En un mundo perfecto, todas las pymes podrían permitirse un gerente de proyectos con experiencia o una formación en gestión de proyectos para todos los miembros del equipo. Sin embargo, en la mayoría de los casos, todos los empleados de las pymes realizan su trabajo diario mientras gestionan diferentes proyectos a tiempo parcial.
Luego les toca encontrar consejos y trucos por sí mismos para gestionar su carga de trabajo y sus proyectos, pero la literatura especializada puede resultar compleja e inaccesible. El concepto de gestión de proyectos en sí mismo tiende a ser sofisticado y abrumador entre las diferentes metodologías y procesos. La mayoría de los equipos de las pymes tienen que «arreglárselas» con lo que tienen, sin mucho sistema o tácticas y prácticamente sin herramientas.
El Project Management Institute, al describir estas cuestiones, afirmó que:
«Para que la gestión de proyectos sea más fácil de usar y aplicable a las pymes, necesitamos encontrar soluciones que tengan el tamaño adecuado para el proyecto correcto, es decir, que sean simples, rápidas, relevantes y prácticas».
Por eso hemos creado esta guía para ofrecer consejos sencillos sobre cómo gestionar tu flujo de trabajo y el de tu equipo. Creemos que no todas las pymes pueden beneficiarse o permitirse soluciones y software complejos de gestión de proyectos y que la mayoría necesita una forma accesible y práctica de equilibrar la gestión de tareas y la de equipos.
Por lo tanto, si ha superado los sistemas que solo incluyen notas y reenvíos de correo electrónico precarios, y necesita una forma sencilla e intuitiva de facilitar su trabajo y la gestión de proyectos y el de sus equipos, siga leyendo.
¿Qué es Kanban?
Tendemos a pensar en Kanban como un concepto nuevo debido a su reciente popularidad, pero la metodología de trabajo kanban y sus orígenes industriales se remontan a más de 50 años.
Una breve historia de Kanban
Fue a finales de la década de 1940 cuando el ingeniero de Toyota, Taiichi Ohno, inspirado en una fuente inesperada, la tienda de abarrotes, comenzó a optimizar los procesos de ingeniería de Toyota. ¿Qué tiene de especial la tienda de abarrotes? Es la forma en que gestionan la gestión de su inventario.
Las tiendas de abarrotes almacenan siempre la mercancía suficiente para adaptarse a la demanda y los patrones de consumo de los consumidores, lo que aumenta la eficiencia en la gestión del inventario al disminuir la cantidad de exceso de existencias que deben tener en un momento dado.
Cuando Toyota aplicó este sistema a sus fábricas, el objetivo era hacer coincidir sus niveles de inventario con el consumo real de materiales en cualquier etapa de la línea de producción. Para comunicar en tiempo real los niveles de capacidad de la fábrica (y, posteriormente, con el almacén y los proveedores), los trabajadores utilizaban un «kanban», una tarjeta para indicar los niveles de inventario y las necesidades y pasarlos de un equipo a otro.
Desde la década de 1940, la tecnología de señalización, por supuesto, ha evolucionado mucho, pero su esencia sigue siendo este proceso de fabricación «justo a tiempo» (o JIT).
En 2005, se formó una nueva aplicación de Kanban gracias al trabajo de David J. Anderson, Jim Benson, Corey Ladas y otros. Se inspiró tanto en el sistema de producción de Toyota como en los recientes avances en materia de gestión y estadística, lo que dio como resultado un método de gestión de proyectos de bajo mantenimiento y con altos resultados para todos.
Empujar contra tirar
Uso de metodologías tradicionales de gestión de proyectos el principio de empuje: un director de proyecto crea un plan maestro y les dice a todos los miembros del equipo qué hacer, lo que supone que el director del proyecto siempre conoce todo el plan con antelación y quién es el mejor para una tarea, pero no sigue siendo así.
En Kanban, las tareas se asignan según el principio de que los miembros del equipo pueden elegir las tareas por sí mismos (es decir, son «arrastradas»)). La persona que se sienta más preparada para el trabajo lo sacará personalmente del trabajo atrasado.
De esta manera, los miembros del equipo tienen la capacidad de ser dueños de su trabajo y se sienten altamente motivados para terminarlo. Una vez finalizada una tarea, no se quedan de brazos cruzados esperando instrucciones, sino que pasan a la siguiente tarea con la que se sientan cómodos.
Por supuesto, puede establecer áreas generales de especialización para cada persona a fin de evitar el estrés y la pérdida de tiempo en tareas totalmente fuera de su alcance, pero se debe fomentar el aprendizaje en pequeñas dosis. La idea es garantizar que cada persona dedique su tiempo a tareas que pueda completar rápidamente, sin instrucciones adicionales.
Un componente fundamental de una estrategia tan flexible es que se pueden pasar por alto los títulos de los puestos y todo el mundo tiene que ensuciarse las manos, como suele ocurrir en las pymes. Es necesario que los miembros del equipo estén preparados para derribar barreras y compartir responsabilidades.
¿Va a ser ágil? Hay una solución para eso
Como probablemente se haya dado cuenta, en el complejo clima empresarial actual, de alta demanda, necesita algo más sofisticado que simplemente correos electrónicos y hojas de cálculo para realizar un seguimiento de sus proyectos. Los métodos manuales conllevan demasiados riesgos de error humano y, lo que es más importante, no ofrecen visibilidad en todo el equipo. Al final, no suelen proporcionar lo esencial para los proyectos y procesos de las pymes: flexibilidad y agilidad.
Además, el método típico de planificación de proyectos de predefinir todos los pasos, hitos y plazos antes de un proyecto no se ajusta a la naturaleza dinámica de las pymes. Si algo cambia, todo el proyecto vuelve a ponerse en tela de juicio, y en un entorno de pequeñas empresas en el que las funciones y responsabilidades están en constante evolución por defecto, «algo» siempre cambia.
No pasemos por alto el hecho de que la mayoría de las herramientas de gestión de proyectos tradicionales también conllevan importantes gastos generales para un presupuesto sensible al precio. Dejando de lado el precio, no puedes permitirte perder un tiempo precioso entendiendo nuevas plataformas y metiéndote en todas las complejidades de la planificación.
Entonces, ¿existe una solución de gestión de proyectos para mi pequeña empresa?
Para ello, su pequeña empresa no solo necesitará una solución que sea asequible, fácil de entender y usar, sino que también ofrezca beneficios adicionales que se adapten a sus necesidades. Esto requiere una solución que abarque la naturaleza cambiante de los proyectos y procesos, una solución que adopte la metodología ágil.
En lugar de elaborar un gran plan y esperar que no ocurra nada inesperado, el enfoque ágil te permite cambiar la dirección de un proyecto sobre la marcha.
La metodología ágil abarca muchas metodologías superpuestas, incluido Kanban, el sistema utilizado en las juntas directivas de Gmelius.
Tableros Kanban de Gmelius ofrecen una solución de gestión de tareas ágil y asequible que equilibra la gestión de proyectos y equipos. Te da la oportunidad de organizar proyectos, priorizar las tareas y mantener a tu equipo en sintonía; es una forma avanzada, intuitiva y visual de gestionar la gestión de tareas.
Metodología Kanban en los tableros de Gmelius: 4 beneficios comprobados
Independientemente de los proyectos y estilos de gestión, el resultado final de cualquier equipo sigue siendo el mismo e incluye: transparencia, flexibilidad, colaboración eficaz, satisfacción del cliente y la entrega de productos y servicios de alta calidad.
Los tableros de Gmelius y la metodología Kanban pueden ayudarte precisamente a lograrlos al ofrecer los siguientes beneficios que cambian las reglas del juego.
Ventaja #1: Transparencia
Una vez que tu equipo comience a usar Kanban, el primer beneficio considerado será la transparencia en tu flujo de trabajo. La transparencia se traducirá en mejores opciones para el trabajo diario y en una mayor adaptabilidad y resiliencia.
¿Cómo va a ser posible?
En primer lugar, Boards te ayudará visualiza tu flujo de trabajo.
No sorprende en absoluto, dado el origen de la palabra, que el núcleo del sistema Kanban sea la visualización. El kanban no dicta un flujo de trabajo específico; solo requiere que se informe sobre él de forma que pueda visualizarse fácilmente.
Con Kanban, la visualización tiene dos propósitos: hacer visible la necesidad de acción y ayudar a los equipos a tomar buenas decisiones. Una vez que hayas mapeado visualmente tus tareas pendientes, podrás entender cómo funciona tu flujo de trabajo en la actualidad y aspirar a mejorarlo realizando todos los ajustes necesarios.
La forma más intuitiva y familiar de visualizar el flujo de trabajo es mediante el uso de paredes de tarjetas o «tableros Kanban», que incluyen tarjetas de tareas ordenadas en columnas. Cada columna de la pared representa los pasos de tu flujo de trabajo.
El tablero Kanban en tu bandeja de entrada: El uso del marco Kanban en los tableros Kanban de Gmelius significa que puedes crear y organizar tus tareas con tarjetas de tareas visuales, configurar listas de tareas personalizables (columnas), asignar fechas de vencimiento a las tareas, etiquetas de prioridad y adaptar tu flujo de tareas a eventos imprevistos con el uso de gestos intuitivos de arrastrar y soltar para mover rápidamente las tarjetas de tareas de una columna a otra.
Al estar integrado directamente en su bandeja de entrada, no tiene que gestionar múltiples plataformas y permite una mejor gestión de las tareas relacionadas con el correo electrónico. Con los tableros Kanban de Gmelius, puedes convertir los correos electrónicos en tarjetas de tareas para incluirlos directamente en tu flujo de trabajo.
Tableros Kanban: Un primer tablero kanban tiene un flujo de trabajo de cuatro pasos (cuatro columnas): Por hacer, En curso, Listo y Revisar. Una vez más, Kanban no prescribe un flujo de trabajo fijo; no existe un flujo de trabajo correcto o solo hay una forma específica de clasificar las tareas pendientes. Tu flujo de trabajo siempre debe presentarse de acuerdo con el tamaño, la estructura y los objetivos de tu equipo y de forma que se adapte al proceso único de tu equipo.
tarjetas Kanban: El objetivo principal de representar el trabajo como una carta en el tablero kanban es permitirte a ti y a tu equipo seguir el progreso de tu trabajo a lo largo de cada paso de finalización de una manera muy visual. Esto garantiza continuamente un mayor enfoque, adaptabilidad, trazabilidad total y una identificación rápida de los «factores que impiden el progreso».
Gracias a los tableros y tarjetas, toda la información relacionada con las tareas está siempre disponible de un vistazo. Una vez que tu equipo y tú os hayáis acostumbrado, la junta os avisará inmediatamente si las cosas no avanzan como deberían y si es necesario tomar medidas correctivas.
Puedes hacer que tu flujo de trabajo sea aún más eficiente y transparente para tu equipo si todas las políticas de proceso de tu flujo de trabajo se definen de forma clara y concisa desde el principio.
Para tener una idea de la política que debe establecer, es bueno empezar con políticas simples que provengan de los escenarios laborales actuales y se definan en consecuencia. ¿Puedes pensar en situaciones repetitivas a las que se enfrenta tu equipo a diario?
Estos son algunos ejemplos:
- Tu equipo de desarrollo terminó de programar una nueva función. ¿Qué tienes que hacer para que esté lista para su lanzamiento y minimizar la posibilidad de reelaborarla?
- Alguien del servicio de atención al cliente se acerca apresuradamente con una solicitud «crítica» de un cliente. ¿Cuál es su política para dar prioridad a las solicitudes de atención al cliente?
- El trabajo no planificado se está acumulando. ¿Quién puede añadir nuevas obras a tu junta directiva?
Al analizar estos escenarios, te harás una idea de las políticas necesarias para añadir más transparencia al flujo de trabajo de tu equipo. No te preocupes, no necesitas crear un documento estricto y demasiado complicado para cubrir cualquier eventualidad, ya que Kanban no trata de eso.
En su lugar, debes asegurarte de que todo el equipo esté al tanto de cómo progresa un proyecto y cómo te comunicas al respecto.
Por ejemplo, un resultado de política podría ser tan genérico como:
- Al asumir un nuevo trabajo, los miembros del equipo deben informar a todas las partes interesadas involucradas si es probable que tenga un impacto en algún trabajo existente.
En la mayoría de los casos, las políticas describen la calidad que se espera de los elementos de trabajo cuando entran o salen de una columna. Una política común que puedes tener es una definición precisa de lo que está hecho para cada paso del flujo de trabajo, lo que significa que antes de que una tarea pueda considerarse lista para pasar a la siguiente línea, tiene que cumplir unos criterios específicos.
Este es un ejemplo de una política de carril. Los objetos de trabajo pueden entrar en este carril si cumplen con los siguientes criterios:
- Implementado y probado en el entorno de pruebas
- Aprobado y firmado por el CTO y el Departamento de Marketing
- Implementado por el equipo de operaciones
Ventaja #2: Equilibra y elimina la fricción
No necesitas capacitar a tu equipo para que aprenda nuevos procesos complicados ni para que adopte nuevas funciones para gestionar tus proyectos. A menudo se hace referencia al kanban como el»comienza lo que haces ahora» método. No lo cambias todo, sino que comienzas con tu carga de trabajo actual y trabajas para que sea más equilibrada y su ejecución sea más fluida. Esta nueva perspectiva implica cambiar la forma en que se gestiona el trabajo en curso.
Trabajar con tableros Kanban te ayudará a limitar tu Trabajo en curso (WIP).
¿Qué significa esto?
Las tareas en curso se completan por orden de prioridad. Por lo tanto, el número de tareas de la columna de trabajo en curso es limitado (sin obstáculos), y los nuevos trabajos se extraen de la columna de tareas pendientes (trabajo atrasado) solo cuando hay capacidad disponible, es decir, cuando se completan las tareas actuales.
Esto garantiza una carga de trabajo equilibrada y constante.
¿Cómo sé qué tareas debo priorizar?
No todas las tareas se crean de la misma manera; algunas tareas ofrecen beneficios tan pronto como se completan, independientemente de su fecha límite. Estas son las tareas que es mejor dejar de lado primero.
Al principio de la planificación del proyecto, estas tareas son las que tienen un alto valor empresarial y generan ingresos y satisfacción del cliente. Sin embargo, a medida que se desarrolle el proyecto, será necesario asignar la máxima prioridad a los errores que aparezcan en el proceso o proyecto.
Puedes evitar algunos de esos errores tan llamativos consultando el servicio de asistencia al cliente o el registro de comentarios; debe haber algunas cosas que escuches una y otra vez, ¡estas cosas también deberían ocupar un lugar destacado en tu cartera de pedidos!
Por lo general, la responsabilidad de priorizar recae sobre los hombros del gerente del proyecto (aquí puede ser el gerente de la junta), quien se encarga de asignar la urgencia a las tareas.
Siempre es una victoria si podemos entregar de manera segura un trabajo impulsado por la urgencia antes de un trabajo basado en una fecha. Demasiados equipos sufren innecesariamente al hacer que todo su trabajo se fije rígidamente en fechas determinadas sin tener en cuenta lo que añade valor a sus procesos y proyectos. De esta forma, los plazos se convierten en compromisos irrelevantes y la productividad se desploma.
¿Cómo puedo establecer la prioridad de las tareas en mi flujo de trabajo?
Con los tableros Kanban de Gmelius puedes priorizar rápidamente lo que hay que hacer y en qué orden. Si utilizas la etiqueta de prioridad para indicar la importancia de una tarea, conseguirás que la tarjeta de tareas destaque cada vez que abras un tablero. Cuando las cosas tienen una gran etiqueta roja de alta prioridad, tienden a ser resueltas más pronto que tarde.
Este etiquetado de prioridades proporciona una idea clara de la cantidad y la urgencia del trabajo pendiente, de modo que pueda gestionarse de manera razonable en cualquier momento dado.
CONSEJO PROFESIONAL: El límite de tu WIP no es una elección arbitraria. Kanban te da la flexibilidad de probar y ver las limitaciones de la capacidad de tu equipo. Esto proporcionará a tu equipo opciones de planificación más flexibles, resultados más rápidos y un enfoque más preciso.
Seamos claros: las juntas directivas de Gmelius y la metodología Kanban se adaptan en gran medida a tus procesos y proyectos. Si necesitas una lógica con límites temporales para la gestión de tus tareas, Gmelius te ofrece un cronograma preestablecido.
Además, a algunas tareas, ya sea que optes por un cronograma u otra plantilla preestablecida, se les debe asignar una fecha límite (de finalización).
Gmelius Boards te ofrece la opción de hacerlo con la función de integración de Google Calendar incluida, ya sea directamente en tu tarjeta de tareas o asignando una fecha límite, una vez que conviertas un correo electrónico en una tarea.
Para ver los avances con más detalle en tus tablas, tienes que gestionar tu flujo de forma inteligente desglosando objetos de trabajo grandes en trozos más pequeños. Los tableros de Gmelius te ofrecen la posibilidad de añadir subtareas a cualquier tarea importante de tu línea de WIP.
Una vez que la carga de trabajo de tu equipo esté equilibrada y su flujo detallado, podrás centrar tu atención en completar las tareas o identificar cualquier interrupción en tu flujo. Puedes echar un vistazo a tus paneles, analizar las áreas problemáticas en las que el trabajo está estancado y empezar a implementar los cambios. Este es un proceso continuo; una vez que se resuelve un problema, se puede reanudar el trabajo hasta que se identifique uno nuevo. El objetivo final es completar tareas o resolver problemas en cada paso del proceso para garantizar un progreso constante y un flujo fluido.
Ventaja #3: Mejor colaboración
Hoy en día, es cada vez más probable que su pequeña empresa dependa de equipos remotos, trabajadores autónomos y trabajadores contratados. Aportan habilidades fundamentales a su equipo en su conjunto y, al mismo tiempo, ofrecen la ventaja de reducir los gastos generales. Sin embargo, es esencial que estos trabajadores colaboren y se conecten con sus compañeros de trabajo, así como que gestionen su trabajo de la mejor manera posible para el equipo.
Entonces, ¿cómo puede un equipo colaborar de manera eficiente en este entorno de trabajo no tradicional? El uso de tableros Kanban con funciones de colaboración en tiempo real ayudará a tu equipo a trabajar y mejorar en conjunto.
Una colaboración exitosa es un objetivo importante por el que todo el equipo debe esforzarse. Solo puede existir cuando el todo es, de alguna manera, mucho mayor que la suma de las partes, y para ello se necesita una comunicación excelente y una interacción natural entre las partes involucradas.
No puedes esperar que un equipo sea «por naturaleza» espectacularmente productivo, debes proporcionar herramientas y prácticas claras para facilitar la colaboración. Lo importante en cualquier colaboración es que todos sepan lo que se espera que hagan, lo que se ha hecho y cómo pueden ayudarse unos a otros si es necesario.
Oferta de Gmelius Board colaboración en tiempo real para permitir que su equipo participe en interacciones de alta calidad.
Esto les permite trabajar juntos en la gestión de diferentes proyectos y múltiples tareas directamente desde su bandeja de entrada respectiva y sin demoras gracias a la tecnología en tiempo real.
También se facilita la colaboración en los correos electrónicos, ya que se pueden compartir a través de un tablero colectivo sin necesidad de reenviarlos. Tú y tu equipo pueden trabajar juntos en los correos electrónicos y las tareas de los demás sin tener que iniciar interminables hilos de conversación y sin riesgo de que se produzca una respuesta a todos los incidentes.
Los tableros se pueden usar con una lógica de cronometrado o no, para los momentos en los que desees realizar un seguimiento de las tareas sin asignarles necesariamente una fecha límite. Este tipo de tablero puede ser excelente para un plan de proyecto colectivo.
Realizar un seguimiento del rendimiento de sus equipos y de la eficiencia del flujo de trabajo.
La columna de tareas completadas (oculta de forma predeterminada pero que se activa fácilmente con la barra deslizante en la parte superior del tablero) siempre es una forma fácil para que todos los miembros del equipo revisen y realicen un seguimiento de todos los logros del equipo.
Además, Gmelius te ofrece una forma rápida e intuitiva de obtener una visión más concreta de todas las actividades de tus tableros. Al hacer clic en el icono de la campana situado en la esquina superior izquierda de la interfaz de tu tablero, obtendrás un informe detallado y coloreado sobre la creación y finalización de las tareas y los movimientos entre las etapas y las columnas, junto con información sobre el miembro del equipo que realizó dicha acción.
Ventaja #4: Satisfacción del cliente
¿Cuáles son las necesidades de mis clientes? ¿Cómo puedo anticiparme a ellas? Estas son algunas de las preguntas más frecuentes en un entorno empresarial. Los tableros Kanban le brindan el marco para administrar su flujo de trabajo anticipándose a las necesidades de sus clientes y adaptándose continuamente a ellas.
Con tus tableros Kanban, tus proyectos son claros y flexibles, no están configurados de forma arbitraria y te dan la libertad de adaptarlos a los cambios improvisados en la demanda de los clientes o en el mercado. Cuando se producen cambios, el riesgo de que pierdas tiempo y dinero se reduce al mínimo, ya que los recursos de tu equipo se han asignado de forma flexible.
¡No olvide que el papel más importante que desempeña en cualquier proyecto es el del cliente! Los clientes son la razón por la que existe tu negocio. Si quieres un negocio exitoso y rentable, ¡céntrate siempre en lo que tus clientes necesitan!
Los equipos pequeños pueden tener un éxito especial con el enfoque Kanban, en parte, porque pueden implementarlo de manera rápida y rentable. Ni siquiera necesitan tener un espacio físico dedicado para visualizar su trabajo, ya que todo puede estar ubicado dentro de su bandeja de entrada.
Conclusión
El Tableros Kanban de Gmelius se crearon como parte de la misión de Gmelius de desarrollar y ofrecer una solución de software única que se integre perfectamente en los clientes de correo electrónico existentes y transforme la bandeja de entrada de las empresas en plataformas de comunicación avanzadas y completas. Gmelius ayuda a los equipos a aumentar su productividad, proteger su privacidad y colaborar de manera eficiente desde su bandeja de entrada.
Pruébelo usted mismo ¡y simplifique la gestión de proyectos para su pyme!
