Las oportunidades de trabajo remoto pueden hacer que los cambios positivos y valiosos no solo sean posibles, sino también rentables para muchas empresas. Estos cambios incluyen la reducción de los costos operativos, la diversidad de personal y una mejor productividad, lo que se traduce en un aumento de los resultados. Sin embargo, no todos los equipos obtienen estos beneficios. Muchas empresas no utilizan herramientas eficaces de comunicación remota que proporcionan mejores condiciones de trabajo para los equipos que operan desde casa.
Un desafío importante al que se enfrentan muchos gerentes es la incapacidad de lograr que todos estén en sintonía, tanto virtual como literalmente. O no tienen una plataforma sólida o son demasiadas. Para mejorar la comunicación y crear más oportunidades de colaboración para los trabajadores remotos, los gerentes deben implementar herramientas esenciales de comunicación remota en las operaciones diarias de su equipo.
El trabajo remoto aporta productividad... con las herramientas adecuadas
Operar de forma remota es la nueva normalidad para muchas empresas. También es más productivo: según un informe reciente de Airtasker descubrió que los empleados remotos trabajaron 1,4 días más al mes en 2020 (16,8 días más al año) que los que trabajaban en una oficina.
El tiempo improductivo registrado también fue inferior al de un empleado de oficina promedio, ya que un entorno remoto evita que «el enfriador de agua hable» y elimina las distracciones de la oficina. Esta mayor productividad también se debe a la flexibilidad de los horarios de trabajo, que permiten a los trabajadores remotos tener más descansos durante la jornada laboral, a diferencia de lo que ocurre en un entorno de oficina con directrices más estrictas.
Los descansos adicionales y un horario ajustado promueven una salud mental positiva, lo que conduce a un flujo de trabajo más productivo. Si bien el trabajo remoto ofrece la posibilidad de aumentar la moral y la productividad positivas del equipo, muchas empresas no están creando una plataforma sostenible para llevar a cabo operaciones remotas exitosas.
Como resultado, las comunicaciones del equipo terminan dispersas en múltiples plataformas de comunicación. Los empleados trabajan más horas para corregir los errores causados por la falta de comunicación o la asignación desigual de las tareas. Esto puede provocar fácilmente el agotamiento de los empleados, un problema importante para los equipos remotos.
La clave del éxito de las operaciones remotas es el equilibrio. El uso de las herramientas adecuadas ofrece a los equipos remotos un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida personal que aborda la falta de comunicación desde el principio. Dado que la mayoría de las herramientas de comunicación remota comienzan y terminan con el correo electrónico, las herramientas relacionadas con la comunicación asincrónica son el punto de partida perfecto.
Herramientas de comunicación remota que su equipo necesita
La comunicación remota se lleva a cabo digitalmente, lo que a menudo resulta en numerosos correos electrónicos internos y externos. Estas comunicaciones diarias pueden resultar difíciles de gestionar, especialmente con un personal remoto que opera desde diferentes ubicaciones y zonas horarias. Las operaciones diarias se vuelven aún más engorrosas si no se cuenta con herramientas eficaces.
Con las implementaciones correctas, los equipos pueden mejorar las operaciones internas, agilizar los procesos diarios y crear mejores hábitos de administración del correo electrónico. Estos son algunos ejemplos de las herramientas de comunicación remota esenciales que su equipo necesita.
Una bandeja de entrada compartida
Si tu equipo trabaja con cuentas de correo electrónico individuales o a través de la dirección de correo electrónico de una empresa, es posible que ya hayas considerado que este método es insostenible. Dado que la mayoría de las empresas aspiran a expandirse, necesitan herramientas que puedan crecer.
Buzones de entrada compartidos ofrecen una mayor organización para los equipos, mejores oportunidades de comunicación y pueden escalar a medida que la empresa crece. Esto es posible porque las bandejas de entrada compartidas se encuentran en tu cuenta de Gmail y permiten a los equipos gestionar los buzones de grupo, como support@ o orders@, de forma conjunta sin tener que salir de Gmail. Esto te da una visibilidad total para ver en qué correos electrónicos está trabajando tu equipo y cuándo alguien está trabajando en ellos.
Gmelius ofrece una solución de bandeja de entrada compartida con funciones colaborativas perfectas para equipos remotos. Gmelius no solo tiene la capacidad de gestionar miles de contactos de la empresa en Gmail, sino que también ofrece una responsabilidad clara, ya que cada correo electrónico entrante puede asignarse a miembros específicos del equipo. Cada miembro accede a la casilla que le ha sido asignada al iniciar sesión para acceder a los correos electrónicos organizados allí.
Las bandejas de entrada compartidas benefician a muchos equipos que trabajan de forma remota, ya que ayudan a resolver la confusión sobre quién ha respondido a qué correo electrónico o si se ha atendido con prontitud. Gmelius elimina este obstáculo habitual al permitir a los gerentes delegar correos electrónicos con un estado claro que indique si el correo electrónico está pendiente o se ha cerrado.
Además, Gmelius ofrece servicios privados notas de correo electrónico para que los equipos agreguen detalles o contexto al costado de un correo electrónico. Por ejemplo, si un equipo de logística si necesita el estado de un envío, el correo electrónico se puede asignar al coordinador de envíos con una nota preguntando cuál es el estado. Además de eso, se puede aplicar una etiqueta de «urgente» para notificar al gerente la urgencia requerida para esta tarea. En cuestión de segundos, se ha asignado un correo electrónico con una responsabilidad clara y un contexto más detallado para cumplir con sus requisitos. No se requieren plataformas adicionales y cada miembro del equipo tiene una comprensión clara de las expectativas del equipo.
Tableros Kanban
La capacidad de visualizar proyectos se ha convertido en una necesidad para los equipos remotos. Al no poder reunirse en una sala de conferencias para discutir los detalles de un proyecto, los equipos remotos pueden comunicarse por correo electrónico, chats instantáneos o llamadas de Zoom. Esto puede provocar brechas en la comunicación, ya que no existe una plataforma central para llevar a cabo estas discusiones.
Soluciones visuales de gestión de proyectos como Tableros Kanban facilitar la organización y proporcionar una línea de visión clara sobre la finalización de las tareas. Creados originalmente con notas adhesivas, los tableros Kanban digitales actuales se adaptan a los empleados remotos que buscan formas de colaborar en línea. Aunque hay muchas soluciones de tableros Kanban en línea disponibles, Gmelius es una de las pocas que ofrece tableros Kanban dentro Gmail. Con los tableros Kanban de Gmail, tu bandeja de entrada se convierte en un espacio de trabajo visual que puedes usar para ti y compartir con tu equipo.
Los tableros Kanban se pueden usar para equipos de cualquier industria. Las bandejas de entrada de información y atención al cliente son las que más se benefician de esta útil herramienta de comunicación. Los departamentos de soporte deben gestionar cientos de correos electrónicos entrantes cada semana, lo que puede ser más en el caso de las grandes empresas. Utilizar un tablero Kanban para organizar las consultas es la mejor manera de concentrarse en las tareas sin perder correos electrónicos ni dejar que pasen desapercibidos durante largos períodos de tiempo.
El siguiente ejemplo muestra cómo un equipo de soporte puede organizar los correos electrónicos en columnas etiquetadas como «pendientes», «en curso», «pendientes» y «cerradas». Se garantiza que este método de organización mejorará la comunicación entre un equipo y, al mismo tiempo, proporcionará visibilidad a todo el personal en relación con las tareas asignadas.
Los correos electrónicos adicionales y las llamadas de Zoom se pueden minimizar, ya que los tableros Kanban ofrecen una vista panorámica de todos los tickets de soporte y su estado. Los gerentes pueden asignar tareas a miembros específicos del equipo, añadir subtareas, niveles de prioridad y etiquetas para mayor claridad y agilizar los flujos de trabajo con potentes automatizaciones.
Descubre cómo integrar un tablero Kanban de Gmail con Trello aquí.
Chats instantáneos
Si bien la mayoría de las comunicaciones de los empleados comienzan con un correo electrónico, a menudo terminan con un mensaje instantáneo. Esto puede deberse a la falta de una respuesta inicial o a una solución que requiere una respuesta inmediata. Si su equipo opera utilizando asincrónico o sincrónico comunicación, ambas son una necesidad para un equipo remoto. La mensajería instantánea es una excelente herramienta para utilizar con un equipo remoto; sin embargo, los innumerables mensajes pueden ser una distracción que dificulta la productividad. Gmelius elimina la posibilidad de distracciones y acelera el flujo de trabajo al integrarse con Slack, una aplicación de mensajería instantánea para empresas.
En lugar de enviar un correo electrónico y luego también formular un mensaje instantáneo, Gmelius se integra con Slack para sincronizar las comunicaciones con Gmail. Dos pasos se convierten fácilmente en uno, unificando la colaboración en equipo y eliminando los silos. Los equipos pueden conectar sus etiquetas compartidas de Gmail con los canales de Slack correspondientes para ahorrar tiempo al ir y venir de una plataforma a otra.
También puedes supervisar toda la actividad de la bandeja de entrada sin salir de Slack. Esto permite a tu equipo elegir su espacio de trabajo preferido, lo que optimiza aún más la comunicación y el equilibrio mientras trabaja de forma remota.
La comunicación eficaz impulsa el progreso. Sin ella, las empresas dejarían de obtener resultados positivos. Gmelius ofrece una solución simplificada que es perfecta para equipos remotos. Ya sea que tu equipo esté buscando una solución de bandeja de entrada compartida o integraciones sencillas que agilicen las conversaciones cotidianas, Gmelius te ofrece potentes herramientas de comunicación remota que te ayudan a maximizar sus beneficios.
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