So erstellen Sie E-Mail-Vorlagen in Gmail

Obwohl Kommunikation und Zusammenarbeit am Arbeitsplatz nach wie vor stark von E-Mails abhängen, ist es wichtig, kohärente Botschaften zu vermitteln, die abteilungsübergreifend verwendet werden können. Verschiedene Antworten auf dieselben Fragen können Risiken bergen.

Eine Möglichkeit, die Risiken zu minimieren, die mit der Beantwortung von E-Mails durch mehrere Teammitglieder verbunden sind, besteht darin, eine Gmail-Vorlage zu erstellen. E-Mail-Vorlagen von Gmail dienen als grundlegende Strukturen für das Verfassen von Nachrichten. Sie erleichtern die Zusammenarbeit im Team und steigern die organisatorische Effizienz.

Vorlagen können für alle Arten von sich wiederholenden Nachrichten verwendet werden, wie zum Beispiel:

• Willkommens-E-Mails
• Kaltakquise
• Nachverfolgung von Verkäufen
• Häufige Kundenanfragen
• Bestätigungs-E-Mails
• E-Mail-Marketing

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Die Vorteile von Gmail-Vorlagen

E-Mail-Vorlagen für Gmail sind die Skelette einer E-Mail, die Sie so ausfüllen oder versenden können, wie sie ist.

E-Mail-Vorlagen können Ihnen helfen:

Reduzieren Sie die Kompositionszeit

Viele Unternehmen verwenden effektive E-Mail-Vorlagen, um schnelle Antworten zu erstellen, da Teammitglieder problemlos Vorlagen in E-Mails einfügen können, anstatt Originalnachrichten von Grund auf neu zu schreiben, was die Zeit beim Verfassen erheblich reduziert.

Ebenso können Vorlagen bei häufig gestellten Fragen helfen, für die Anweisungen erforderlich sind, da diese E-Mails oft lang sind. Diese Vorlagen verlängern Ihre Reaktionszeit, erhöhen die Kundenzufriedenheit und verbessern Ihre Fähigkeit, Termine oder Service Level Agreements (SLAs) einzuhalten.

Garantieren Sie Markenkonsistenz und -ton

Vorlagen sorgen dafür, dass Teams bei der Bereitstellung ähnlicher Informationen einheitlich sind. Bei der Übermittlung einer Botschaft einer Organisation ist es wichtig, einen konsistenten Ton sicherzustellen. Nehmen wir zum Beispiel an, jeder Kundendienstmitarbeiter in Ihrem Team beantwortet eine häufig gestellte E-Mail-Anfrage mit einer etwas anderen Antwort. In diesem Fall würden Sie die Markenkonsistenz verlieren und Ihr Unternehmen dem Risiko aussetzen, Kunden und Gewinn zu verlieren.

Durch die Verwendung standardisierter Antworten wird sichergestellt, dass alle Teammitglieder dieselbe Botschaft konsistent vermitteln, wodurch ein vertrauenswürdiges und professionelles Image entsteht.

Fördern Sie die Zusammenarbeit im Team

Wenn Administratoren Gmail-E-Mail-Vorlagen erstellen und sie mit ihren Teams teilen, eröffnet dies den Mitarbeitern die Möglichkeit, ihre Antworten an Kunden effizienter zu organisieren. Gmail allein bietet zwar möglicherweise nicht die Möglichkeit, E-Mail-Vorlagen automatisch zu teilen, aber es gibt noch andere Gmail-Erweiterungen verfügbar, die robuste Lösungen für kleine oder große Teams bieten. Gemeinsam genutzte Vorlagen können für Teams ein wertvolles Tool sein, um die Konsistenz und Effizienz ihrer Kommunikation zu gewährleisten.

Schritt für Schritt: So erstellen Sie E-Mail-Vorlagen in Gmail

Hier finden Sie eine schrittweise Anleitung zum Erstellen von Vorlagen in Gmail.

Schritt 1: Vorlagen aktivieren

Falls Sie dies noch nicht getan haben, müssen Sie Vorlagen in den Einstellungen Ihres Gmail-Kontos aktivieren. Wählen Sie in der oberen rechten Ecke das Zahnrad-Symbol das wird dann eine Liste von Auswahlmöglichkeiten herunterschalten. Unter 'Schnelle Einstellungen', wähle'Alle Einstellungen ansehen'. Unter der Suchleiste in der oberen Mitte befinden sich Tabs. Wählen Sie 'Fortgeschritten'. Unter 'Auto-Advance' steht 'Vorlagen'. Wählen Sie 'Aktiviere'und Änderungen speichern.

Um eine Vorlage zu erstellen, müssen Sie in der oberen linken Ecke Ihres Bildschirms unter dem Gmail-Logo die Option Verfassen auswählen. Die neue E-Mail sollte in der unteren rechten Ecke des Bildschirms erscheinen.

Schritt 2: Erstellen Sie eine Vorlage in Gmail

Nachdem Sie die neue E-Mail geöffnet haben, verfassen Sie Ihre Nachricht.

Schritt 3: Speichern Sie eine Vorlage in Gmail

Unabhängig davon, ob Ihre E-Mail in voller Größe ist oder sich in einem Pop-up am unteren Rand des Felds befindet, befindet sich in der unteren linken Ecke eine blaue Schaltfläche zum Senden. Ganz rechts neben der Schaltfläche „Senden“ befindet sich ein Symbol, das wie folgt dargestellt wird drei vertikale Punkte. Wählen Sie das Symbol aus. Bewegen Sie den Mauszeiger von oben über die zweite Option 'Vorlagen'.

Bewegen Sie den Mauszeiger darüber 'Entwurf als Vorlage speichern. ' Dadurch haben Sie die Möglichkeit, die Vorlage gegenüber früheren Versionen zu speichern oder sie als separate Vorlage zu speichern. Wenn Sie sie über einer anderen Vorlage speichern möchten, wählen Sie den Namen aus, unter dem Sie sie speichern möchten 'Vorlage überschreiben'. Wenn Sie es als neue Vorlage speichern möchten, wählen Sie 'Als neue Vorlage speichern'.

* Hinweis: Wenn Sie mit der Maus über „Vorlagen“ fahren, haben Sie auch die Möglichkeit, Ihre gespeicherten Vorlagen zum späteren Nachschlagen einzufügen. Gespeicherte Vorlagen können zur späteren Verwendung in der Vorlagenbibliothek abgerufen werden.

E-Mail-Vorlagen verwalten und teilen

Das Verwalten und Teilen von E-Mail-Vorlagen ist ein wesentlicher Bestandteil der effektiven Nutzung von Gmail-Vorlagen.

Vorlagen aktualisieren

Für eine effektive Kommunikation ist es entscheidend, Ihre E-Mail-Vorlagen auf dem neuesten Stand zu halten. Gehen Sie folgendermaßen vor, um eine vorhandene Vorlage zu bearbeiten:

1. Öffnen Sie Ihr Gmail-Konto und klicken Sie auf das Zahnradsymbol in der oberen rechten Ecke.
2. Wählen Sie „Alle Einstellungen anzeigen“ und navigieren Sie zum Tab „Erweitert“.
3. Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt „Vorlagen“ und klicken Sie auf die Vorlage, die Sie bearbeiten möchten.
4. Nehmen Sie im Fenster zum Verfassen die erforderlichen Änderungen an der Vorlage vor.
5. Klicken Sie auf „Entwurf speichern“, um die aktualisierte Vorlage zu speichern.

Vorlagen bearbeiten

Wenn Sie eine vorhandene Vorlage mit einer neuen Version überschreiben müssen, können Sie dies tun, indem Sie eine neue Vorlage mit demselben Namen erstellen. Gehen Sie wie folgt vor:

1. Öffnen Sie Gmail und klicken Sie auf das Zahnradsymbol in der oberen rechten Ecke.
2. Wählen Sie „Alle Einstellungen anzeigen“ und wechseln Sie zur Registerkarte „Erweitert“.
3. Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt „Vorlagen“ und klicken Sie auf die Schaltfläche „Neue Vorlage“.
4. Geben Sie denselben Namen wie die vorhandene Vorlage ein, die Sie überschreiben möchten.
5. Verfassen Sie Ihre neue Nachricht und klicken Sie auf „Entwurf speichern“, um die Änderungen zu speichern.

Unbenutzte Vorlagen löschen

Im Laufe der Zeit sammeln Sie möglicherweise Vorlagen an, die nicht mehr benötigt werden. Wenn Sie diese ungenutzten Vorlagen löschen, können Sie Ihr Gmail-Konto besser organisieren. Gehen Sie wie folgt vor, um eine Vorlage zu löschen:

1. Öffnen Sie Gmail und klicken Sie auf das Zahnradsymbol in der oberen rechten Ecke.
2. Wählen Sie „Alle Einstellungen anzeigen“ und klicken Sie dann auf den Tab „Erweitert“.
3. Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt „Vorlagen“ und suchen Sie die Vorlage, die Sie löschen möchten.
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Vorlage löschen“, um die Vorlage aus Ihrer Liste zu entfernen.

So verbessern Sie die Gmail-Vorlagen Ihres Teams

Die Verwendung von Vorlagen in einem Arbeitsbereich verbessert die Organisation und Produktivität. Die obigen Anweisungen enthalten zwar grundlegende Schritte zum Erstellen von Vorlagen, aber es gibt dennoch einige Dinge, die Sie beachten sollten. Eine effektive Vorlagenverwaltung ist der Schlüssel zur Maximierung der Vorteile von Gmail-Vorlagen.

Titel

Wann Benennen Ihrer Vorlagen, halte die Titel kurz und präzise. Zum Beispiel „Neuer Mitarbeiter willkommen“ oder „Danke“. Wenn Ihre Teammitglieder eine Liste von Vorlagen mit langen oder verwirrenden Titeln durchsuchen, kann die Auswahl der richtigen Vorlage zeitaufwändig sein.

Hier sind einige andere Beispiele für Vorlagentitel:

• Einrichtung des Benutzernamens
• Passwort zurücksetzen
• Willkommensblatt
• Verkaufsgespräch
• Allgemeine Geschäftsbedingungen

Es ist am besten, die Titel in einem Bereich von 25 Zeichen zu halten: Gmail zeigt in der Popup-Liste nur die ersten 25 Zeichen jedes Vorlagentitels zur Auswahl an. Das Befolgen der Benennungskonventionen für Vorlagen kann Teammitgliedern helfen, schnell die richtige Vorlage zu finden.

Personalisierung

E-Mails mit Ihrem Branding und individuelle Anpassungen sind in Gmail möglich. Die Nutzung externer Ressourcen kann Ihnen jedoch weiterhelfen Vorlagen personalisieren noch weiter. Schließlich bevorzugen Kunden und Klienten personalisierte E-Mails.

Gmelius, ein Tool zur E-Mail-Zusammenarbeit für Gmail, bietet erweiterte Funktionen zum Erstellen von E-Mail-Vorlagen. HTML-Vorlagen mit einem Quellcode-Editor erstellen vor dem Senden variable Platzierungen für Einfügungen. Darüber hinaus kann die Verwendung von Variablen die Namen der Empfänger oder den Firmennamen des Empfängers beinhalten. Mit diesen Variablen können Sie E-Mails mit einem Klick personalisieren. Dynamische Inhalte können verwendet werden, um E-Mail-Vorlagen weiter zu personalisieren, indem empfängerspezifische Informationen hinzugefügt werden.

Automatisierung

Die Implementierung von Automatisierung in Ihren täglichen Arbeitsablauf ist der beste Weg, um das E-Mail-Erlebnis Ihres Teams zu verbessern. Die Festlegung von Automatisierungsregeln in Gmail kann dazu beitragen, automatisierte Antworten mithilfe von Vorlagen zu erstellen, die Reaktionszeiten des Unternehmens zu verbessern, Teammitglieder bei der Einhaltung von Service Level Agreements (SLAs) zu unterstützen und Markenkonsistenz ohne lästige Arbeit zu gewährleisten.

Um E-Mails in Gmail mithilfe von Vorlagen zu automatisieren, müssen Sie zunächst einen Filter einrichten. Sie können dies tun, indem Sie das Feld 'auswählenSuchoptionen' rechts neben der Suchleiste. Sobald Ihr Filter eingestellt ist, werden in den erweiterten Einstellungen weitere Optionen mit einem 'Vorlage senden' als einer von ihnen. Wählen Sie die Vorlage aus, die Sie als Teil Ihres Filters verwenden möchten, und sie wird sofort Teil Ihrer automatisierten Antwort. Behebung häufig auftretender Probleme

Selbst mit den Best Practices können Probleme mit Gmail-Vorlagen auftreten. Hier sind einige häufig auftretende Probleme und wie Sie sie lösen können:

Vorlage wird nicht gespeichert

Wenn Sie Probleme beim Speichern einer Vorlage haben, stellen Sie sicher, dass Vorlagen in Ihren Gmail-Einstellungen aktiviert sind. So überprüfen Sie:

1. Öffnen Sie Gmail und klicken Sie auf das Zahnradsymbol in der oberen rechten Ecke.
2. Wählen Sie“Alle Einstellungen ansehen“ und navigiere zum“Fortgeschritten“ Registerkarte.
3. Scrollen Sie nach unten zum“Vorlagen“ Abschnitt und vergewissern Sie sich, dass“Vorlagen aktivieren“ Checkbox ist ausgewählt.
4. Klicken Sie auf“Änderungen speichern“, um die Einstellungen zu übernehmen.

Wenn das Problem weiterhin besteht, klicken Sie auf“Entwurf speichern“ Button statt“Speichern“ -Taste. Dadurch wird die Vorlage als Entwurf gespeichert, den Sie später bearbeiten und aktualisieren können.

Gmelius: E-Mail-Vorlagen mit deinem Team teilen

Wenn Sie Vorlagen in Gmail erstellen, gibt es zahlreiche Möglichkeiten, die Effizienz und Übersichtlichkeit zu optimieren. Dennoch ist die Möglichkeit, E-Mail-Vorlagen mit Ihrem Team zu teilen, auf das Kopieren und Einfügen beschränkt. Mit Gmelius können Ihre Teammitglieder ganz einfach E-Mail-Vorlagen teilen miteinander, um Produktivität, Zusammenhalt und Unified Messaging zu verbessern.

Vorlagen können direkt aus dem Fenster „Verfassen“ eingefügt werden, sodass Sie nicht nach einer bestimmten Vorlage suchen müssen. Darüber hinaus können Sie Ihre Teammitglieder automatisch einbeziehen, wenn eine bestimmte E-Mail-Vorlage verwendet wird, oder für mehr Transparenz ein bestimmtes Gmail-Label hinzufügen. Tools für die Zusammenarbeit wie Gmelius können das Teilen und Verwalten von E-Mail-Vorlagen verbessern.

3 Vorteile des Teilens von E-Mail-Vorlagen

1. Steigert die Produktivität Ihres Teams indem man Zeit spart, sodass man sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren kann.
2. Sorgt konsistente Kommunikation mit einer soliden Pipeline an genehmigten, nützlichen und ansprechenden Inhalten. Die Verwendung einer gespeicherten Vorlage stellt sicher, dass Ihr Team eine konsistente Kommunikation mit Kunden und internen Stakeholdern aufrechterhält.
3. Ermöglicht Ihrem Team eine klare Bewertung von Prozessen und erweitern Sie ihre Outreach-Strategie.

Mit Gmelius könnte das Teilen Ihrer Vorlagen in Gmail nicht einfacher sein — es ist nur ein Klick erforderlich. Sie können bestimmte Kollegen aus einer Drop-down-Liste auswählen oder Ihre Vorlage mit dem gesamten Team teilen.

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