O que é uma caixa de entrada compartilhada e como criar uma no Gmail?

Se você é novato no termo ou quer apenas uma atualização, comece do início. Não se preocupe, é uma leitura rápida.

Neste artigo, abordaremos:

• O que é uma caixa de entrada compartilhada?
• Por que sua equipe deve usar um software de caixa de entrada compartilhada?
• Qual é a melhor caixa de correio compartilhada para equipes?
• Quais são alguns casos de uso típicos de uma caixa de entrada compartilhada, por exemplo, suporte ao cliente, atendimento ao cliente?
• E algumas outras perguntas frequentes sobre caixas de entrada e caixas de correio compartilhadas?

Se você já está familiarizado com o conceito de caixa de entrada compartilhada, pode pular direto para a seção “por que sua equipe deveria usar uma” ou conferir alguns “casos de uso típicos” para que você possa ver as caixas de entrada compartilhadas em ação.

Se você está tentando decidir qual é a melhor ferramenta de caixa de entrada compartilhada para o fluxo de trabalho da sua equipe, confira 'a melhor caixa de entrada compartilhada para equipes'.

O que é uma caixa de entrada compartilhada?

Você já deve ter ouvido esses termos antes: Caixa de entrada compartilhada. Caixa de entrada colaborativa. E-mail de grupo. E-mail da equipe.

Ou talvez você não tenha feito isso. Mas se você trabalha em um ambiente de equipe e a maioria de suas comunicações é centrada em e-mails... só de pensar, você dará à sua equipe um sentimento de esperança e possibilidade.

As caixas de entrada compartilhadas, quando realmente projetadas para equipes, são a ferramenta ideal para uma colaboração eficaz. Sua empresa pode criar caixas de entrada compartilhadas para endereços de e-mail específicos, convidar membros relevantes da equipe e permitir que eles gerenciem tudo juntos.

Um endereço de e-mail sales @yourcompany para sua equipe de vendas; support @yourcompany para sua equipe de suporte. As equipes de atendimento ao cliente também podem se beneficiar das caixas de entrada compartilhadas gerenciando com eficiência as comunicações recebidas e integrando-se aos sistemas de CRM.

Um para info@, jobs@, billing@ — ou o que quer que o fluxo de trabalho da sua empresa exija.

Procurando uma maneira simples de colaborar com sua equipe? Experimente Gmelius de graça.

O que há de tão bom nas caixas de entrada compartilhadas?

Gerenciar um e-mail em grupo como uma equipe sem a estrutura adequada pode gerar muitas suposições (quem viu/abriu esse e-mail? alguém já está usando isso), frustração (pois manter todos informados envolve muito encaminhamento e cc-ing, inundando a caixa de entrada de todos) ou, pior ainda, erros (ah, espere, 2 membros da equipe responderam à mesma solicitação do cliente!).

Caixas de entrada compartilhadas permita que todos trabalhem juntos e lidem com a carga de trabalho recebida sabendo quem está trabalhando em quê. O compartilhamento e a delegação de e-mails se tornam claros e simples.

Chega de Cc's internos, encaminhamentos e caixas de entrada desordenadas.

E com todas as atividades totalmente sincronizadas em tempo real, você pode ter certeza de que todos estão na mesma página. Isso significa que a responsabilidade seria clara sem mais confusão. Chega de erros ou oportunidades perdidas.

Antes de abordarmos mais benefícios e casos de uso de caixas de entrada compartilhadas, vamos ver por que sua equipe deveria usar uma em primeiro lugar.

Por que sua equipe deve usar um software de caixa de entrada compartilhada?

O e-mail não foi projetado para colaboração em equipe e não demora muito para que as equipes percebam isso.

Como ferramenta de comunicação individual, o e-mail é ótimo e, para ser justo, fez o possível para acompanhar as equipes modernas. Mas ambientes de trabalho com comunicações constantes, internas e externas, transformaram o e-mail em formas para as quais ele não foi criado.

À medida que o volume de comunicações aumenta, também aumenta a necessidade de colaborar. As equipes de trabalho têm ações reais que precisam ser realizadas em resposta a cada e-mail.

Um e-mail recebido normalmente leva a um bate-papo interno da equipe, seguido por uma série de ações com vários membros e vários departamentos. Discussões internas em ferramentas de caixa de entrada compartilhada ajudam os membros da equipe a acessar informações cruciais rapidamente, levando a respostas mais personalizadas e eficientes aos clientes. Tudo com retornos periódicos para esse e-mail, seja como ponto de referência para reinformar ou como fonte de informações adicionais à medida que novos e-mails chegam.

Então, o que as equipes estão fazendo? Na maioria dos casos, eles inventam soluções alternativas. Por mais únicos que sejam esses truques, eles simplesmente não são eficientes e definitivamente não são sustentáveis à medida que sua equipe cresce.

Em um extremo, você tem equipes que compartilham fisicamente um computador para acessar a mesma caixa de entrada. Um passo ruim, na direção errada, são as equipes que compartilham senhas para que possam acessar o mesmo e-mail em grupo.

Não há necessidade de abordar os problemas de segurança sobre isso. Ou problemas organizacionais. Ou o fato de que seu cliente de e-mail provavelmente não permite isso.

O lado oposto do extremo é onde você encontrará empresas usando ferramentas exageradas das quais elas realmente não precisam. Ferramentas que prometem consertar tudo, mas na verdade pioram as coisas.

“Soluções” de caixa de entrada compartilhada fora da sua caixa de entrada!?

É frustrante receber a promessa de uma “solução” de caixa de entrada compartilhada que, ironicamente, está fora da sua caixa de entrada!

A primeira de muitas reclamações de sua equipe será o tempo e o esforço necessários para aprender essa outra ferramenta. Sem falar na necessidade de gerenciar os dados entre seu cliente de e-mail original e essa nova plataforma de terceiros. A sincronização esporádica é um problema comum com soluções que estão fora da sua caixa de entrada.

O que você pode esperar é uma equipe frustrada que exige sessões de treinamento e longos períodos de integração, pois tem dificuldades para gerenciar várias plataformas.

Isso mostra que simplesmente ter um “software de caixa de entrada compartilhada” não resolve os problemas da sua equipe; forçando você a analisar por que todas as caixas de entrada compartilhadas não são criadas da mesma forma.

Por que algumas caixas de entrada compartilhadas são melhores do que outras? E qual é o melhor para sua equipe?

Quando se trata do fluxo de trabalho da sua equipe - a caixa de entrada compartilhada certa pode significar a diferença entre o sucesso organizado e o fracasso frustrante.

Qual é a melhor caixa de entrada compartilhada para equipes?

Agora que temos uma compreensão básica do que é uma caixa de entrada compartilhada, vamos detalhar por que algumas são melhores do que outras.

Uma caixa de entrada compartilhada organizará seus e-mails recebidos, mas não ajudará muito no trabalho real que você precisa fazer depois de receber o e-mail.

A maioria das caixas de entrada compartilhadas não inclui os recursos complementares que realmente beneficiarão o fluxo de trabalho da sua equipe. As notas internas facilitam a incorporação de informações vitais diretamente nos e-mails, aprimorando o trabalho em equipe e simplificando a comunicação entre os membros da equipe.

O que torna uma caixa de entrada compartilhada do Gmelius diferente?

O Gmelius leva o conceito de caixas de entrada compartilhadas ainda mais para o fluxo de trabalho de sua equipe.

Para começar, uma caixa de entrada compartilhada do Gmelius foi projetada com uma abordagem que prioriza a colaboração e foi criada especificamente para usuários do Gmail e do Google Workspace. Ou seja, sua equipe poderá trabalhar em conjunto no gerenciamento de clientes e projetos, sem sair da caixa de entrada atual do Gmail. Não apenas as comunicações, mas o trabalho real que vem delas. Com o Gmelius, você pode concluir as tarefas associadas, oferecendo uma maneira fácil de colaborar com vários usuários e manter todos informados.

Uma vez que você instale Gmelius, sua caixa de entrada do Gmail será transformada em seu novo espaço de trabalho; abriga não apenas caixas de correio e marcadores compartilhados do Gmail, mas também uma série de outros recursos para colaboração em equipe e automação do fluxo de trabalho.

Mas não se deixe enganar. O Gmelius se encaixa elegantemente no Gmail com o qual você está familiarizado. Os recursos estão fora do seu alcance quando você não precisa deles e são facilmente acessados quando você precisa.

Sua nova caixa de entrada compartilhada será organizada com um conjunto de subpastas, facilitando o monitoramento e o gerenciamento de várias caixas de entrada com os membros da sua equipe.

O software de caixa de entrada compartilhada Gmelius é organizado para maior clareza e desenvolvido para colaboração e maior transparência.

Você pode compartilhar e-mails com facilidade e delegá-los a membros específicos da equipe.

É feito com um clique!

Além disso, a alteração dos status de “Atribuído” para “Pendente” e “Fechado” oferece uma visibilidade clara do progresso de e-mails e tickets.

Adicionar tags aos e-mails oferece contexto adicional aos seus colegas de equipe. Eles podem colaborar ainda mais nos bastidores com notas privadas. @mentioning, seus colegas de equipe compartilharão automaticamente a conversa e enviarão um ping com uma nota que será exibida em um tópico no estilo de bate-papo ao lado de cada e-mail.

Com o Gmelius, sua equipe pode esquecer os e-mails duplicados e conflitantes. Os colegas de equipe verão os avatares uns dos outros se estiverem vendo um e-mail compartilhado, e as elipses vermelhas pulsarão em tempo real se estiverem respondendo.

Como você pode ver, o Gmelius sobrecarrega sua caixa de entrada do Gmail para que nenhum e-mail caia no esquecimento. Pense na frustração de sua equipe toda vez que um e-mail é perdido. Menos frustração deixará sua equipe mais feliz.

Além disso, o Gmelius oferece análises acionáveis para sua caixa de entrada compartilhada do Gmail e usuários do Google Workspace.

Com números claros para avaliar a carga de trabalho e os tempos de resposta da sua equipe, você pode otimizar com confiança a distribuição da carga de trabalho e melhorar os tempos de resposta dos e-mails.

E como você pode perguntar? Novamente, o Gmelius oferece um pacote de otimização de fluxo de trabalho sem código para que você possa distribuir melhor o trabalho e automatizar tarefas repetitivas (como atribuir e-mails específicos a um determinado colega de equipe ou delegar novas solicitações ao membro da equipe com o mínimo de e-mails atribuídos).

Para descrever melhor como o Gmelius transforma sua caixa de entrada em a melhor ferramenta de colaboração, vamos ver como equipes de todos os tamanhos, em vários setores, estão usando o Gmelius.

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Quais são alguns casos de uso típicos das ferramentas de caixa de entrada compartilhada?

Gerenciar e-mails de grupo como vendas@ e suporte@ nunca foi tão fácil, mas as caixas de entrada compartilhadas do Gmelius também funcionam como base para os fluxos de trabalho da sua equipe, incluindo atendimento ao cliente, gerenciamento de clientes, projetos e contas.

vendas @yourcompany

As equipes de vendas usam o Gmelius como um produto completo ferramenta de automação de vendas; para ampliar seu alcance e agilizar os fluxos de trabalho de sua equipe.

Novamente, o Gmelius é muito mais do que apenas uma caixa de correio compartilhada no Gmail. Assim, as equipes de vendas podem:

• Trabalhe em conjunto nos e-mails recebidos de sua caixa de entrada compartilhada
• Organize conversas por nome de cliente com marcadores compartilhados do Gmail
• Compartilhe e atribua conversas para uma responsabilidade clara
• Automatize seu alcance de vendas com sequências inteligentes
• Acelere e amplie as comunicações com modelos de e-mail personalizados
• Colabore nos bastidores com notas por e-mail.
• Transforme e-mails em cartões de tarefas e adicione-os a quadros kanban semelhantes ao Trello
• Obtenha visibilidade clara sobre seus funis de vendas nesses quadros compartilháveis
• E mais

A base desse fluxo de trabalho é a caixa de entrada compartilhada sales @yourcompany.

suporte @yourcompany

Sim, você pode transformar o Gmail no suporte técnico da sua empresa.

Não, você não precisa de um software de suporte técnico caro e difícil de usar.

O Gmelius é a melhor alternativa para soluções sobrecarregadas, facilitando que sua equipe ofereça o melhor suporte sem sair da caixa de entrada do Gmail.

• Crie uma caixa de entrada compartilhada com tíquetes no estilo help desk
• Compartilhe e-mails e atribua-os como tickets para uma responsabilidade clara
• Altere os status e adicione tags para contextualizar
• Acelere as comunicações de suporte com modelos personalizados de e-mail
• Organize conversas por nome de cliente com marcadores compartilhados do Gmail
• Colabore nos bastidores com notas privadas por e-mail
• Transforme e-mails em cartões de tarefas e adicione-os a quadros kanban semelhantes ao Trello
• Monitore facilmente os canais de suporte nesses quadros compartilháveis
• E mais

O Gmelius facilita para sua equipe gerenciar seu endereço de e-mail support@, transformando seus e-mails em tickets no estilo helpdesk por meio de caixas de entrada compartilhadas.

“______” @yourcompany

Independentemente do seu caso de uso, o Gmelius simplificará os fluxos de trabalho da sua equipe. E começar é fácil. Você pode criar uma caixa de entrada compartilhada em algumas etapas simples no painel do Gmelius.

É claro que, se você faz parte de uma equipe que depende muito do e-mail, precisa de uma ferramenta de caixa de entrada compartilhada.

Se sua equipe trabalha em conjunto no gerenciamento de clientes e projetos, você precisa do Gmelius.

Instale o Gmelius (teste gratuito e sem necessidade de cartão de crédito) e transforme a forma como sua equipe se comunica, colabora e trabalha.

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E algumas outras perguntas frequentes sobre caixas de entrada compartilhadas...

Precisamos de um login ou senha separados para uma caixa de entrada compartilhada ou de grupo?

Não. As caixas de entrada compartilhadas do Gmelius são integradas à sua caixa de entrada padrão do Gmail. Um login, uma senha - uma caixa de entrada. Sua nova caixa de entrada compartilhada está perfeitamente localizada no familiar painel esquerdo da sua caixa de entrada do Gmail ou do G Suite.

Quem recebe as respostas recebidas na caixa de entrada de uma equipe?

Todos na caixa de entrada compartilhada receberão e terão um registro de todas as respostas. Dependendo do seu fluxo de trabalho, você pode escolher “Atribuir” e-mails a colegas de equipe específicos, tornando-os proprietários delegados dessa conversa.

Qual é a melhor maneira de organizar quem responde a uma caixa de entrada compartilhada?

As caixas de entrada compartilhadas do Gmelius permitem que você estruture o melhor fluxo de trabalho para sua equipe. O compartilhamento de e-mails, as tarefas e a emissão de tíquetes tornam a responsabilidade clara. Então, tudo depende de você: quem é capaz de visualizar e monitorar os e-mails versus quem é responsável por responder.

Qualquer pessoa pode enviar um e-mail de uma caixa de correio compartilhada?

Sim, qualquer membro de uma caixa de entrada compartilhada pode enviar e-mails com o endereço de origem dessa caixa de entrada compartilhada específica. Por exemplo, qualquer membro do endereço de e-mail sales @yourcompany pode enviar e responder seus e-mails diretamente de suas respectivas caixas de entrada.

Por que um software de caixa de entrada compartilhada é melhor do que um Grupo do Google?

Os Grupos do Google perdem os principais benefícios do Caixas de entrada compartilhadas do Gmail: ser capaz de colaborar em tempo real e todas as atividades da caixa de entrada compartilhada serem totalmente sincronizadas com sua caixa de entrada pessoal. Os Grupos do Google não podem ser acessados na sua caixa de entrada do Gmail ou do G Suite. Isso significa que sua equipe terá que gerenciar duas caixas de entrada, cada uma em plataformas separadas. E você não saberá se alguém respondeu ou qual é o status atual de uma conversa. Com o Gmelius, todas as respostas e atividades da caixa de entrada são sincronizadas, em tempo real, em todos os membros da caixa de entrada e em todos os seus dispositivos.

O que é uma caixa de entrada colaborativa?

Se você pesquisar “Caixa de entrada colaborativa” no Google, a maioria dos resultados o levará aos Grupos do Google. Mas, pelas razões mencionadas na resposta anterior, os Grupos do Google não são a melhor opção para equipes que desejam colaborar de verdade. Na Gmelius, definimos Caixa de entrada colaborativa como um endereço de e-mail transformado no hub central para sua equipe trabalhar em conjunto. Eles podem se comunicar e colaborar de verdade, não apenas nos e-mails recebidos, mas também nas muitas ações de fluxo de trabalho que se seguem. O Gmelius é uma caixa de entrada colaborativa.

O que é mesmo uma caixa de entrada compartilhada?

Uma caixa de entrada compartilhada é a resposta para os problemas de comunicação interna e externa da sua equipe. Quando empacotado em uma solução completa como o Gmelius, com recursos de colaboração e automação, é a chave para o sucesso da sua equipe.

Experimente o Gmelius gratuitamente e transforme sua caixa de entrada no espaço de trabalho da sua equipe!