Unternehmen aller Größen haben bewiesen, dass Telearbeit ein Erfolg sein kann, sodass es definitiv nicht an Informationen zu diesem Thema mangelt.
Dieser Leitfaden richtet sich jedoch an diejenigen, die die Änderung schnell vornehmen mussten. Eine Veränderung, die außerhalb unserer Kontrolle lag und uns zwang, zu überdenken, wie wir arbeiten und leben.
Es kann schwierig sein, sich mit Unternehmen zu identifizieren, deren Richtlinien für die Telearbeit alle im Voraus geplant waren. Viele von uns hatten diesen Luxus nicht. Unsere Mitarbeiter sind jetzt gezwungen, sich an die Arbeit von zu Hause aus anzupassen. Und Manager sind gezwungen, einen Plan zu entwickeln, um ihre Teams und ihr Geschäft am Laufen zu halten.
Ohne einen Plan musste sich Ihr Team so schnell wie möglich anpassen. Und es steht viel auf dem Spiel. Die falsche Verwaltung Ihrer Strategie für die Telearbeit ist mit hohen Kosten verbunden. Das Wohlbefinden Ihrer Mitarbeiter, die Zufriedenheit Ihrer Kunden und Ihres gesamten Unternehmens stehen auf dem Spiel.
Bei Gmelius konnten wir diesen Übergang erfolgreich vollziehen. Wenn Sie also nach einem umsetzbaren Leitfaden zum Thema Telearbeit suchen, dann ist dies der richtige.
Gmelius vor und nach der Telearbeit
Gmelius war schon immer ein Tool, das von Remote-Teams aller Größen verwendet wurde, aber ironischerweise hatten wir als Team keine Mitarbeiter im Homeoffice.
Wir zogen es vor, unsere Abläufe im Büro zu leiten, und waren stolz darauf, ein Team von Einzelpersonen zu haben, die sich gemeinsam unserer Mission verschrieben haben. Sie können nicht unterschätzen, wie wichtig es ist, Ihr gesamtes Team in einem Raum mit einem gemeinsamen Ziel zu haben, und seit unserer Gründung ist dies unser Modell.
Die Gespräche am Schreibtisch, spontane Besprechungen und die Zusammenarbeit der Teammitglieder vor demselben Bildschirm führen zu einer Produktivität, die nicht quantifiziert werden kann. Ganz zu schweigen von den Bindungen, die in den täglichen Interaktionen beim Wachstum eines Unternehmens entstehen.
Warum also ändern, was so gut funktioniert? Zumindest war das unser Gedanke.
Ohne diese erzwungene Veränderung, die durch das Coronavirus verursacht wurde, sind wir uns nicht sicher, ob wir das jemals getan hätten.
Aber es ist jetzt einen Monat her, seit unser Team von Null auf 100% Remote-Mitarbeiter umgestellt wurde, und wir haben dabei einige wertvolle Lektionen gelernt.
Hier sind einige wichtige Erkenntnisse, die als Leitfaden für eine erfolgreiche Umstellung Ihres Teams dienen können.
In einigen Fällen stellen Sie möglicherweise sogar fest, dass Ihr Team glücklicher und produktiver ist als im Büro.
Telearbeit auf der Grundlage von Unternehmenswerten
Die Werte Ihres Unternehmens sind der Anker, der dafür sorgt, dass Ihr Team in Verbindung bleibt.
Die erfolgreichsten Teams verbindet mehr als nur Arbeit. Ihre Unternehmenskultur und Ihre Teamwerte werden heute mehr denn je benötigt. In diesen Zeiten, in denen wir durch Entfernung voneinander getrennt sind und einem gemeinsamen Stress ausgesetzt sind, wird sich Kultur durchsetzen.
Wenn Sie gezwungen sind, vollständig remote zu arbeiten, bieten sich möglicherweise einige Möglichkeiten, die Richtlinien zu verbessern, die Ihr Team zusammenhalten. Dies erfordert möglicherweise, dass Sie die Werte, die Ihre Mission definieren, neu formulieren oder ergänzen.
Es ist verständlich, wenn Gründer und Manager das Gefühl haben, gerade jetzt nicht die Zeit zu haben, ein Manifest über Werte zusammenzustellen. Aber auch hier sollte Einfachheit Ihr Leitfaden sein. Ihr überarbeiteter Wertesatz kann auf einer übersichtlichen Einseite definiert werden.
Die Hauptpunkte sind Ausdruck und Inklusion. Eine aufrichtig geschriebene E-Mail kann wertvoller sein als ein mehrseitiges Dokument, das ungenutzt auf jedem Computer liegt. Schreiben Sie die Gedanken auf und verteilen Sie sie an Ihre Teams.
Im Wesentlichen müssen sie hören, dass das Führungsteam einen Plan hat, dass es dem Unternehmen gut gehen wird und dass es ihnen gut gehen wird...
Mit Ihren Unternehmenswerten verfügt Ihr Team über eine solide Grundlage, um im Home-Office erfolgreich zu arbeiten.
Technologie ist der Schlüssel
Gehen Sie vorsichtig vor, wenn Sie die Tools für die Ausrüstung Ihres Remote-Teams auswählen.
Effektives Arbeiten aus der Ferne basiert auf der Auswahl des richtigen Stacks an technischen Tools.
Eine Google-Suche führt Sie zu einer unzähligen Liste von Tools, was Ihre Verwirrung nicht minimiert.
Wie sollen Sie sich für das beste Tool entscheiden, wobei Ihr Team in jedem Fall mehr als eines benötigt. Es ist eine schwierige Aufgabe, sie auszuwählen, zu lernen, wie man sie benutzt, und Ihr Team so weit einzubinden, dass es sich wohl genug fühlt, sie zu verwenden.
Ihre Unternehmensziele und die Zusammensetzung der tatsächlichen Arbeitsweise Ihres Teams sollten Ihr Leitfaden sein. Einfachheit ist hier der Schlüssel.
Wenn möglich, sollten Manager und Teamleiter auf ihrem aktuellen Stack aufbauen und nur bei Bedarf etwas hinzufügen. Es ist leicht, sich mit den neuesten und glänzendsten Tools vertraut zu machen, daher ist Vorsicht geboten.
Effektive Kommunikation ist die Grundlage der Teamzusammenarbeit — umso mehr, wenn es um Telearbeit geht.
Wie erhält Ihr Team externe Kommunikation? Und wie kommuniziert Ihr Team intern? Wie werden diese Kommunikationsströme in Workflows übersetzt?
Bei Gmelius stellten wir fest, dass dies eine Lücke war, die wir schließen mussten. In Bezug auf die aufgabenbezogene Kommunikation hatte Gmelius uns im Griff. E-Mail-Notizen kombiniert mit unseren Slack-Integration leisten hervorragende Arbeit, um uns zu konzentrieren und mit der anstehenden Arbeit in Verbindung zu bleiben.
Aber um unsere kollaborative Arbeitsumgebung im Büro zu replizieren, mussten wir einige Tools hinzufügen.
Videokonferenzen
Wählen Sie ein Videokonferenz-Tool, das zuverlässig, benutzerfreundlich und preisgünstig ist.
Da Gmelius auf der Google Suite von Produkten basiert, haben wir uns natürlich für Google Hangouts und Meet entschieden. Zoom ist ein weiteres bekanntes Videokonferenz-Tool, das wir verwenden.
Auch hier werden Sie keinen Mangel an Optionen finden.
Bietet eines Ihrer aktuellen Tools Video- oder Sprachfunktionen an? Slack hat die Möglichkeit, bis zu 15 Personen per Sprache und Video miteinander zu verbinden, obwohl es teuer werden kann. Und wenn dein Team Gmail oder G Suite verwendet, ist Hangouts eine großartige Option, aber selbst bei Google sorgen alle Optionen für Verwirrung: Google Chat, Google Hangouts, Google Meet und oh ja, Google Duo...?
Wir können Ihnen hier etwas Zeit und Frust ersparen. Nachdem wir uns die verschiedenen Optionen angesehen haben - Zoomen geht als Gewinner hervor. Benutzerfreundlich, zuverlässig und kostenlos für bis zu 100 Personen — das macht es zum bevorzugten Videokonferenz-Tool für die meisten Remote-Teams.
Videokonferenzen sind das Nächstbeste, wenn Sie persönlich anwesend sind. Unsere wöchentlichen Treffen mit allen Mitarbeitern und die 1:1 -Besprechungen mit Managern wurden wie gewohnt ohne Probleme fortgesetzt.
Video ermöglicht es Ihrem Team, effektiv zu kommunizieren, und wenn Sie die Möglichkeit hinzufügen, schnelle Sprachchats zu führen, schließen Sie die Lücken, die durch Telearbeit entstehen, weiter.
Sprach-Chat
Manchmal möchte man einfach nur ein kurzes Gespräch führen.
Eines der Dinge, die Ihr Team bei der Arbeit aus der Ferne vermissen wird, sind diese kurzen Nebengespräche. Die spontanen Chats, die Ihr Team in Verbindung halten und Ihre Projekte vorantreiben.
Wie machst du das, wenn dein Team durch die Entfernung getrennt ist? Du kannst keine Person im Pausenraum erwischen oder auf dem Weg zu deinem Schreibtisch mit ihr chatten.
Wenn Sie aus der Ferne arbeiten, möchten Sie möglicherweise keinen Videoanruf planen, und Instant Messaging bringt Ihren Standpunkt nicht ganz klar — und Sie möchten definitiv keine weitere E-Mail darüber senden.
Für diese Fälle verwendet unser Team Zwietracht. Stellen Sie sich das wie einen Slack vor, aber für Sprachgespräche. Anstelle von Kanälen hast du Räume. Treffen Sie Ihre Kollegen in einem der Räume, schalten Sie Ihr Mikrofon ein und fangen Sie an zu reden.
Das 'Meine Tür ist immer offen, Politik'funktioniert mit Discord. Wenn du jemanden im Raum aktiv siehst, kannst du dich wortwörtlich hineinreden.
Discord wurde ursprünglich für Gamer entwickelt, gewinnt aber zunehmend an Bedeutung bei professionellen Teams, die ein Erlebnis im Büro suchen.
Apropos Spiele, denken Sie daran, dass diese Kommunikationstools nicht nur für die Arbeit verwendet werden sollten. Sprache und Video sind großartige Möglichkeiten, um die Bindungen zwischen Ihren Kollegen aufrechtzuerhalten.
Bei Gmelius haben wir unsere Spieleabende virtuell ersetzt und wir haben eine tolle Zeit dabei.
Telearbeit erfordert, selbst mit den besten virtuellen Tools, eine bewusste Anstrengung, um sinnvolle Interaktionen zu schaffen.
Eines der Dinge, die ich persönlich getan habe, ist, es mir zur Aufgabe zu machen, meine Teammitglieder einzeln und abteilungsübergreifend per Sprach- oder Videoanruf zu erreichen, um eine Verbindung herzustellen, die nichts mit der Arbeit zu tun hat. Aufrichtig aufeinander einzugehen, trägt wesentlich zur Aufrechterhaltung der psychischen Gesundheit Ihres Teams bei, insbesondere in Zeiten, in denen wir uns alle isoliert fühlen können.
Neudefinition der Richtlinien für Telearbeit
Die Arbeit aus der Ferne erfordert ein Umdenken.
Unternehmenswerte, effektive Kommunikation und Vertrauen sind die Säulen der Produktivität bei der Telearbeit. Für diese Säulen sind alle verantwortlich, und es bedarf einer klar definierten Politik, um sie zu verwirklichen.
Einfach ausgedrückt, Telearbeit ist eine andere Arbeit.
Die Führung muss sich dieser Herausforderung stellen und ein unterstützendes Umfeld schaffen. Und die Teammitglieder müssen ihre Arbeitsethik und die Rolle, die sie bei den allgemeinen Unternehmenszielen spielen, überdenken.
Einzelpersonen müssen zu „Managern einer Person“ werden, was bedeutet, dass sie über ihre direkten Verantwortlichkeiten hinaus ihre eigenen Ziele selbst in die Hand nehmen müssen. Es ist fast unmöglich, ein Team aus der Ferne bis ins kleinste Detail zu managen, und es sind die neu definierten Richtlinien für Telearbeit, die diesen Wandel im Denken und Arbeiten strukturieren. Davon abgesehen gibt es bestimmte Leitplanken, die Sie einrichten können, um diesen Wandel zu unterstützen.
Wir haben Gmelius-Boards verwendet, um Umgebungen einzurichten, die das Engagement fördern. Manager aller Abteilungen erstellten „Tagebuchboards“, auf denen Aufgaben und Ziele auf flexible und agile Weise definiert wurden. Die Synchronisierung von Boards mit gemeinsamen Postfächern und gemeinsamen Labels ermöglicht es uns, E-Mails in Aufgabenkarten umzuwandeln und sie in unsere täglichen Aktionen zu integrieren.
Gmelius-Platten geben Ihnen eine visuelle Darstellung interner und externer Konversationen und deren Verbindung zu den erforderlichen Aufgaben. Manager profitieren von einer klaren internen Transparenz, und die Teammitglieder profitieren von einer klaren Verantwortlichkeit.
Darüber hinaus haben wir eine Richtlinie für Telearbeit skizziert, die flexibel ist. Die Produktivitätskennzahlen wurden neu definiert, um den verschiedenen Herausforderungen Rechnung zu tragen, mit denen unsere Teammitglieder bei der Vereinbarkeit von Berufs- und Privatleben konfrontiert sind.
Wenn Sie die Herausforderungen verstehen, die mit der Arbeit von zu Hause aus verbunden sind, wenn auch Familien unter Quarantäne stehen, ist bei der Strukturierung Ihrer Richtlinien eine umfassendere Sichtweise erforderlich.
In der Fernpolitik sollte diese neue Arbeitsweise klar umrissen werden. Zu den Punkten können gehören:
- Zeit, die online verbracht wird, um eine unternehmensweite Abdeckung sicherzustellen
- Erwartete interne und externe Reaktionszeiten
- Bewährte Verfahren für den Einsatz von Technologie
- Überarbeitete Methoden zur Berichterstattung über umsetzbare Maßnahmen
- Einhaltung von Sicherheitsbestimmungen und Vertraulichkeit
Eine klarere Remote-Richtlinie macht Rätselraten überflüssig und gibt Ihrem Team die Gewissheit, dass es die Unternehmensziele erreicht.
Ist Telearbeit die Zukunft?
Es besteht kein Zweifel, dass dieses aktuelle Experiment der Telearbeit die meisten Unternehmen dazu veranlassen wird, ihre Geschäftsmodelle zu überdenken.
Gründer und Manager werden sich fragen, ob die Produktivität Schritt halten und gleichzeitig von den geringeren Kosten profitieren kann, die mit der Umstellung auf Telearbeit verbunden sind. Büroräume und deren Verwaltung sind nach den Gehältern nach den Gehältern nach wie vor die zweitgrößte Kostenquelle. Die Minimierung dieser Kosten wird also natürlich zu einem besseren Geschäftsergebnis führen.
Die bisherigen Statistiken scheinen vielversprechend zu sein. Mitarbeiter aus der Ferne erweisen sich in mancher Hinsicht als produktiver als zu der Zeit, als sie im Büro waren:
- Im Durchschnitt arbeiten Telearbeiter 1,4 Tage mehr pro Monat.
- Und reduzieren Sie die Ablenkungszeiten während ihres Arbeitstages.
- Und das bei 8,5 Stunden mehr Freizeit pro Woche.
- Und spart mehr als 4.500$ pro Jahr.
* Quelle: Airtasker-Umfrage
Die Dinge werden sich wieder normalisieren, und wenn alles entsprechend läuft, müssen Unternehmen beurteilen, wie sie verbessern Sie die Telearbeit im Gegensatz zur Rückkehr zum Status Quo.
Zusammenfassend und eines ist sicher: Wir alle werden diese Erfahrung mit den gewonnenen Erkenntnissen hinter uns lassen.
