura uma caixa de entrada compartilhada?

A configuração de uma caixa de entrada compartilhada pode ser diferente dependendo das necessidades da sua equipe. Aqui estão cinco maneiras populares de fazer isso:

• Delegação do Gmail: Permita que alguém acesse e gerencie sua caixa de entrada sem compartilhar sua senha. Simples de configurar, ideal para assistentes ou fluxos de trabalho individuais.

• Grupos do Google com caixa de entrada colaborativa: Crie um grupo e ative a “Caixa de entrada colaborativa” para atribuir conversas e rastrear status básicos, como “resolvido”. Bom para aliases básicos de equipe.

• Etiquetas compartilhadas do Gmail (método DIY): Use filtros e rótulos para imitar fluxos de trabalho compartilhados. Funciona para equipes pequenas, mas se torna difícil de gerenciar em grande escala.

• Login da equipe em uma conta do Gmail: Rápido e fácil, mas arriscado. Todos compartilham o mesmo login, sem rastreamento ou responsabilidade.

• Use uma ferramenta baseada no Gmail como o Gmelius: O Gmelius oferece uma experiência de caixa de entrada compartilhada totalmente integrada dentro do Gmail. A configuração leva menos de 15 minutos e segue estas etapas:

1. Instale a extensão Gmelius Chrome na Chrome Web Store
2. Faça login com sua conta do Google para criar ou acessar seu espaço de trabalho Gmelius
3. Crie sua caixa de entrada compartilhada conectando um Grupo do Google ou endereço do Gmail
4. Dê um nome à sua caixa de entrada compartilhada para facilitar o reconhecimento (por exemplo, “Suporte ao cliente”)
5. Adicione membros da equipe convidando-os com seus endereços do Gmail
6. Permita que o Gmelius sincronize e-mails para que todos vejam e trabalhem na mesma caixa de entrada dentro de seu próprio Gmail

Explicamos mais sobre como isso funciona em nosso guia passo a passo para configurando uma caixa de entrada compartilhada em 15 minutos.

Uma caixa de entrada compartilhada é a mesma coisa que uma lista de distribuição?

À primeira vista, caixas de entrada e listas de distribuição compartilhadas podem parecer semelhantes — ambas permitem que as equipes alcancem várias pessoas ao mesmo tempo. Mas sua estrutura e propósito são bem diferentes.

Uma caixa de entrada compartilhada é um endereço de e-mail único e colaborativo (como support@ ou sales@) em que vários membros da equipe podem ler, enviar e atribuir e-mails de suas próprias contas.

Ele foi criado para o trabalho em equipe contínuo, com recursos como atribuição, rastreamento de status e visibilidade da carga de trabalho.

Uma lista de distribuição é simplesmente um grupo de endereços de e-mail.

Quando você envia um e-mail para a lista, todos recebem a mesma mensagem. Não há como rastrear respostas, atribuir conversas ou gerenciar a responsabilidade.

As caixas de entrada compartilhadas são ideais para equipes que precisam coordenar as respostas, como suporte ao cliente ou vendas, especialmente quando várias pessoas compartilham a responsabilidade pelas mensagens recebidas ao longo do tempo.

As listas de distribuição funcionam bem para anúncios de um para muitos, como integrar novas contratações ou enviar atualizações para departamentos específicos. Mas as respostas vão apenas para o remetente, e o resto do grupo fica de fora do circuito.

O Gmelius permite que você use os dois: atribuir conversas em uma caixa de entrada compartilhada (manualmente ou usando IA), ou encaminhe atualizações para uma lista de distribuição. Você pode até mesmo incluir um endereço de caixa de entrada compartilhada em uma lista de distribuição. Quando usadas em conjunto, essas ferramentas oferecem flexibilidade sem comprometer o controle.

Saiba mais sobre o diferença entre uma caixa de entrada compartilhada e listas de distribuição para descobrir qual é a certa para você, ou se você precisa de ambas. Você também pode querer avaliar caixas de entrada compartilhadas versus e-mails em grupo para ver como eles se comparam.

Prós e contras da caixa de entrada compartilhada

Agora você pode estar pensando, não é? tudo boas notícias, ou há uma desvantagem de um sistema de caixa de entrada compartilhada? Aqui está uma análise objetiva de seus prós e contras para ajudá-lo a decidir:

Em um artigo anterior, explicamos como enfrentar esses desafios e fazer uma caixa de entrada colaborativa do Gmail trabalhar para você. Confira para obter mais informações!

Sem dúvida, pesando o prós e contras de uma caixa de entrada compartilhada cuidadosamente pode ajudá-lo a se preparar para a mudança e maximizar os benefícios.

Falando em benefícios, vamos agora voltar para Por que uma caixa de entrada compartilhada faz sentido para a maioria das equipes.

Por que sua equipe deve usar um software de caixa de entrada compartilhada?

O e-mail não foi projetado para colaboração em equipe e não demora muito para que as equipes percebam isso.

Como uma ferramenta de comunicação individual — o e-mail é ótimo e, para ser justo, ele fez o possível para acompanhar as equipes modernas. Mas ambientes de trabalho com comunicações constantes, internas e externas, transformaram o e-mail em formas para as quais ele não foi criado.

À medida que o volume de comunicações aumenta, também aumenta a necessidade de colaborar. As equipes de trabalho têm ações reais que precisam ser executadas em resposta a cada e-mail.

Um e-mail recebido normalmente leva a um bate-papo interno da equipe, seguido por uma série de ações com vários membros e vários departamentos. Discussões internas em ferramentas de caixa de entrada compartilhada ajudam os membros da equipe a acessar informações cruciais rapidamente, levando a respostas mais personalizadas e eficientes aos clientes. Tudo com retornos periódicos para esse e-mail, seja como ponto de referência para reinformar ou como fonte de informações adicionais à medida que novos e-mails chegam.

Alguns tentam se fundir várias contas do Gmail em uma caixa de entrada, mas isso é complexo e, depois de um tempo, cada vez mais ineficiente e arriscado. 

Então, o que as equipes estão fazendo? Na maioria dos casos, eles apresentam soluções alternativas. Por mais únicos que sejam esses truques, eles simplesmente não são eficientes e definitivamente não são sustentáveis à medida que sua equipe cresce.

Em uma extremidade do extremo, você tem equipes que compartilhar fisicamente um computador para acessar a mesma caixa de entrada. Um passo ruim, na direção errada, são as equipes que compartilham senhas para que possam acessar o mesmo e-mail em grupo.

Agora, não precisamos abordar as questões de segurança sobre isso. Ou problemas organizacionais. Ou o fato de que seu cliente de e-mail provavelmente não permite isso.

O lado oposto do extremo é onde você encontrará empresas que usam ferramentas exageradas eles realmente não precisam. Ferramentas que prometem consertar tudo, mas na verdade pioram as coisas.

Felizmente, há uma maneira melhor:

✅ Uma caixa de correio compartilhada criada especificamente permite que as equipes colaborem por e-mail: Em vez de encaminhar e-mails ou trocar mensagens com colegas sem parar, as equipes podem ler, gerenciar e responder às mensagens a partir de uma caixa de entrada central, garantindo que não haja duplicatas ou perda de comunicação.

✅ As caixas de correio compartilhadas oferecem transparência e responsabilidade: Todos podem ver o histórico completo da conversa. Com recursos como indicadores de resposta em tempo real e notas internas, há menos confusão e melhor coordenação.

✅ As caixas de correio compartilhadas são seguras e fáceis de monitorar: Não é necessário compartilhar senhas ou encaminhar cadeias de e-mail. As equipes podem gerenciar projetos diretamente do Gmail, até mesmo transformando caixas de entrada em quadros Kanban ou sincronizando com o Trello.

✅ As caixas de correio compartilhadas são uma alternativa intuitiva às ferramentas de terceiros: Gerencie endereços de grupos, como vendas@ ou suporte@, dentro do Gmail sem trocar de plataforma. Atribua e-mails, acompanhe o status e marque o progresso, tudo em uma interface familiar.

Saiba mais sobre o benefícios de uma caixa de entrada compartilhada.

“Soluções” de caixa de entrada compartilhada fora da sua caixa de entrada!?

É frustrante receber a promessa de uma “solução” de caixa de entrada compartilhada que, ironicamente, está fora da sua caixa de entrada!

A primeira de muitas reclamações de sua equipe será o tempo e o esforço necessários para aprender essa outra ferramenta. Sem falar na necessidade de gerencie os dados entre seu e-mail original cliente e esta nova plataforma de terceiros.

A sincronização esporádica é um problema comum com soluções que estão fora da sua caixa de entrada.

O que você pode esperar é um equipe frustrada que exige sessões de treinamento e longos tempos de integração, pois eles lutam para gerenciar várias plataformas.

Isso mostra que simplesmente ter um O “software de caixa de entrada compartilhada” não resolve os problemas da sua equipe; forçando você a ver por que todas as caixas de entrada compartilhadas não são criadas da mesma forma.

Por que algumas caixas de entrada compartilhadas são melhores do que outras? E qual é o melhor para sua equipe?

Quando se trata do fluxo de trabalho da sua equipe — a caixa de entrada compartilhada certa pode significar a diferença entre o sucesso organizado ou o fracasso frustrante. Na verdade, sem exagerar, você poderia dizer que uma plataforma de caixa de entrada compartilhada é a única ferramenta que sua equipe precisa!

Principais recursos da caixa de entrada compartilhada

Então, como você diferencia a caixa de entrada compartilhada certa de uma não tão boa? Procure esses sete recursos:

• Atribuição de e-mail e gerenciamento de tarefas: Atribua e-mails a colegas de equipe específicos, transforme conversas em tarefas práticas e acompanhe o progresso, tudo em um só lugar.
  
  
• Notas internas e ferramentas de colaboração em equipe: Adicione comentários privados, colabore por meio de tópicos e evite respostas duplicadas com a detecção de colisões em tempo real.
  
  
• Marcação inteligente, modelos e regras de automação: Organize e-mails com tags personalizadas, responda mais rapidamente com modelos e automatize fluxos de trabalho rotineiros usando gatilhos baseados em regras.
  
  
• Rastreamento de desempenho e controles administrativos: Monitore KPIs, como tempo de resposta e taxa de resolução, e gerencie o acesso com permissões granulares do usuário.
  
  
• Rastreamento do status da conversa: Veja recibos de leitura, acompanhe o engajamento e rotule as mensagens por status (“Aberto”, “Pendente”, “Fechado”) para obter clareza em um piscar de olhos.
  
  
• Automação do fluxo de trabalho para tarefas repetitivas: Economize tempo com respostas automáticas, roteamento inteligente e lembretes baseados em tempo para ações comuns.
  
  
• Sugestões de resposta baseadas em IA: Use a IA generativa para redigir respostas sensíveis ao contexto, ajudando as equipes a responder mais rapidamente sem perder a personalização.

Obtenha a lista de verificação completa do recursos que você precisa em um aplicativo de caixa de entrada compartilhada.

Qual é a melhor caixa de entrada compartilhada para equipes?

Agora que entendemos o que é uma caixa de entrada compartilhada, vamos detalhar por que algumas são melhores do que outras.

Uma caixa de entrada compartilhada básica organizará seus e-mails recebidos, mas não ajudará muito no trabalho real que você precisa fazer depois de receber o e-mail.

A verdade é que a maioria das caixas de entrada compartilhadas não inclui os recursos que as acompanham isso realmente beneficiará o fluxo de trabalho da sua equipe. Tendo isso em mente, alguns dos melhores plataformas de caixa de entrada compartilhada a considerar incluem:

🏆 Gélio: Ideal para equipes que usam Espaço de trabalho do Google. Oferece integração perfeita com o Gmail, colaboração de e-mail em 360°, automação, análise integrada e integrações bidirecionais com o Trello, o Slack e muito mais.

🥈 Frente: Ótimo para comunicação entre canais e empresas que usam o Google ou a Microsoft. Conhecido por sua interface e integrações no estilo help desk, ele armazena conteúdo de e-mail e você pode esperar uma curva de aprendizado relativamente íngreme.

‍🥉 Inverno: Uma caixa de entrada compartilhada sólida baseada no Gmail para equipes pequenas procurando um helpdesk baseado em e-mail. Oferece colaboração básica e integrações unidirecionais, mas sofre com automação limitada e IA que exige muito esforço.

O que torna uma caixa de entrada compartilhada do Gmelius diferente?

O Gmelius leva o conceito de caixas de entrada compartilhadas ainda mais para o fluxo de trabalho de sua equipe.

Para começar, uma caixa de entrada compartilhada do Gmelius foi projetada com uma abordagem que prioriza a colaboração e foi criada especificamente para usuários do Gmail e do Google Workspace. Ou seja, sua equipe terá a capacidade de trabalhar em conjunto no gerenciamento de clientes e projetos — sem sair de suas caixas de entrada atuais do Gmail. Não apenas as comunicações, mas o trabalho real que vem delas.

Com o Gmelius, você pode conduzir as tarefas associadas à conclusão, oferecendo uma maneira fácil de colaborar com vários usuários e manter todos informados.

Depois de instalar o Gmelius, seu A caixa de entrada do Gmail será transformada em seu novo espaço de trabalho; lar não apenas de caixas de correio compartilhadas e marcadores compartilhados do Gmail, mas de uma série de outros recursos para colaboração em equipe e automação do fluxo de trabalho.

Mas não se deixe enganar. Gmelius se encaixa elegantemente no Gmail com o qual você está familiarizado. Os recursos estão fora do seu alcance quando você não precisa deles e são facilmente acessados quando você precisa.

Sua nova caixa de entrada compartilhada será organizada com um conjunto de subpastas, tornando-a fácil de monitorar e gerenciar várias caixas de entrada com os membros da sua equipe.

O software de caixa de entrada compartilhada Gmelius é organizado para maior clareza e construído para colaboração e maior transparência.

Você pode compartilhar e-mails com facilidade e delegá-los a membros específicos da equipe.

É feito com um clique!

Assim como a alteração dos status de 'Atribuído' para 'Pendente' e 'Fechado', fornecendo a você visibilidade clara sobre o progresso dos e-mails e ingressos.

Adicionar tags aos e-mails oferece contexto adicional aos seus colegas de equipe. Eles podem colaborar ainda mais nos bastidores com notas privadas. @mentioning, seus colegas de equipe compartilharão automaticamente a conversa e envie um ping para eles com uma nota que é exibida em um tópico no estilo de bate-papo ao lado de cada e-mail.

Com o Gmelius, sua equipe pode esquecer os e-mails duplicados e conflitantes. Os colegas de equipe verão os avatares uns dos outros se estiverem vendo um e-mail compartilhado, e o elipse vermelha pulsará em tempo real se eles estiverem respondendo.

Como você pode ver, O Gmelius sobrecarrega sua caixa de entrada do Gmail para que nenhum e-mail caia mais no esquecimento. Pense na frustração de sua equipe toda vez que um e-mail é perdido. Menos frustração deixará sua equipe mais feliz.

Além disso, o Gmelius oferece opções acionáveis análises para sua caixa de entrada compartilhada do Gmail e usuários do Google Workspace.

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Com números claros para avaliar a carga de trabalho e os tempos de resposta da sua equipe, você pode com confiança otimizar a distribuição da carga de trabalho e melhore os tempos de resposta dos e-mails.

E como você pode perguntar? Aqui, novamente, Gmelius oferece a você um pacote de otimização de fluxo de trabalho sem código para que você possa distribuir melhor o trabalho e automatizar tarefas repetitivas (como atribuir e-mails específicos a um determinado colega de equipe ou delegar novas solicitações ao membro da equipe com menos e-mails atribuídos).

Para criar as automações, você pode usar a ferramenta de arrastar e soltar que oferece suporte a uma variedade de gatilhos e ações. Ou, você poderia basta perguntar ao arquiteto de IA da Gmelius, que escreverá para você a regra de automação que você pode copiar e colar e começar a usar!

Os agentes de IA do Gmelius também ajudam a classificar as mensagens da caixa de entrada compartilhada automaticamente, aplicando tags pré-criadas (ou personalizadas) com base em seu conteúdo, domínio e outros dados.

Esses (e outros!) características fazem Gmelius, a ferramenta de colaboração mais moderna para compartilhar e-mails, usados por equipes de todos os tamanhos, em vários setores.

Experimente o Gmelius - É grátis

Quais são alguns casos de uso típicos das ferramentas de caixa de entrada compartilhada?

Gerenciar e-mails de grupo como vendas@ e suporte@ nunca foi tão fácil, mas o Gmelius também compartilhou caixas de entrada atue como base para os fluxos de trabalho da sua equipe, incluindo atendimento ao cliente, gerenciamento de clientes, projetos e contas.

vendas @yourcompany

As equipes de vendas usam o Gmelius como um produto completo ferramenta de automação de vendas; para ampliar seu alcance e agilizar os fluxos de trabalho de sua equipe.

Novamente, o Gmelius é muito mais do que apenas uma caixa de correio compartilhada no Gmail. Assim, as equipes de vendas podem:

• Trabalhe em conjunto nos e-mails recebidos de sua caixa de entrada compartilhada
• Organize conversas por nome de cliente com marcadores compartilhados do Gmail
• Compartilhe e atribua conversas para uma responsabilidade clara
• Automatize seu alcance de vendas com sequências inteligentes
• Acelere e amplie as comunicações com modelos de e-mail personalizados
• Colabore nos bastidores com notas por e-mail.
• Transforme e-mails em cartões de tarefas e adicione-os a painéis kanban semelhantes ao Trello
• Obtenha visibilidade clara sobre seus funis de vendas nesses quadros compartilháveis
• E mais

A base desse fluxo de trabalho é a caixa de entrada compartilhada sales @yourcompany.

suporte @yourcompany

Sim, você pode transformar o Gmail no suporte técnico da sua empresa.

Não, você não precisa de produtos caros e difíceis de usar software de help desk.

O Gmelius é a melhor alternativa para soluções exageradas, facilitando a entrega de sua equipe melhor atendimento ao cliente sem sair de suas caixas de entrada do Gmail.

https://www.youtube.com/watch?v=oQnBJZ6aT08&t=19s 

• Crie uma caixa de entrada compartilhada com tíquetes no estilo help desk
• Compartilhe e-mails e atribua-os como tickets para uma responsabilidade clara
• Altere os status e adicione tags para contextualizar
• Acelere as comunicações de suporte com modelos personalizados de e-mail
• Organize conversas por nome de cliente com marcadores compartilhados do Gmail
• Colabore nos bastidores com notas privadas por e-mail
• Transforme e-mails em cartões de tarefas e adicione-os a painéis kanban semelhantes ao Trello
• Monitore facilmente os canais de suporte nesses quadros compartilháveis
• E mais

O Gmelius facilita para sua equipe gerenciar seu endereço de e-mail support@, transformando seus e-mails em tickets no estilo helpdesk por meio de caixas de entrada compartilhadas. Você também pode usar Tags de IA para tíquetes de e-mail e consultas de clientes.

Nosso guia completo de caixas de entrada compartilhadas para suporte ao cliente explica ainda mais esse caso de uso.

“______” @yourcompany

Independentemente do seu caso de uso, o Gmelius simplificará os fluxos de trabalho da sua equipe. E começar é fácil. Você pode criar uma caixa de entrada compartilhada em algumas etapas simples do seu painel do Gmelius.

É claro que, se você faz parte de uma equipe que depende muito do e-mail, precisa de uma ferramenta de caixa de entrada compartilhada.

Se sua equipe trabalha em conjunto no gerenciamento de clientes e projetos, você precisa do Gmelius.

Instale o Gmelius (teste gratuito e sem necessidade de cartão de crédito) e transforme a forma como sua equipe se comunica, colabora e trabalha.

Cinco melhores práticas para usuários de caixas de entrada compartilhadas

As caixas de correio compartilhadas podem ser uma potência para colaboração—se usado com sabedoria. Uma pequena estrutura ajuda muito a sua equipe a se mover mais rapidamente, a se manter responsável e a manter o caos na caixa de entrada sob controle.

1. Organize e-mails com marcadores e pastas

Use marcadores ou pastas para classificar e-mails por categoria, urgência ou status. Isso mantém sua caixa de entrada livre de bagunça e garante que mensagens importantes não fiquem sem ser lidas. Os filtros podem aplique rótulos automaticamente, para que sua equipe gaste menos tempo classificando e mais tempo respondendo.

Configurar esse horário, mas confie em nós — vale a pena a longo prazo, conforme explicamos em detalhes em nosso guia de fazendo com que a caixa de entrada colaborativa do Gmail funcione para sua equipe por meio das medidas organizacionais corretas.

2. Padronize as respostas com modelos

Modelos pré-escritos ajudam as equipes a responder de forma rápida e consistente. Eles também reduzem os erros e economizam tempo. Com acesso compartilhado a esses modelos, sua equipe pode mantenha uma voz unificada, seja respondendo aos clientes ou enviando atualizações internas.

Suportes Gmelius modelos personalizados com recursos profissionais, como anexos e variáveis dinâmicas, para facilitar sua vida.

3. Defina permissões e acesso claros

Dê acesso à caixa de entrada somente aos membros da equipe que precisam dela. Defina as funções do usuário desde o início para manter a ordem e a segurança. Quando alguém sai da empresa, remova seu acesso imediatamente e ajuste as permissões conforme necessário para evitar confusão.

4. Acompanhe o desempenho com análises

Já dissemos isso antes e diremos novamente: entender o desempenho da sua caixa de correio compartilhada é fundamental para melhorá-la. Monitore quantos e-mails são recebidos, quem está lidando com eles e com que rapidez as respostas são enviadas. Esse tipo de dados revela lacunas, oportunidades e pontos fortes no fluxo de trabalho da sua equipe.

5. Aumente a eficiência com as integrações do Gmelius

As caixas de correio compartilhadas funcionam melhor quando se encaixam em seu fluxo de trabalho existente. Integre com plataformas como Slack, Trello ou Google Workspace para centralizar as atualizações e evitar o uso de ferramentas. Isso mantém conversas, tarefas e e-mails sincronizados, diretamente na sua caixa de entrada.

Comece com esses melhores práticas de caixa de entrada compartilhada, e você transformará cada e-mail em uma oportunidade de melhorar o trabalho em equipe.

Pronto para fazer o upgrade para um sistema de caixa de entrada compartilhada?

Para aqueles que ainda estão se perguntando se você deveria converter em uma caixa de correio compartilhada, aqui estão 10 sinais de que é hora de fazer a mudança:

1. Sua equipe continua encaminhando e-mails apenas para colocá-los nas mãos certas.
2. Mensagens importantes estão passando despercebidas.
3. Duas pessoas continuam respondendo ao mesmo tópico — estranho.
4. Você não tem mais certeza de quem está lidando com o quê.
5. Você se lembra do e-mail, mas não de onde ele foi.
6. Os clientes estão ficando frustrados com respostas lentas.
7. O trabalho é interrompido quando alguém está de licença.
8. Você não consegue copiar e colar as mesmas respostas em todas as contas.
9. Todo mundo está fazendo malabarismos com muitas caixas de entrada ao mesmo tempo.
10. Você não tem visibilidade do desempenho do e-mail da equipe.

Avalie seus requisitos de caixa de entrada compartilhada usando esses 10 sinais.

Se esses problemas parecerem muito familiares, uma caixa de entrada compartilhada pode ser a redefinição de que sua equipe precisa. Pesquisa mostra que a maioria de nós é inundada com e-mails desde o momento em que acordamos. 40% das pessoas on-line antes das 6 da manhã estão verificando sua caixa de entrada. O funcionário médio recebe 117 e-mails por dia e troca cerca de 50 mensagens fora do horário de trabalho.

Uma caixa de entrada compartilhada — isso ajuda compartilhe a carga de trabalho e automatize tarefas comuns — é claramente a necessidade da hora. Isso garante que você mantenha o controle de suas tarefas diárias, sem correr o risco de se esgotar.

Use seu tempo com sabedoria. Experimente o Gmelius gratuitamente.

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