An manchen Tagen fühlt sich Ihr Posteingang wie eine Party an, zu der Sie nie geantwortet haben: endlose Nachrichten, verpasste Konversationen und ständiges Chaos. Multiplizieren Sie das jetzt mit der Anzahl der Personen in Ihrem Team, die versuchen, auf dem Laufenden zu bleiben. Das ist der Zeitpunkt, an dem E-Mails vom Tool zum Tumult werden.
Hier kommt Keeping ins Spiel, ein Tool, das entwickelt wurde, um Gmail-Funktionen in geteilte Posteingänge zu integrieren. Seit seiner Einführung im Jahr 2016 haben es über 2.000 Unternehmen genutzt, um den Support über vertraute Benutzeroberflächen zu verwalten, Automatisierung einzubauen und doppelte Antworten zu vermeiden — alles direkt im Posteingang.
Es ist einfach, aber Einfachheit hat ihre Grenzen. Kleine Teams stießen schnell an Grenzen: Nur zwei Automatisierungen im Einstiegsplan, keine integrierten KI-Workflows, begrenzte Integrationen — und dazu noch keine mobile App. Aus diesem Grund suchen Teams jetzt nach umfassenderen, skalierbareren Optionen.
In diesem Handbuch werden wir uns eingehend mit folgenden Themen befassen:
- So liefert Keeping wichtige Dinge für den gemeinsamen Posteingang
- Punkte, an denen es für wachsende Teams zu kurz kommen könnte
- Die Preisdynamik, die Sie verstehen müssen
- Fünf praktikable Alternativen — Gmelius, Fyxer, Hiver, Superhuman und Front — kombinieren Sie sie mit Keeping, um Stärken, Lücken und den tatsächlichen ROI aufzudecken
Was ist Keeping?
Halten ist ein In Gmail integrierte Lösung für gemeinsamen Posteingang.
Es wurde entwickelt, um kleinen Support- oder Vertriebsteams die Verwaltung von Gruppen-E-Mail-Konten (wie support@ oder info@) zu ermöglichen, ohne Gmail verlassen zu müssen. Benutzer installieren ein Chrome-Plugin (oder verwenden ein Webportal), sodass eingehende E-Mails in einer gemeinsamen Teamansicht zu „Tickets“ werden.
Jedes Ticket kann einem Agenten zugewiesen, markiert und in verschiedenen Status nachverfolgt. Teammitglieder können private Notizen und @-Erwähnungen hinzufügen, damit sie zusammenarbeiten können innen der E-Mail-Thread.
Der Zielnutzer von Keeping ist ein kleines bis mittelgroßes Support-Team, das bereits Gmail nutzt und grundlegende Ticketing-Funktionen benötigt, ohne auf ein separates System migrieren zu müssen. Daher löst es häufig auftretende Probleme: Das Team erhält eine geteiltes Postfach Ansicht, Agenten können E-Mails abrufen und zuweisen, und es gibt eine einfache Aufzeichnung darüber, wer jede Anfrage bearbeitet hat.
Die Funktionen von Keeping wurden analysiert
Zu den Funktionen von Keeping gehören:
- Gemeinsamer Posteingang: Durch Beibehalten können Sie eine oder mehrere Support-E-Mail-Adressen (wie support@, info@) als eine einheitliche Adresse behandeln geteilter Posteingang sichtbar für dein gesamtes Team. Alle Teammitglieder sehen in Gmail dieselben Nachrichten und den Ticketstatus, ohne sie weiterzuleiten oder hin- und herzufahren.
- Kollisionserkennung: Um Doppelarbeit zu vermeiden, werden Sie von Keeping benachrichtigt, wenn ein anderer Agent bereits auf eine E-Mail antwortet. Die Benutzeroberfläche kennzeichnet oder sperrt ein Ticket, das eine andere Person geöffnet hat.
- E-Mail-Analytik: Keeping ist zwar keine Analyseplattform, beinhaltet aber grundlegende Berichte. Der Essentials-Plan bietet Standardberichte zu den Antwortzeiten nach Postfach und Agenten. Der Advanced-Plan bietet erweiterte Berichte: Agenten können die geschäftigsten Zeiten, die Verwendung von Tags und die Einhaltung der SLAs einsehen.
- Gruppenzuweisung: Wenn neue E-Mails eintreffen, kann Keeping sie automatisch in einer Round-Robin-Reihenfolge den Agenten zuweisen. Im Advanced-Plan aktivieren Sie einfach Rundenturnier, und das System verteilt Tickets automatisch gleichmäßig.
- Tagging und Labels: Keeping unterstützt Tags und E-Mail-Etiketten damit du Tickets kategorisieren kannst (zum Beispiel „Abrechnung“, „Bug Report“ usw.). Sie können Tags manuell oder über Regeln zuweisen. Diese Stichwörter fließen dann in die Berichterstattung ein (Sie können das Ticketvolumen nach Stichwörtern aufschlüsseln).
- Automatische Zuweisung: Keeping unterstützt einfache Workflow-Regeln. Sogar der Essentials-Plan beinhaltet 2 Workflows — also Wenn/Dann-Regeln, um eingehende E-Mails automatisch weiterzuleiten oder zu kennzeichnen. Du könntest zum Beispiel sagen: „Wenn der Betreff der E-Mail X enthält, weise sie automatisch Person A zu und füge Tag Y hinzu.“ Mit dem Advanced-Tarif wird dieses Limit aufgehoben, sodass die Arbeitsabläufe unbegrenzt sind.
Vor- und Nachteile beibehalten
Berücksichtigen Sie bei der Bewertung von Keeping-Alternativen sowohl deren Vor- als auch Nachteile.
Profis behalten
- Einfach einzurichten: Da es direkt auf Gmail aufbaut, können die meisten Teams innerhalb von Minuten loslegen. Es gibt kein separates Helpdesk-System, das Sie erlernen müssen. Wenn Sie Gmail kennen, kennen Sie Keeping bereits.
- Erschwinglicher Essentials-Plan: Die Einstiegsklasse von Keeping ist preislich wettbewerbsfähig. Der Essentials-Plan beginnt bei 14$ pro Benutzer/Monat bei monatlicher Abrechnung (oder 12 $/Monat bei jährlicher Abrechnung). Das ist im Vergleich zu vielen Helpdesk-Tools ziemlich niedrig.
- Einfache Funktionen, keine Lernkurve: Keeping konzentriert sich auf die wichtigsten Grundlagen des Ticketings in Gmail. Es gibt keine komplizierten Module oder komplexen Einrichtungsschritte. Diese Einfachheit bedeutet, dass Agenten Zeit damit verbringen, Probleme zu lösen, anstatt Software zu lernen.
- Prompter Support: Bei den Advanced-Tarifen ist Chat-Support enthalten, aber auch die Essentials-Stufe beinhaltet E-Mail-Support, sodass Sie sich bei Problemen jederzeit an uns wenden können. Viele Rezensenten stellen fest, dass das Team von Keeping schnell bei der Einrichtung und Fehlerbehebung hilft.
Nachteile beibehalten
- Eingeschränkte Automatisierungen im Eintrittsplan: Der Essentials-Plan ermöglicht nur 2 Automatisierungsworkflows. In einem gemeinsam genutzten Posteingang ist das ziemlich restriktiv. Wenn Ihr Team mehr als zwei regelbasierte Aktionen wünscht (z. B. automatische Zuweisung verschiedener Absender, Filtern von Newslettern usw.), müssen Sie ein Upgrade durchführen. Im Gegensatz dazu bieten viele Wettbewerber großzügigere oder sogar unbegrenzte Angebote E-Mail-Automatisierungen aus der Basisklasse, wie Gmelius.
- Eingeschränkte Supportkanäle: Keeping der Einstiegsklasse bietet nur E-Mail-Support. Auf der Essentials-Stufe gibt es weder Live-Chat noch telefonische Hilfe. Wenn Ihr Team Unterstützung in Echtzeit benötigt, müssten Sie auf Advanced aufsteigen.
- Keine fortgeschrittene KI: Im Gegensatz zu einigen neueren Wettbewerbern bietet Keeping praktisch keine KI-gestützte Unterstützung. Es verfügt lediglich über eine einfache „Dankeschön-Erkennung“, mit der offensichtliche Bestätigungen automatisch geschlossen oder markiert werden können. Es gibt keine KI-gestützten Antwortentwürfe oder Funktionen zur intelligenten Priorisierung. In einem Markt, in dem sich sogar die kostenlosen KI-Tools von Gmail verbessern, fehlt es Keeping an KI zum Schreiben von E-Mails ist ein Nachteil.
- Eingeschränkte native Integrationen: Keeping hat nur sehr wenige direkte App-Integrationen. Standardmäßig stellt es nur eine native Verbindung zu einigen CRMs her (HubSpot, Shopify usw. — wie auf ihrer Website angegeben) und verlässt sich darauf, dass Zapier Links zu „Hunderten“ anderer erstellt.
- Mindestens 2 Benutzer: Sogar die Essentials-Stufe hat eine Mindestens 2 Benutzer. Wenn Sie ein Einzelunternehmer sind oder gerade ein Support-Team gründen, können Sie Keeping nicht für einen Benutzer verwenden — Sie zahlen trotzdem für zwei. Dieses starre Minimum kann für sehr kleine Teams verschwenderisch sein.
- Fehlende Funktionen: Das tut es nicht hat Projekt-/Aufgabenansichten wie Kanban-Boards zur visuellen Verwaltung von Tickets und bietet auch keine gemeinsame E-Mail-Vorlagenbibliothek oder Wissensdatenbank (was einige Teams vielleicht wünschen).
Wie viel kostet die Aufbewahrung?
Keeping bietet drei Preisstufen. Die Preise verstehen sich pro Benutzer und erfordern mindestens 2 Benutzer (10 für Enterprise).
- Grundlegendes: 14$ pro Benutzer/Monat (monatliche Abrechnung) oder 12 $/Benutzer/Monat bei jährlicher Abrechnung. Essentials umfasst 2 gemeinsam genutzte Postfächer, gemeinsame Notizen, Kollisionserkennung, grundlegende Berichterstattung (SLA, Zeit der ersten Antwort usw.) und 2 Arbeitsabläufe.
- Fortgeschritten: 24 $/Benutzer/Monat (monatlich) oder 20 USD/Benutzer/Monat jährlich. Advanced bringt dich auf illimitiert gemeinsame Posteingänge und Workflows, zusätzliche Round-Robin-Aufgaben, Service Level Agreements (SLAs), erweiterte Berichterstattung (einschließlich Exporte und benutzerdefinierter Kennzahlen), gemeinsame E-Mail-Entwürfe, Chat-Support und alle systemeigenen Integrationen.
- Unternehmen: 49 USD/Benutzer/Monat (jährliche Abrechnung, mindestens 10 Benutzer). Diese Stufe umfasst Single Sign-On (SSO), HIPAA-Konformität, einen eigenen Customer Success Manager, benutzerdefinierte Onboarding- und Integrationen sowie Premium-Support.
Wenn Sie den Wert pro Dollar analysieren, fallen einige Punkte auf. Der Essentials-Plan ist günstig, aber sehr begrenzt (2 Workflows, 2 Postfächer). Wenn Ihr Team innerhalb dieser Grenzen leben kann, ist dies eine kostengünstige Lösung 12—14 $ pro Benutzer. Aber in dem Moment, in dem Sie mehr Automatisierung oder Sitze benötigen, steigt der Preis.
Der Advanced-Plan für 20—24 $/Benutzer bietet den vollen Funktionsumfang. Im Vergleich zu Alternativen erhalten Sie für diesen Preis oft einen größeren Funktionsumfang. Zum Beispiel beinhaltet der Wachstumsplan von Gmelius (für 20—24 $) alle oben genannten zzgl. KI-Assistenten, Kanban-Boards und mehr (siehe unten).
Kurz gesagt, für einfache Bedürfnisse ist die Preisgestaltung von Keeping attraktiv; für anspruchsvollere Anforderungen steigen die Kosten schnell — und andere Tools sehen zu ähnlichen Preisen nach einem besseren Preis-Leistungs-Verhältnis aus.
Was sind die besten Aufbewahrungsalternativen?
Verschiedene Tools bieten Funktionen, die sich mit Keeping (geteilte Posteingänge in Gmail) überschneiden, jedoch mit unterschiedlichen Stärken. Zu den wichtigsten Wettbewerbern gehören:
1. Gmelius
Gmelius ist vielleicht die direkteste Alternative für Gmail-basierte Teams. Wie Keeping funktioniert es in Gmail (und Google Workspace), bietet jedoch viele moderne Funktionen für die Zusammenarbeit.
Es bietet KI-gestützte Assistenten (zum automatischen Verfassen von Antworten, zum Sortieren und Sortieren von E-Mails usw.), Kanban-Tafeln (verwandle E-Mails in Karten, die du zwischen den Spalten ziehen kannst), ein robustes E-Mail-Vorlagensystem und ein echter Marktplatz für Integrationen (Slack, Trello, Salesforce, Zapier, Make/Integromat und mehr).
Die Preise für den Growth-Plan beginnen bei 24 USD/Benutzer/Monat (jährlich), der gemeinsame Posteingänge, Automatisierungsregeln, KI-Antwort/-Sortierung, Vorlagen und Analysen umfasst. Ein Pro-Tarif für 36 US-Dollar bietet erweiterte Funktionen wie KI-Dispatching, CRM-Integrationen, Webhooks und benutzerdefinierte Analysen.
Gmelius wird weithin für seine aktive Entwicklung und Unterstützung gelobt und ist ideal für Teams, die nach einer Gmail-orientierten Lösung mit allem Schnickschnack (insbesondere generativer KI) suchen.
2. Fyxer
Fyxer ist ein KI-gesteuerter E-Mail-Assistent, der sich eher an Einzelpersonen oder kleine Teams richtet. Im Gegensatz zu Keeping handelt es sich nicht per se um ein System mit gemeinsam genutztem Posteingang. Stattdessen verwendet Fyxer KI, um den Posteingang einer Person zu verwalten: Es sortiert E-Mails nach Prioritätskennzeichnungen, verfasst Antworten in Ihrem persönlichen Ton, plant Folgemaßnahmen und fungiert sogar als Notizbuchhalter für Besprechungen.
Im Grunde ist es so, als hätte man einen Gmail-Vorstandsassistenten. Bei Fyxer müssen Sie Ihr Gmail- oder Outlook-Konto verbinden. Anschließend lernt es kontinuierlich Ihren Schreibstil.
Es bietet eine Standardplan (30 USD/Benutzer/Monat oder 270 USD/Jahr), das umfasst ein Postfach und ein Kalender pro Benutzer, mit KI-Sortierung, Antwortverfassen und Besprechungsnotizen. EIN Pro-Tarif (50 USD/Monat oder 450 USD/Jahr) bietet eine unbegrenzte Anzahl verbundener Posteingänge/Kalender, eine HubSpot-CRM-Integration und einen Notizschreiber mit benutzerdefinierter Marke.
3. Hiver
Hiver ist ein weiteres Shared-Inbox-Tool, das auf Gmail basiert. Es bietet viele ähnliche Funktionen: gemeinsame Posteingänge, Kollisionserkennung, interne Notizen, Vorlagen und automatische Zuweisung nach Round-Robin-Verfahren.
Hiver fügt einige Extras hinzu, die Keeping auf jeder Stufe fehlt — zum Beispiel beinhaltet sein Lite-Plan (19 $/Benutzer/Monat) bereits ein Wissensdatenbankportal, die Slack-Integration (Benachrichtigungen) und grundlegende Automatisierungsregeln. Es bietet auch Live-Chat-Widgets (verwandle deine Support-E-Mail in eine Chat-Oberfläche), was Keeping nicht bietet.
Der Pro-Tarif von Hiver (49 USD/Benutzer/Monat) bietet erweiterte Analysen und einen KI-Assistenten namens „Harvey“, der E-Mail-Antworten vorschlagen, Tickets in Dankes-E-Mails schließen und lange Nachrichten zusammenfassen kann.
4. Superhuman
Superhuman ist im Grunde eine KI-native E-Mail Auftraggeber, kein System für den gemeinsamen Posteingang, wird aber oft als „Alternative“ erwähnt, da es das persönliche E-Mail-Erlebnis erheblich verbessert. Superhuman bietet eine extrem schnelle, tastaturgesteuerte Oberfläche mit modernsten KI-Funktionen.
Zum Beispiel hat es KI-Suche (Sie können Ihrem Posteingang Fragen in natürlicher Sprache stellen) und KI-Arbeitsabläufe (bestimmte E-Mails automatisch beantworten, automatisch archivieren oder weiterleiten, basierend auf benutzerdefinierten Regeln).
Superhuman konzentriert sich auf Geschwindigkeit (umfangreiche Tastenkombinationen) und Produktivität. Es ist ziemlich teuer — ungefähr 30 USD/Benutzer/Monat (kein Jahresrabatt) — und es ist eher für einzelne Poweruser oder Vertriebsteams gedacht als für offene gemeinsame Posteingänge. Dennoch ziehen einige Teams dies in Betracht, wenn es darum geht, E-Mail-Workflows zu optimieren.
5. Front
Front ist eine E-Mail- und Kommunikationsplattform für Unternehmen mit vollem Funktionsumfang. Sie unterstützt gemeinsame Posteingänge (E-Mail, SMS, WhatsApp, Chat, Twitter usw.) in einer Oberfläche. Das Starter-Abo von Front kostet 19 USD/Sitzplatz/Monat (jährlich, bis zu 10 Plätze) und beinhaltet E-Mail, Chat und Analysen.
Der Wachstumsplan (59$) bietet Workflow-Automatisierung und erweiterte Berichterstattung, und der Scale-Plan (99$) beinhaltet Premium-Funktionen wie benutzerdefinierte Rollen, SSO und Routing-Regeln. Im Gegensatz zu Keeping (das in Gmail enthalten ist) ist Front eine eigenständige Web-App mit eigener Oberfläche und mobilen Apps.
Im Wesentlichen richtet sich Front an Unternehmen, die eine komplette Kundenkommunikationssuite benötigen (E-Mail plus Messaging-Kanäle).
Warum ist Gmelius eine leistungsstarke Alternative zur Aufbewahrung?
Gmelius zeichnet sich als Top-Alternative aus, indem es das Angebot von Keeping stark erweitert, oft zu ähnlichen Preisen. Hier sind die Hauptgründe, warum sich viele Teams für Gmelius statt Keeping entscheiden:
1. Größere Integrationsbibliothek
Gmelius lässt sich umfassend in die Tools integrieren, die Teams täglich verwenden. Es bietet unter anderem native Verbindungen zu Google Calendar/Meet, Google Groups, Slack, Trello, Salesforce, HubSpot, Nicereply (CSAT), Zapier und Make (Integromat).
Sie können die Frontend-Arbeit in Gmail mit Vertriebs-, Projektmanagement- oder Chat-Tools synchronisieren. Die direkten Integrationen von Keeping sind viel enger gefasst: Auf der Website werden nur direkte HubSpot- und Shopify-Apps erwähnt (alles andere muss über Zapier oder E-Mail abgewickelt werden).
2. Besserer Wert für Ihre Investition
Da die Einstiegs- und Mid-Tier-Tarife von Gmelius preislich wettbewerbsfähig sind, erhalten Sie oft mehr Funktionen pro Dollar. Der Einstiegstarif von Gmelius beinhaltet eine unbegrenzte Anzahl gemeinsam genutzter Posteingänge, wohingegen Keeping Essentials nur 2 Postfächer und 2 Workflows unterstützt.
Selbst auf höheren Ebenen bietet Gmelius mehr zum gleichen Preis: So beinhaltet es beispielsweise leistungsstarke KI-Funktionen und keine Workflow-Einschränkungen. Wenn wir die pro Dollar freigeschalteten Funktionen vergleichen, hat Gmelius im Allgemeinen die Nase vorn.
3. Intuitive KI der Generation
Gmelius bettet die Gemini-KI von Google ein, um Sie bei E-Mail-Aufgaben zu unterstützen. Es bietet KI-Assistenten, die Antworten verfassen, neue E-Mails sortieren und sortieren und sogar Nachrichten automatisch an den richtigen Agenten oder Ordner versenden können. Sie müssen keine Aufforderungen schreiben — es kann höfliche Antwortentwürfe in Ihrem eigenen Stil erstellen und diese automatisch vorschlagen.
Zum Beispiel können die KI-gestützten „Reply Assistant“ und „Sorting Assistant“ die routinemäßige Erstellung und Priorisierung von E-Mails übernehmen. Gmelius aktualisiert seine Modelle wöchentlich, um immer auf dem neuesten Stand zu sein. Keeping hat im Gegensatz dazu praktisch keine KI.
4. Stärkere Produktivitätsfunktionen
Gmelius erweitert Gmail um Funktionen für die Zusammenarbeit, die Keeping fehlt. Vor allem bietet Gmelius Kanban-Boards für E-Mails an: Sie können E-Mails in Karten umwandeln und sie durch anpassbare Boards verschieben (z. B. „Neu ➔ In Bearbeitung ➔ Fertig“).
Es bietet auch gemeinsame Vorlagenbibliotheken und eine Snippetverwaltung (Teams können vorgefertigte Antworten zentral kuratieren), wohingegen Keeping nur grundlegende Vorlagen enthält. Zu den weiteren Verbesserungen gehören „Notizen“ per E-Mail und @mentions in Entwürfen. Dadurch bleibt Gmail einfach, aber Ihr Team kann wie auf einer Helpdesk-Plattform zusammenarbeiten.
5. Fortgeschrittenere Automatisierung
Gmelius beinhaltet robuste Workflow- und Outreach-Automatisierungen. Neben der einfachen Sortierung bietet es Automation Architects, mit denen du Auslöser und Aktionen per Drag-and-Drop (z. B. einem Slack-Channel zuweisen, Tags hinzufügen, zu einem Label wechseln usw.) kannst — und das alles ohne Programmieren. Du kannst die KI sogar bitten, die Automatisierung für dich einzurichten.
Wichtig ist, dass Gmelius auch beinhaltet Automatisierung der Öffentlichkeitsarbeit: Sie können E-Mail-Sequenzen und Drip-Kampagnen direkt von Ihrem Posteingang aus einrichten. Beispielsweise verwenden Vertriebsteams häufig Gmelius, um automatische Folgesequenzen an Leads zu senden. Keeping hat überhaupt keine Outreach-Marketing-Funktionen.
6. Live-Kundensupport in allen Plänen
Ein weiterer praktischer Vorteil ist die Unterstützung von Gmelius. Jeder Plan beinhaltet rund um die Uhr verfügbaren Chat-Support (KI-unterstützt) und Onboarding-Ressourcen. Sogar ein Konto mit nur einem Arbeitsplatz erhält bei Bedarf Live-Chat-Zugriff. Im Gegensatz dazu bietet der Essentials-Plan von Keeping nur E-Mail-Support.
Keeping gegen Gmelius im Vergleich
Die folgende Tabelle zeigt die wichtigsten Unterschiede zwischen Keeping und Gmelius in den verschiedenen Kategorien:
Umstellung auf eine Haltungsalternative
Wenn Sie Keeping entwachsen sind oder mehr Feuerkraft benötigen — denken Sie an KI, bessere Automatisierungen oder Support, der über Gmail hinausgeht —, ist ein Wechsel sinnvoll. Tools wie Gmelius bieten tiefere Integrationen, intelligentere Workflows und ein besseres Preis-Leistungs-Verhältnis, insbesondere wenn Ihr Team skaliert.
Der Umzug ist einfach. Die meisten Keeping Alternativen bieten ein geführtes Onboarding, CSV-Importe und Synchronisationen in Echtzeit mit Ihrem bestehenden Gmail-Setup. So verlieren Sie beim Umstieg weder Ihre Daten noch Ihren Verstand.
👉 Fazit: Wählen Sie ein Tool, das mit Ihnen wächst, und nicht eines, das Sie einschließt. Testen Sie Gmelius kostenlos.
