Guia de sistemas de colaboração e feedback por e-mail para menos bagunça e maior produtividade

À medida que mais empresas adotam um modelo remoto ou híbrido para sua equipe, a colaboração nunca foi tão crucial. E, para muitos, essa colaboração começa com o e-mail. Ao contrário da crença popular, o e-mail continua sendo a melhor escolha para comunicação. Espera-se que o número total de e-mails internos e externos enviados e recebidos por dia exceda 333 bilhões até o final deste ano. 

Embora sua equipe provavelmente tenha as ferramentas para gerenciar campanhas de e-mail enviadas, e como sua equipe opera internamente? Se sua equipe for remota, responder às perguntas e se comunicar com a equipe é feito exclusivamente on-line. O tempo gasto coordenando e-mails e comunicando tarefas nunca foi tão alto. A adoção de um sistema de colaboração e feedback por e-mail pode transformar a forma como sua equipe gerencia suas caixas de entrada e organiza as respostas.

A importância da colaboração por e-mail

Colaborar por e-mail pode ajudar a reduzir a bagunça na caixa de entrada, aumentar a produtividade e reduzir o tempo gasto na redação de e-mails. Mas você pode estar se perguntando como implementar isso para sua equipe.

UM caixa de entrada compartilhada é um ótimo lugar para começar. Muitas empresas criam caixas de entrada compartilhadas com um endereço de e-mail para permitir que os membros da equipe acessem a mesma caixa de entrada e gerenciem as consultas recebidas juntos.

Uma caixa de entrada compartilhada pode ajudar uma equipe a ver e-mails relacionados a uma área da empresa, mas a versão atual de uma caixa de entrada nem sempre resulta em uma colaboração eficaz. Uma caixa de entrada tradicional:

• Falta responsabilidade entre uma equipe, pois uma pessoa não pode ser responsabilizada
• Cria barreiras de comunicação para a equipe, pois não há como saber se o e-mail foi endereçado
• Não permite que os gerentes vejam em que estágio a consulta está (ou seja, pendente, concluída etc.)
• Pode rapidamente se tornar desordenado se não for gerenciado adequadamente
  

Criar mais oportunidades para sua equipe colaborar em uma caixa de entrada pode eliminar as barreiras associadas a uma caixa de entrada tradicional e melhorar a comunicação. Por exemplo, um ferramenta de colaboração para e-mail permite que as equipes:

• Gerencie várias caixas de entrada compartilhadas em conjunto por meio de uma plataforma (por exemplo, Gmail)
• Atribua e-mails como tarefas para melhorar a delegação
• Adicione notas para contextualizar e marque os membros da equipe para esclarecimentos
• Transforme e-mails em tarefas para um melhor gerenciamento
• Classifique e-mails em marcadores ou pastas para uma melhor organização
• Compartilhe modelos e rascunhos de e-mail para melhorar as políticas e procedimentos da empresa
  

Uma solução de colaboração por e-mail pode reduzir o tempo necessário para comunicar tarefas ao ter todas as informações em um só lugar. Isso melhora os processos da empresa e ajuda a aumentar a produtividade, economizando tempo que normalmente seria gasto organizando uma caixa de entrada desordenada.

Como os modelos e a uniformidade melhoram a colaboração

Ao responder a e-mails, você pode descobrir que sua empresa tem uma linguagem formal que prefere usar em determinados cenários. Por exemplo, pode haver uma resposta específica para suporte ao cliente ou consultas recebidas. Além disso, questões internas precisam ser abordadas, como responder a solicitações de entrevista, novas contratações ou questões políticas de funcionários. Seja qual for a sua circunstância, é uma boa prática ter uma resposta uniforme.

Isso garante que cada funcionário esteja na mesma página ao responder.

Uma ferramenta colaborativa de caixa de entrada compartilhada permite que as equipes compartilhem modelos e rascunhos de e-mail, reduzindo o tempo necessário para criar uma nova cópia para cada resposta de e-mail e garantindo respostas consistentes como empresa. Embora cada e-mail deva ser personalizado, ter um modelo formal economiza tempo e automatiza o que pode ser um processo longo.

O melhor sistema de colaboração e feedback por e-mail para equipes

Embora existam muitas maneiras de promover a colaboração entre uma equipe dispersa, trabalhar em conjunto por meio de uma plataforma compartilhada é a mais eficaz. O Gmelius ajuda as equipes a criar uma caixa de entrada colaborativa usando o Gmail.

Em vez de alternar entre contas, o Gmelius permite que endereços de e-mail de grupos sejam gerenciados de forma colaborativa sem compartilhar senhas. A partir daí, oferecemos muitos outros recursos colaborativos no Gmail que podem beneficiar sua equipe. Alguns produtos que podem agradar ao seu sistema de colaboração e feedback por e-mail incluem:

Modelos do Gmail

Se você está respondendo aos membros da equipe ou respondendo às perguntas dos clientes, você pode acabar escrevendo o mesmo e-mail repetidamente. Modelos de e-mail podem transformar e-mails repetitivos em Modelos do Gmail para economizar tempo copiando e colando.

Os modelos de e-mail permitem que as equipes:

• Crie e-mails dignos de resposta
• Automatize respostas personalizadas
• Compartilhe e-mails de alto desempenho
• Adicionar marcadores do Gmail aos modelos
• Membros da equipe Cc e Bcc
  

Em vez de dedicar um tempo para redigir uma resposta, você pode selecionar um modelo pré-escrito como sua resposta. Isso economiza tempo ao remover etapas repetitivas para que os membros da equipe possam se concentrar em outras tarefas.

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Etiquetas compartilhadas do Gmail

Algumas plataformas de e-mail usam pastas para ajudar os usuários a organizar e-mails, mas o Gmail usa marcadores. As etiquetas podem ser usadas para separar e-mails por cor para identificar categorias como “importante”, “cobrança”, “projetos” etc.

Com o Gmelius, as equipes podem compartilhar marcadores novos ou existentes do Gmail e sincronizar conversas em tempo real. Marcadores compartilhados do Gmail ajude a organizar tarefas, gerenciar projetos e delegar e-mails diretamente do Gmail ou de outras plataformas de comunicação sincronizadas com o Gmelius.

As equipes também podem automatizar e-mails para enviar diretamente para uma etiqueta, melhorando a organização e a eficiência. Em vez de deixar sua caixa de entrada cheia de e-mails recebidos, os rótulos adicionam contexto e podem ajudar a simplificar os processos do dia a dia.

Rascunhos de e-mail compartilhados

Gmelius rascunhos de e-mail trazem um conjunto totalmente novo de oportunidades para colaboração em equipe. Em vez de redigir um e-mail sozinho e encaminhá-lo ou copiá-lo e colá-lo em um colega para obter informações, o Gmelius oferece às equipes a capacidade de formar um e-mail juntas no modo rascunho. Como resultado, as equipes podem encontrar as palavras certas juntas e criar facilmente respostas perfeitas em grupo.

Rascunhos de e-mail compartilhados mantenha a consistência da marca e crie uma experiência de atendimento ao cliente positiva e consistente para sua empresa. Os membros da equipe também poderão ver quando um colega está vendo ou respondendo a um e-mail e saber quando alguém está editando um rascunho de e-mail compartilhado em tempo real. Isso melhora a comunicação entre uma equipe.

Domine a colaboração e o feedback para recuperar seu dia

Um excelente trabalho em equipe é a base de qualquer local de trabalho moderno. As equipes confiam no feedback dos gerentes, os membros da equipe aprendem com seus colegas e o feedback dos clientes impulsiona todo o motor. Com uma velha escola como o Gmail tradicional, é provável que os fluxos de feedback e colaboração sejam limitados.

Em vez disso, uma plataforma de caixa de entrada compartilhada com inteligência artificial, como o Gmelius, fornece visualizações colaborativas, marcação automática e até envio automático para que você nunca precise encaminhar um e-mail novamente. Pronto para começar? Confira nossos recursos e integrações para melhorar a comunicação e a colaboração da equipe hoje mesmo.

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