Guía rápida: cómo pasar a trabajo remoto de la noche a la mañana

Para que esta guía sea lo más breve y práctica posible, se divide en tres secciones: Organización, Cultura y Herramientas.

Organización

Si aún no tienes algún tipo de política de trabajo remoto o flexible, lo primero que debes hacer es redactar una. Sugiero una temporal política de trabajo desde casa que puede cancelarse o modificarse una vez que la situación haya terminado. Hay algunas plantillas, por ejemplo, HubSpot uno, pero debido a las limitaciones de tiempo, simplemente recomendaría enviar un correo electrónico a todos los empleados y asegurarme de que incluye estos elementos:

1. Un propósito claro: indique por qué la empresa tiene que trabajar de forma remota. Dadas las circunstancias, tiene sentido centrarse en la seguridad económica de la organización y de los empleados y, al mismo tiempo, permitir que la empresa siga funcionando. Dicho de otra manera, explique que la mudanza es, más importante aún, una medida de salud y seguridad, no solo para los empleados y los clientes, sino también para sus familias y comunidades.
2. Elegibilidad: debido a la naturaleza de su negocio, es posible que no todos los puestos sean adecuados para trabajar desde casa. Defina a qué departamentos o unidades de negocio se aplica esta política. En el caso de los empleados que no reúnen los requisitos para trabajar desde casa, es posible que tengas que revisar tu política actual de licencias por enfermedad.
3. Equipamiento: es posible que sus empleados tengan que comprar equipo adicional para trabajar eficazmente desde casa (por ejemplo, auriculares, ordenadores portátiles), así que determine una asignación presupuestaria máxima por empleado para estas compras. Asegúrese de dejar en claro cómo los empleados pueden solicitar equipo adicional debido a cualquier requisito especial.
4. Políticas: recuerde a los empleados que las políticas actuales de su empresa aún se aplican, por ejemplo, la ciberseguridad, el horario y el horario de trabajo, etc.
5. Operaciones: describa brevemente cómo desea organizar las próximas 24 a 48 horas. En este caso, es clave mantener la interrupción lo más mínima posible. Por ejemplo, las reuniones de equipo deberían seguir celebrándose, pero sustituirlas por reuniones basadas en vídeo.

Una vez que se publique este primer borrador, el siguiente paso natural es establecer pautas que garanticen que su empresa funcione de la mejor manera posible en estas nuevas (inesperadas) condiciones. La principal recomendación en este caso es que dejes a tus gerentes a un lado y les ofrezcas reglas sencillas que luego puedan compartir a nivel mundial en toda la empresa. Estas son tres reglas básicas:

1. Realice su trabajo. Todos los gerentes deben establecer expectativas claras y definidas, independientemente de dónde trabajen las personas: tareas, plazos, objetivos, resultados, etc. Una forma de hacerlo es mediante sprints de 1 semana (Agile Scrum), en los que cada gerente establece las misiones o tareas que debe completar cada empleado durante la próxima semana. En última instancia, todos los miembros de tu equipo deben ser evaluados en función de sus características hace. Como en cualquier entorno no remoto, «ocupado» no garantiza la productividad y «presente» no garantiza la participación.
2. Estar disponible. Es responsabilidad de todos estar disponibles durante el horario de oficina. Los empleados remotos siempre deben informar a los demás cuándo no estarán disponibles y por qué, y cómo pueden seguir siendo contactados en caso de una emergencia. Trabajar de forma remota es una desventaja: obtienes más libertad, pero debes reconocer que esa libertad conlleva la responsabilidad de la hiperdisponibilidad.
3. Comunicarse en exceso. Las conversaciones informales no ocurren cuando los empleados trabajan desde casa. No pueden encontrarse con gente a la hora del almuerzo. No pueden entrar en una reunión improvisada con alguien de otro equipo. No pueden percibir los cambios en las prioridades, los posibles problemas o las tendencias. Es su responsabilidad y la de sus gerentes mostrar el ejemplo y comunicarse lo más posible. Por ejemplo, comparte tu agenda diaria y las actualizaciones de estado, anota todos tus procesos y directrices clave, haz preguntas, haz todo lo posible por entablar conversaciones y mantén el canal de comunicación lo más abierto y transparente posible.

La comunicación interna conduce naturalmente a una segunda dimensión importante en cualquier entorno de trabajo: la cultura de su empresa.

Cultura

Una de las partes más difíciles del trabajo remoto es el hecho de que todos pierden los hábitos y rituales compartidos por la empresa. Para ayudar a tus compañeros de equipo a mantenerse conectados con tu cultura y entre sí, es importante que refuerces los rituales actuales de la empresa.

Una forma sencilla de lograrlo es mantener reuniones periódicas mediante llamadas (de vídeo). Una semana normal en una nueva configuración exclusivamente remota podría tener el siguiente aspecto:

1. Lunes por la mañana: reunión general dirigido por el CEO para resumir el desempeño de la semana pasada y presentar los principales elementos y prioridades para la próxima semana.
2. De lunes a martes: reuniones departamentales dirigido por todos los jefes de departamento
3. Llamadas individuales regulares entre los miembros del equipo que trabajan en un proyecto específico.
4. Viernes por la tarde: llamadas de resumen semanales dirigido por todos los jefes de departamento

Estos esfuerzos deben complementarse con la creación de una sala virtual en la que todos los empleados tengan un espacio para debatir sobre temas aleatorios, por ejemplo, compartir sus listas de reproducción de Spotify, hablar sobre las últimas series de Netflix, hablar sobre sus (nuevas) rutinas diarias, etc.

Por último, fomente el intercambio de emociones positivas mediante el uso de emojis y GIF y celebre todas las victorias, incluso las pequeñas.

Herramientas

Los seres humanos se resisten por naturaleza al cambio, en particular al cambio que se impone en tiempos de incertidumbre o crisis. En estas nuevas circunstancias laborales, no cambies ni impongas demasiadas herramientas nuevas a tu equipo. En este caso, se corre el riesgo de dispersar la comunicación y perder eficiencia en las operaciones diarias. Mientras funciona de forma remota, reduzca al mínimo la pila de herramientas.

Documentación

Trabajar bien de forma remota requiere anotar las cosas. Para las empresas que no tienen una cultura de documentación existente, este será el cambio más difícil. Intente canalizar la comunicación al menor número posible de lugares para reducir los silos de datos. Si eres cliente de G Suite, usa Google Docs.

Si desea que todo sea fácil de encontrar a largo plazo, las opciones más escalables que podría introducir con el tiempo para documentar los procesos de su empresa son Noción, Tarea hecha o Slite.

Reuniones y convocatorias

Otra herramienta clave que necesita para organizar su empresa remota es una solución para comunicarse de forma sincrónica con su (s) equipo (s), por ejemplo, en las reuniones. En 2020, tus mejores apuestas son Zoom o Slack.

Si te sientes un poco más aventurero, otras excelentes opciones que deberías probar son Tándem y Discordia.

Visibilidad interna

La última herramienta, pero no por ello menos importante, necesaria para administrar su empresa en un nuevo entorno remoto es una plataforma que permita monitorear y administrar en tiempo real todos los procesos de su empresa, por ejemplo, las interacciones con sus clientes, los sprints ágiles de sus equipos, etc.

Si tu empresa usa Gmail o G Suite, Gemelius ofrece la solución más completa y sencilla al integrarse sin problemas en las bandejas de entrada de tus compañeros de equipo. Gracias a bandejas de entrada compartidas y con las etiquetas compartidas de Gmail, podrás ver todas las interacciones que tus diferentes compañeros de equipo tienen con tus clientes. Los tableros Kanban de Gmelius te ayudarán a crear, organizar y supervisar todos los sprints semanales de tus diferentes departamentos.

No dude en obtener más información sobre cómo Gmelius puede ayudar a los equipos remotos aquí. Si no eres cliente de G Suite, otras buenas herramientas para la visibilidad interna son Slack y Equipos de Microsoft.

Por último, y particularmente para las empresas con una sólida «experiencia en la oficina», es vital reconocer que la transición remota es un proceso, no es un interruptor binario que se pueda activar. Los líderes son responsables de aceptar la iteración, de ser abiertos acerca de lo que funciona y lo que no, y de enviar este mensaje a todos los empleados.

Al final, administrar una empresa remota es muy parecido a administrar cualquier empresa. Todo se reduce a confianza, comunicación y apoyo en toda la empresa a los objetivos compartidos. ¡Buena suerte!