Les opportunités de travail à distance peuvent apporter de précieux changements positifs, non seulement possibles, mais aussi rentables pour de nombreuses entreprises. Ces changements incluent une diminution des coûts d'exploitation, une dotation en personnel diversifiée et une meilleure productivité, ce qui se traduit par une augmentation des résultats. Mais toutes les équipes ne bénéficient pas de ces avantages. De nombreuses entreprises n'utilisent pas outils de communication à distance efficaces qui offrent de meilleures conditions de travail aux équipes opérant depuis leur domicile.
L'un des principaux défis auxquels sont confrontés de nombreux gestionnaires est l'incapacité de mettre tout le monde sur la même longueur d'onde, à la fois virtuellement et littéralement. Soit ils n'ont aucune plate-forme solide en place, soit ils sont trop nombreux. Pour améliorer la communication et créer davantage d'opportunités de collaboration pour les travailleurs à distance, les responsables doivent mettre en œuvre des outils de communication à distance essentiels dans les opérations quotidiennes de leur équipe.
Le travail à distance améliore la productivité... avec les bons outils
Le fonctionnement à distance est la nouvelle norme pour de nombreuses entreprises. C'est également plus productif : un récent rapport de Airtasker a constaté que les employés travaillant à distance travaillaient 1,4 jour de plus par mois en 2020 (16,8 jours de plus par an) que ceux qui travaillaient dans un bureau.
Le temps improductif déclaré était également inférieur à celui de la moyenne des employés de bureau, car le réglage à distance empêche de « parler avec une machine à eau froide » et élimine les distractions au bureau. Cette productivité accrue est également due à des horaires de travail flexibles qui permettent aux télétravailleurs de faire plus de pauses pendant la journée de travail, par opposition à un environnement de bureau soumis à des directives plus strictes.
Des pauses supplémentaires et un horaire accommodant favorisent une santé mentale positive, ce qui entraîne un flux de travail plus productif. Bien que le travail à distance soit susceptible d'améliorer le moral et la productivité des équipes, de nombreuses entreprises ne mettent pas en place de plate-forme durable pour des opérations à distance réussies.
Par conséquent, les communications d'équipe finissent par être éparpillées sur plusieurs plateformes de communication. Les employés travaillent des heures supplémentaires pour corriger les erreurs causées par une mauvaise communication ou une répartition inégale des tâches. Cela peut facilement mener à l'épuisement professionnel des employés : un problème important pour les équipes travaillant à distance.
La clé de la réussite des opérations à distance est l'équilibre. L'utilisation des bons outils permet aux équipes travaillant à distance de trouver un équilibre sain entre vie professionnelle et vie privée, en remédiant essentiellement aux problèmes de communication. Étant donné que la plupart des outils de communication à distance commencent et se terminent par le courrier électronique, les outils liés à la communication asynchrone constituent le point de départ idéal.
Outils de communication à distance dont votre équipe a besoin
La communication à distance s'effectue de manière numérique, ce qui entraîne souvent de nombreux e-mails internes et externes. Ces communications quotidiennes peuvent être difficiles à gérer, en particulier lorsque le personnel travaille à distance depuis des lieux et des fuseaux horaires différents. Les opérations quotidiennes deviennent encore plus fastidieuses sans la mise en place d'outils efficaces.
Avec les bonnes implémentations, les équipes peuvent améliorer les opérations internes, rationaliser les processus quotidiens et adopter de meilleures habitudes de gestion des e-mails. Voici quelques exemples d'outils de communication à distance essentiels dont votre équipe a besoin.
Une boîte de réception partagée
Si votre équipe utilise des comptes de messagerie individuels ou une adresse e-mail d'entreprise, vous avez peut-être déjà trouvé cette méthode insoutenable. Étant donné que la plupart des entreprises aspirent à se développer, elles ont besoin d'outils capables d'évoluer.
Boîtes de réception partagées offrent une meilleure organisation aux équipes, de meilleures opportunités de communication et peuvent évoluer au fur et à mesure de la croissance de l'entreprise. Cela est possible car les boîtes de réception partagées résident dans votre compte Gmail et permettent aux équipes de gérer ensemble des boîtes aux lettres de groupe telles que support@ ou commandes@ sans jamais quitter votre Gmail. Cela vous donne une visibilité complète pour voir sur quels e-mails votre équipe travaille et quand quelqu'un y travaille.
Gmelius propose une solution de boîte de réception partagée avec des fonctionnalités collaboratives idéales pour les équipes travaillant à distance. Gmelius a non seulement la capacité de prendre en charge des milliers de contacts d'entreprise au sein de Gmail, mais il offre également une responsabilité claire, car chaque e-mail entrant peut être attribué à des membres spécifiques de l'équipe. Chaque membre accède à la boîte qui lui est attribuée lors de la connexion pour accéder aux e-mails qui y sont organisés.
Les boîtes de réception partagées profitent à de nombreuses équipes travaillant à distance, car elles permettent de lever la confusion quant à savoir qui a répondu à quel e-mail ou s'il a été traité rapidement. Gmelius résout cet obstacle courant en permettant aux responsables de déléguer des e-mails avec un statut clair indiquant si l'e-mail est en attente ou a été fermé.
De plus, Gmelius propose des offres privées notes par e-mail permettant aux équipes d'ajouter des détails ou du contexte sur le côté d'un e-mail. Par exemple, si équipe logistique a besoin d'un statut sur un envoi, l'e-mail peut être attribué au coordinateur des expéditions avec une note demandant quel est le statut. En plus de cela, un tag « urgent » peut être appliqué pour informer le responsable de l'urgence requise pour cette tâche. En quelques secondes, un e-mail a été attribué avec une responsabilité claire et un contexte supplémentaire pour répondre à ses exigences. Aucune plateforme supplémentaire n'est requise et chaque membre de l'équipe comprend clairement les attentes de l'équipe.
Tableaux Kanban
La possibilité de visualiser les projets est devenue une nécessité pour les équipes travaillant à distance. Sans pouvoir se réunir dans une salle de conférence pour discuter des détails d'un projet, les équipes distantes doivent communiquer par e-mail, chats instantanés ou appels Zoom. Cela peut entraîner des lacunes dans la communication car il n'existe pas de plate-forme centrale pour ces discussions.
Des solutions de gestion de projet visuelle telles que Tableaux Kanban faciliter l'organisation et fournir une vision claire de l'achèvement des tâches. Créés à l'origine avec des notes autocollantes, les tableaux Kanban numériques actuels s'adressent aux employés à distance qui recherchent des moyens de collaborer en ligne. Bien qu'il existe de nombreuses solutions de tableaux Kanban en ligne, Gmelius est l'une des rares à proposer des tableaux Kanban dans Gmail. Avec les tableaux Kanban de Gmail, votre boîte de réception devient un espace de travail visuel que vous pouvez utiliser pour vous-même et partager avec votre équipe.
Les tableaux Kanban peuvent être utilisés pour les équipes de tous les secteurs d'activité. Le support client et les boîtes de réception d'informations bénéficient le plus de cet outil de communication utile. Les services d'assistance doivent gérer des centaines d'e-mails entrants chaque semaine, voire davantage pour les grandes entreprises. L'utilisation d'un tableau Kanban pour organiser les demandes est le meilleur moyen de rester concentré sur la tâche sans risquer de perdre des e-mails ou de les laisser sans réponse pendant de longues périodes.
L'exemple ci-dessous montre comment une équipe d'assistance peut organiser les e-mails en colonnes intitulées « à faire », « en cours », « en attente » et « fermé ». Cette méthode d'organisation est garantie pour améliorer la communication au sein d'une équipe tout en offrant de la visibilité à l'ensemble du personnel en ce qui concerne les missions.
Les e-mails et les appels Zoom supplémentaires peuvent être minimisés car les tableaux Kanban fournissent une vue d'ensemble de tous les tickets d'assistance et de leur statut. Les responsables peuvent attribuer des tâches à des membres spécifiques de l'équipe, ajouter des sous-tâches, des niveaux de priorité, des balises pour plus de clarté et rationaliser les flux de travail grâce à de puissantes automatisations.
Découvrez comment intégrer un tableau Kanban Gmail à Trello ici.
Discussions instantanées
Alors que la plupart des communications avec les employés commencent par un e-mail, elles se terminent souvent par un message instantané. Cela est potentiellement dû à l'absence de réponse initiale ou à une solution nécessitant une réponse immédiate. Si votre équipe fonctionne en utilisant asynchrone ou synchrone communication, les deux sont indispensables pour une équipe à distance. La messagerie instantanée est un excellent outil à utiliser avec une équipe à distance, mais d'innombrables messages peuvent être une source de distraction qui nuit à la productivité. Gmelius élimine le risque de distractions et accélère le flux de travail en s'intégrant à Slack, une application de messagerie instantanée pour les entreprises.
Au lieu d'envoyer un e-mail puis de formuler un message instantané, Gmelius s'intègre à Slack pour synchroniser les communications avec Gmail. Deux étapes ne font plus qu'une : unifier la collaboration au sein de l'équipe et supprimer les silos. Les équipes peuvent associer leurs étiquettes partagées Gmail aux chaînes Slack correspondantes pour gagner du temps à passer d'une plateforme à l'autre.
Vous pouvez également surveiller toutes les activités de votre boîte de réception sans quitter Slack. Cela permet à votre équipe de choisir son espace de travail préféré, optimisant ainsi la communication et l'équilibre tout en travaillant à distance.
Une communication efficace favorise le progrès. Sans cela, les entreprises cesseraient de voir des résultats positifs. Gmelius propose une solution simplifiée idéale pour les équipes distantes. Que votre équipe recherche une solution de boîte de réception partagée ou des intégrations faciles qui rationalisent les conversations quotidiennes, Gmelius vous propose de puissants outils de communication à distance qui vous aident à maximiser leurs avantages.
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