Em um mundo perfeito, todas as PMEs poderiam pagar um gerente de projetos experiente ou treinamento em gerenciamento de projetos para todos os membros da equipe. No entanto, na maioria dos casos, todos os funcionários de PMEs estão fazendo seu trabalho diário enquanto gerenciam diferentes projetos em tempo parcial.
Em seguida, eles precisam encontrar dicas e truques por conta própria para gerenciar sua carga de trabalho e projetos, mas a literatura dedicada pode ser complexa e inacessível. O conceito de gerenciamento de projetos em si tende a ser sofisticado e opressor entre as diferentes metodologias e processos. A maioria das equipes de PMEs precisa “se contentar” com o que tem, sem muito sistema ou tática e quase sem ferramentas.
O Project Management Institute, ao descrever esses problemas, declarou que:
“Para tornar o gerenciamento de projetos mais fácil de usar e aplicável às PMEs, precisamos encontrar soluções do tamanho certo para o projeto certo, ou seja, simples, rápidas, relevantes e práticas.”
É por isso que elaboramos este guia para oferecer dicas fáceis sobre como gerenciar seu fluxo de trabalho e o de sua equipe. Acreditamos que nem todas as PMEs podem se beneficiar ou pagar por soluções e softwares complexos de gerenciamento de projetos e que a maioria precisa de uma maneira acessível e prática de equilibrar o gerenciamento de tarefas e equipes.
Portanto, se você tem sistemas ultrapassados que envolvem apenas notas e encaminhamentos precários de e-mails e precisa de uma maneira simples e intuitiva de facilitar o seu trabalho e o gerenciamento de projetos de sua equipe, continue lendo.
O que é Kanban?
Nós tendemos a pensar no Kanban como um novo conceito devido à sua popularidade recente, mas a metodologia de trabalho kanban e suas origens industriais remontam a mais de 50 anos.
Uma breve história de fundo do Kanban
Foi no final da década de 1940 que o engenheiro da Toyota Taiichi Ohno, inspirado por uma fonte inesperada, a mercearia, começou a otimizar os processos de engenharia da Toyota. O que há de tão único no supermercado? É a maneira como eles lidam com o gerenciamento de inventário.
Os supermercados sempre estocam mercadorias suficientes para atender à demanda do consumidor e aos padrões de consumo, ganhando eficiência no gerenciamento de estoque ao diminuir a quantidade de estoque em excesso que devem manter a qualquer momento.
Quando a Toyota aplicou esse sistema no chão de fábrica, o objetivo era combinar seus níveis de estoque com o consumo real de materiais em qualquer estágio da linha de produção. Para se comunicar em tempo real com os níveis de capacidade no chão de fábrica (e, posteriormente, com o armazém e os fornecedores), os trabalhadores usavam um “kanban” — um cartão para sinalizar os níveis e as necessidades de estoque e passá-lo entre as equipes.
Desde a década de 1940, é claro que a tecnologia de sinalização evoluiu muito, mas o cerne dela ainda está nesse processo de fabricação “just in time” (ou JIT).
Em 2005, uma nova aplicação do Kanban foi formada graças ao trabalho de David J. Anderson, Jim Benson, Corey Ladas e outros. Foi inspirado pelo Sistema Toyota de Produção e pelos recentes desenvolvimentos em gerenciamento e estatísticas, resultando em um método de gerenciamento de projetos de baixa manutenção e altos resultados para todos.
Empurrar versus puxar
Uso de metodologias tradicionais de gerenciamento de projetos o princípio push - um gerente de projeto cria um plano mestre e diz a todos na equipe o que fazer, o que supõe que o gerente de projeto sempre conheça todo o plano com antecedência e quem é o melhor para uma tarefa, mas esse ainda não é o caso.
No Kanban, as tarefas são atribuídas com base no princípio de que os membros da equipe podem escolher as tarefas sozinhos (ou seja, elas são “retiradas”). A pessoa que se sentir mais preparada para o trabalho o retirará pessoalmente da lista de pendências.
Dessa forma, os membros da equipe têm o poder de assumir o controle de seu trabalho e se tornam altamente motivados para concluí-lo. Depois que uma tarefa é concluída, eles não ficam de braços cruzados esperando por instruções, mas partem para a próxima tarefa com a qual se sintam confortáveis.
Obviamente, você pode estabelecer áreas gerais de especialização para cada pessoa para evitar estresse e perda de tempo em tarefas totalmente fora do alcance de cada pessoa, mas o aprendizado deve ser incentivado em pequenas doses. A ideia é garantir que o tempo de cada pessoa seja gasto em tarefas que possam ser concluídas rapidamente, sem instruções adicionais.
Um componente fundamental dessa estratégia flexível é que os cargos podem ser negligenciados e todos precisam sujar as mãos - geralmente o caso nas PMEs. Você precisa que os membros da equipe estejam preparados para derrubar barreiras e compartilhar responsabilidades.
Tornando-se ágil? Existe uma solução para isso
Como você provavelmente percebeu, no atual clima de negócios complexo e de alta demanda, você precisa de algo mais sofisticado do que apenas e-mails e planilhas para acompanhar seus projetos. Os métodos manuais apresentam muitos riscos de erro humano e, o mais importante, não oferecem visibilidade em toda a equipe. No final das contas, eles geralmente não fornecem o essencial para seus projetos e processos de PMEs: flexibilidade e agilidade.
Além disso, o método típico de planejamento de projetos de predefinir todas as etapas, marcos e prazos antes de um projeto não se encaixa na natureza dinâmica das PMEs. Se algo mudar, todo o seu projeto será questionado — e em um ambiente de pequena empresa em que, por padrão, as funções e responsabilidades estão sempre evoluindo — “algo” sempre muda.
Não vamos ignorar o fato de que a maioria das ferramentas tradicionais de gerenciamento de projetos também vem com custos indiretos substanciais para seu orçamento sensível ao preço. Além do preço, você não pode se dar ao luxo de gastar um tempo precioso entendendo novas plataformas e abordando todas as complexidades do planejamento.
Então, existe uma solução de gerenciamento de projetos para minha pequena empresa?
Para isso, sua pequena empresa não precisará apenas de uma solução acessível, fácil de entender e usar, mas que também ofereça benefícios adicionais de acordo com suas necessidades. Isso exige uma solução que abrace a natureza mutável dos projetos e processos, uma solução que adote o Agile.
Em vez de criar um grande plano e esperar que nada inesperado aconteça, a abordagem ágil permite que você mude a direção de um projeto em qualquer lugar.
O Agile engloba muitas metodologias sobrepostas, incluindo o Kanban, o sistema usado nos conselhos da Gmelius.
Quadros Gmelius Kanban oferecem uma solução de gerenciamento de tarefas acessível e ágil que equilibra o gerenciamento de projetos e equipes. Ele oferece a chance de organizar projetos, priorizar tarefas e manter sua equipe na mesma página; é uma forma avançada, intuitiva e visual de lidar com o gerenciamento de tarefas.
Metodologia Kanban em quadros Gmelius: 4 benefícios comprovados
Independentemente dos projetos e estilos de gerenciamento, o resultado final de qualquer equipe permanece o mesmo e inclui: transparência, flexibilidade, colaboração efetiva, satisfação do cliente e entrega de produtos e serviços de alta qualidade.
O Gmelius Boards e a metodologia Kanban podem ajudar você a alcançá-los com precisão, oferecendo os seguintes benefícios revolucionários.
Benefício #1: Transparência
Quando sua equipe começar a usar o Kanban, o primeiro benefício considerado será a transparência em seu fluxo de trabalho. A transparência significará melhores escolhas sobre o trabalho diário e mais adaptabilidade e resiliência.
Como isso será possível?
Primeiro, os painéis ajudarão você visualize seu fluxo de trabalho.
Não é de surpreender, dada a origem da palavra, que o núcleo do sistema Kanban seja a visualização. O Kanban não determina um fluxo de trabalho específico; ele exige apenas que ele seja relatado de uma forma que seja facilmente visualizada.
Com o Kanban, a visualização serve a dois propósitos: tornar visível a necessidade de ação e ajudar as equipes a fazerem boas escolhas. Depois de mapear visualmente suas tarefas, você pode entender como seu fluxo de trabalho funciona atualmente e aspirar a melhorá-lo fazendo todos os ajustes necessários.
A maneira mais intuitiva e familiar de visualizar seu fluxo de trabalho é com o uso de paredes de cartões ou “quadros Kanban”, que incluem cartões de tarefas ordenados em colunas. Cada coluna na parede representa etapas em seu fluxo de trabalho.
Quadro Kanban em sua caixa de entrada: O uso da estrutura Kanban nos quadros Kanban do Gmelius significa que você pode criar e organizar suas tarefas com cartões de tarefas visuais, configurar listas de tarefas (colunas) personalizáveis, dar prazos às tarefas, tags de prioridade e adaptar seu fluxo de tarefas a eventos imprevistos com o uso de gestos intuitivos de arrastar e soltar para mover rapidamente os cartões de tarefas de uma coluna para outra.
Estar integrado diretamente na sua caixa de entrada significa que você não precisa lidar com várias plataformas e permitir um melhor gerenciamento das tarefas relacionadas ao e-mail. Com os painéis Kanban da Gmelius, você pode transformar e-mails em cartões de tarefas para incluí-los diretamente em seu fluxo de trabalho.
Quadros Kanban: Um primeiro quadro kanban tem um fluxo de trabalho de quatro etapas (quatro colunas): Para fazer, Em andamento, Concluído e Revisar. Novamente, o Kanban não prescreve um fluxo de trabalho definido; não existe um fluxo de trabalho correto ou apenas uma maneira específica de categorizar suas tarefas. Seu fluxo de trabalho deve sempre ser apresentado de acordo com o tamanho, a estrutura e os objetivos de sua equipe e de uma forma que se ajuste ao processo exclusivo de sua equipe.
Cartões Kanban: O objetivo principal de representar o trabalho como um cartão no quadro kanban é permitir que você e sua equipe acompanhem o progresso do trabalho em cada etapa de conclusão de uma forma altamente visual. Isso garante continuamente maior foco, adaptabilidade, rastreabilidade total e identificação rápida de “bloqueadores de progresso”.
Graças aos quadros e cartões, todas as informações relacionadas às tarefas estão continuamente disponíveis em um piscar de olhos. Quando você e sua equipe se acostumarem com isso, o conselho informará imediatamente quando as coisas não estão progredindo como deveriam e quando ações corretivas são necessárias.
Você pode tornar seu fluxo de trabalho ainda mais eficiente e transparente para sua equipe se todas as políticas de processo em seu fluxo de trabalho forem definidas de forma clara e concisa desde o início.
Para ter uma ideia de qual política você deve definir, é bom começar com as mais simples, provenientes dos cenários de trabalho atuais e definidas de acordo. Você consegue pensar em situações repetitivas que sua equipe enfrenta diariamente?
Aqui estão alguns exemplos:
- Sua equipe de desenvolvimento terminou de codificar um novo recurso. O que você precisa fazer para deixá-lo pronto para o lançamento e minimizar a possibilidade de retrabalho?
- Alguém do serviço de atendimento ao cliente chega correndo com uma solicitação “crítica” de um cliente. Qual é a sua política para priorizar os tíquetes de atendimento ao cliente?
- O trabalho não planejado está se acumulando. Quem pode adicionar novos trabalhos ao seu quadro?
Ao pensar nesses cenários, você tem uma ideia das políticas necessárias para adicionar mais transparência ao fluxo de trabalho da sua equipe. Não se preocupe, você não precisa criar um documento rígido e excessivamente complicado para cobrir qualquer eventualidade, não é disso que trata o Kanban.
Em vez disso, você deve garantir que toda a equipe esteja na mesma página sobre como um projeto progride e como você se comunica sobre ele.
Por exemplo, o resultado de uma política pode ser tão genérico quanto:
- Ao assumir um novo trabalho, os membros da equipe precisam informar todas as partes interessadas envolvidas se é provável que isso tenha um impacto em qualquer trabalho existente.
Na maioria dos casos, as políticas descrevem a qualidade esperada dos itens de trabalho quando eles entram ou saem de uma coluna. Uma política comum que você pode ter é uma definição precisa de concluído para cada etapa do fluxo de trabalho, o que significa que, antes que uma tarefa possa ser considerada pronta para avançar para a próxima etapa, ela precisa atender a critérios específicos.
Aqui está um exemplo de política de faixa. Os itens de trabalho podem ser colocados nessa faixa quando atenderem aos seguintes critérios:
- Implantado e testado no ambiente de teste
- Aprovado e aprovado pelo CTO e pelo Departamento de Marketing
- Implantado pela equipe de operações
Benefício #2: Equilibrar e remover o atrito
Você não precisa treinar sua equipe para aprender novos processos complicados ou adotar novas funções para gerenciar seus projetos. O Kanban é frequentemente chamado de”início do que você faz agora” método. Você não resolve tudo e muda tudo, você começa com sua carga de trabalho atual e trabalha para torná-la mais equilibrada e sua execução mais suave. Essa nova perspectiva envolve mudar a forma como seu trabalho em andamento é gerenciado.
Trabalhar com quadros Kanban ajudará você a limitar sua Trabalho em andamento (WIP).
O que isso significa?
As tarefas em andamento são concluídas em ordem de prioridade. Portanto, o número de tarefas em sua coluna de trabalho em andamento é limitado (sem gargalos), e o novo trabalho é retirado da coluna de tarefas pendentes (lista de pendências) somente quando há capacidade disponível, ou seja, quando as tarefas atuais são concluídas.
Isso garante uma carga de trabalho equilibrada e estável.
Como sei quais tarefas priorizar?
Nem todas as tarefas são criadas da mesma forma; algumas tarefas oferecem benefícios assim que são concluídas, independentemente da data de vencimento. Essas são as tarefas que é melhor resolver primeiro.
No início do planejamento do projeto, essas tarefas são aquelas com alto valor comercial que geram receita e satisfação do cliente. No entanto, à medida que seu projeto se desenrola, bugs impressionantes em seu processo ou projeto precisarão receber a maior prioridade.
Você pode evitar alguns desses bugs impressionantes consultando o suporte técnico ao cliente ou o registro de feedback; deve haver algumas coisas que você sempre ouve. Essas coisas também devem estar no topo da sua lista de pendências!
Normalmente, a responsabilidade de priorização recai sobre os ombros do gerente de projeto (aqui pode ser o gerente do conselho), que é responsável por atribuir urgência às tarefas.
É sempre uma vitória se pudermos entregar com segurança um trabalho voltado para a urgência antes de um trabalho baseado em datas. Muitas equipes sofrem desnecessariamente ao fazer com que todo o seu trabalho seja rigidamente limitado por datas, sem levar em conta o que agrega valor a seus processos e projetos. Dessa forma, os prazos se tornam compromissos irrelevantes e a produtividade cai.
Como posso definir a prioridade das tarefas no meu fluxo de trabalho?
Com os quadros Gmelius Kanban, você pode priorizar rapidamente o que precisa ser feito e em que ordem. Ao usar a etiqueta de prioridade para sinalizar a importância de uma tarefa, você fará com que o cartão de tarefas se destaque toda vez que abrir um quadro. Quando as coisas têm uma grande etiqueta vermelha de alta prioridade, elas tendem a ser resolvidas mais cedo ou mais tarde.
Essa rotulagem prioritária fornece uma ideia clara da quantidade e da urgência do trabalho em andamento, para que possa ser gerenciado de forma razoável a qualquer momento.
DICA PROFISSIONAL: O limite em seu WIP não é uma escolha arbitrária. O Kanban oferece a flexibilidade de experimentar e ver as limitações da capacidade da sua equipe. Isso dará à sua equipe opções de planejamento mais flexíveis, resultados mais rápidos e um foco mais preciso.
Sejamos claros: o Gmelius Boards e a metodologia Kanban são altamente adaptáveis aos seus processos e projetos. Se você precisa ter uma lógica de limite de tempo para o gerenciamento de tarefas, o Gmelius oferece um quadro de horários predefinido.
Além disso, algumas tarefas, seja você optar por um quadro de horários ou outro modelo predefinido, precisam receber uma data de vencimento (conclusão).
O Gmelius Boards oferece a opção de fazer isso com a provisão de integração do Google Agenda incluída, diretamente em seu cartão de tarefas ou atribuindo uma data de vencimento, depois de transformar um e-mail em uma tarefa.
Para ver os avanços em mais detalhes em seus quadros, você precisa gerenciar seu fluxo de forma inteligente, detalhando grandes itens de trabalho reduzidos em pedaços menores. Os painéis do Gmelius oferecem a possibilidade de adicionar subtarefas a qualquer grande tarefa em sua pista WIP.
Uma vez que a carga de trabalho da sua equipe esteja equilibrada e seu fluxo detalhado, sua atenção pode se concentrar em concluir tarefas ou identificar quaisquer interrupções em seu fluxo. Você pode examinar seus quadros, analisar áreas problemáticas em que o trabalho está parado e começar a implementar mudanças. Esse é um processo contínuo; depois que um problema é resolvido, o trabalho pode ser retomado até que um novo seja identificado. O objetivo final é realizar tarefas ou resolver problemas em cada etapa do processo para garantir o progresso constante e a suavidade do fluxo.
Benefício #3: Melhor colaboração
Atualmente, é cada vez mais provável que sua pequena empresa dependa de equipes remotas, freelancers e trabalhadores terceirizados. Eles contribuem com habilidades essenciais para sua equipe como um todo, ao mesmo tempo em que oferecem a vantagem de custos indiretos limitados. No entanto, é essencial que esses trabalhadores colaborem e se conectem com seus colegas de trabalho, bem como gerenciem seu trabalho da melhor maneira possível para a equipe.
Então, como uma equipe pode colaborar de forma eficiente nesse ambiente de trabalho não tradicional? Usar quadros Kanban com recursos de colaboração em tempo real ajudará sua equipe a trabalhar e melhorar em conjunto.
Uma colaboração bem-sucedida é uma meta importante que toda a equipe deve alcançar. Ela só pode existir quando o todo é, de alguma forma, muito maior do que a soma das partes e, para isso, é necessária uma excelente comunicação e uma interação natural entre as partes envolvidas.
Você não pode esperar que uma equipe seja “por natureza” espetacularmente produtiva. Você precisa fornecer ferramentas e práticas claras para facilitar a colaboração. O que é importante em qualquer colaboração é que todos saibam o que se espera que façam, o que foi feito e como podem ajudar uns aos outros, se necessário.
Oferta da Gmelius Boards colaboração em tempo real para permitir que sua equipe participe de interações de alta qualidade.
Isso permite que você trabalhe em conjunto no gerenciamento de diferentes projetos e várias tarefas diretamente na sua respectiva caixa de entrada e sem atrasos, graças à tecnologia em tempo real.
A colaboração em e-mails também é facilitada, pois eles podem ser compartilhados por meio de um quadro coletivo sem a necessidade de encaminhá-los. Você e sua equipe podem trabalhar juntos nos e-mails e nas tarefas uns dos outros, sem intermináveis conversas e sem risco de incidentes de resposta a todos.
Os quadros podem ser usados com uma lógica de quadro de horários ou não, nos momentos em que você deseja acompanhar as tarefas sem necessariamente atribuir a elas uma data de vencimento. Esse tipo de quadro pode ser ótimo para um plano de projeto coletivo.
Acompanhar o desempenho de suas equipes e a eficiência do fluxo de trabalho.
A coluna de tarefas concluídas (oculta por padrão, mas facilmente ativada com a barra deslizante na parte superior do quadro) é sempre uma maneira fácil de todos os membros da equipe analisarem e acompanharem todas as conquistas da equipe.
Além disso, o Gmelius oferece uma maneira rápida e intuitiva de obter uma compreensão mais concreta de todas as atividades em seus quadros. Ao clicar no ícone de sino no canto superior esquerdo da interface do seu Boards, você tem um relatório detalhado com ações coloridas sobre a criação, conclusão e movimentação de tarefas entre estágios e colunas, além de informações sobre o membro da equipe que realizou a ação.
Benefício #4: Satisfação do cliente
Quais são as necessidades dos meus clientes? Como faço para antecipá-los? Essas são algumas das perguntas mais comuns em um ambiente de negócios. Os quadros Kanban oferecem a estrutura para gerenciar seu fluxo de trabalho, antecipando e se adaptando continuamente às necessidades do cliente.
Com seus quadros Kanban, seus projetos são claros e flexíveis, não são definidos arbitrariamente e oferecem a liberdade de se adaptar às mudanças improvisadas na demanda do cliente ou no mercado. Quando as mudanças acontecem, o risco de você perder tempo e dinheiro é minimizado pelo fato de os recursos da sua equipe terem sido alocados de forma flexível.
Não se esqueça de que o papel mais importante desempenhado em qualquer projeto é o do cliente! Os clientes são a razão pela qual sua empresa existe. Se você quer um negócio bem-sucedido e lucrativo, o foco está sempre nas necessidades de seus clientes!
Equipes pequenas podem obter sucesso especial com a abordagem Kanban, em parte porque podem implementá-la de forma rápida e econômica. Eles nem precisam ter um espaço físico dedicado para visualizar seu trabalho, tudo isso pode estar localizado dentro de sua caixa de entrada.
Conclusão
O Quadros Gmelius Kanban foram criados como parte da missão da Gmelius de desenvolver e oferecer uma solução de software exclusiva que se integra perfeitamente aos clientes de e-mail existentes e transforma a caixa de entrada das empresas em plataformas de comunicação avançadas e completas. O Gmelius ajuda as equipes a aumentar sua produtividade, proteger sua privacidade e colaborar de forma eficiente diretamente na caixa de entrada.
Experimente você mesmo e simplifique o gerenciamento de projetos para sua pequena empresa!
