Comment communiquer efficacement et à distance

Communiquer efficacement sur le lieu de travail est un élément essentiel de la réussite. L'échange d'informations et le partage d'idées par le biais de différents médias améliorent les stratégies commerciales, permettent aux équipes de discuter des objectifs et tiennent tout le monde informé des opérations en cours. Trop souvent, toutefois, les distractions courantes, les réunions et autres tâches fastidieuses interfèrent avec les communications essentielles.

Les technologies actuelles, telles que les discussions instantanées et les appels Zoom, ont amélioré les communications d'équipe, que ce soit en personne ou à distance. Cependant, une mauvaise communication est toujours possible sans les outils appropriés. Le temps nécessaire pour coordonner les messages sur de multiples plateformes peut compliquer encore davantage le défi de la communication.

Ce blog explique comment communiquer efficacement et à distance avec votre équipe à l'aide d'outils qui réduisent le temps de coordination et contribuent à augmenter la productivité.

Définition de la communication au travail

Il existe deux formes principales de communication sur le lieu de travail : verbale et non verbale. La plupart des communications en milieu de travail nécessitent à la fois :

• Communication verbale emploie l'oral ou l'écrit mots pour exprimer des pensées ou partager des idées, en face à face ou par le biais d'appels téléphoniques, de réunions ou de courriels.
• Communication non verbale implique d'autres signaux sensoriels, tels que des expressions faciales, des gestes, des rires ou même des symboles (emojis).

Pratiques efficaces

Bien que l'importance des communications verbales sur le lieu de travail semble évidente, les signaux non verbaux peuvent également jouer un rôle important dans les discussions d'équipe. Par exemple, des signaux tels que le sourire, les changements de posture ou le simple fait de rester debout peuvent avoir un impact important sur la transmission d'un message.

Dans la plupart des discussions, un sourire ou un rire exprime généralement l'accord ou le bonheur et indique un alignement avec les autres membres de l'équipe. Les signaux non verbaux étant subjectifs et sujets à interprétation, les orateurs doivent faire attention au moment et à l'intonation des interjections, comme le rire ou la toux. Il est également important de garder significations culturelles de signaux non verbaux à l'esprit, en fonction de la culture spécifique de votre entreprise et/ou de votre clientèle.

En ajustant votre posture, par exemple en vous penchant en avant, vous pouvez exprimer votre intérêt pour une conversation ou indiquer que vous avez quelque chose à ajouter à la discussion. De même, le fait de se pencher en arrière ou de s'affaler est facilement interprété comme un manque d'intérêt ou un désaccord à l'égard de certains sujets.

Le fait de se lever à la fin d'une réunion permet aux membres de l'équipe de savoir que vous avez presque dépassé l'heure prévue et leur indique qu'ils peuvent partir et s'occuper d'autres responsabilités. Ces signaux sociaux aident les équipes à communiquer clairement, même sans mots.

Défis à distance

Contexte/Sous-texte

Les membres de l'équipe travaillant à distance n'ont pas l'avantage d'utiliser des signaux sensoriels supplémentaires pour ajouter du contexte. Les travailleurs en présentiel peuvent mettre l'accent sur certains mots prononcés ou faire entendre leur voix pour exprimer l'importance d'une date limite, par exemple en disant : « J'ai besoin de ce rapport aujourd'hui. »

Toutefois, si un télétravailleur saisit un message en majuscules ou utilise un nombre excessif de points d'exclamation dans un message écrit, il peut s'agir d'une erreur de traduction par rapport à l'intention de l'expéditeur accent pourrait apparaître comme un vague contexte négatif là où il n'en existait pas. La saisie exclusivement en majuscules est largement reconnue comme l'équivalent en ligne du fait de crier. L'utilisation excessive d'émojis ou de points d'exclamation dans les communications professionnelles peut donner à l'expéditeur une apparence juvénile ou inexpérimentée.

La communication en ligne a fait de grands progrès en matière d'échange de plaisanteries subtiles, grâce à la popularité des émojis et à des innovations telles que « lever la main » ou envoyer un chat lors d'une réunion Zoom. Les mêmes tactiques ne permettent pas d'apporter des améliorations significatives aux messages commerciaux professionnels. Les équipes ont besoin des solutions innovantes pour améliorer leur communication, qu'il s'agisse d'opérer à distance, via un modèle hybride ou en personne.

Comment communiquer efficacement et à distance

L'apprentissage comment communiquer efficacement offre à votre équipe à distance de nombreux avantages, notamment des attentes claires, des conversations rationalisées, un moral d'équipe positif et une réduction des erreurs causées par une mauvaise communication. Pour aider votre équipe à améliorer ses efforts de communication, voici quelques conseils utiles.

Savoir quel support utiliser

Une communication efficace implique de fournir un contexte et d'avoir un objectif clair pour un message. En tenant compte du contexte et de l'objectif, les membres de l'équipe peuvent déterminer le canal approprié pour communiquer un message.

Par exemple, avant de rédiger un message, demandez-vous si le message nécessite une réponse immédiate. Si tel est le cas, le courrier électronique ne serait pas approprié. Au contraire, une application de messagerie instantanée serait un outil de communication plus efficace.

Une fois que vous avez sélectionné le support de diffusion approprié, rédigez un message clair en utilisant la voix active dans vos phrases. Pour définir clairement les attentes et réduire les éventuels problèmes de communication, veillez à ce que les messages soient courts et précis.

Si une tâche nécessite une explication plus longue, utilisez le courrier électronique pour répertorier les détails dans un langage clair et concis. Assurez-vous d'inclure les prochaines étapes requises et une date d'achèvement prévue de la tâche. Enfin, invitez le destinataire à répondre par des questions sur tout ce qui n'est pas encore clair, et incluez un remerciement poli ou d'autres plaisanteries pour donner un ton positif.

Utilisez des outils qui invitent à la collaboration

La communication à distance repose principalement sur le courrier électronique et les messages instantanés par chat. Étant donné que de nombreux employés travaillent dans des fuseaux horaires différents et selon des horaires différents, un simple appel téléphonique n'est pas toujours possible. Au lieu de cela, de nombreuses équipes à distance emploient communication asynchrone comme mode de communication principal.

Malgré sa fonction vitale, le courrier électronique manque d'opportunités de collaboration lorsque les membres de l'équipe utilisent leur compte de messagerie personnel ou gèrent une adresse e-mail professionnelle avec un identifiant partagé. Ce type de désorganisation est source d'incertitude car les membres de l'équipe n'ont aucun moyen de savoir qui a répondu à quel e-mail, à moins d'utiliser un canal de communication secondaire pour confirmer ces informations. Le cc'ing et le transfert supplémentaires peuvent exacerber la confusion en créant de multiples conversations.

La meilleure façon d'aborder le courrier électronique en tant qu'équipe à distance et d'améliorer la communication est d'utiliser un boîte de réception partagée. Les boîtes de réception partagées fournissent un emplacement unique à partir duquel les équipes peuvent gérer les adresses e-mail de l'entreprise. Ce système accroît la transparence et permet à tous les membres de l'équipe de rester sur la même longueur d'onde. Plus important encore, de nombreuses solutions numériques permettent aux responsables d'attribuer des conversations par e-mail à des membres spécifiques afin de tenir cette personne responsable de la réponse.

Gmelius, un outil de communication et de collaboration pour Gmail, propose une boîte de réception partagée collaborative pour Gmail qui offre aux équipes les avantages suivants :

• Responsabilité claire pour les équipes, où qu'elles se trouvent
• Délégation par e-mail pour responsabiliser les membres de l'équipe
• Communication centralisée en un seul endroit
• Besoins limités en matière de contrôle et de transfert
• Des temps de réponse améliorés

Gmelius se trouve dans votre boîte de réception Gmail et comprend de puissantes fonctionnalités pour améliorer vos communications. Les utilisateurs peuvent composer des articles personnels notes par e-mail dans les marges latérales, @mention les membres de l'équipe et définissez les statuts, simultanément, pour une communication plus claire. Ces fonctionnalités fournissent également un contexte supplémentaire pour les e-mails assignés afin d'éliminer d'autres questions susceptibles de retarder le travail ciblé.

Ajoutez une signification supplémentaire à vos e-mails en les étiquetant comme étant de priorité élevée ou faible pour indiquer le temps de réponse attendu. Ajoutez un message de suivi via une application de chat pour vous assurer que votre e-mail est traité rapidement. Gmelius simplifie cette étape en intégration de Slack dans Gmail pour une communication rationalisée. Les équipes peuvent répondre aux e-mails dans Slack ou vice versa pour les aider à communiquer encore plus rapidement sans avoir à passer d'une application à l'autre.

Utiliser des éléments visuels pour communiquer des messages

La communication sur le lieu de travail inclut inévitablement une partie de la gestion de projet. Et de tels projets impliquent souvent de longs détails trop compliqués pour être envoyés par courrier électronique. Pour communiquer efficacement sur des tâches ou des projets détaillés, envisagez de mettre en œuvre des solutions de gestion de projet visuelle. Vous avez probablement entendu dire « une image vaut mieux que mille mots ». Imaginez avoir le pouvoir de compresser tous les détails d'un projet ou d'un e-mail en un seul visuel pour faciliter vos efforts de communication.

L'organisation visuelle des tâches constitue une solution qui facilite la compréhension des idées complexes. Plus important encore, votre équipe peut également suivre plus facilement la structure visuelle organisée.

Avec Gmelius, les équipes peuvent créer des tableaux Kanban depuis leur boîte de réception Gmail, transformant ainsi les boîtes de réception d'entreprise partagées ou les étiquettes Gmail en espaces de travail visuels.

Organisez clairement les tâches en colonnes pour les attribuer à chaque membre de l'équipe, puis créez des sous-tâches, des niveaux de priorité et des balises à mettre en œuvre pour chaque tâche. Cette présentation visuelle permet aux équipes de suivre l'avancement d'un projet sans avoir besoin de canaux de communication supplémentaires. Chaque détail se trouve au même endroit pour plus de clarté, de transparence et de navigation facile.

Une communication efficace sur le lieu de travail peut créer des relations positives au sein d'une organisation. Alors que de nouveaux défis liés aux opérations à distance continuent d'apparaître, les organisations doivent s'assurer que leurs équipes savent comment communiquer efficacement et à distance. L'amélioration de ces compétences en communication donne aux équipes un avantage pour relever de nouveaux défis et fournit une base solide pour tirer parti de leurs succès à l'avenir.

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